المستندات ملفات نصية منسّقة تكتبها داخل المشروع. استخدمها لعروض الأسعار وأوامر التغيير وطلبات المعلومات والسجلات اليومية وأي أوراق إنشائية أخرى. ويُفتح كل مستند في محرّر بملء الصفحة يدعم التنسيق والجداول والصور والروابط.

افتح قائمة + (إضافة) في مستكشف الملفات واختر مستند جديد. ينشئ ذلك مستندًا فارغًا ويفتح المحرّر فورًا. وتحمل المستندات الجديدة اسم بلا عنوان إلى أن تعيد تسميتها.

ولإعادة تسمية مستند أو نقله أو حذفه، انقر على اسمه في ترويسة المحرّر لفتح قائمة الإجراءات.

يمنحك كل قالب الترويسات والحقول والجداول المناسبة لمهمة إنشائية شائعة. اختر قالبًا عند إنشاء مستند بدلًا من بناء التخطيط بنفسك.

يدعم المحرّر الترويسات والنص العريض والمائل والقوائم والجداول والصور والروابط. استخدم زرّي تراجع وإعادة في الترويسة للتنقل بين تغييراتك إلى الخلف والأمام.

ويُحفظ عملك تلقائيًا أثناء الكتابة، فلا يوجد زر حفظ. كما تُحفظ التعديلات عند إغلاق المستند.

تدعم المستندات التعاون في الوقت الفعلي. فعندما يفتح زملاؤك المستند نفسه، تظهر تعديلاتهم مباشرة ويبقى الجميع متزامنين. ويظهر اسم كل شخص أثناء عمله.

المستندات الجديدة خاصة بمؤسستك، بما فيها عروض الأسعار والتقديرات التي يكتبها المساعد الذكي نيابة عنك. ولا يستطيع أحد من خارج فريقك فتح أي منها حتى تشاركه بنفسك.

انقر على مشاركة في ترويسة المحرّر لفتح لوحة المشاركة. فعّل المشاركة عبر رابط لتوليد رابط عام. ويستطيع أي شخص يملك الرابط عرض المستند دون تسجيل الدخول، لكنه لا يستطيع تحريره. وانقر على زر النسخ بجوار الرابط لوضعه في الحافظة.

وأوقف المفتاح لإغلاق الرابط. عندها يتوقف المستند عن الفتح لكل من هم خارج فريقك فورًا، لكن عنوان الرابط يبقى محفوظًا على المستند. وإعادة تفعيل المشاركة تستخدم العنوان نفسه بدلًا من إصدار عنوان جديد، فيتمكن كل من حفظ الرابط القديم من فتح المستند مجددًا.

وفي مستكشف الملفات، تشير شارة مشترك إلى كل مستند مفتوح حاليًا لمن يملك رابطه. وإذا كانت لديك صلاحية تحرير المشروع، فانقر على الشارة لإيقاف المشاركة دون فتح المستند.

والمستند الوحيد الذي يبدأ مشتركًا هو التقدير الذي يطلبه زائر عبر الأداة المصغّرة في موقعك. فذلك الزائر لا يملك حسابًا، والرابط هو سبيله الوحيد لقراءة التقدير الذي طلبه. ويمكنك إيقافه من لوحة المشاركة كأي مستند آخر.

تحمل مستندات عروض الأسعار مزايا إضافية موجّهة للعميل تتجاوز أساسيات المشاركة أعلاه. فيمكنك إرسال عرض السعر عبر رابط مشاركة أو بالبريد الإلكتروني، وتتبّع وقت اطّلاع العملاء عليه، والتحكم في الأسعار التي يرونها، وتحديد تاريخ انتهاء صلاحية؛ انظر مشاركة عروض الأسعار وإرسالها. ويستطيع العملاء قبول عرض السعر وتوقيعه على صفحة المشاركة، أو رفضه مع بيان السبب؛ انظر توقيعات العملاء. كما يمكنك تقديم إضافات اختيارية يختارها العميل قبل التوقيع؛ انظر خيارات العميل.

انقر على تنزيل في ترويسة المحرّر واختر Word لتصدير المستند كملف .docx. يُنزَّل الملف إلى جهازك بتنسيقه سليمًا، جاهزًا للفتح في Microsoft Word.

عندما يكتب المساعد الذكي عرض سعر أو تقديرًا نيابة عنك، فإنه يضيف علامات استشهاد مضمّنة مثل [1] لأي أرقام يستقيها من ملفات قاعدة المعرفة لديك. ويظهر قسم المراجع المقابل في نهاية المستند.

انقر على علامة [1] المضمّنة للانتقال إلى مدخل مرجعها. ثم انقر على المدخل لفتح الملف المستشهد به في لوحة جانبية، لتتحقق بدقة من مصدر أي رقم. ولمعرفة المزيد عن قاعدة المعرفة، انظر استخدام المساعد الذكي.