Een offerte bereikt je klant via de deellink: een privé-URL die iedereen kan openen zonder in te loggen. Offertes worden gedeeld als elk ander document (zie Documenten en sjablonen), maar ze hebben eigen instellingen: een prijsweergave voor klanten, het volgen van weergaven, verzending per e-mail en een vervaldatum. Die staan allemaal in de pop-ups Delen en Klantweergave in de kop van de editor.
De deellink
Klik op Delen in de kop van de editor en zet Delen via link aan. Iedereen met de link kan de offerte bekijken, en bij offertes kunnen ze hem ook accepteren of afwijzen (zie Handtekeningen van klanten). Zet de schakelaar uit om de link te sluiten voor iedereen buiten je team.
De gedeelde pagina toont de naam en het logo van je organisatie boven de offerte. Op het gratis abonnement draagt hij ook een kleine voettekst Gemaakt met Exayard; op elk betaald abonnement is die voettekst verwijderd.
Bepalen wat klanten zien
Klik op Klantweergave in de kop van de editor om te bepalen welke prijzen zichtbaar zijn:
Instelling | Wat de klant ziet |
Eenheidsprijzen verbergen | Posten met hoeveelheden en regeltotalen, maar geen tarieven per eenheid |
Alleen totalen tonen | Alleen de subtotalen en het offertetotaal — postentabellen klappen in |
De verborgen bedragen worden verwijderd voordat de pagina naar de klant gaat — ze zijn niet alleen visueel verborgen. Je eigen weergave verandert nooit. Dezelfde pop-up bevat een Korting voor de klant en een override Exact totaal; beide worden vergrendeld zodra de offerte is geaccepteerd.
Weergaven volgen
Zodra delen aanstaat, verschijnt er een onderdeel Weergaven in de pop-up Delen: hoe vaak de offerte is bekeken, wanneer die voor het laatst is bekeken, en de meest recente bezoeken. Herhaalbezoeken binnen 30 minuten tellen als één weergave.
Elke nieuwe weergave stuurt je ook een melding in de app (Je offerte is bekeken). De allereerste weergave stuurt je bovendien een e-mail, geregeld via de instelling Offerte bekeken in de meldingsinstellingen.
Is een gedeelde offerte na 3 dagen niet bekeken, dan krijg je eenmalig een herinneringsmelding en e-mail (Je offerte is niet bekeken), geregeld via de instelling Offerte niet bekeken. De herinnering vervalt automatisch als de offerte inmiddels is bekeken, geaccepteerd, afgewezen of verlopen.
De offerte e-mailen
Klik op Deze offerte e-mailen in de pop-up Delen om de link rechtstreeks te versturen. Voer maximaal 10 ontvangersadressen in, voeg eventueel een persoonlijk bericht toe, en vink Stuur mij een kopie aan om dezelfde e-mail zelf te ontvangen.
De e-mail bevat je bericht, de deellink en je naam. Antwoorden gaan naar jouw e-mailadres, nooit naar de AI-assistent. Na het versturen toont de pop-up een samenvatting zoals "Verzonden naar 3 ontvangers" met het tijdstip van de laatste verzending. Heeft een ontvanger zich afgemeld voor e-mails van Exayard, dan wordt de verzending overgeslagen en meldt de pop-up dat, in plaats van hem mee te tellen.
Versturen vereist dat delen aanstaat, en wordt geweigerd voor verlopen of al geaccepteerde offertes.
Vervaldatums
Stel een datum in bij het veld Vervaldatum in de pop-up Delen om een deadline op het aanbod te zetten. De offerte blijft open tot en met het einde van de gekozen dag; klik op Wissen om de datum te verwijderen.
Het verlopen beëindigt het aanbod, niet de toegang: de link opent na die datum nog steeds, maar de pagina toont "Deze offerte is verlopen op …" en de acties accepteren en afwijzen zijn weg. Verleng de datum of wis hem om het aanbod weer open te stellen. Zodra een offerte is geaccepteerd, wordt het vervaldatumveld vergrendeld.