Hồ sơ dự thầu đến với khách hàng của bạn qua liên kết chia sẻ của nó — một URL riêng tư mà ai cũng mở được không cần đăng nhập. Hồ sơ dự thầu được chia sẻ như mọi tài liệu khác (xem Tài liệu và mẫu), nhưng chúng có thêm các tính năng riêng: chế độ xem giá dành cho khách hàng, theo dõi lượt xem, gửi qua email, và ngày hết hạn. Tất cả đều nằm trong các hộp thoại Share và Client view trên phần đầu trình soạn thảo.
Liên kết chia sẻ
Nhấp Share trên phần đầu trình soạn thảo và bật Share via link. Bất kỳ ai có liên kết đều xem được hồ sơ dự thầu, và với hồ sơ dự thầu, họ còn có thể chấp nhận hoặc từ chối (xem Chữ ký của khách hàng). Tắt công tắc để đóng liên kết với mọi người bên ngoài đội ngũ của bạn.
Trang được chia sẻ hiển thị tên và logo tổ chức của bạn phía trên hồ sơ dự thầu. Ở gói miễn phí, trang còn mang một chân trang nhỏ Made with Exayard; ở bất kỳ gói trả phí nào, chân trang đó được gỡ bỏ.
Chọn những gì khách hàng nhìn thấy
Nhấp Client view trên phần đầu trình soạn thảo để kiểm soát mức độ tiết lộ giá:
Thiết lập | Khách hàng nhìn thấy gì |
Hide unit prices | Các hạng mục kèm khối lượng và thành tiền, nhưng không có đơn giá |
Show totals only | Chỉ các tổng phụ và tổng cộng của hồ sơ — bảng hạng mục được thu gọn |
Những con số bị ẩn sẽ được loại bỏ trước khi trang được gửi đến khách hàng — chúng không chỉ bị che đi về mặt hiển thị. Chế độ xem của riêng bạn không hề thay đổi. Cũng trong hộp thoại đó có phần Discount dành cho khách hàng và mục ghi đè Exact total; cả hai đều bị khóa khi hồ sơ dự thầu được chấp nhận.
Theo dõi lượt xem
Khi đã bật chia sẻ, mục Views sẽ xuất hiện trong hộp thoại Share: hồ sơ dự thầu đã được xem bao nhiêu lần, lần xem gần nhất là khi nào, và các lượt truy cập gần đây nhất. Các lượt xem lặp lại trong vòng 30 phút được tính là một lượt.
Mỗi lượt xem mới cũng gửi cho bạn một thông báo trong ứng dụng (Your bid was viewed). Riêng lượt xem đầu tiên còn gửi thêm cho bạn một email, được điều khiển bởi thiết lập Bid viewed trong cài đặt thông báo.
Nếu một hồ sơ dự thầu đã chia sẻ vẫn chưa được xem sau 3 ngày, bạn sẽ nhận một thông báo nhắc nhở và email một lần duy nhất (Your bid has not been viewed), được điều khiển bởi thiết lập Bid not viewed. Lời nhắc sẽ tự động được bỏ qua nếu trong thời gian đó hồ sơ đã được xem, chấp nhận, từ chối hoặc hết hạn.
Gửi hồ sơ dự thầu qua email
Nhấp Email this bid trong hộp thoại Share để gửi liên kết trực tiếp. Nhập tối đa 10 địa chỉ người nhận, thêm một lời nhắn cá nhân tùy chọn, và đánh dấu Send me a copy để tự nhận cùng email đó.
Email chứa lời nhắn của bạn, liên kết chia sẻ và tên bạn. Thư trả lời sẽ đi đến địa chỉ email của bạn — không bao giờ đến trợ lý AI. Sau khi gửi, hộp thoại hiển thị bản tóm tắt như "Sent to 3 recipients" kèm thời điểm gửi gần nhất. Nếu một người nhận đã hủy đăng ký nhận email từ Exayard, lượt gửi đó sẽ bị bỏ qua và hộp thoại nói rõ điều này thay vì tính nó vào.
Việc gửi yêu cầu chia sẻ phải đang bật, và sẽ bị từ chối với các hồ sơ dự thầu đã hết hạn hoặc đã được chấp nhận.
Ngày hết hạn
Đặt một ngày vào trường Expiration trong hộp thoại Share để đặt thời hạn cho lời chào giá. Hồ sơ dự thầu vẫn còn hiệu lực đến hết ngày được chọn; nhấp Clear để gỡ bỏ.
Hết hạn là kết thúc lời chào giá, không phải kết thúc quyền truy cập: liên kết vẫn mở được sau ngày đó, nhưng trang sẽ hiển thị "This proposal expired on …" và các thao tác chấp nhận, từ chối sẽ biến mất. Hãy gia hạn hoặc xóa ngày hết hạn để mở lại lời chào giá. Khi một hồ sơ dự thầu đã được chấp nhận, trường ngày hết hạn sẽ bị khóa.