Documenten zijn opgemaakte tekstbestanden die je binnen een project schrijft. Gebruik ze voor offertes, meerwerkopdrachten, informatieverzoeken, dagrapporten en al het andere bouwpapierwerk. Elk document opent in een schermvullende editor met opmaak, tabellen, afbeeldingen en links.

Open het menu + (Toevoegen) in de bestandsverkenner en kies Nieuw document. Dit maakt een leeg document en opent de editor meteen. Nieuwe documenten heten Naamloos totdat je ze hernoemt.

Klik op de naam in de kop van de editor om het actiemenu te openen en het document te hernoemen, verplaatsen of verwijderen.

Elk sjabloon geeft je meteen de juiste koppen, velden en tabellen voor een veelvoorkomende bouwtaak. Kies er een bij het maken van een document in plaats van de indeling zelf op te bouwen.

De editor ondersteunt koppen, vet- en cursiefgedrukte tekst, lijsten, tabellen, afbeeldingen en links. Gebruik de knoppen Ongedaan maken en Opnieuw in de kop om terug en vooruit te stappen door je wijzigingen.

Je werk wordt automatisch opgeslagen terwijl je typt, dus er is geen opslaanknop. Wijzigingen worden ook opgeslagen wanneer je het document sluit.

Documenten ondersteunen realtime samenwerking. Wanneer collega's hetzelfde document openen, verschijnen hun wijzigingen live en blijft iedereen synchroon. De naam van elke persoon verschijnt terwijl die werkt.

Nieuwe documenten zijn privé voor je organisatie, inclusief de offertes en begrotingen die de AI-assistent voor je schrijft. Niemand buiten je team kan er een openen totdat je hem zelf deelt.

Klik op Delen in de kop van de editor om het deelpaneel te openen. Zet Delen via link aan om een openbare link te genereren. Iedereen met de link kan het document bekijken zonder in te loggen, maar kan het niet bewerken. Klik op de kopieerknop naast de link om die op je klembord te zetten.

Zet de schakelaar uit om de link te sluiten. Het document gaat direct niet meer open voor iedereen buiten je team, maar het linkadres blijft aan het document verbonden. Als je het delen weer aanzet, wordt datzelfde adres opnieuw gebruikt in plaats van een nieuw adres uit te geven, dus iedereen die de oude link had bewaard, kan het document weer openen.

In de bestandsverkenner markeert een badge Gedeeld elk document dat op dit moment toegankelijk is voor iedereen met de link. Als je het project mag bewerken, klik je op de badge om het delen te stoppen zonder het document te openen.

Het enige document dat meteen gedeeld start, is een begroting die een bezoeker via de widget op je website aanvraagt. Die bezoeker heeft geen account, dus de link is zijn enige manier om de gevraagde begroting te lezen. Zet hem uit in het deelpaneel, net als bij elk ander document.

Offertedocumenten hebben extra klantgerichte functies boven op de basisfuncties voor delen hierboven. Je kunt een offerte versturen via een deellink of e-mail, bijhouden wanneer klanten hem bekijken, bepalen welke prijzen ze zien en een vervaldatum instellen; zie Offertes delen en versturen. Klanten kunnen de offerte op de deelpagina accepteren en ondertekenen, of met een reden afwijzen; zie Handtekeningen van klanten. Je kunt ook optionele extra's aanbieden die de klant kiest voor het ondertekenen; zie Klantopties.

Klik op Downloaden in de kop van de editor en kies Word om het document als .docx-bestand te exporteren. Het bestand wordt naar je computer gedownload met behoud van je opmaak, klaar om te openen in Microsoft Word.

Wanneer de AI-assistent een offerte of begroting voor je schrijft, voegt hij markeringen als [1] in de tekst toe bij cijfers die hij uit je kennisbankbestanden haalt. Aan het einde van het document verschijnt een bijbehorend onderdeel Bronnen.

Klik op een markering [1] in de tekst om naar de bijbehorende bronvermelding te springen. Klik op de vermelding om het aangehaalde bestand in een zijpaneel te openen, zodat je precies kunt nagaan waar een getal vandaan komt. Meer over de kennisbank lees je in De AI-assistent gebruiken.