A caixa de diálogo de impressão dá-lhe controlo sobre a forma como as folhas de cálculo aparecem no papel ou em PDF. Pode personalizar o tamanho do papel, orientação, margens, escala e cabeçalhos para criar documentos profissionais.

Clique em Imprimir na barra de ferramentas ou prima Cmd+P (Mac) ou Ctrl+P (Windows). Pode também aceder através de Descarregar > PDF, que abre a mesma caixa de diálogo no modo PDF com Descarregar PDF como ação principal. A caixa de diálogo mostra miniaturas das páginas à esquerda, uma pré-visualização ao vivo no centro e definições à direita.

Escolha entre os tamanhos de papel Letter, A4, Legal ou Tabloid. Defina a orientação para Retrato ou Paisagem consoante os dados forem altos ou largos. As margens podem ser Normal (0.75"), Larga (1"), Estreita (0.5") ou Personalizada com valores individuais para topo, base, esquerda e direita.

A secção Escala determina como o conteúdo se ajusta à página. Tamanho Real (100%) imprime em escala total. Ajustar à Largura escala o conteúdo para corresponder à largura da página, abrangendo várias páginas verticalmente se necessário. Ajustar à Altura faz o oposto. Ajustar à Página reduz tudo para uma única página por folha. Personalizada permite definir qualquer percentagem entre 10% e 200%.

A Área de impressão controla o que é impresso. Escolha Folha atual apenas para a folha ativa, ou Apenas a seleção para as células selecionadas. Quando a folha de cálculo tem várias folhas, aparece a opção Todas as folhas para incluir todas as folhas num único documento.

Utilize Apenas a seleção quando precisar de imprimir uma gama específica sem os dados envolventes.

Ative Mostrar linhas de grelha para adicionar ou remover as bordas das células da saída. Se a folha de cálculo tiver linhas ou colunas congeladas, ative Repetir linhas congeladas em cada página ou Repetir colunas congeladas em cada página para que essas etiquetas apareçam em todas as páginas de impressões multipágina.

O Alinhamento horizontal e o Alinhamento vertical posicionam o conteúdo dentro de cada página. Escolha entre esquerda, centro ou direita para o horizontal, e topo, centro ou base para o vertical.

Os Cabeçalhos e rodapés adicionam texto ao topo e à base de todas as páginas. Clique em Editar junto a qualquer um para abrir uma caixa de diálogo com campos Esquerda, Centro e Direita. Insira variáveis clicando nos botões para PAGE, PAGES, DATE, TIME, DATETIME, SHEET ou WORKBOOK. Estes inserem tokens como &[Page] que são resolvidos durante a impressão.

O rodapé predefinido é &[Page] of &[Pages], que é apresentado como "1 de 5" na primeira página de um documento de cinco páginas.

Quando terminar a configuração, clique em Imprimir para enviar o documento para a impressora ou Descarregar PDF para guardar um ficheiro. Ambos os botões estão disponíveis independentemente da forma como abriu a caixa de diálogo. As suas definições são guardadas automaticamente e reutilizadas da próxima vez que imprimir esta folha de cálculo.