Excel-ի արտահանումը որպես PDF՝ գործնական ուղեցույց, որը աշխատում է
Իմացեք, թե ինչպես կարգավորել Excel-ի արտահանումը որպես PDF Windows-ում, Mac-ում և Excel Online-ում՝ էջի կարգավորման, մասշտաբավորման և մաքուր ձևաչափման հստակ քայլերով ամեն անգամ:
Ֆինանսական վերլուծաբանը ավարտում է ամսական տարբերությունների զեկույցը, ստուգում է բանաձևերը և սեղմում է Save As PDF։ Ստացված ֆայլում աջ կողմի սյունակը կտրված է, վերնագիրը մնացել է հաջորդ էջում, իսկ գծապատկերը լողում է աղյուսակի տակ ինչ-որ տեղ։ Աշխատանքային գիրքը ճիշտ էր երևում, ուստի մեղադրվում է PDF-ը։
Խնդիրը սովորաբար տեղի է ունենում արտահանումից առաջ։ Excel-ը PDF ստեղծումը չի դիտարկում որպես պարզ ֆայլի պահպանում։ Այն մատուցում է աշխատանքային գիրքը տպագրության կարգավորումների, էջի երկրաչափության, աշխատանքային գրքի վիճակի և բանաձևերի արդյունքների միջոցով։ Հուսալի Excel export as PDF գործընթացը հետևաբար պահանջում է վերահսկվող նախաթռիչք՝ սահմանել ելքային միջակայքը, հաստատել էջի դասավորությունը, ընտրել մասշտաբավորումը նպատակային, ստուգել սխալները և համեմատել արդյունքը Print Preview-ի հետ։
Ինչու են Excel-ից PDF արտահանումները ձախողվում
Աղյուսակը կարող է կարգին երևալ Normal դիտման ժամանակ, մինչդեռ նրա տպագրության մոդելը այլ պատմություն է պատմում։ Excel-ը կարող է օգտագործել ամբողջ օգտագործված միջակայքը՝ ներառյալ թաքնված օժանդակ սյունակները կամ հին ձևաչափումը տեսանելի զեկույցից շատ ցածր։ Եթե տպագրության տարածքը սահմանված չէ, այդ բջիջները կարող են դառնալ արտահանված փաստաթղթի մաս։ Լայն զեկույցը դիմանկարային կողմնորոշմամբ կարող է կարևոր սյունակները տեղափոխել հետագա էջեր։
Արտահանման երկխոսությունը սովորաբար չի բացատրում այս որոշումները։ Այն չի ասի, որ վերնագիրը մեկուսացված է, որ գծապատկերի օբյեկտը հատում է էջի ընդմիջումը կամ որ բանաձևը տպագրվում է որպես #REF!։ PDF ընթերցողը միայն ցուցադրում է ստացած արդյունքը։
Վատ PDF-ի հետևում կանգնած լուռ ձախողումները
Ամենատարածված ձախողումները կանխատեսելի են՝
- Չնախատեսված տպագրության տարածք: Քերծված հաշվարկները, թաքնված սյունակները և հին զեկույցի բաժինները մտնում են ելքային տվյալների մեջ։
- Սխալ կողմնորոշում: Դիմանկարը սեղմում կամ բաժանում է լայն աղյուսակը, որը պետք է լինի հորիզոնական ռեժիմում։
- Անվերահսկելի մասշտաբավորում: Excel-ը պահպանում է ընթեռնելի չափը հորիզոնական գերհոսքի գնով կամ փոքրացնում է ամբողջ թերթը մինչև տեքստը դառնա անգործնական։
- Բացակայող տպագրության վերնագրեր: Սյունակի վերնագրերը հայտնվում են միայն առաջին էջում՝ հետագա էջերը դժվար մեկնաբանելի դարձնելով։
- Բանաձևերի սխալներ:
#REF!,#N/Aև նմանատիպ արժեքները մնում են տեսանելի, երբ աշխատանքային գիրքը հասնում է մատուցված ելքին։ - Լողացող օբյեկտներ: Գծապատկերները, ձևերը և տեքստային տուփերը կարող են տեղաշարժվել կամ կոտրվել, երբ էջի սահմանները հատում են դրանք։
PDF-ը խելամիտ առաքման ձևաչափ է, քանի որ դրա նպատակն է պահպանել ներկայացումը ստացողների և օպերացիոն համակարգերի միջև։ Դրա երկար զարգացումը՝ Adobe-ի Camelot նախագծից 1991-ին մինչև հանրային ներկայացումը 1993 թվականի հունվարին, 2008-ին բաց ստանդարտի կարգավիճակը և ավելի ուշ ISO 32000-2:2020 թարմացումը, փաստաթղթավորված է PDF ֆայլի ձևաչափի պատմության մեջ։ Այդ հասունությունը օգնում է բացատրել, թե ինչու են թիմերը օգտագործում PDF ֆիքսված զեկույցների համար, բայց դա չի ստիպում վատ կազմաձևված աշխատանքային գիրքը ճիշտ մատուցվել։
Գործնական կանոն: Եթե արտահանված PDF-ը չի համապատասխանում Print Preview-ին, տպագրության կարգավորումը ավարտված չէ։
Վերաբերվեք աշխատանքին որպես մատուցման խողովակաշար։ Սահմանեք միջակայքը առաջինը, ապա էջի երկրաչափությունը, ապա մասշտաբավորումը, ապա բանաձևերի և օբյեկտների ստուգումները։ Արտահանեք միայն այն բանից հետո, երբ այդ որոշումները տեսանելի են Preview-ում։
Տպագրության տարածքի և էջի դասավորության կարգավորում
Սկսեք այն աշխատաթերթից, որը պարունակում է զեկույցը, ոչ թե արտահանման երկխոսությունից։ Ընտրեք ճիշտ բջիջները, որոնք նախատեսված են առաքման համար, բացեք Page Layout, ընտրեք Print Area և ընտրեք Set Print Area։ Սա կանխում է Excel-ին վերաբերվել չափազանց մեծ օգտագործված միջակայքը որպես զեկույց, ինչը հատկապես կարևոր է, երբ աշխատաթերթը պարունակում է թաքնված հաշվարկներ կամ նախկինում ջնջված բովանդակություն։
Հաջորդը ընտրեք էջի կողմնորոշումը՝ ելնելով զեկույցի ձևից։ Օգտագործեք Portrait նեղ ցուցակի կամ ուղղահայաց ձևի համար։ Ընտրեք wide երբ ընթերցողները պետք է համեմատեն մի քանի սյունակներ նույն տողում։ Կողմնորոշումը կոսմետիկ նախապատվություն չէ։ Այն որոշում է, թե որքան օգտագործելի լայնություն կմնա լուսանցքների, վերնագրերի և ստորագրերի կիրառումից հետո։
Էջի երկրաչափությունը մասշտաբավորումից առաջ
Բացեք Page Setup և վերանայեք Margins ներդիրը։ Normal նախադրյալը կարող է աշխատել պարզ աղյուսակի համար, բայց վերնագիր, ամսաթիվ, ստորագիր կամ կապող եզր ունեցող զեկույցը հաճախ պահանջում է հատուկ լուսանցքներ։ Խուսափեք յուրաքանչյուր լայնության խնդիր լուծել չափազանց նեղ լուսանցքներով։ Դա կարող է թողնել տեքստը սեղմված էջի սահմանի դեմ և տպիչներին կամ PDF դիտողներին ավելի քիչ տարածք տալ ելքը հետևողականորեն մշակելու համար։
Օգտագործեք Print Titles կրկնվող համատեքստի համար։ Page Layout-ի տակ բացեք Print Titles, ապա սահմանեք համապատասխան վերնագրի տողը Rows to repeat at top-ում։ Եթե զեկույցը ձգվում է շատ սյունակների վրա, օգտագործեք Columns to repeat at left այն նույնացուցիչ սյունակների համար, որոնք ընթերցողներին անհրաժեշտ են յուրաքանչյուր էջում։ Սառեցված պատուհանները օգնում են աշխատել թերթում, բայց դրանք ավտոմատ կերպով չեն ստեղծում կրկնվող PDF վերնագրեր։
Գործնական հաջորդականությունը հետևյալն է՝
- Սահմանեք տպագրության տարածքը: Ընտրեք միայն զեկույցի միջակայքը՝ ներառյալ նախատեսված վերնագիրը և նշումները։
- Ընտրեք կողմնորոշումը: Օգտագործեք հորիզոնական դասավորությունը լայն համեմատությունների համար և ուղղահայացը նեղ փաստաթղթերի համար։
- Կարգավորեք լուսանցքները: Թողեք տարածք վերնագրերի, ստորագրերի, էջի համարների և ֆիզիկական տպագրության համար։
- Սահմանեք Print Titles: Կրկնեք վերնագրի տողերը և, որտեղ օգտակար է, հիմնական նույնացուցիչ սյունակները։
- Ստուգեք Print Preview: Փնտրեք մեկուսացված վերնագրեր, անսպասելի դատարկ էջեր և կտրված եզրեր։
Բազմանիշ աշխատանքային գրքի համար որոշեք՝ արդյոք PDF-ը պետք է պարունակի ակտիվ թերթը, ընտրված թերթերը կամ ամբողջ աշխատանքային գիրքը։ Ապա ստուգեք ներդիրների կարգը և յուրաքանչյուր թերթի էջի կարգավորումը։ Զեկույցը կարող է ճիշտ կազմաձևվել թերթ առ թերթ և այնուամենայնիվ առաքվել սխալ հաջորդականությամբ։
Կարճ տեսողական քայլ առ քայլ ուղեցույցը կարող է օգնել օգտատերերին գտնել այս կառավարումները Page Layout ժապավենում՝
Հիմնական թեստը մնում է տեսողական։ Print Preview-ը պետք է ցույց տա նույն սահմանները, վերնագրերը և էջի բաժանումները, որոնք դուք ակնկալում եք վերջնական ֆայլում։
PDF արտահանում Windows-ում, Mac-ում և Excel Online-ում
Արտահանման ճանապարհը փոքր-ինչ փոխվում է ըստ հարթակի, բայց նախապատրաստումը չի փոխվում։ Ընտրված տպագրության տարածքը, էջի կողմնորոշումը, մասշտաբավորումը և թերթերի շրջանակը դեռևս որոշում են փաստաթուղթը, որը մատուցվում է։
Windows-ում օգտագործեք File, Save As, ընտրեք տեղադրություն և ընտրեք PDF ֆայլի տեսակների ցանկից։ Բացեք Options պահպանելուց առաջ և ստուգեք՝ արդյոք Excel-ը կարտահանի ակտիվ թերթը, ընտրված թերթերը կամ ամբողջ աշխատանքային գիրքը։ Վերջին աշխատասեղանի տարբերակները նաև տրամադրում են File, Export, Create PDF/XPS, որը բացում է կենտրոնացված PDF հրատարակման հոսք։ Վերանայեք ելքային միջակայքը հաստատելուց առաջ, քանի որ նախորդ աշխատանքային գրքի կարգավորումը կարող է մնալ ակտիվ նույնիսկ երբ ձեր ընթացիկ ընտրությունը ճիշտ է երևում։
macOS-ում ընտրեք File, Save As, ապա ընտրեք PDF ձևաչափի ընտրացանկից երկխոսության ներքևում։ Բացեք Show Details լրացուցիչ ընտրանքները բացահայտելու համար և հաստատեք արտահանման շրջանակը։ Mac Excel-ը կարող է ներկայացնել ավելի քիչ տպագրության նախադիտման կառավարումներ, քան Windows-ը, ուստի էջի ընդմիջումները և կրկնվող վերնագրերը արժանի են առանձին ստուգման աշխատաթերթի Page Layout կարգավորումներում։
Excel for the web-ը տարբեր է։ Այն կարող է առաջարկել Download as PDF File ընտրացանկից, այլ ոչ թե նույն աշխատասեղանի Save As աշխատանքային հոսքը։ Այդ մատուցման ճանապարհը ժառանգում է աշխատանքային գրքի էջի կարգավորումները, ուստի ամպային օգտատերը, ով չի ստուգել լուսանցքները, կողմնորոշումը կամ մասշտաբավորումը, կարող է ներբեռնել ֆայլ, որը տարբերվում է նրանից, ինչ նա ակնկալում էր։ Բարդ զեկույցների համար բացեք աշխատանքային գիրքը աշխատասեղանի Excel-ում, երբ հնարավոր է, և վավերացրեք արդյունքը այնտեղ։
| Platform | Menu Path | Export Scope Option | Common Gotcha |
|---|---|---|---|
| Windows desktop | File > Save As > PDF, or File > Export > Create PDF/XPS | Active sheet, selected sheets, or entire workbook | An old print area or workbook scope can override the visible selection |
| macOS desktop | File > Save As > PDF > Show Details | Sheet or workbook options, depending on version | Print-title and page-break review can be less apparent than on Windows |
| Excel for the web | File > Download as PDF | Uses the workbook's available sheet and print settings | Chart layout and custom margins may render differently from desktop Excel |
PDF-ը օգտակար է սովորական փոխանակումից այն կողմ, քանի որ այն պահպանում է ֆիքսված ներկայացումը և աջակցում է մասնագիտացված ստանդարտներ, ինչպիսիք են PDF/A արխիվացման համար և PDF/X տպագրության աշխատանքային հոսքերի համար։ Britannica-ի PDF-ի զարգացման և օգտագործման ակնարկը տրամադրում է օգտակար համատեքստ, թե ինչու է ձևաչափը դարձել սովորական գրասենյակային և տպագրական աշխատանքային հոսքերում։
Եթե ավելի լայն առաջադրանքը ներառում է փաստաթղթեր աղյուսակներից դուրս, գործնական հղումը Convert to PDF on any device կարող է օգնել ստանդարտացնել փոխակերպման լեզուն գրասենյակային ընթացակարգերի միջև։ Թիմերը, որոնք աշխատում են գծագրերի, նշումների և վերանայման ծանր ֆայլերի հետ, կարող են նաև համեմատել Bluebeam with other PDF workflows, բայց նվիրված PDF հավելվածը չի վերականգնի սխալ Excel տպագրության տարածքը։
Ճիշտ մասշտաբավորման և էջի ընդմիջման ընտրանքների ընտրություն
Մասշտաբավորումը որոշումն է, որը որոշում է՝ արդյոք զեկույցը ընթեռնելի է, թե պարզապես ամբողջական։ PDF-ը, որտեղ յուրաքանչյուր սյունակ ստիպողաբար տեղավորվում է մեկ էջում, տեխնիկապես կարող է պարունակել բոլոր տվյալները, բայց եթե տառատեսակը դառնում է փոքր, փաստաթուղթը ձախողել է իր լսարանը։
Բացեք Page Setup, ընտրեք Page ներդիրը և վերանայեք մասշտաբավորման ընտրանքները։ Fit Sheet on One Page հարմար է կարճ հղման աղյուսակի, կոմպակտ ձևի կամ փոքր վահանակի համար, որտեղ ընթերցողը պետք է տեսնի ամբողջ թերթը միանգամից։ Այն դառնում է վատ ընտրություն, երբ թերթը բարձրահասակ կամ լայն է, քանի որ Excel-ը կարող է ագրեսիվորեն կրճատել ամբողջ դասավորությունը։
Fit All Columns on One Page հաճախ ավելի լավ տարբերակ է երկար աղյուսակի համար։ Այն պահպանում է հորիզոնական համեմատությունը անձեռնմխելի՝ թույլ տալով զեկույցին շարունակվել ուղղահայաց էջերի վրայով։ Ընթերցողը կարող է համեմատել սյունակները առանց աջ ձեռքի արժեքների համար հետագա էջ դիմելու։
Հատուկ մասշտաբավորումը ձեզ ավելի շատ վերահսկողություն է տալիս։ Ընտրեք Adjust to և փորձարկեք տոկոս, որը պահպանում է ընթեռնելիությունը, կամ օգտագործեք ընթացիկ Excel տարբերակի համարժեք լայնության և բարձրության կառավարումները։ Սա լավ է աշխատում վահանակների համար, որոնք համատեղում են աղյուսակներ, գծապատկերներ և պիտակներ, որտեղ խիստ մեկ էջի տեղավորումը կարող է խեղաթյուրել տեսողական հիերարխիան։
Էջի ընդմիջումները որպես միտումնավոր սահմաններ
Ավտոմատ ընդմիջումները ընդունելի են միատարր տվյալների համար, բայց հաճախ բաժանում են տրամաբանական բլոկը։ Օգտագործեք Page Break Preview կապույտ սահմանները ստուգելու համար, ապա տեղադրեք ձեռքով էջի ընդմիջումներ նոր հաշվետու ժամանակաշրջանից, բաժնից կամ գծապատկերի բլոկից առաջ։ Մի տեղադրեք ընդմիջում ենթագումարի, բազմաշարք վերնագրի կամ տեսողական խմբի միջով։
| Layout Scenario | Recommended Scaling | Page Break Strategy |
|---|---|---|
| Short reference table | Fit Sheet on One Page | Keep the sheet on one page and confirm text remains readable |
| Long table with many columns | Fit All Columns on One Page | Allow vertical continuation and repeat header rows |
| Dashboard with mixed objects | Custom scaling | Place breaks around charts and logical report sections |
| Wide report with an essential identifier column | Custom width control or Fit All Columns | Repeat key left columns where the layout supports it |
Ճիշտ կարգավորումը այն չէ, որն ունի ամենաքիչ էջերը։ Այն է, որը թույլ է տալիս ստացողին մեկնաբանել զեկույցը առանց գուշակելու, թե որ վերնագիրը որ արժեքին է պատկանում։
Ամենատարածված արտահանման ձախողումների անսարքությունների վերացում
Արտահանման կրկնվող միջադեպը հաճախ սկսվում է պարզ բողոքով՝ «Աշխատանքային գիրքը կարգին է, բայց PDF-ը սխալ է»։ Ամենաարագ լուծումը գալիս է ախտանիշը համապատասխանեցնելով այն ցուցադրման կարգավորումից, որը վերահսկում է այն։
Ավարտված զեկույցը, որը տպագրվում է #REF! կամ #VALUE!, պահանջում է բանաձևերի վերանայում, ոչ թե նոր PDF ընթերցող։ Օգտագործեք Go To Special՝ բանաձևերի սխալներ գտնելու համար, ստուգեք կոտրված հղումները և որոշեք՝ արդյոք անհասանելի արժեքը պետք է մնա տեսանելի։ Որտեղ բացակայող արժեքը ընդունելի է, զգուշորեն կիրառված IFERROR կարող է կանխել սխալի նշանի հայտնվելը վերջնական փաստաթղթում։ Մի թաքցրեք իրական տվյալների խնդիրը միայն PDF-ը մաքուր տեսք ունենալու համար։
Աջ կողմի սյունակը, որը կտրված է լուսանցքում, սովորաբար ցույց է տալիս տպագրության տարածքը կամ մասշտաբավորումը։ Վերաստուգեք ընտրված միջակայքը, հաստատեք, որ աշխատաթերթը սահմանված չէ No Scaling-ի վրա, և ստուգեք լայնությունը Տպագրության նախադիտումում։ Երկրորդ էջում բացակայող վերնագիրը ցույց է տալիս, որ Տպագրության վերնագրեր չեն սահմանվել համապատասխան տողի համար։
Ախտանիշներով լուծումներ
- Ցանցագծեր կամ մեկնաբանություններ հայտնվում են. Բացեք Էջի դասավորություն, ընտրեք Աշխատաթերթ ներդիրը և մաքրեք ցանցագծերի կամ մեկնաբանությունների ընտրանքները, եթե դրանք չեն մտնում նախատեսված զեկույցի մեջ։
- Դատարկ էջ հայտնվում է վերջում. Օգտագործեք Էջի դասավորություն, Տպագրության տարածք և Մաքրել տպագրության տարածքը, ապա նորից սահմանեք միջակայքը։ Մնացորդային ձևաչափումը կամ հին օգտագործված միջակայքը կարող է ստեղծել անսպասելի էջ։
- Ամբողջ աշխատանքային գիրքը արտահանվում է. PDF ընտրանքներում փոխեք շրջանակը Ամբողջ աշխատանքային գիրք-ից Ակտիվ աշխատաթերթ կամ Ընտրված աշխատաթերթեր։
- Գծապատկերը տեղափոխվում է կամ կոտրվում. Ստուգեք օբյեկտի չափը և հատկությունները, ապա ստուգեք էջի ընդմիջումները դրա շուրջ։ Լողացող օբյեկտները միշտ չէ, որ վարվում են ինչպես բջիջները։
- Նոր բացված աշխատանքային գիրքը ցույց է տալիս ուրվական արտեֆակտներ. Պահեք մաքուր պատճեն, վերաբացեք այն և կրկին փորձարկեք արտահանումը մինչև մի քանի անկապ կարգավորումներ փոխելը։
Excel-ը կարող է նաև ձախողվել PDF պահել add-ins-ի, վնասված աշխատանքային գրքի, պաշտպանված կամ տեղեկատվական պաշտպանված բովանդակության, ամպային համաժամացման կողպեքի կամ անվավեր ուղու պատճառով։ Microsoft-ի Excel PDF արտահանման ձախողումների աջակցման քննարկումը ուղղորդում է դեպի գործնական մեկուսացման քայլեր, ինչպիսիք են պատճեն փորձելը, Անվտանգ ռեժիմ օգտագործելը, add-ins անջատելը, տեղանքը փոխելը կամ արտահանել Excel-ի համար վեբով։
Ձևաչափման խորհուրդներ, որոնք գոյատևում են PDF-ի ճանապարհին
Զեկույցը կարող է ճիշտ տեսք ունենալ Excel-ում և այնուամենայնիվ ձախողվել որպես առաքված PDF։ Վերնագիրը կարող է փաթաթվել երկրորդ տողի վրա, ստորագիրը կարող է բացահայտել հին ֆայլի ուղի, կամ բանաձևի սխալը կարող է դառնալ տեսանելի տեքստ։ Վերաբերվեք արտահանմանը որպես վերահսկվող ցուցադրման աշխատանքի։ Կատարեք կարճ նախաթռիչք աշխատանքային գիրքը ավարտելուց հետո, նախքան PDF-ը դառնա պաշտոնական տարբերակը։
Սկսեք վերնագրի ժապավենից։ Սառեցրեք վերին տողը խմբագրման հարմարության համար, ապա կարգավորեք այդ նույն տողը որպես Տպագրության վերնագիր, որպեսզի այն կրկնվի յուրաքանչյուր ցուցադրված էջում։ Ստուգեք ստորագիրը առանձին։ Ավտոմատ ամսաթվերը, ֆայլի ուղիները և աշխատանքային գրքի անունները կարող են հայտնվել սխալ դիրքում, հատկապես երբ վերօգտագործված ձևանմուշը ծառայում է այլ լսարանի։
Հեռացրեք փխրուն դասավորության կախվածությունները
Միաձուլված բջիջները աշխատում են տեսողական պիտակների համար, բայց դրանք կարող են շեղվել էջի սահմանների մոտ և հետագա խմբագրումները դժվարացնել։ Օգտագործեք Center Across Selection վերնագրերի համար, որոնք ձգվում են սյունակների վրա առանց միաձուլված բլոկ ստեղծելու։ Պահեք սյունակների լայնությունները բավականաչափ կոմպակտ՝ դատարկ տարածքը սահմանափակելու համար, մինչդեռ տեղ թողնելով երկար պիտակների և նույնացուցիչների համար։
Նախքան արտահանելը, կայացրեք միտումնավոր որոշումներ դինամիկ բովանդակության մասին.
- Ստատիկ պիտակներ. Փոխակերպեք բանաձևով առաջացած պիտակները արժեքների, երբ ստացողներին անհրաժեշտ է միայն ավարտված ձևակերպումը։
- Թաքնված բովանդակություն. Ցուցադրեք և ստուգեք տողերն ու սյունակները, ապա հեռացրեք կամ բացառեք ամեն ինչ, ինչ չպետք է հասնի լսարանին։
- Պատվերով տառատեսակներ. Օգտագործեք թիրախային միջավայրում տեղադրված տառատեսակներ կամ ներդրեք դրանք համապատասխան փաստաթղթային աշխատանքային հոսքի միջոցով։ Տառատեսակի փոխարինումը կարող է փոխել տողերի փաթաթումը և էջերի քանակը։
- Բանաձևերի արդյունքներ. Թարմացրեք կամ վավերացրեք դինամիկ հղումները նախքան ցուցադրումը, որպեսզի PDF-ն արտացոլի նախատեսված զեկուցման վիճակը։
- Արխիվային պատճեններ. Acrobat-ում օգտագործեք Save As > PDF/A, կամ ընտրեք PDF/A-համապատասխան ընտրանքը Excel-ի կամ Word-ի Save As PDF երկխոսությունում, երբ ֆայլը պետք է աջակցի երկարաժամկետ համապատասխանության արխիվ։
Britannica-ի PDF ձևաչափի ակնարկը տրամադրում է ֆոն ձևաչափի մասին։ PDF/A-ն չի փոխարինում աշխատանքային գրքի ստուգումները, բայց այն կարող է բավարարել արխիվային պահանջը ցուցադրված էջերը տեսողական ստուգում անցնելուց հետո։
Ամեն ինչ միասին դնել կրկնվող աշխատանքային հոսքի մեջ
Հուսալի Excel-ից PDF գործընթացը կարող է կրճատվել հինգ վերահսկվող որոշումների.
- Սահմանեք միջակայքը. Սահմանեք կամ մաքրեք տպագրության տարածքը, որպեսզի միայն նախատեսված բովանդակությունը ցուցադրվի։
- Սահմանեք էջի երկրաչափությունը. Ընտրեք կողմնորոշումը, լուսանցքները, տպագրության վերնագրերը և աշխատաթերթերի կարգը։
- Ընտրեք մասշտաբավորումը. Հարմարեցրեք լայնությունը, հարմարեցրեք աշխատաթերթը կամ օգտագործեք պատվերով մասշտաբավորում ըստ զեկույցի նպատակի։
- Կատարեք նախաթռիչք. Ստուգեք բանաձևերի սխալները, թաքնված բովանդակությունը, գծապատկերի տեղադրումը, էջի ընդմիջումները, վերնագրերը, ստորագրերը և դատարկ էջերը։
- Արտահանեք և ստուգեք. Օգտագործեք հարթակին հատուկ PDF ուղին, բացեք արդյունքը և համեմատեք այն Տպագրության նախադիտման հետ։
Ավտոմատացումը պահանջում է նույն կարգապահությունը։ VBA-ում կամ պլանավորված աշխատանքային հոսքերում արտահանման վարքը կարող է տարբերվել տպիչի առկայությամբ, ֆայլային համակարգի թույլտվություններով, պահման ուղիներով, համաժամացման կողպեքներով և աշխատանքային գրքի վիճակով։ Անկայուն բանաձևերը, ինչպիսիք են NOW() և TODAY(), գնահատվում են փոխակերպման պահին, այնպես որ առանձին արտահանումները կարող են օրինականորեն պարունակել տարբեր ամսաթվեր կամ ժամանակներ։ Սխալ բջիջները նույնպես տպագրվում են որպես տեսանելի տեքստ, եթե աշխատաթերթի մակարդակի սխալների տպագրման վարքը կարգավորված չէ այլ կերպ։ VBA PDF արտահանման ուղեցույցը աջակցում է սերնդի վերաբերվել որպես վերահսկվող ցուցադրման, բացահայտ սխալների մշակմամբ և ֆայլի գոյության ստուգումներով։
Մայրենի Excel արտահանումը ավելի քիչ հարմարավետ է, երբ առանցքային աղյուսակները, լայնածավալ պայմանական ձևաչափումը կամ գծապատկերների աշխատաթերթերը պահանջում են ճշգրիտ վեկտորային դիրքավորում։ Այդպիսի առաքումների համար նվիրված PDF գործիքը կամ տպագրական դրայվերը կարող է ավելի հարմար լինել։ Առևտրային գնահատումներ կառուցող թիմերը կարող են նաև վերանայել սանտեխնիկայի գնահատման ծրագրակազմը, երբ աղյուսակը ավելի մեծ գնահատման աշխատանքային հոսքի միայն մեկ մասն է։
Exayard-ը PDF կամ պատկերային գծագրերը վերածում է քանակների, չափումների և ապրանքանիշավորված գնահատումների, որոնք կարող են արտահանվել Excel կամ PDF, տալով շինարարական թիմերին ավելի կառուցվածքավորված աղբյուր հաճախորդին պատրաստ փաստաթղթերի համար։ Այցելեք Exayard՝ տեսնելու, թե ինչպես է նրա գնահատման աշխատանքային հոսքը կարող նվազեցնել ձեռքով աղյուսակների պատրաստումը, որը հաճախ նախորդում է հուսալի PDF հանձնմանը։