Los documentos son archivos de texto enriquecido que escribes dentro de un proyecto. Úsalos para ofertas, órdenes de cambio, solicitudes de información, partes diarios y cualquier otra documentación de obra. Cada documento se abre en un editor a página completa con formato, tablas, imágenes y enlaces.

Abre el menú + (Añadir) del explorador de archivos y selecciona Nuevo documento. Se crea un documento en blanco y se abre el editor al momento. Los documentos nuevos se llaman Sin título hasta que los renombras.

Para renombrar, mover o eliminar un documento, haz clic en su nombre en la cabecera del editor para abrir el menú de acciones.

Cada plantilla te da de entrada los encabezados, los campos y las tablas adecuados para una tarea de obra habitual. Elige una al crear un documento en lugar de montar la estructura tú mismo.

El editor admite encabezados, texto en negrita y cursiva, listas, tablas, imágenes y enlaces. Usa los botones Deshacer y Rehacer de la cabecera para avanzar y retroceder por tus cambios.

Tu trabajo se guarda automáticamente mientras escribes, así que no hay botón de guardar. Los cambios también se guardan al cerrar el documento.

Los documentos admiten colaboración en tiempo real. Cuando varios compañeros abren el mismo documento, sus cambios aparecen en directo y todo el mundo se mantiene sincronizado. El nombre de cada persona se muestra mientras trabaja.

Los documentos nuevos son privados para tu organización, incluidas las ofertas y los presupuestos que el asistente de IA escribe para ti. Nadie fuera de tu equipo puede abrir uno hasta que lo compartas tú.

Haz clic en Compartir en la cabecera del editor para abrir el panel de compartición. Activa Compartir mediante enlace para generar un enlace público. Cualquiera que tenga el enlace puede ver el documento sin iniciar sesión, pero no puede editarlo. Haz clic en el botón de copiar situado junto al enlace para llevarlo al portapapeles.

Desactiva el interruptor para cerrar el enlace. El documento deja de abrirse de inmediato para todos los que están fuera de tu equipo, pero la dirección del enlace se conserva en el documento. Si vuelves a activar la compartición, se reutiliza esa misma dirección en lugar de emitir una nueva, de modo que cualquiera que guardara el enlace antiguo puede volver a abrir el documento.

En el explorador de archivos, una etiqueta Compartido señala todos los documentos abiertos actualmente a cualquiera que tenga su enlace. Si puedes editar el proyecto, haz clic en la etiqueta para dejar de compartir sin abrir el documento.

El único documento que nace compartido es el presupuesto que un visitante solicita a través del widget de tu sitio web. Ese visitante no tiene cuenta, así que el enlace es su única forma de leer el presupuesto que pidió. Desactívalo en el panel de compartición como en cualquier otro documento.

Los documentos de oferta incorporan funciones adicionales orientadas al cliente, más allá de lo básico de la compartición. Puedes enviar una oferta mediante un enlace compartido o por correo electrónico, saber cuándo la ven los clientes, controlar qué precios ven y fijar una fecha de caducidad; consulta Compartir y enviar ofertas. Los clientes pueden aceptar y firmar la oferta en la página compartida, o rechazarla indicando un motivo; consulta Firmas del cliente. También puedes ofrecer complementos opcionales que el cliente elige antes de firmar; consulta Opciones para el cliente.

Haz clic en Descargar en la cabecera del editor y selecciona Word para exportar el documento como archivo .docx. El archivo se descarga a tu ordenador conservando el formato, listo para abrirlo en Microsoft Word.

Cuando el asistente de IA redacta una oferta o un presupuesto para ti, añade marcadores de cita en línea como [1] para cualquier cifra que tome de los archivos de tu base de conocimiento. Al final del documento aparece la sección Referencias correspondiente.

Haz clic en un marcador [1] en línea para saltar a su entrada de referencia. Haz clic en la entrada para abrir el archivo citado en un panel lateral y verificar exactamente de dónde salió cada número. Para saber más sobre la base de conocimiento, consulta Usar el asistente de IA.