如何提升团队效率：诊断、解决与衡量

在这篇由微软发布的关于专注时间的论文中，对大型组织的一项研究显示，会议减少40%与实测生产力提升71%密切相关。这并非是对您估算部门的预测，但它挑战了一种常见的管理本能：一旦产出落后，就增加更多的协调沟通。

对于建筑施工团队而言，更值得思考的问题是：实际可推进的工作是在哪里停滞不前的？如果您正在考虑如何提升团队效率，不妨从范围确认、算量、定价、审核与发布之间所浪费的时间着手。仅仅要求员工加快工作速度，既无法解决未决的范围疑问，也无法让已作废的图纸变得可以使用。

诊断瓶颈并设置就绪关卡

在2024年RICS建筑生产力报告中，34%的受访者表示过去12个月内生产力有所提升，而53%的人表示没有变化。应将此视为审视工作流程体系的契机，而非向本已忙碌的员工施加更多工作要求的借口。

首先从能够追溯到具体交接环节的表象问题入手。在明确该工具能够消除哪种具体延误之前，不要盲目采购工具。

表象、潜在瓶颈及衡量指标

追踪流逝时间，而非仅计算人工工时

调取近期的投标记录、施工进度表、班组工时表和图纸登记表。建议以过去8周作为初步回顾周期，随后在为期2周的诊断期内收集更详尽的观察数据。

针对每个投标或工作包，记录可开始时间、实际开始时间、完成时间以及下一环节负责人接收成果的时间。凡是工作出现闲置停滞，均需注明原因：审批缺失、图纸不全、供应商报价未到、现场准入受阻或工作范围未定。

将流逝的延误时间与消耗的人工工时区分开来。某项询价请求可能在估算员处理另一份标书时被搁置未答，因此这一延误并不等同于浪费了人工。应同时记录日历时间上的延期后果，以及实际用于催促、被打断或返工的时间。

对于现场施工，可将项目划分为可重复的作业区域和专业工种活动。跟踪班组的开工与完工时间、设备等待、转场、停工以及二次进场情况。将不同班组衔接间的等待与同一班组内部的作业中断区分开来。

一项由ASCE发布的建筑工作流研究涵盖了138个作业地点和33个施工班组，结果发现在制品过多和工作不连续性与生产力之间的关联最为紧密。切实的经验是：应重点审查各项活动之间的间隙与衔接，而非完全依赖于单位人工工时的安装量。

如果您的团队难以区分真正的制约瓶颈与偶发的琐碎困扰，Applied的瓶颈识别指南为梳理该调查提供了实用的分析框架。运用这一框架来探究工作在何处堆积，以及哪项受阻的活动阻碍了下游任务的完成。

在选择解决方案前先对损失进行排序

按损失工时对主要瓶颈进行排序，并同步标明流逝的延误时间。切勿根据抱怨声量、资历高低或解决问题的难易程度来排序。

为每个高优先级的瓶颈撰写简明扼要的问题陈述。例如：在项目经理确认场地排水是否属于给排水施工范围期间，算量工作一直处于未分配状态。 这种陈述具有可操作性，因为它明确指出了停滞的交付物、缺失的决策以及负责的职能角色。

对于评估其估算工作流的管道与给排水团队而言，需区分清点构件的时间与用于明确器具规格、检查立管及确认除外责任的时间。如果估算工作仍在等待这些决策，那么仅仅提高清点速度并无太大帮助。

实用准则： 优先优化阻碍下一位负责人完成任务的步骤，而不仅是那些最容易加速的步骤。

将就绪状态作为任务下发与发布的决策依据

在派遣班组或发布投标包之前设置就绪关卡。对于现场施工，需确认：

• 已获批的信息： 施工班组已获得最新图纸、技术规范以及明确的施工指令。
• 具备准入条件的工作区域： 现场进出通道、许可证、作业许可及实际施工作业空间均已就绪。
• 齐备的材料： 所需材料已进场，且符合计划施工要求。
• 正常运转的设备： 工具与设备均已到位、处于良好可用状态且适用。
• 已完成的前置工作： 上游工序已完工并在必要时完成验收。

对于投标发布，将该关卡转化为：已批准的图纸、已确认的范围、最新的供应商报价以及明确指定的负责人。记录每项条件的核查人以及支持性文件的存放位置。

切勿让该关卡沦为走过场的勾选表。若有条件未满足，应暂扣或重新调整受影响工作包的顺序，并在每日站会上升报该制约因素。这种权衡是深思熟虑的结果：接受明确的进度调整，远好过让人员陷入可避免的窝工等待，或提交一份带有隐性假设的投标方案。

明确职责，确保每项工作责任到人

估算员以为项目经理核对了工程量，项目经理以为估算员核对了。双方可能都在尽职尽责地工作，但最终却无人对最终审核负责。

需在交付物层面上消除这种职责模糊。单一负责人并不意味着一个人包揽所有工作，而是指由某人全权负责获取输入信息、解决疑问并确认输出成果已就绪可供下一环节使用。

制定切实可行的角色职责图谱

让每项任务分配保持简短精炼，以便直观附在投标登记表旁。

小型承包商可能会将多个角色分配给同一个人。但即便如此，仍应将这些角色分别定义，因为算量负责人确认工程量与标书负责人审核商务条款是截然不同的职责。

为缺席的审批人指定备选人员。否则，当某人经常在施工现场或在截标临近时无法抽身，您的角色分工可能会围绕该人形成新的瓶颈。

赋予负责人相应的决策权

允许估算员直接套用已批准的组件定额和既定的计量惯例，无需每次都请示批准。但对于提议的备选方案、除外责任或改变既定范围的解释，则须要求项目经理审批。

将重大的商业风险敞口、不熟悉的合同承诺以及超出公司政策的特例决策权保留给企业主或高管。在投标变得紧迫之前，应将这些权限边界形成书面规范。

当多项投标任务超出当前处理能力时，应采用直观的优先级排序方法，而不是将每个需求都视为同等紧急。Fluidwave关于如何利用艾森豪威尔矩阵与RICE模型进行工作优先级排序的解读有助于理清讨论思路，但最终决策仍需由深谙投标适宜性与交付能力的明确决策者拍板。

责任到人同样意味着拥有质疑输入信息的权利。初级估算员应当能够指出缺失的图纸或异常的工程量，而不应因此被视为导致延误的罪魁祸首。

责任制意味着对交接环节负责，而不是隐瞒不确定性直到由下一个人接盘。

将工程量差异记录为流程信号。在月度复盘中，应区分计量错误与符号模糊、细节缺失及版本控制不力，从而确保纠正措施能够对症下药。

在向下移交工作之前，每位负责人应确认：

• 已接收输入： 源头信息明确且合规可用。
• 已完成核查： 已开展必要复核，并记录了所有例外情况。
• 已确认接收输出： 接收人清楚哪些内容已就绪、哪些问题仍未解决。

召开每日站会，闭环解决未决制约因素

进度通报只是向大家说明发生了什么。而控制型会议则决定了接下来可以开展什么工作、存在哪些阻碍，以及由谁来扫清障碍。

建议将日常站会严格控制在15分钟以内。这是会议机制的设计考量，而非草率处理复杂技术决策的借口。详尽的问题探讨应移至线下，仅由相关必要人员参与解决。

遵循固定的会议流程

以共享的制约因素日志作为会议议程，而不是让每个人流水账式地汇报日常。

1. 对照承诺与实际完成情况。 核对昨日计划工作与实际完成成果。
2. 找出每项未完成任务背后的制约因素。 摒弃“协调问题”等模糊托辞，明确指出是缺少图纸、材料未到位、未获审批还是准入条件不足。
3. 确认今日可执行的工作。 明确具体工作包、施工地点、班组、设备、材料及图纸版本。
4. 指派解决方案负责人。 为每个未决制约因素指定责任人和解决时限。
5. 记录行动承诺。 将行动项统一记录在共享日志中，而不是依赖散落在某人收件箱里的会议纪要。
6. 核实闭环情况。 在下一次站会上，核查完成的实际证据，而非仅仅听取口头保证。

这一区分至关重要，因为承诺“去催供应商”并不等同于“已确认到货”。记录时应写明所需达成的结果，而非仅记录行动过程。

在精益建造技术的现场实施与评估一文中描述的现场施工案例显示，在没有额外投入的情况下，生产力从53%提升至62%。这一成果为推行结构化执行实践提供了有力支撑，但这并不意味着每个施工班组或估算团队都能必然获得同样的提升。

实事求是地衡量承诺

使用承诺可靠度（commitment reliability）：已兑现承诺数除以到期承诺总数。将每项承诺标记为已完成或未完成，并记录每次未达成的具体原因。

不要因为某人做出了宏大却屡屡落空的承诺而予以奖励。同样，也不要鼓励那些虽能让分数好看却导致关键工作依然受阻的轻松承诺。在审查可靠度的同时，应结合工作的重要性和就绪程度进行综合评估。

常见的失败模式往往很直接：

• 冗长的通告： 将纯信息性的更新移至共享记录中。
• 无责任人的承诺： 在有人承担责任之前，不要关闭该议程事项。
• 重复催促： 通过调整订购、审批、权限或文档控制流程来代替反复的催办。

作为一条管理准则，如果同一原因连续三次出现在周度复盘中，应安排流程纠偏措施，而不是再次发出催促提醒。例如，供应商报价反复缺失可能需要在更早的节点设置价格发布检查点，而不是在提交日发送更多催促信息。

确保站会聚焦于缩短从发现制约因素到落实责任人的时间。仅仅是全员参会并不代表协同效率有所提升。

在算量拖慢估算的环节引入自动化

在普华永道 2025 年全球职场调研报告中，来自 48 个国家和地区的 54% 的受访员工表示在过去十二个月中在工作中使用过 AI，而在这些使用者中，约四分之三表示 AI 提高了他们的生产力和工作质量。但这些只是员工报告的获益，并不能证明估算部门就能自动提交更优质的标书。

单个个体速度变快，仍可能将不一致的工程量提交给本就负荷过重的审核人员。应从图纸获批到估算结果被采纳的全路径来评估自动化，这其中包含了核对与纠偏环节。

在审核过程中应保持原始图纸清晰可见，而不是将生成的工程量清单视为原始图纸的替代品。

首先建立经过审核的基准

选择输入明确、可重复的任务，例如点数设备构件、测量板面面积或测量管线长度。切勿仅仅因为某套图纸最耗时，就从最模糊不清的图纸开始。

记录任务包含与不包含的具体内容。对于混凝土工程，混凝土估算工作流应将测量的几何尺寸与关于厚度、孔洞开口、损耗及施工方法的假设区分开来。正确的面积测量并不能代表缺乏依据的体积假设也是正确的。

采用受控的应用步骤：

• 批准用例： 明确该工具可以生成哪些测量数据以及由谁负责审核。
• 保持可追溯性： 为每项输出结果附上源图纸、图纸版本、单位和相关假设。
• 与人工结果对比： 在实际项目中进行小规模并行试验，核对差异并记录产生差异的原因。
• 检查下游接受度： 确认报价人员和标书负责人可以直接使用输出结果，而无需重新搭建数据。
• 有针对性地扩展： 仅在审核方法保持可靠的前提下，才增加更多任务类型。

人工基准并非无可置疑的绝对真理。如果不同方法得出的结果不一致，应回到图纸和测量规则本身，而不是直接认定人工计算的工程量就是对的。

测试棘手的边缘情况

扫描版图纸的比例尺可能不一致。相似的符号可能代表不同的构件，而改版图纸可能在不更改图纸标题的情况下变更工程量。在采纳结果之前，务必检查图纸编号、修订标记、图例以及已知尺寸。

同时测试审核人员能否发现遗漏项。检查已高亮显示的对象往往比发现工具完全漏选的对象要容易得多，因此应包含图纸级别的完整性检查。

将产品演示作为思考输入、审核和交接相关问题的切入点，但不能用其替代您自己的实际试验。

验收标准： 自动化应该缩短产出“已审核工程量”所需的时间，而不仅仅是缩短产出“未经审核工程量”的时间。

在对比中应将纠偏时间、审核工时以及导出数据的整理时间全部纳入考量。如果点数变快了但审核耗时更长，则应在进一步推广前收窄应用场景。

针对单一瓶颈进行试点并追踪团队成果

选择有记录显示损失工时最多的瓶颈，并针对其开展为期 30 天的试点。将改进举措控制在足够聚焦的范围内，以便能够明确解释是哪项变更带来了相应结果。

采用以下步骤确保诊断、执行和衡量环节紧密衔接。

使用平衡计分卡

团队效率 KPI 及解读方法

各项指标应结合起来综合解读。周转周期缩短但修改纠偏增多算不上实质性的改进；而中标率的变化可能是由于项目筛选、定价策略或市场竞争等因素引起，而非仅仅取决于估算效率。

对于针对屋面估算的试点，应选取图纸质量和范围复杂度相对接近的项目进行对比。将原始估算错误导致的纠偏与客户要求的变更区分开来，以保证修改率指标的参考价值。

做出明确的决策

在首周建立基准数据并指定各项指标的责任人。在接下来的一周中在实际工作中推行调整后的工作流程，在随后的复盘中检查未达成的事项，最后将实际成果与基准数据进行对比。

如果改进举措涉及 AI 算量，在将其成果正式纳入日常生产流程之前，需在选定项目中进行并行的人工校验。不仅要记录完成时间点，更要详细记录工程量差异及其原因。

我们的 ROI 计算器 可以估算 AI 估算能为团队节省多少时间和资金。可将该估算值作为规划参考，随后用试点中测得的实际数据替换理论假设。

最终形成书面决策：推广、调整或终止。从本周开始收集基准数据；如果没有基准，对于效率提升你只能停留在主观臆断上，而缺乏证明变更切实有效的客观证据。

借助模板和示例推广日常工作流程

试点成功并不等同于形成了可靠的日常运营规范。需要将有效的工作方法沉淀为文档，让其他项目团队无需每次开会都依赖方案设计者即可直接使用。

文档应保持简明扼要，并指定专人维护。一份无人维护的详尽模板，其价值远不如一份能被团队认真执行的简短核对清单。

构建工作工具包

• 角色职责图谱： 明确每项交付物的责任人，并列出所需的输入和输出。
• 发标核对清单： 记录就绪条件、佐证材料、审核人及发标决策。
• 站会日志： 包含计划工作、制约因素、责任人、截止时间及状态。
• KPI 计分卡： 定义每项指标、其数据来源记录以及负责更新的责任人。
• 决策权限表： 明确估算员、项目经理和企业负责人各自的审批权限。

在培训过程中使用具体实例演练。假设某个公寓项目的投标因算量时使用了旧版图纸而导致返工。让新任负责人找到图纸登记表，找出本应识别出版本不匹配的发标检查环节，并将由此产生的返工归因于正确的根本原因。

该练习可以检验文档是否能切实指导行动。如果负责人无法据此判定以哪份图纸为准，则应在添加更多说明之前先行修订模板。

以可控的节奏逐步推广

根据试点的实际结果编写一份单页操作指南，其中需包含其适用边界。将验证成功的关卡、日志和计分卡转化为可复用的模板，随后结合实际工作包对每位新接手工作的负责人进行培训。

建议每次推广至一个项目团队，而不是直接在全公司范围内全面铺开。这能让运营负责人有足够的精力检查执行情况、解答特例问题，并区分局部工作流差异与管理方法本身的实质性缺陷。

每季度复盘一次 KPI，清理未使用的字段或冗余模板。保留那些能够预防明确错误的控制措施；淘汰那些无人用于辅助决策的繁文缛节。

最终的检验标准是：其他团队是否能够在无需额外催促或隐性复核的情况下，持续产出符合验收标准的交接成果。

---

Exayard 提供 AI 驱动的建筑工程算量与估算工具，能够处理测量与点数工作，让您的团队能够专注于审查项目范围和编制标书。访问 Exayard 评估可重复的算量任务，并将其与您在周转周期、审核工时和修改率方面的基准数据进行对比测试。