Η κοινή χρήση είναι ο τρόπος με τον οποίο δίνετε σε άλλους πρόσβαση στα έργα σας. Μπορείτε να προσκαλέσετε συγκεκριμένα άτομα μέσω email, να κοινοποιήσετε έναν σύνδεσμο για ευρύτερη πρόσβαση ή να διατηρήσετε το έργο σας εντελώς ιδιωτικό.

Κάθε έργο έχει ένα επίπεδο ιδιωτικότητας που καθορίζει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτό. Το ορίζετε στο αναπτυσσόμενο μενού Γενική πρόσβαση μέσα στο παράθυρο Κοινής Χρήσης.

Το ιδιωτικό είναι η προεπιλογή και η πιο περιοριστική επιλογή. Τα μη καταχωρημένα έργα είναι ορατά σε όποιον έχει τον σύνδεσμο αλλά δεν είναι ανακαλύψιμα. Τα δημόσια έργα μπορούν να βρεθούν από οποιονδήποτε.

Ανοίξτε το παράθυρο Κοινής Χρήσης από την κεφαλίδα του έργου και πληκτρολογήστε μια διεύθυνση email στο πεδίο αναζήτησης. Εμφανίζεται ένας επιλογέας ρόλου όπου επιλέγετε Μπορεί να δει ή Μπορεί να επεξεργαστεί για το επίπεδο πρόσβασής τους. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα προαιρετικό μήνυμα πριν την αποστολή.

Όταν προσκαλείτε, επιλέξτε αν θα τους προσθέσετε μόνο σε αυτό το έργο ή σε ολόκληρη την ομάδα σας. Οι προσκλήσεις έργου παρέχουν πρόσβαση μόνο σε αυτό το έργο. Οι προσκλήσεις ομάδας τους δίνουν πρόσβαση σε όλα τα έργα της οργάνωσής σας.

Ο παραλήπτης λαμβάνει ένα email με σύνδεσμο για αποδοχή. Μόλις αποδεχτούν, εμφανίζονται στη λίστα Άτομα με πρόσβαση όπου μπορείτε να αλλάξετε τον ρόλο τους ή να ανακαλέσετε την πρόσβαση οποτεδήποτε.

Κάντε κλικ στο Αντιγραφή συνδέσμου για να κοινοποιήσετε το URL του έργου σας. Αν το έργο είναι ρυθμισμένο σε Μόνο οι προσκεκλημένοι, θα δείτε μια προτροπή που εξηγεί ότι μόνο εσείς μπορείτε να έχετε πρόσβαση. Από εκεί μπορείτε είτε να επιτρέψετε πρόσβαση θέασης (που αλλάζει την ιδιωτικότητα σε «Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο») είτε να αντιγράψετε τον ιδιωτικό σύνδεσμο όπως είναι.

Για μη καταχωρημένα και δημόσια έργα, ο σύνδεσμος λειτουργεί αμέσως για όποιον τον έχει.

Το παράθυρο Κοινής Χρήσης δείχνει όλους όσους μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έργο σας: μέλη ομάδας, συνεργάτες και εκκρεμείς προσκλήσεις. Τα μέλη ομάδας έχουν αυτόματη πρόσβαση μέσω της οργάνωσής σας. Οι συνεργάτες προσκλήθηκαν ρητά. Οι εκκρεμείς προσκλήσεις έχουν σταλεί αλλά δεν έχουν ακόμη αποδεχτεί.

Για να αλλάξετε τον ρόλο κάποιου, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομά του και επιλέξτε Μπορεί να δει, Μπορεί να επεξεργαστεί ή Ανακάλεση πρόσβασης. Η ανάκληση εκκρεμούς πρόσκλησης απαιτεί επιβεβαίωση πριν ισχύσει.