Klanten kunnen een offerte accepteren en ondertekenen — of afwijzen — rechtstreeks op de deelpagina, zonder account. Het resultaat bereikt je via een melding en een e-mail, en het exacte document dat ze hebben ondertekend blijft bewaard.

Onder de inhoud van de offerte toont de deelpagina een kaart Offerte accepteren. De klant vult zijn naam in en ondertekent daarna op een van twee manieren via de tabbladen Typen en Tekenen: door zijn naam als handtekening te typen, of door er een te tekenen met de muis of vinger. Bij beide staat dezelfde notitie: door te accepteren gaan ze ermee akkoord dat de handtekening juridisch gelijkstaat aan een handgeschreven handtekening.

Met een knop Afdrukken of opslaan als PDF bovenaan de pagina kan de klant een kopie bewaren. Na acceptatie bevat de opgeslagen kopie ook de acceptatieregistratie en de handtekening.

Wanneer de klant op Offerte accepteren klikt, vervangt een groene banner het formulier: "Geaccepteerd door {name} op {date}", met zijn handtekening. Acceptatie is definitief — de eerste handtekening telt, een latere bezoeker kan niet opnieuw tekenen of afwijzen, en de prijsinstellingen van de offerte (korting, exact totaal, vervaldatum) worden aan jouw kant vergrendeld.

Onder de acceptatiekaart staat een minder opvallende link Afwijzen. De klant kan een optionele reden toevoegen voordat hij bevestigt met Offerte afwijzen.

Afwijzen vergrendelt de offerte nooit. De pagina toont "Afgewezen door {name} op {date}" met de notitie "Van gedachten veranderd? Je kunt hieronder alsnog accepteren." — de acceptatiekaart blijft beschikbaar, en een latere acceptatie gaat boven de afwijzing. De reden van afwijzing is alleen zichtbaar voor je team, nooit voor andere bezoekers van de link.

Beide uitkomsten melden zich direct bij je, in de app en per e-mail: Je offerte is geaccepteerd of Je offerte is afgewezen. Het afwijzingsbericht bevat de reden van de klant als die er een heeft gegeven. Deze e-mails worden altijd verstuurd — ze worden niet beïnvloed door de meldingsinstellingen.

In de documenteditor verschijnt een badge Geaccepteerd of Afgewezen in de kop. Klik erop voor de details: wie heeft getekend, wanneer, de handtekening zelf, of het een getypte of met de hand getekende handtekening was, en eventuele opties die de klant heeft geselecteerd (zie Klantopties).

In de bestandsverkenner verschijnt dezelfde status als een kleine groene of oranje chip op het document, met de naam en het tijdstip in de tooltip.

De acceptatieregistratie bewaart de naam van de klant, het tijdstip, de manier van ondertekenen en de handtekening zelf. Op het moment van acceptatie bewaart Exayard ook een kopie van het exacte document dat de klant heeft ondertekend in de versiegeschiedenis, aangeduid als de ondertekende momentopname — latere bewerkingen van de offerte raken die nooit aan.

Voor het controlespoor wordt het IP-adres van de ondertekenaar alleen als cryptografische hash opgeslagen, nooit als het ruwe adres.