Algemene voorwaarden en projectoverhead

Elk item van de algemene voorwaarden valt onder een van drie grondslagen, en het kiezen van de juiste is de belangrijkste beslissing in dit domein. Een vaste post zijn kosten die eenmalig worden gemaakt, ongeacht hoe lang de klus duurt. RICS NRM2 definieert dit als werk waarvan de kosten geacht worden onafhankelijk te zijn van de looptijd. Mobilisatie, het inrichten van de bouwplaatskeet, het aanvoeren van de kraan, de eindschoonmaak en demobilisatie zijn vast. De eenheid is een post (een vast bedrag) of een aantal. Een tijdgebonden post loopt op per tijdseenheid zolang de klus duurt. NRM2 definieert dit als een post waarvan de kosten afhangen van de looptijd. Toezicht, kantoorhuur, tijdelijk stroomverbruik, hek- en toilethuur en wekelijkse schoonmaak lopen op deze manier op. De eenheid is de week in het Verenigd Koninkrijk en Australië, en de maand of dag in de Verenigde Staten.

De derde grondslag is een percentage van de werkkosten. Voor het begroten in een vroeg stadium wordt het hele preliminaries-blok als één enkel percentage van het gemeten werk meegenomen in plaats van gespecificeerd. RICS NRM1 formaliseert deze methode. De methode is goed gedefinieerd, maar het percentage zelf is een conventie in de branche, geen norm. In de Amerikaanse commerciële praktijk wordt Division 01 doorgaans in een bandbreedte van 5 tot 15 procent gehanteerd, waarbij voor grote projecten vaak cijfers rond de 9 tot 10 procent worden genoemd, maar geen neutrale norm legt het getal vast.

Een correcte takeoff houdt deze gescheiden. Het offertebedrag (gespecificeerd vast plus tijdgebonden), het vroege-begrotingsbedrag (een percentage) en het vertragingsclaimbedrag (alleen tijdgebonden, nooit de vaste mobilisatie) zijn drie verschillende getallen voor hetzelfde project.

RICS NRM2 splitst de preliminaries van de hoofdovereenkomst in twee kostenplaatsen. De eerste zijn de eisen van de opdrachtgever: zaken die de klant oplegt, zoals specifieke verzekeringen, met naam genoemd bouwplaatspersoneel, bepaalde tijdelijke werken en eisen rond oplevering en overdracht. De tweede zijn de kostenposten van de hoofdaannemer: de eigen lopende kosten van de aannemer. Het scheiden van beide is van belang voor het toewijzen van de kostenverantwoordelijkheid en voor het beprijzen van meerwerk.

De lijst van de hoofdaannemer is de canonieke checklist. Deze omvat management en personeel; bouwplaatsinrichting (kantoren, welzijnsunits, schuttingen, hekwerk, poorten, bewegwijzering); tijdelijke voorzieningen (stroom, water, telecom, verlichting); beveiliging; veiligheid en milieubescherming; gemeenschappelijk gebruikt mechanisch materieel zoals kranen en hijswerktuigen; gemeenschappelijk gebruikte tijdelijke werken zoals gedeelde steigers en toegangen; bouwplaatsregistraties; oplevering en na-oplevering; schoonmaak; leges en heffingen; en verzekeringen, garantiestellingen, garanties en waarborgen. De Amerikaanse Division 01, en AIA A201 als overkoepelend contractdocument voor algemene voorwaarden, dekken hetzelfde terrein onder kopjes als projectmanagement, toezicht, mobilisatie, tijdelijke voorzieningen en controles, beproeving en afronding, simpelweg zonder de formele splitsing in twee kostenplaatsen.

Een handvol items komt werkelijk als hoeveelheid van het bouwplaats- of logistiekplan. Tijdelijke schuttingen en hekwerk komen het dichtst in de buurt van een conventionele lengtemeting. NRM2 meet perimeterschuttingen en hekwerk in meters langs de tijdelijke bouwplaatsgrens, waarbij toegangspoorten in aantal worden geteld. De lijn volgt de tijdelijke grens, niet een permanente eigendomsgrens, en poorten worden geteld in plaats van afgetrokken, omdat aan beide zijden nog een paal of frame nodig is. Een vaste montage en demontage wordt beprijsd boven op een tijdgebonden huur. Tijdelijke wegen, opslagterreinen en verharding worden gemeten als oppervlak tot de buitenrand van het tijdelijke oppervlak, en beprijsd als een vaste aanleg-en-verwijdering plus een tijdgebonden onderhoudspost.

Bouwafval wordt afgeleid uit een volume in plaats van getekend. Afval bij nieuwbouw bedraagt ruwweg 4 tot 6 pond per vierkante voet afgewerkt oppervlak, bij renovatie ruwweg 2 tot 4 pond, en bij sloop 50 pond per vierkante voet of meer; gemengd bouw- en sloopafval rekent om tegen ruwweg 400 tot 500 pond per kubieke yard, waarbij gemeten overheidstabellen (FEMA 329 en de EPA-omrekeningsfactoren van volume naar gewicht) de methode verankeren. Deze waarden zijn begrotingsconventies met grote spreiding die per samenstelling varieert. Het afvalvolume wordt vervolgens gedeeld door de containercapaciteit en een vulfactor, naar boven afgerond, en vermenigvuldigd met het aantal wisselingen gedurende het project om het aantal containerafvoeren te verkrijgen.

Tijdelijke toiletten zijn een aantal dat wordt bepaald door de piekbezetting en wordt vastgelegd door regelgeving. In de Verenigde Staten stelt OSHA 29 CFR 1926.51(c) Tabel D-1 het minimum vast: 20 werknemers of minder vereisen één voorziening; boven de 20, één zitting en één urinoir per 40 werknemers; boven de 200, één per 50. Het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie werken met andere welzijnsregels. CDM 2015 is prestatiegericht (geschikt en toereikend), en BS 6465-1:2006 geeft een bouwplaatsbenchmark van ruwweg één toilet per 7 werknemers waar mobiele units wekelijks worden onderhouden, wat de bouwplaatsschaal is en niet de verhouding voor algemene werkplekken. Milieucontroles komen van het erosieplan. In de Verenigde Staten is een plan ter voorkoming van vervuiling door regenwater (SWPPP) vereist bij grondverstoring van één acre of meer onder de EPA NPDES Construction General Permit. Slibschermen worden gemeten als lengte, inlaatbescherming en gestabiliseerde toegangen per aantal, en verstoorde grond per oppervlak, waarbij de aanleg vast is en inspectie en onderhoud tijdgebonden.

Omdat de tijdgebonden categorie de algemene voorwaarden domineert, is de projectlooptijd de meest bepalende invoerwaarde in dit domein. Een verkeerde looptijd schaalt elke tijdgebonden regel (toezicht, kantoor, hekhuur, stroom, schoonmaak) met dezelfde fout, dus het zou een expliciete instelling moeten zijn in plaats van iets dat verstopt zit in een tarief. Het wordt normaal gesproken afgelezen van de bouwplanning op basis van het kritieke pad, in weken of maanden. Waar nog geen planning bestaat, kan het worden teruggerekend uit de totale arbeidsuren en de ploeggrootte, en bij openbare werken en wegenbouw wordt het vaak vastgelegd als contracttijd.

Tijdgebonden huur en toezicht worden volgens de kalender betaald, maar productiviteitsduren worden in werkdagen berekend, dus een omrekenfactor overbrugt het gat van weekenden, feestdagen en weer. Een typische 5-daagse werkweek rekent om tegen ruwweg 1,15 tot 1,25 keer, en een 6-daagse werkweek tegen ruwweg 1,08 tot 1,15 keer. Het rekenkundige plafond voor een 5-daagse werkweek met alleen weekenden en zonder toeslag voor feestdagen of weer is 7 gedeeld door 5, oftewel 1,4; dat plafond moet niet worden verward met de typische vermenigvuldiger van ongeveer 1,2. Deze factoren zijn vuistregels voor planning en geen vastgelegde bepaling. De tijdseenheid hangt ook af van de regio: NRM2 gebruikt de week, de Amerikaanse overheadpraktijk vaak de maand, en vertragingsclaims de dag. Gedeeltelijke periodes worden naar boven afgerond, en een tarief per week mengen met een aantal in maanden is een stille fout.

Mobilisatie en demobilisatie zijn de archetypische vaste posten. NRM2 classificeert het aanvoeren naar de bouwplaats en installeren, en het demonteren en verwijderen van de bouwplaats, als vaste posten. Ze mogen nooit tijdgebonden worden gemaakt, omdat een vertragingsclaim verlengde tijdgebonden kosten verhaalt, maar nooit de mobilisatie opnieuw in rekening brengt. In wegenbouw en civiele werken is mobilisatie daarentegen een gemeten betalingspost die wordt afbetaald via een schema van deelbetalingen gekoppeld aan het percentage verdiend werk, met een totaalplafond van ongeveer 10 procent van het oorspronkelijke contractbedrag. De California Public Contract Code, sectie 10264, legt zo'n mechanisme vast: wanneer 50 procent van het contractbedrag is verdiend, mag het laagste van de volledige mobilisatiepost of 10 procent van het contract worden betaald, en elk bedrag dat boven de 10 procent is geoffreerd, wordt pas bij oplevering betaald. De staffels verschillen per staatswegendienst; het plafond van 10 procent is de gemeenschappelijke constante.

Bouwplaatspersoneel is de grootste tijdgebonden kostenpost. De nauwkeurige grondslag is om elke met naam genoemde rol (uitvoerder, projectleider, voorman) te begroten tegen het bijbehorende tarief maal de projectlooptijd, wat NRM2 per week beprijst. Verhoudingen van toezichthouder tot ploeg en toezicht als percentage van de vakarbeid zijn snellere vuistregels, maar het zijn bedrijfsspecifieke conventies zonder een gepubliceerde verhouding erachter.

De meeste items voor bouwplaatsinrichting combineren een eenmalige montage of demontage met lopende kosten per week. Bouwplaatskantoren en welzijnsunits worden geteld op basis van de piekbezetting met een toeslag voor vloeroppervlak per persoon, en dragen vervolgens een vaste lever-plaats-verwijder plus een tijdgebonden huur. Gemeenschappelijk gebruikt mechanisch materieel zoals torenkranen en hijswerktuigen wordt aangevoerd, opgesteld, getest en gedemonteerd als vaste posten, met huur en operator-standby als tijdgebonden. Gedeelde steigers en toegangstorens volgen dezelfde splitsing, terwijl een steiger die slechts één vakdiscipline dient, thuishoort in het werkdeel van die discipline. Tijdelijke stroom en water splitsen ook op deze manier: de aansluiting is vast, verbruik en lijnhuur tijdgebonden. Tijdelijke verwarming, weerbescherming, bewegwijzering en beveiliging volgen hetzelfde patroon van vaste voorziening plus tijdgebonden lopende kosten.

Het Verenigd Koninkrijk is het meest gecodificeerd. RICS NRM2 maakt van preliminaries een formeel onderdeel van de hoeveelhedenstaat met een vaste lijst van items, elk item gemarkeerd als vast of tijdgebonden, met opgave van eenheden (post, aantal, week, meter, vierkante meter), en een NRM1-percentagemethode voor vroege begrotingen. Civiele techniek gebruikt een ander mechanisme. CESMM4 ordent algemene items in Class A en beprijst elk als een methodegebonden post: een vast bedrag dat ofwel als vast ofwel als tijdgebonden wordt verklaard, waarbij, ongebruikelijk, de aannemer eigen items mag invoegen die de gekozen bouwmethode weerspiegelen. Vaste bedragen worden betaald bij voltooiing van het item; tijdgebonden bedragen worden geleidelijk over de looptijd ervan betaald. Tijdelijke werken zoals bemaling en pompen passen in dit model, waarbij de installatie vast is en het lopende pompen tijdgebonden.

Australië en Nieuw-Zeeland weerspiegelen de RICS-traditie van preliminaries voor bouwwerk via ANZSMM, een metriek preliminaries-onderdeel dat als vast bedrag of tijdgebonden wordt beprijsd. Civiele werken worden daar in plaats daarvan gemeten onder AS 1181, dus algemene civiele items worden afgebeeld op methodegebonden en vaste-bedragposten in plaats van preliminaries in bouwstijl. Duitsland meet de bouwplaatsinrichting (Baustelleneinrichtung) onder VOB/C, waarbij de inrichting als vast bedrag wordt opgenomen en de lopende kosten tijdgebonden zijn.

De Verenigde Staten hebben geen wettelijke meetnorm. Division 01 is een gespecificeerd overzicht van projectoverhead (of een percentage), per conventie als vast of tijdgebonden beprijsd, leunend op AIA A201 voor de contractuele reikwijdte en op OSHA, EPA en bouwvoorschriften voor de weinige verplichte hoeveelheden. Verlengde algemene voorwaarden in vertragingsclaims worden berekend als een dagtarief gelijk aan de totale tijdgebonden algemene voorwaarden gedeeld door de contractdagen, vermenigvuldigd met de vergoedbare vertragingsdagen; niet-geabsorbeerde hoofdkantooroverhead wordt apart behandeld onder de Eichleay-formule. Voor grensoverschrijdende vergelijking plaatst de internationale kostenclassificatie ICMS preliminaries en bouwplaatsoverhead in een hoofdkostengroep, waarmee de categorie wordt geharmoniseerd in plaats van de eenheid.

Werk dat bij aanbesteding niet kan worden gemeten omdat er geen definitief ontwerp is, wordt opgenomen als een stelpost, niet als een hoeveelheid. NRM2 onderscheidt een gedefinieerde stelpost (waar aard, locatie en omvang bekend zijn, zodat de aannemer er in de preliminaries rekening mee houdt) van een ongedefinieerde (waar dergelijke informatie ontbreekt, zodat geen preliminaries-toeslag wordt aangenomen). Beide worden vermeld exclusief overhead en winst. De Amerikaanse praktijk neigt naar een enkel vast onvoorzien-percentage zonder dit onderscheid. Verzekeringen, garantiestellingen, garanties en waarborgen zijn eveneens niet-gemeten: het zijn met naam genoemde NRM2-kostenposten die als vaste post worden opgenomen, afgeleid van een percentage van de contractwaarde, of als een feitelijke offerte van een makelaar of borg wanneer die bestaat. Beproeving, inspectie, inbedrijfstelling en afronding (revisietekeningen, bedieningshandleidingen, training, eindschoonmaak) worden opgenomen als vaste posten, waarbij beproevingen per aantal worden geteld wanneer er een schema bestaat.

Algemene voorwaarden veranderen meer dan welk ander gebied van hetzelfde project naargelang het doel, dus het doel moet eerst worden vastgelegd. Een offerte specificeert vast plus tijdgebonden. Een vroege begroting hanteert één enkel percentage van het werk. Een vertragingsclaim telt alleen het tijdgebonden dagtarief maal de vergoedbare vertragingsdagen, exclusief de vaste mobilisatie, en daarom is het markeren van elk item als vast of tijdgebonden zo bepalend. Termijnfacturatie verdeelt het blok naar rato van het percentage gereed, vaak met de mobilisatie vooraan geladen in de schedule of values. Bij meerwerk wordt zelden hetzelfde preliminaries-percentage gehanteerd als bij het basiscontract, omdat de vaste inrichting al is betaald; de conventie is om alleen het tijdgebonden dagtarief over de toegevoegde looptijd plus direct toerekenbare vaste kosten te verhalen, niet het volledige percentage van de basisofferte. Exayard leest plannen en de planning en past deze regels toe, waarbij heklengte, opslagoppervlak, afvalvolume, toiletaantallen en huurweken worden afgeleid en vervolgens elk item wordt gemarkeerd, zodat hetzelfde project een offerte, een vroege begroting, een vertragingsclaim en een termijnbetaling kan opleveren die elk kloppen.