Produktkataloger er biblioteker for hele organisasjonen med materialer og andre prisede varer. Produkter du legger til i en katalog, er tilgjengelige i alle prosjektene i organisasjonen, så du trenger bare å sette opp prisene én gang. Priser for arbeid ligger i et eget bibliotek. Se Timepriser, arbeidslag og utstyr.

Hver katalog er en navngitt samling av produkter. Du kan for eksempel lage én katalog per leverandør eller én per fag, det som passer arbeidsflyten din. Katalogene tilhører organisasjonen, ikke enkeltprosjekter.

Åpne Kunnskap fra ikonkolonnen langs venstre kant av skjermen. Seksjonen Produktkataloger viser hver katalog med navn, under I bruk eller Ikke i bruk. Exa priser materialer fra katalogene som er i bruk. Klikk på en katalog for å åpne produktene i en tabell.

Administratorer klikker Legg til ved siden av en katalog som ikke er i bruk, for å ta den i bruk. For at Exa skal slutte å bruke en katalog, velger du Fjern fra menyen til katalogen. Katalogen og produktene beholdes.

Én katalog per type kan være Standard. Standardkatalogen kan ikke slettes.

Administratorer klikker Ny katalog i seksjonen Produktkataloger på Kunnskap-siden og skriver deretter inn et navn i dialogboksen Ny katalog. Den nye katalogen er i bruk og åpnes, klar til å ta imot produkter. For å gi en katalog nytt navn, duplisere den eller slette den åpner du katalogen og klikker på navnet øverst i tabellen.

Åpne en katalog og klikk Legg til produkter i verktøylinjen. Dialogboksen Legg til produkter åpnes med en rad klar, slik at du kan skrive inn et produkt. Hvert produkt har fem grunnfelt:

Klikk Legg til et produkt til for hver ekstra rad. Knappen nederst teller radene dine, for eksempel Legg til 3 produkter, og legger dem til alle på en gang.

Vil du slippe å skrive, kan du lime inn en prisliste eller et leverandørtilbud i feltet øverst i dialogboksen og klikke Les liste. AI leser produktnavn, kostnader og andre felt inn i rader, slik at du kan kontrollere dem før du legger dem til. Å lese en liste bruker bedriftens AI-forbruk. Hvis månedens forbruk er brukt opp, kan administratorer slå på ekstra forbruk, og medlemmer kan spørre en administrator.

Klikk Last opp en fil nederst i dialogboksen Legg til produkter for å hente inn produkter fra en fil. La Produktkatalog være valgt under Importer som, og slipp deretter en fil på opplastingsområdet eller klikk på det for å velge en. Støttede formater er CSV, XLSX, PDF og TXT. Klikk Skriv inn produkter i stedet for å gå tilbake.

For CSV- og Excel-filer leser Exayard kolonneoverskriftene og kobler dem automatisk til produktfelt. En eksempelverdi fra filen vises ved siden av hvert felt, slik at du kan kontrollere koblingen. Endre eventuelle feil koblinger med nedtrekksmenyene for kolonnene. Navn, Måleenhet og Kostnad per enhet må være koblet før du kan importere. Varenr. og Påslag % er valgfrie.

For PDF- og rentekstfiler leser AI produktene fra dokumentet. Dette håndterer ustrukturerte prislister og leverandørtilbud som ikke følger et fast tabellformat, og bruker AI-forbruk på samme måte som Les liste. En PDF begynner å importeres så snart du velger den: dialogboksen lukkes, og produktene vises i katalogen når dokumentet er lest.

For CSV-, Excel- og tekstfiler krysser du av for Disse prisene har jeg lov til å bruke (mine egne, offentlige eller lisensiert til denne bruken) og klikker deretter Importer. Produktene legges til i katalogen du har åpen.

Velger du Prisliste under Importer som, lastes filen opp som en av dine egne prislister i stedet for å bli lagt til i denne katalogen. Dine egne prislister brukes først når postene dine prises.

En katalog med merket Utkast inneholder importerte produkter som venter på gjennomgang. Klikk Godkjenn i banneret øverst i katalogen, og velg deretter Behold separat for å gjøre den til en aktiv katalog, eller Slå sammen med... for å flytte produktene til en annen katalog.

Klikk på en celle i produkttabellen og begynn å skrive for å erstatte verdien. For å endre det som allerede står der, dobbeltklikker du på cellen eller trykker Enter. Endringene lagres automatisk.

For å se alle feltene for et produkt samtidig klikker du på blyanten på slutten av raden. Dialogboksen Rediger produkt åpnes. Der kan du endre hvilket som helst felt og klikke Lagre, eller klikke Slett for å fjerne produktet.

For å fjerne flere produkter samtidig krysser du av i avmerkingsboksene ved siden av dem og klikker Slett i verktøylinjen.

Når du legger til en post på et mengdeuttakssymbol, kan du koble den til et produkt fra katalogene dine ved å velge produktet i feltet Navn på posten. Koblingen kopierer produktets SKU, kostnad per enhet, valuta, måleenhet og påslagsprosent til posten slik de er i det øyeblikket, og posten viser produktets navn. Endrer du disse verdiene i katalogen senere, endres ikke poster som allerede er koblet til produktet.

Du kan endre SKU, kostnad, enhet eller påslag på en post uten å bryte koblingen. Dette er nyttig når et prosjekt krever en engangsjustering av prisen. Skriver du et annet navn i feltet Navn, kobles produktet fra.

Hvis de innebygde feltene ikke strekker til, kan organisasjonen definere egendefinerte egenskaper for produkter i Innstillinger. Egendefinerte felt (som leverandør, leveringstid eller farge) vises sammen med standardfeltene i produktskjemaet og som kolonner i tabellen. Se Egendefinerte egenskaper for hvordan du setter dem opp.