Η κοινή χρήση είναι ο τρόπος με τον οποίο παρέχετε πρόσβαση σε άλλους στα έργα σας. Μπορείτε να προσκαλέσετε συγκεκριμένα άτομα μέσω email, να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο για ευρύτερη πρόσβαση ή να διατηρήσετε το έργο σας εντελώς ιδιωτικό.

Κάθε έργο έχει ένα επίπεδο απορρήτου που καθορίζει ποιος μπορεί να το προσπελάσει. Το ορίζετε από την αναπτυγόμενη λίστα Γενική πρόσβαση στο παράθυρο Κοινής Χρήσης.

Το Μόνο προσκεκλημένοι (ιδιωτικό) είναι η προεπιλεγμένη και πιο περιοριστική επιλογή. Τα έργα Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο είναι ορατά σε όποιον έχει το URL αλλά δεν είναι εντοπίσιμα. Τα Δημόσια έργα μπορούν να βρεθούν από οποιονδήποτε.

Ανοίξτε το παράθυρο Κοινής Χρήσης από την κεφαλίδα του έργου και πληκτρολογήστε μια διεύθυνση email στο πεδίο αναζήτησης. Κατά την πρόσκληση σε ένα έργο, εμφανίζεται ένας επιλογέας ρόλου όπου επιλέγετε Μπορεί να δει ή Μπορεί να επεξεργαστεί για το επίπεδο πρόσβασής τους. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα προαιρετικό μήνυμα πριν την αποστολή.

Κατά την πρόσκληση, επιλέξτε αν θα τους προσθέσετε μόνο σε αυτό το έργο ή σε ολόκληρη την ομάδα σας. Οι προσκλήσεις έργου παρέχουν πρόσβαση μόνο σε αυτό το έργο και εμφανίζουν τον επιλογέα ρόλου. Οι προσκλήσεις ομάδας τους δίνουν πρόσβαση σε όλα τα έργα της οργάνωσής σας και τους αναθέτει τον προεπιλεγμένο ρόλο μέλους (ο επιλογέας ρόλου δεν εμφανίζεται).

Ο παραλήπτης λαμβάνει ένα email με σύνδεσμο για αποδοχή. Μόλις το αποδεχτεί, εμφανίζεται στη λίστα Άτομα με πρόσβαση όπου μπορείτε να αλλάξετε τον ρόλο τους ή να ανακαλέσετε την πρόσβαση οποτεδήποτε.

Κάντε κλικ στο Αντιγραφή συνδέσμου για να μοιραστείτε το URL του έργου σας. Αν το έργο είναι ρυθμισμένο σε Μόνο προσκεκλημένοι, θα δείτε μια ειδοποίηση που εξηγεί ότι μόνο εσείς μπορείτε να το προσπελάσετε. Από εκεί μπορείτε είτε να επιτρέψετε πρόσβαση θέασης (αλλάζοντας το απόρρητο σε «Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο») είτε να αντιγράψετε τον ιδιωτικό σύνδεσμο όπως είναι.

Για έργα Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο και Δημόσια, ο σύνδεσμος λειτουργεί αμέσως για οποιονδήποτε τον έχει.

Το παράθυρο Κοινής Χρήσης εμφανίζει όλους όσους μπορούν να προσπελάσουν το έργο σας: μέλη ομάδας, συνεργάτες και εκκρεμείς προσκλήσεις. Τα μέλη ομάδας έχουν αυτόματη πρόσβαση μέσω της οργάνωσής σας. Οι συνεργάτες προσκλήθηκαν ρητά. Οι εκκρεμείς προσκλήσεις έχουν σταλεί αλλά δεν έχουν ακόμα γίνει αποδεκτές.

Για να αλλάξετε τον ρόλο κάποιου, κάντε κλικ στην αναπτυγόμενη λίστα δίπλα στο όνομά του και επιλέξτε Μπορεί να δει, Μπορεί να επεξεργαστεί ή Ανακάλεση πρόσβασης. Η ανάκληση εκκρεμούς πρόσκλησης απαιτεί επιβεβαίωση πριν ισχύσει.