Tài liệu là các tệp văn bản có định dạng mà bạn soạn ngay trong một dự án. Hãy dùng chúng cho hồ sơ dự thầu, lệnh thay đổi, RFI, nhật ký công trường và mọi giấy tờ xây dựng khác. Mỗi tài liệu mở ra trong một trình soạn thảo toàn trang với định dạng, bảng, hình ảnh và liên kết.

Mở menu + (Add) trong trình quản lý tệp và chọn New document. Thao tác này tạo một tài liệu trống và mở trình soạn thảo ngay lập tức. Tài liệu mới được đặt tên là Untitled cho đến khi bạn đổi tên.

Để đổi tên, di chuyển hoặc xóa một tài liệu, hãy nhấp vào tên của nó trên phần đầu trình soạn thảo để mở menu thao tác.

Mỗi mẫu cho bạn sẵn các tiêu đề, trường và bảng phù hợp với một công việc xây dựng phổ biến. Hãy chọn một mẫu khi tạo tài liệu thay vì tự dựng bố cục.

Trình soạn thảo hỗ trợ tiêu đề, chữ in đậm và in nghiêng, danh sách, bảng, hình ảnh và liên kết. Dùng nút Undo và Redo trên phần đầu để lùi lại hoặc tiến tới trong các thay đổi của bạn.

Công việc của bạn được lưu tự động khi bạn gõ, nên không có nút Lưu. Các chỉnh sửa cũng được lưu khi bạn đóng tài liệu.

Tài liệu hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực. Khi đồng nghiệp cùng mở một tài liệu, các chỉnh sửa của họ hiện ra ngay và mọi người luôn đồng bộ. Tên của từng người sẽ hiển thị khi họ làm việc.

Tài liệu mới ở chế độ riêng tư trong tổ chức của bạn, bao gồm cả các hồ sơ dự thầu và dự toán do trợ lý AI soạn cho bạn. Không ai bên ngoài đội ngũ của bạn mở được cho đến khi chính bạn chia sẻ.

Nhấp Share trên phần đầu trình soạn thảo để mở bảng chia sẻ. Bật Share via link để tạo một liên kết công khai. Bất kỳ ai có liên kết đều xem được tài liệu mà không cần đăng nhập, nhưng họ không chỉnh sửa được. Nhấp nút sao chép bên cạnh liên kết để đưa nó vào bộ nhớ tạm.

Tắt công tắc để đóng liên kết. Tài liệu lập tức ngừng mở được với mọi người bên ngoài đội ngũ của bạn, nhưng địa chỉ liên kết vẫn được giữ trên tài liệu. Việc bật chia sẻ trở lại sẽ dùng lại chính địa chỉ đó thay vì cấp một địa chỉ mới, nên bất kỳ ai đã lưu liên kết cũ đều mở lại được tài liệu.

Trong trình quản lý tệp, huy hiệu Shared đánh dấu mọi tài liệu hiện đang mở với bất kỳ ai có liên kết. Nếu bạn có quyền chỉnh sửa dự án, hãy nhấp vào huy hiệu để ngừng chia sẻ mà không cần mở tài liệu.

Tài liệu duy nhất được chia sẻ ngay từ đầu là bản dự toán mà một khách truy cập yêu cầu qua widget trên trang web của bạn. Khách truy cập đó không có tài khoản, nên liên kết là cách duy nhất để họ đọc bản dự toán mình đã hỏi. Bạn có thể tắt chia sẻ trong bảng chia sẻ như với mọi tài liệu khác.

Hồ sơ dự thầu mang thêm các tính năng hướng đến khách hàng ngoài phần chia sẻ cơ bản ở trên. Bạn có thể gửi hồ sơ dự thầu bằng liên kết chia sẻ hoặc qua email, theo dõi thời điểm khách hàng xem, kiểm soát những mức giá họ nhìn thấy, và đặt ngày hết hạn; xem Chia sẻ và gửi hồ sơ dự thầu. Khách hàng có thể chấp nhận và ký hồ sơ trên trang chia sẻ, hoặc từ chối kèm lý do; xem Chữ ký của khách hàng. Bạn cũng có thể đưa ra các hạng mục bổ sung tùy chọn để khách hàng chọn trước khi ký; xem Tùy chọn cho khách hàng.

Nhấp Download trên phần đầu trình soạn thảo và chọn Word để xuất tài liệu thành tệp .docx. Tệp sẽ tải về máy tính của bạn với định dạng nguyên vẹn, sẵn sàng mở trong Microsoft Word.

Khi trợ lý AI soạn một hồ sơ dự thầu hoặc bản dự toán cho bạn, nó chèn các dấu trích dẫn nội dòng như [1] cho mọi con số nó lấy từ các tệp trong cơ sở tri thức của bạn. Một mục References tương ứng sẽ xuất hiện ở cuối tài liệu.

Nhấp vào một dấu [1] nội dòng để nhảy đến mục tham chiếu của nó. Nhấp vào mục đó để mở tệp được trích dẫn trong một bảng bên, giúp bạn kiểm chứng chính xác một con số đến từ đâu. Để tìm hiểu thêm về cơ sở tri thức, xem Sử dụng trợ lý AI.