Η κοινή χρήση είναι ο τρόπος με τον οποίο παρέχετε σε άλλους πρόσβαση στα έργα σας. Μπορείτε να προσκαλέσετε συγκεκριμένα άτομα μέσω email, να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο για ευρύτερη πρόσβαση ή να διατηρήσετε το έργο σας εντελώς ιδιωτικό.

Κάθε έργο έχει ένα επίπεδο ιδιωτικότητας που καθορίζει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτό. Το ορίζετε στο αναπτυσσόμενο μενού Γενική πρόσβαση μέσα στο παράθυρο κοινής χρήσης.

Η επιλογή Μόνο προσκεκλημένα άτομα είναι η προεπιλεγμένη και πιο περιοριστική επιλογή. Τα έργα Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο είναι ορατά σε όποιον διαθέτει το URL αλλά δεν είναι εντοπίσιμα. Τα Δημόσια έργα μπορούν να εντοπιστούν από οποιονδήποτε.

Οι κάτοχοι έργων μπορούν να κάνουν κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση έργου στην κεφαλίδα του έργου για να ανοίξουν το παράθυρο κοινής χρήσης. Η επιλογή Πρόσκληση συνεργατών στην κενή κατάσταση του έργου και στην καρτέλα δραστηριότητας ομάδας ανοίγει το ίδιο παράθυρο. Εισαγάγετε μια διεύθυνση email στο πεδίο Προσθήκη ατόμων μέσω email. Κατά την πρόσκληση σε ένα έργο, εμφανίζεται ένας επιλογέας ρόλου όπου επιλέγετε Δυνατότητα προβολής ή Δυνατότητα επεξεργασίας για το επίπεδο πρόσβασής τους. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα προαιρετικό μήνυμα πριν από την αποστολή.

Κατά την πρόσκληση, επιλέξτε αν θα τους προσθέσετε μόνο σε αυτό το έργο ή σε ολόκληρη την ομάδα σας. Οι προσκλήσεις σε έργο παρέχουν πρόσβαση μόνο σε αυτό το συγκεκριμένο έργο και εμφανίζουν τον επιλογέα ρόλου. Οι προσκλήσεις σε ομάδα τους δίνουν πρόσβαση σε όλα τα έργα του οργανισμού και τους αποδίδουν τον προεπιλεγμένο ρόλο μέλους (ο επιλογέας ρόλου δεν εμφανίζεται).

Ο παραλήπτης λαμβάνει ένα email με έναν σύνδεσμο αποδοχής. Μόλις το αποδεχθεί, εμφανίζεται στη λίστα Άτομα με πρόσβαση όπου μπορείτε να αλλάξετε τον ρόλο του ή να ανακαλέσετε την πρόσβασή του ανά πάσα στιγμή.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή συνδέσμου για να μοιραστείτε το URL του έργου σας. Αν το έργο έχει οριστεί σε Μόνο προσκεκλημένα άτομα, θα δείτε μια ειδοποίηση που εξηγεί ότι μόνο εσείς μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό. Από εκεί μπορείτε είτε να επιτρέψετε πρόσβαση προβολής (που αλλάζει την ιδιωτικότητα σε «Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο») είτε να αντιγράψετε τον ιδιωτικό σύνδεσμο ως έχει.

Για τα έργα Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο και Δημόσια, ο σύνδεσμος λειτουργεί άμεσα για οποιονδήποτε τον διαθέτει.

Η λίστα Άτομα με πρόσβαση εμφανίζει όλους όσους μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έργο σας: μέλη της ομάδας, συνεργάτες και εκκρεμείς προσκλήσεις. Τα μέλη της ομάδας έχουν αυτόματη πρόσβαση μέσω του οργανισμού σας. Οι συνεργάτες προσκλήθηκαν ρητά. Οι εκκρεμείς προσκλήσεις έχουν αποσταλεί αλλά δεν έχουν ακόμη γίνει αποδεκτές.

Για να αλλάξετε τον ρόλο ενός συνεργάτη, κάντε κλικ στο μενού δίπλα στο όνομά του και επιλέξτε Δυνατότητα προβολής, Δυνατότητα επεξεργασίας ή Ανάκληση πρόσβασης. Οι εκκρεμείς προσκλήσεις ομάδας εμφανίζονται επίσης εδώ· ανακαλέστε μία από το μενού της γραμμής της με την επιλογή Ανάκληση πρόσκλησης. Η ανάκληση μιας εκκρεμούς πρόσκλησης απαιτεί επιβεβαίωση πριν τεθεί σε ισχύ.