Οι κατάλογοι προϊόντων είναι βιβλιοθήκες υλικών και άλλων τιμολογημένων ειδών για ολόκληρο τον οργανισμό. Τα προϊόντα που προσθέτετε σε έναν κατάλογο είναι διαθέσιμα σε κάθε έργο του οργανισμού σας, οπότε χρειάζεται να ορίσετε τις τιμές μόνο μία φορά. Οι τιμές εργασίας βρίσκονται στη δική τους βιβλιοθήκη. Δείτε Τιμές εργασίας, συνεργεία και εξοπλισμός.

Κάθε κατάλογος είναι μια επώνυμη συλλογή προϊόντων. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κατάλογο ανά προμηθευτή ή έναν ανά ειδικότητα, ό,τι ταιριάζει στη ροή εργασίας σας. Οι κατάλογοι ανήκουν στον οργανισμό σας, όχι σε μεμονωμένα έργα.

Ανοίξτε τη Γνώση από τη στήλη εικονιδίων στο αριστερό άκρο της οθόνης. Η ενότητα Κατάλογοι προϊόντων εμφανίζει κάθε κατάλογο με το όνομά του, κάτω από το Σε χρήση ή το Εκτός χρήσης. Το Exa τιμολογεί τα υλικά από τους καταλόγους που είναι σε χρήση. Κάντε κλικ σε έναν κατάλογο για να ανοίξετε τα προϊόντα του σε έναν πίνακα.

Οι διαχειριστές θέτουν σε χρήση έναν κατάλογο που είναι εκτός χρήσης κάνοντας κλικ στο Προσθήκη δίπλα του. Για να σταματήσει το Exa να χρησιμοποιεί έναν κατάλογο, επιλέξτε Αφαίρεση από το μενού του· ο κατάλογος και τα προϊόντα του διατηρούνται.

Ένας κατάλογος ανά τύπο μπορεί να είναι η Προεπιλογή. Ο προεπιλεγμένος κατάλογος δεν μπορεί να διαγραφεί.

Οι διαχειριστές κάνουν κλικ στο Νέος κατάλογος στην ενότητα Κατάλογοι προϊόντων της σελίδας Γνώση και, στη συνέχεια, εισάγουν ένα όνομα στο παράθυρο Νέος κατάλογος. Ο νέος κατάλογος τίθεται σε χρήση και ανοίγει, έτοιμος να δεχτεί προϊόντα. Για να μετονομάσετε, να δημιουργήσετε αντίγραφο ή να διαγράψετε έναν κατάλογο, ανοίξτε τον και κάντε κλικ στο όνομά του στο επάνω μέρος του πίνακα.

Ανοίξτε έναν κατάλογο και κάντε κλικ στο Προσθήκη προϊόντων στη γραμμή εργαλείων. Το παράθυρο Προσθήκη προϊόντων ανοίγει με μια γραμμή έτοιμη για να πληκτρολογήσετε ένα προϊόν. Κάθε προϊόν έχει πέντε βασικά πεδία:

Κάντε κλικ στο Προσθήκη άλλου προϊόντος για κάθε επιπλέον γραμμή. Το κουμπί στο κάτω μέρος μετρά τις γραμμές σας, για παράδειγμα Προσθήκη 3 προϊόντων, και τις προσθέτει όλες μαζί.

Για να αποφύγετε την πληκτρολόγηση, επικολλήστε έναν τιμοκατάλογο ή μια προσφορά προμηθευτή στο πλαίσιο στο επάνω μέρος του παραθύρου και κάντε κλικ στο Ανάγνωση λίστας. Η AI διαβάζει τα ονόματα προϊόντων, τα κόστη και άλλα πεδία σε γραμμές, ώστε να τα ελέγξετε πριν τα προσθέσετε. Η ανάγνωση μιας λίστας χρησιμοποιεί τη χρήση AI της εταιρείας σας. Αν η χρήση αυτού του μήνα έχει εξαντληθεί, οι διαχειριστές μπορούν να ενεργοποιήσουν την επιπλέον χρήση και τα μέλη μπορούν να ρωτήσουν έναν διαχειριστή.

Κάντε κλικ στο Μεταφόρτωση αρχείου στο κάτω μέρος του παραθύρου Προσθήκη προϊόντων για να φέρετε προϊόντα από ένα αρχείο. Αφήστε επιλεγμένο το Κατάλογος προϊόντων στο Εισαγωγή ως και, στη συνέχεια, αποθέστε ένα αρχείο στην περιοχή μεταφόρτωσης ή κάντε κλικ σε αυτήν για να επιλέξετε ένα. Οι υποστηριζόμενες μορφές είναι CSV, XLSX, PDF και TXT. Κάντε κλικ στο Πληκτρολόγηση προϊόντων αντ’ αυτού για να επιστρέψετε.

Για αρχεία CSV και Excel, το Exayard διαβάζει τις επικεφαλίδες στηλών και τις αντιστοιχίζει αυτόματα στα πεδία προϊόντων. Ένα παράδειγμα τιμής από το αρχείο εμφανίζεται δίπλα σε κάθε πεδίο, ώστε να ελέγξετε την αντιστοίχιση. Αλλάξτε τυχόν λανθασμένη αντιστοίχιση με τα αναπτυσσόμενα μενού των στηλών. Τα Όνομα, Μονάδα μέτρησης και Κόστος ανά μονάδα πρέπει να αντιστοιχιστούν για να μπορέσετε να κάνετε εισαγωγή· τα SKU και Προσαύξηση % είναι προαιρετικά.

Για αρχεία PDF και απλού κειμένου, η AI διαβάζει τα προϊόντα από το έγγραφο. Αυτό καλύπτει αδόμητους τιμοκαταλόγους και προσφορές προμηθευτών που δεν ακολουθούν αυστηρή μορφή πίνακα, και χρησιμοποιεί χρήση AI όπως το Ανάγνωση λίστας. Η εισαγωγή ενός PDF ξεκινά μόλις το επιλέξετε: το παράθυρο κλείνει και τα προϊόντα του εμφανίζονται στον κατάλογο μόλις διαβαστεί το έγγραφο.

Για αρχεία CSV, Excel και κειμένου, επιλέξτε το Έχω δικαίωμα χρήσης αυτών των τιμών (δικές μου, δημόσιες ή αδειοδοτημένες για αυτή τη χρήση) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισαγωγή. Τα προϊόντα προστίθενται στον κατάλογο που έχετε ανοιχτό.

Αν επιλέξετε Τιμοκατάλογος στο Εισαγωγή ως, το αρχείο μεταφορτώνεται ως ένας από τους δικούς σας τιμοκαταλόγους αντί να προστεθεί σε αυτόν τον κατάλογο. Οι δικοί σας τιμοκατάλογοι χρησιμοποιούνται πρώτοι όταν τιμολογούνται οι γραμμές σας.

Ένας κατάλογος με την ένδειξη Πρόχειρο περιέχει εισαγόμενα προϊόντα που περιμένουν έλεγχο. Κάντε κλικ στο Έγκριση στο πλαίσιο στο επάνω μέρος του και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διατήρηση ξεχωριστά για να γίνει ενεργός κατάλογος ή Συγχώνευση σε... για να μεταφέρετε τα προϊόντα του σε άλλον κατάλογο.

Κάντε κλικ σε ένα κελί του πίνακα προϊόντων και αρχίστε να πληκτρολογείτε για να αντικαταστήσετε την τιμή του. Για να αλλάξετε το υπάρχον περιεχόμενο, κάντε διπλό κλικ στο κελί ή πατήστε Enter. Οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα.

Για να δείτε όλα τα πεδία ενός προϊόντος μαζί, κάντε κλικ στο μολύβι στο τέλος της γραμμής του. Ανοίγει το παράθυρο Επεξεργασία προϊόντος, όπου μπορείτε να αλλάξετε οποιοδήποτε πεδίο και να κάνετε κλικ στο Αποθήκευση ή να κάνετε κλικ στο Διαγραφή για να διαγράψετε το προϊόν.

Για να διαγράψετε πολλά προϊόντα μαζί, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα τους και κάντε κλικ στο Διαγραφή στη γραμμή εργαλείων.

Όταν προσθέτετε μια γραμμή σε ένα σύμβολο προμέτρησης, μπορείτε να τη συνδέσετε με ένα προϊόν από τους καταλόγους σας επιλέγοντας το προϊόν στο πεδίο Όνομα της γραμμής. Η σύνδεση αντιγράφει στη γραμμή το SKU, το κόστος ανά μονάδα, το νόμισμα, τη μονάδα μέτρησης και το ποσοστό προσαύξησης του προϊόντος όπως είναι εκείνη τη στιγμή, και η γραμμή εμφανίζει το όνομα του προϊόντος. Η μεταγενέστερη αλλαγή αυτών των τιμών στον κατάλογο δεν αλλάζει τις γραμμές που είναι ήδη συνδεδεμένες με το προϊόν.

Μπορείτε να αλλάξετε το SKU, το κόστος, τη μονάδα ή την προσαύξηση σε μια γραμμή χωρίς να διακόψετε τη σύνδεση. Αυτό είναι χρήσιμο όταν ένα έργο απαιτεί μια εφάπαξ προσαρμογή τιμής. Αν πληκτρολογήσετε διαφορετικό όνομα στο πεδίο Όνομα, το προϊόν αποσυνδέεται.

Αν τα ενσωματωμένα πεδία δεν αρκούν, ο οργανισμός σας μπορεί να ορίσει προσαρμοσμένες ιδιότητες για τα προϊόντα στις Ρυθμίσεις. Τα προσαρμοσμένα πεδία (όπως προμηθευτής, χρόνος παράδοσης ή χρώμα) εμφανίζονται δίπλα στα τυπικά πεδία στη φόρμα προϊόντος και στις στήλες του πίνακα. Δείτε Προσαρμοσμένες ιδιότητες για λεπτομέρειες ρύθμισης.