Met leveranciersoffertes houd je de prijzen bij die je van leveranciers en onderaannemers verzamelt, naast je begroting. Je beheert offertes volledig in de chat met Exa: leg een aanvraag vast, noteer het antwoord van de leverancier en vergelijk de offertes daarna naast elkaar voordat je een besluit neemt.
Open het tabblad Exa in de chat van een project (of de losse chat) om met offertes te werken. Offertes horen bij een project, dus begin vanuit het project dat je aan het prijzen bent.
Een offerteaanvraag vastleggen
Vertel Exa aan wie je wat hebt gevraagd: "Leg een offerteaanvraag vast bij Hartman Electric voor de verlichtingsarmaturen." Exa slaat een registratie op met een offertenummer, de omvang van het werk en een vervaldatum als je die opgeeft.
De aanvraag is een registratie voor je eigen administratie. Exayard neemt geen contact op met de leverancier; je verstuurt de aanvraag zelf.
Een ontvangen offerte vastleggen
Als de leverancier antwoordt, leg je de prijzen op een van twee manieren vast:
Plak of dicteer de geoffreerde regels aan Exa.
Upload de offerte-pdf van de leverancier naar de projectbestanden en vraag Exa die te lezen. Bij het uitlezen worden de regels van het document overgenomen, en dat gebruikt een kleine hoeveelheid van het AI-verbruik van je bedrijf. Regels die niet kunnen worden gelezen, worden weggelaten en gemeld in plaats van geraden.
In beide gevallen toont Exa een controlekaart met elke regel, inclusief hoeveelheid, eenheidsprijs en totalen. Er wordt niets opgeslagen tot je op Toepassen klikt. Offerteregels op de kaart zijn niet bewerkbaar; als er iets niet klopt, klik je op Afwijzen en dicteer je de correctie.
Offertes vergelijken
Als er twee of meer ontvangen offertes bij een project zijn, vraag je Exa ze te vergelijken: "Vergelijk de drie offertes voor elektra." De kaart Offertevergelijking zet de offertes post voor post naast elkaar, met één kolom per leverancier.
Overeenkomende onderdelen staan op dezelfde rij, en alles wat een leverancier niet heeft geprijsd, toont Niet geoffreerd. De goedkoopste offerte krijgt een label Laagste totaal. Als het laagste totaal onderdelen weglaat die andere leveranciers wel hebben geprijsd, waarschuwt de kaart je om rij voor rij te vergelijken voordat je een besluit neemt. Alle vergeleken offertes moeten dezelfde valuta gebruiken; er wordt nooit valuta omgerekend.
Een offerte accepteren
Klik op de vergelijkingskaart op Als geaccepteerd markeren, of vraag Exa een offerte te accepteren. Een bevestigingsvenster waarschuwt dat het besluit niet ongedaan kan worden gemaakt.
Accepteren legt je besluit vast op de offerte zelf. Het verandert je begroting niet: de prijzen van posten blijven zoals ze zijn, dus voer de winnende bedragen in je posten in wanneer je zover bent. Zie Posten en prijzen.
Offertestatussen
Status | Betekenis |
Aangevraagd | Je hebt het de leverancier gevraagd; er zijn nog geen prijzen vastgelegd |
Ontvangen | De regels van de leverancier zijn vastgelegd |
Geaccepteerd | Je hebt voor deze offerte gekozen (definitief) |
Afgewezen | Je hebt deze offerte afgewezen (definitief) |
Verlopen | De offerte is verlopen na de datum tot wanneer ze geldig was (definitief) |
Als een offerte haar vervaldatum nadert, herinnert een suggestielabel in de chat je eraan welke offertes binnenkort verlopen.