客戶不需要帳戶,就能直接在投標的共用頁面上接受並簽署,或拒絕它。結果會以通知與電子郵件送達您手中,而他們簽署的那份確切文件也會被保存下來。
客戶會看到什麼
在投標內容下方,共用頁面會顯示一張接受提案卡片。客戶輸入姓名,然後透過輸入與手寫分頁以兩種方式之一簽名:將姓名打成簽名,或用滑鼠或手指畫出簽名。兩者都附有相同的說明:一旦接受,即表示同意該簽名具有與親筆簽名同等的法律效力。
頁面頂端的列印或另存為 PDF 按鈕,讓客戶可以保留一份副本。接受之後,儲存的副本會包含接受記錄與簽名。
接受
當客戶按下接受提案時,一個綠色橫幅會取代表單:「由 {name} 於 {date} 接受」,並附上其簽名。接受是最終確定的,第一個簽名即為定案,之後的訪客無法再次簽署或拒絕,而投標的定價控制項(折扣、精確總價、到期)也會在您這端鎖定。
拒絕
接受卡片下方有一個比較低調的拒絕連結。客戶可以先加入選填的理由,再按拒絕提案確認。
拒絕絕不會鎖定投標。頁面會顯示「由 {name} 於 {date} 拒絕」,並附上「改變主意了嗎?您仍可在下方接受。」的說明,接受卡片仍然可用,而之後的接受會覆蓋先前的拒絕。拒絕理由僅您的團隊看得到,其他持有連結的訪客一律看不到。
您會收到什麼
兩種結果都會立即以應用程式內通知與電子郵件通知您:您的投標已被接受或您的投標已被拒絕。拒絕訊息會包含客戶所給的理由(如果有的話)。這些郵件一律會寄出,不受通知設定影響。
結果顯示在哪裡
在文件編輯器中,標頭會出現已接受或已拒絕標記。按一下即可查看細節:由誰簽署、何時簽署、簽名本身、簽名是打字輸入還是手寫,以及客戶所選的任何選配(請參閱客戶選配)。
在檔案總管中,同樣的狀態會以文件上一個綠色或琥珀色的小標籤呈現,其提示文字中會顯示姓名與時間。
會記錄下什麼
接受記錄會儲存客戶的姓名、時間、簽名方式與簽名本身。在接受的當下,Exayard 也會將客戶簽署的那份確切文件副本存入版本記錄,並標示為已簽署的快照,日後對投標的編輯絕不會動到它。
為了稽核軌跡,簽署者的 IP 位址只會以密碼學雜湊形式儲存,絕不會儲存原始位址。
