I clienti possono accettare e firmare un'offerta, oppure rifiutarla, direttamente sulla sua pagina condivisa, senza un account. L'esito ti arriva come notifica ed email, e il documento esatto che hanno firmato viene conservato.

Sotto il contenuto dell'offerta, la pagina condivisa mostra una scheda Accetta la proposta. Il cliente inserisce il proprio nome, poi firma in uno dei due modi usando le schede Digita e Disegna: digitando il proprio nome come firma, oppure disegnandola con il mouse o il dito. Entrambe riportano la stessa nota: accettando, il cliente conviene che la firma è l'equivalente legale di una firma autografa.

Un pulsante Stampa o salva come PDF in cima alla pagina consente al cliente di conservare una copia. Dopo l'accettazione, la copia salvata include la registrazione dell'accettazione e la firma.

Quando il cliente fa clic su Accetta la proposta, un banner verde sostituisce il modulo: "Accettata da {name} il {date}", con la sua firma. L'accettazione è definitiva: vale la prima firma, un visitatore successivo non può firmare di nuovo né rifiutare, e i controlli dei prezzi dell'offerta (sconto, totale esatto, scadenza) si bloccano dalla tua parte.

Un collegamento Rifiuta, più discreto, si trova sotto la scheda di accettazione. Il cliente può aggiungere un motivo facoltativo prima di confermare con Rifiuta la proposta.

Il rifiuto non blocca mai l'offerta. La pagina mostra "Rifiutata da {name} il {date}" con la nota "Hai cambiato idea? Puoi comunque accettare qui sotto." — la scheda di accettazione resta disponibile, e un'accettazione successiva prevale sul rifiuto. Il motivo del rifiuto è visibile solo al tuo team, mai agli altri visitatori del collegamento.

Entrambi gli esiti ti avvisano immediatamente, nell'app e via email: La tua offerta è stata accettata oppure La tua offerta è stata rifiutata. Il messaggio di rifiuto include il motivo del cliente, se ne ha indicato uno. Queste email vengono sempre inviate: non sono influenzate dalle impostazioni delle notifiche.

Nell'editor del documento, nell'intestazione compare un badge Accettata o Rifiutata. Fai clic su di esso per i dettagli: chi ha firmato, quando, la firma stessa, se era digitata o disegnata a mano, e le eventuali opzioni selezionate dal cliente (vedi Opzioni per il cliente).

Nell'esplora file, lo stesso stato compare come un piccolo chip verde o ambra sul documento, con il nome e l'ora nella descrizione al passaggio del mouse.

La registrazione dell'accettazione conserva il nome del cliente, l'ora, il metodo di firma e la firma stessa. Al momento dell'accettazione, Exayard salva anche una copia del documento esatto che il cliente ha firmato nella cronologia delle versioni, contrassegnata come istantanea firmata: le modifiche successive all'offerta non la toccano mai.

Per la tracciabilità, l'indirizzo IP del firmatario viene conservato solo come hash crittografico, mai come indirizzo in chiaro.