Freigabe ist die Funktion, mit der Sie anderen Zugriff auf Ihre Projekte gewähren. Sie können bestimmte Personen per E-Mail einladen, einen Link für einen breiteren Zugriff teilen oder Ihr Projekt vollständig privat halten.
Datenschutzstufen
Jedes Projekt hat eine Datenschutzstufe, die festlegt, wer darauf zugreifen kann. Sie legen diese im Dropdown-Menü Allgemeiner Zugriff im Freigabedialog fest.
Datenschutz | Wer Zugriff hat |
Nur eingeladene Personen | Teammitglieder und eingeladene Mitarbeiter |
Jeder mit dem Link | Jeder mit der Projekt-URL kann ansehen und kommentieren |
Öffentlich | Jeder kann das Projekt finden und ansehen |
Nur eingeladene Personen ist die Standardeinstellung und die restriktivste Option. Projekte mit Jeder mit dem Link sind für jeden sichtbar, der die URL besitzt, lassen sich aber nicht über die Suche finden. Öffentliche Projekte können von jedem gefunden werden.
Mitarbeiter einladen
Projektinhaber können in der Projektkopfzeile auf Projekt freigeben klicken, um den Freigabedialog zu öffnen. Über Mitarbeiter einladen im leeren Zustand des Projekts und auf der Registerkarte Teamaktivität öffnet sich derselbe Dialog. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld Personen per E-Mail hinzufügen ein. Beim Einladen zu einem Projekt erscheint eine Rollenauswahl, in der Sie für die jeweilige Zugriffsstufe Kann ansehen oder Kann bearbeiten auswählen. Sie können vor dem Senden auch eine optionale Nachricht hinzufügen.
Wählen Sie beim Einladen, ob Sie die Person nur zu diesem Projekt oder zu Ihrem gesamten Team hinzufügen möchten. Projekteinladungen gewähren Zugriff nur auf das jeweilige Projekt und zeigen die Rollenauswahl an. Teameinladungen geben Zugriff auf alle Projekte der Organisation und weisen die Standardrolle Mitglied zu (die Rollenauswahl erscheint dabei nicht).
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum Annehmen. Sobald er die Einladung annimmt, erscheint er in der Liste Personen mit Zugriff, wo Sie seine Rolle jederzeit ändern oder den Zugriff entziehen können.
Freigabe per Link
Klicken Sie auf Link kopieren, um Ihre Projekt-URL zu teilen. Ist das Projekt auf Nur eingeladene Personen eingestellt, erscheint ein Hinweis, der erklärt, dass nur Sie darauf zugreifen können. Von dort aus können Sie entweder Ansichtszugriff erlauben (wodurch sich der Datenschutz auf „Jeder mit dem Link" ändert) oder den privaten Link unverändert kopieren.
Bei Projekten mit Jeder mit dem Link und Öffentlich funktioniert der Link sofort für jeden, der ihn besitzt.
Zugriff verwalten
Die Liste Personen mit Zugriff zeigt alle, die auf Ihr Projekt zugreifen können: Teammitglieder, Mitarbeiter und ausstehende Einladungen. Teammitglieder erhalten automatisch Zugriff über Ihre Organisation. Mitarbeiter wurden ausdrücklich eingeladen. Ausstehende Einladungen wurden gesendet, aber noch nicht angenommen.
Um die Rolle eines Mitarbeiters zu ändern, klicken Sie auf das Menü neben seinem Namen und wählen Kann ansehen, Kann bearbeiten oder Zugriff entziehen. Ausstehende Teameinladungen erscheinen ebenfalls hier; entziehen Sie eine über das Zeilenmenü mit Einladung zurückziehen. Das Zurückziehen einer ausstehenden Einladung erfordert eine Bestätigung, bevor es wirksam wird.