การส่งออกช่วยให้คุณแบ่งปันข้อมูลสเปรดชีตกับลูกค้า ผู้รับเหมาช่วง หรือสมาชิกทีมที่อาจไม่ใช้ Exayard คลิกปุ่ม ดาวน์โหลด ในแถบเครื่องมือของสเปรดชีตเพื่อดูตัวเลือกสามรูปแบบ: Excel (.xlsx), CSV (.csv) และ PDF (.pdf)
Excel
Excel รักษาสเปรดชีตทั้งหมดรวมถึงทุกชีต การจัดรูปแบบเซลล์ สูตร ความกว้างคอลัมน์ และความสูงแถว ผู้รับสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ใน Microsoft Excel, Google Sheets หรือแอปพลิเคชันที่เข้ากันได้ ใช้รูปแบบนี้เมื่อแบ่งปันงานที่ผู้อื่นต้องแก้ไข
CSV
CSV ส่งออกชีตที่ใช้งานอยู่เป็นข้อความธรรมดาที่คั่นด้วยจุลภาค สูตรจะถูกแปลงเป็นผลลัพธ์ที่คำนวณแล้ว การจัดรูปแบบและหลายชีตจะไม่ถูกรักษาไว้เนื่องจาก CSV เป็นรูปแบบข้อความธรรมดา
รูปแบบนี้ทำงานกับซอฟต์แวร์เกือบทุกตัว ทำให้เหมาะสำหรับการนำเข้าสู่ระบบบัญชี ฐานข้อมูล หรือเครื่องมืออื่นที่ต้องการข้อมูลดิบ
PDF จะเปิดกล่องโต้ตอบการพิมพ์ที่คุณสามารถกำหนดการจัดวางหน้า การปรับขนาด และส่วนหัวก่อนดาวน์โหลด ผลลัพธ์คือเอกสารที่รักษารูปลักษณ์視覺ที่แน่นอนของสเปรดชีต ผู้รับไม่สามารถแก้ไขเนื้อหา ทำให้ PDF เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับใบเสนอราคาลูกค้า ชุดเอกสารประมูล และผลงานที่ส่งมอบสุดท้าย
ดูบทความตัวเลือกการพิมพ์สำหรับรายละเอียดการกำหนดขนาดกระดาษ ระยะขอบ ส่วนหัว ส่วนท้าย และการตั้งค่าอื่นๆ สำหรับ PDF
การเปรียบเทียบรูปแบบ
คุณสมบัติ | Excel | CSV | |
ทุกชีต | ใช่ | เฉพาะชีตที่ใช้งานอยู่ | สามารถกำหนดได้ |
การจัดรูปแบบ | ใช่ | ไม่ | ใช่ |
สูตร | ใช่ | แปลงเป็นค่า | N/A |
ผู้รับสามารถแก้ไขได้ | ใช่ | ใช่ | ไม่ |
ความเข้ากันได้สากล | ต้องการแอปสเปรดชีต | ตัวแก้ไขข้อความใดก็ได้ | โปรแกรมดู PDF ใดก็ได้ |
การทำงานของการดาวน์โหลด
สำหรับ Excel และ CSV ไฟล์จะดาวน์โหลดทันทีหลังจากคลิกเลือกรูปแบบ ชื่อไฟล์จะตรงกับชื่อสเปรดชีตของคุณพร้อมนามสกุลที่เหมาะสม สำหรับ PDF คุณกำหนดการตั้งค่าในกล่องโต้ตอบการพิมพ์แล้วคลิก ดาวน์โหลด PDF
การเลือกรูปแบบที่เหมาะสม
เมื่อส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า PDF จะล็อกตัวเลขของคุณและรักษาการจัดรูปแบบไว้ เมื่อทำงานร่วมกับสมาชิกทีม Excel ช่วยให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงและส่งไฟล์กลับมาเพื่อให้คุณนำเข้าซ้ำ เมื่อส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบอื่น CSV ให้รูปแบบแลกเปลี่ยนที่สะอาดที่สุด