Les documents sont des fichiers en texte enrichi que vous rédigez dans un projet. Servez-vous-en pour vos soumissions, ordres de changement, demandes d'information, journaux de chantier et tout autre document de construction. Chaque document s'ouvre dans un éditeur pleine page avec mise en forme, tableaux, images et liens.

Ouvrez le menu + (Ajouter) dans l'explorateur de fichiers et sélectionnez Nouveau document. Un document vierge est créé et l'éditeur s'ouvre immédiatement. Les nouveaux documents portent le nom Sans titre jusqu'à ce que vous les renommiez.

Pour renommer, déplacer ou supprimer un document, cliquez sur son nom dans l'en-tête de l'éditeur afin d'ouvrir le menu d'actions.

Chaque modèle vous fournit d'entrée de jeu les titres, les champs et les tableaux appropriés pour une tâche de construction courante. Choisissez-en un au moment de créer un document plutôt que de bâtir la mise en page vous-même.

L'éditeur prend en charge les titres, le texte en gras et en italique, les listes, les tableaux, les images et les liens. Utilisez les boutons Annuler et Rétablir dans l'en-tête pour reculer et avancer dans vos modifications.

Votre travail est enregistré automatiquement à mesure que vous tapez : il n'y a donc pas de bouton Enregistrer. Les modifications sont aussi enregistrées à la fermeture du document.

Les documents prennent en charge la collaboration en temps réel. Lorsque vos collègues ouvrent le même document, leurs modifications apparaissent en direct et tout le monde reste synchronisé. Le nom de chaque personne s'affiche pendant qu'elle travaille.

Les nouveaux documents sont privés à votre organisation, y compris les soumissions et les estimations que l'assistant IA rédige pour vous. Personne à l'extérieur de votre équipe ne peut en ouvrir un tant que vous ne l'avez pas partagé vous-même.

Cliquez sur Partager dans l'en-tête de l'éditeur pour ouvrir le panneau de partage. Activez Partager par lien pour générer un lien public. Toute personne disposant du lien peut consulter le document sans se connecter, mais ne peut pas le modifier. Cliquez sur le bouton de copie à côté du lien pour le mettre dans votre presse-papiers.

Désactivez l'interrupteur pour fermer le lien. Le document cesse aussitôt de s'ouvrir pour toute personne à l'extérieur de votre équipe, mais l'adresse du lien demeure associée au document. Réactiver le partage réutilise cette même adresse au lieu d'en émettre une nouvelle : quiconque avait conservé l'ancien lien peut donc rouvrir le document.

Dans l'explorateur de fichiers, une étiquette Partagé signale chaque document actuellement accessible à toute personne disposant de son lien. Si vous avez le droit de modifier le projet, cliquez sur l'étiquette pour arrêter le partage sans ouvrir le document.

Le seul document qui est partagé dès le départ est l'estimation demandée par un visiteur au moyen du widget de votre site Web. Ce visiteur n'a pas de compte : le lien est donc son seul moyen de consulter l'estimation qu'il a demandée. Désactivez-le dans le panneau de partage comme pour tout autre document.

Les documents de soumission offrent des fonctions additionnelles destinées au client, au-delà des principes de partage ci-dessus. Vous pouvez envoyer une soumission par lien de partage ou par courriel, savoir quand les clients la consultent, contrôler les prix qu'ils voient et fixer une date d'expiration; voir Partager et envoyer des soumissions. Les clients peuvent accepter et signer la soumission sur la page partagée, ou la refuser en indiquant un motif; voir Signatures des clients. Vous pouvez aussi offrir des ajouts facultatifs que le client choisit avant de signer; voir Options du client.

Cliquez sur Télécharger dans l'en-tête de l'éditeur et sélectionnez Word pour exporter le document en fichier .docx. Le fichier se télécharge sur votre ordinateur en conservant votre mise en forme, prêt à être ouvert dans Microsoft Word.

Lorsque l'assistant IA rédige une soumission ou une estimation pour vous, il ajoute des marqueurs de citation en ligne comme [1] pour tous les chiffres tirés des fichiers de votre base de connaissances. Une section Références correspondante apparaît à la fin du document.

Cliquez sur un marqueur [1] en ligne pour accéder à son entrée de référence. Cliquez sur l'entrée pour ouvrir le fichier cité dans un panneau latéral, ce qui vous permet de vérifier exactement d'où provient un chiffre. Pour en savoir plus sur la base de connaissances, voir Utiliser l'assistant IA.