Пропозиція потрапляє до вашого клієнта через посилання спільного доступу — приватну URL-адресу, яку будь-хто може відкрити без входу в систему. Пропозиції відкриваються для доступу так само, як і будь-які інші документи (див. Документи та шаблони), але мають власні додаткові елементи керування: клієнтське подання цін, відстеження переглядів, надсилання поштою та дату завершення дії. Усі вони розташовані у спливних вікнах Share і Client view у заголовку редактора.
Посилання спільного доступу
Натисніть Share у заголовку редактора та ввімкніть Share via link. Будь-хто з цим посиланням може переглянути пропозицію, а на пропозиціях також прийняти або відхилити її (див. Підписи клієнтів). Вимкніть перемикач, щоб закрити посилання для всіх поза вашою командою.
Сторінка спільного доступу показує назву та логотип вашої організації над пропозицією. На безкоштовному тарифі вона також містить невеликий підпис Made with Exayard; на будь-якому платному тарифі цей підпис прибрано.
Вибір того, що бачать клієнти
Натисніть Client view у заголовку редактора, щоб керувати розкриттям цін:
Налаштування | Що бачить клієнт |
Hide unit prices | Позиції кошторису з кількостями та підсумками рядків, але без розцінок за одиницю |
Show totals only | Лише проміжні підсумки та підсумок пропозиції — таблиці позицій згортаються |
Приховані числа вилучаються ще до надсилання сторінки клієнту — вони не просто сховані візуально. Ваше власне подання ніколи не змінюється. У тому самому спливному вікні є клієнтська Discount і перевизначення Exact total; обидва блокуються, щойно пропозицію прийнято.
Відстеження переглядів
Коли спільний доступ увімкнено, у спливному вікні Share з'являється розділ Views: скільки разів пропозицію переглянули, коли її переглядали востаннє та найновіші відвідування. Повторні відвідування протягом 30 хвилин рахуються як один перегляд.
Кожен новий перегляд також надсилає вам сповіщення в застосунку (Your bid was viewed). Найперший перегляд додатково надсилає вам лист, що керується налаштуванням Bid viewed у налаштуваннях сповіщень.
Якщо спільну пропозицію не переглянули протягом 3 днів, ви отримаєте одноразове нагадування-сповіщення та лист (Your bid has not been viewed), що керується налаштуванням Bid not viewed. Нагадування автоматично пропускається, якщо за цей час пропозицію переглянули, прийняли, відхилили або її строк дії минув.
Надсилання пропозиції поштою
Натисніть Email this bid у спливному вікні Share, щоб надіслати посилання напряму. Введіть до 10 адрес одержувачів, додайте необов'язкове особисте повідомлення й позначте Send me a copy, щоб отримати такий самий лист самому.
Лист містить ваше повідомлення, посилання спільного доступу та ваше ім'я. Відповіді надходять на вашу електронну адресу, ніколи не до AI-асистента. Після надсилання спливне вікно показує підсумок на кшталт «Sent to 3 recipients» із часом останнього надсилання. Якщо одержувач відписався від листів Exayard, надсилання пропускається, і спливне вікно повідомляє про це, а не зараховує його.
Для надсилання потрібно, щоб спільний доступ був увімкнений, і воно неможливе для пропозицій із простроченим строком дії чи вже прийнятих.
Дати завершення дії
Задайте дату в полі Expiration спливного вікна Share, щоб установити кінцевий строк пропозиції. Пропозиція лишається чинною до кінця обраного дня; натисніть Clear, щоб прибрати дату.
Завершення дії припиняє пропозицію, а не доступ: посилання й далі відкривається після цієї дати, але сторінка показує «This proposal expired on …», а дії прийняття та відхилення зникають. Продовжте або приберіть дату, щоб відновити пропозицію. Щойно пропозицію прийнято, поле завершення дії блокується.