Τα έγγραφα είναι αρχεία εμπλουτισμένου κειμένου που συντάσσετε μέσα σε ένα έργο. Χρησιμοποιήστε τα για προσφορές, εντολές αλλαγών, αιτήματα πληροφοριών (RFI), ημερήσια ημερολόγια και κάθε άλλο κατασκευαστικό έγγραφο. Κάθε έγγραφο ανοίγει σε έναν επεξεργαστή πλήρους σελίδας με μορφοποίηση, πίνακες, εικόνες και συνδέσμους.

Ανοίξτε το μενού + (Προσθήκη) στην εξερεύνηση αρχείων και επιλέξτε Νέο έγγραφο. Αυτό δημιουργεί ένα κενό έγγραφο και ανοίγει αμέσως τον επεξεργαστή. Τα νέα έγγραφα ονομάζονται Χωρίς τίτλο μέχρι να τα μετονομάσετε.

Για να μετονομάσετε, να μετακινήσετε ή να διαγράψετε ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο όνομά του στην κεφαλίδα του επεξεργαστή για να ανοίξετε το μενού ενεργειών.

Κάθε πρότυπο σας δίνει έτοιμες τις σωστές επικεφαλίδες, τα πεδία και τους πίνακες για μια συνηθισμένη κατασκευαστική εργασία. Επιλέξτε ένα κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου αντί να φτιάξετε μόνοι σας τη διάταξη.

Ο επεξεργαστής υποστηρίζει επικεφαλίδες, έντονο και πλάγιο κείμενο, λίστες, πίνακες, εικόνες και συνδέσμους. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Αναίρεση και Επανάληψη στην κεφαλίδα για να μετακινηθείτε πίσω και μπροστά στις αλλαγές σας.

Η εργασία σας αποθηκεύεται αυτόματα καθώς πληκτρολογείτε, οπότε δεν υπάρχει κουμπί αποθήκευσης. Οι αλλαγές αποθηκεύονται επίσης όταν κλείνετε το έγγραφο.

Τα έγγραφα υποστηρίζουν συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Όταν συνάδελφοι ανοίγουν το ίδιο έγγραφο, οι αλλαγές τους εμφανίζονται ζωντανά και όλοι παραμένουν συγχρονισμένοι. Το όνομα κάθε ατόμου εμφανίζεται καθώς εργάζεται.

Τα νέα έγγραφα είναι ιδιωτικά για τον οργανισμό σας, συμπεριλαμβανομένων των προσφορών και των προϋπολογισμών που συντάσσει για εσάς ο βοηθός AI. Κανείς εκτός της ομάδας σας δεν μπορεί να ανοίξει κάποιο από αυτά μέχρι να το κοινοποιήσετε εσείς.

Κάντε κλικ στο Κοινοποίηση στην κεφαλίδα του επεξεργαστή για να ανοίξετε τον πίνακα κοινοποίησης. Ενεργοποιήστε το Κοινοποίηση μέσω συνδέσμου για να δημιουργήσετε έναν δημόσιο σύνδεσμο. Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει το έγγραφο χωρίς σύνδεση στον λογαριασμό, αλλά δεν μπορεί να το επεξεργαστεί. Κάντε κλικ στο κουμπί αντιγραφής δίπλα στον σύνδεσμο για να τον αντιγράψετε στο πρόχειρο.

Απενεργοποιήστε τον διακόπτη για να κλείσετε τον σύνδεσμο. Το έγγραφο παύει αμέσως να ανοίγει για όλους εκτός της ομάδας σας, αλλά η διεύθυνση του συνδέσμου παραμένει στο έγγραφο. Η εκ νέου ενεργοποίηση της κοινοποίησης χρησιμοποιεί ξανά την ίδια διεύθυνση αντί να εκδίδει νέα, οπότε όποιος αποθήκευσε τον παλιό σύνδεσμο μπορεί να ανοίξει ξανά το έγγραφο.

Στην εξερεύνηση αρχείων, μια σήμανση Κοινοποιημένο επισημαίνει κάθε έγγραφο που είναι αυτή τη στιγμή ανοιχτό σε όποιον έχει τον σύνδεσμό του. Αν έχετε δικαίωμα επεξεργασίας του έργου, κάντε κλικ στη σήμανση για να σταματήσετε την κοινοποίηση χωρίς να ανοίξετε το έγγραφο.

Το μόνο έγγραφο που ξεκινά ως κοινοποιημένο είναι ένας προϋπολογισμός που ζητά ένας επισκέπτης μέσω του widget του ιστότοπού σας. Αυτός ο επισκέπτης δεν έχει λογαριασμό, οπότε ο σύνδεσμος είναι ο μόνος τρόπος να διαβάσει τον προϋπολογισμό που ζήτησε. Απενεργοποιήστε τον από τον πίνακα κοινοποίησης όπως σε κάθε άλλο έγγραφο.

Τα έγγραφα προσφορών διαθέτουν επιπλέον λειτουργίες προς τον πελάτη, πέρα από τα βασικά της κοινοποίησης παραπάνω. Μπορείτε να στείλετε μια προσφορά με σύνδεσμο κοινοποίησης ή με email, να παρακολουθείτε πότε την βλέπουν οι πελάτες, να ελέγχετε ποιες τιμές βλέπουν και να ορίσετε ημερομηνία λήξης· δείτε Κοινοποίηση και αποστολή προσφορών. Οι πελάτες μπορούν να αποδεχθούν και να υπογράψουν την προσφορά στη σελίδα κοινοποίησης ή να την απορρίψουν με αιτιολογία· δείτε Υπογραφές πελατών. Μπορείτε επίσης να προσφέρετε προαιρετικές προσθήκες που επιλέγει ο πελάτης πριν υπογράψει· δείτε Επιλογές πελάτη.

Κάντε κλικ στη Λήψη στην κεφαλίδα του επεξεργαστή και επιλέξτε Word για να εξαγάγετε το έγγραφο ως αρχείο .docx. Το αρχείο κατεβαίνει στον υπολογιστή σας με τη μορφοποίησή σας ανέπαφη, έτοιμο να ανοίξει στο Microsoft Word.

Όταν ο βοηθός AI συντάσσει για εσάς μια προσφορά ή έναν προϋπολογισμό, προσθέτει ενσωματωμένους δείκτες παραπομπής όπως [1] για κάθε αριθμό που αντλεί από τα αρχεία της βάσης γνώσης σας. Μια αντίστοιχη ενότητα Αναφορές εμφανίζεται στο τέλος του εγγράφου.

Κάντε κλικ σε έναν ενσωματωμένο δείκτη [1] για να μεταβείτε στην καταχώριση αναφοράς του. Κάντε κλικ στην καταχώριση για να ανοίξετε το αρχείο που παρατίθεται σε πλαϊνό πίνακα, ώστε να επαληθεύσετε ακριβώς από πού προήλθε ένας αριθμός. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη βάση γνώσης, δείτε Χρήση του βοηθού AI.