Productcatalogi zijn organisatiebrede bibliotheken met materialen en andere geprijsde items. Producten die je aan een catalogus toevoegt, zijn beschikbaar in elk project van je organisatie, zodat je de prijzen maar één keer hoeft in te stellen. Arbeidsprijzen staan in een eigen bibliotheek. Zie Arbeidstarieven, ploegen en materieel.

Elke catalogus is een benoemde verzameling producten. Je kunt één catalogus per leverancier of één per vakgebied maken, wat het best bij je werkwijze past. Catalogi horen bij je organisatie, niet bij afzonderlijke projecten.

Open Kennis via de kolom met pictogrammen aan de linkerrand van het scherm. Het onderdeel Productcatalogi toont elke catalogus op naam, onder In gebruik of Niet in gebruik. Exa prijst materialen op basis van de catalogi die in gebruik zijn. Klik op een catalogus om de producten ervan in een tabel te openen.

Beheerders klikken op Toevoegen naast een catalogus die niet in gebruik is om die in gebruik te nemen. Wil je dat Exa een catalogus niet meer gebruikt, kies dan Verwijderen in het menu ervan; de catalogus en de producten blijven bewaard.

Per type kan één catalogus de Standaard zijn. De standaardcatalogus kan niet worden verwijderd.

Beheerders klikken op Nieuwe catalogus in het onderdeel Productcatalogi van de pagina Kennis en voeren een naam in het venster Nieuwe catalogus in. De nieuwe catalogus is meteen in gebruik en wordt geopend, klaar om producten te ontvangen. Wil je een catalogus een andere naam geven, dupliceren of verwijderen, open hem dan en klik op de naam bovenaan de tabel.

Open een catalogus en klik in de werkbalk op Producten toevoegen. Het venster Producten toevoegen wordt geopend met een rij waarin je direct een product kunt typen. Elk product heeft vijf hoofdvelden:

Klik voor elke extra rij op Nog een product toevoegen. De knop onderaan telt je rijen, bijvoorbeeld 3 producten toevoegen, en voegt ze allemaal tegelijk toe.

Wil je niet typen, plak dan een prijslijst of leveranciersofferte in het vak bovenaan het venster en klik op Lijst lezen. AI zet de productnamen, kosten en andere velden in rijen, zodat je ze kunt controleren voordat je ze toevoegt. Het lezen van een lijst gebruikt het AI-verbruik van je bedrijf. Als het verbruik van deze maand op is, kunnen beheerders extra verbruik aanzetten en kunnen leden het aan een beheerder vragen.

Klik onderaan het venster Producten toevoegen op Bestand uploaden om producten uit een bestand binnen te halen. Laat onder Importeren als de optie Productcatalogus geselecteerd en sleep een bestand naar het uploadvak, of klik erop om er een te kiezen. Ondersteunde indelingen zijn CSV, XLSX, PDF en TXT. Klik op Typ in plaats daarvan producten om terug te gaan.

Bij CSV- en Excel-bestanden leest Exayard de kolomkoppen en koppelt die automatisch aan productvelden. Naast elk veld staat een voorbeeldwaarde uit het bestand, zodat je de koppeling kunt controleren. Corrigeer onjuiste koppelingen met de vervolgkeuzelijsten bij de kolommen. Naam, Maateenheid en Kosten per eenheid moeten zijn gekoppeld voordat je kunt importeren; Artikelnummer en Opslag % zijn optioneel.

Bij pdf- en tekstbestanden leest AI de producten uit het document. Zo worden ook ongestructureerde prijslijsten en leveranciersoffertes verwerkt die geen strikte tabelindeling volgen. Dit gebruikt AI-verbruik, net als Lijst lezen. Een pdf wordt geïmporteerd zodra je hem kiest: het venster sluit en de producten verschijnen in de catalogus zodra het document is gelezen.

Vink bij CSV-, Excel- en tekstbestanden Deze prijzen mag ik gebruiken (eigen prijzen, openbaar of gelicentieerd voor dit gebruik) aan en klik daarna op Importeren. De producten worden toegevoegd aan de catalogus die je open hebt.

Kies je onder Importeren als voor Prijslijst, dan wordt het bestand geüpload als een van je eigen prijslijsten in plaats van aan deze catalogus te worden toegevoegd. Je eigen prijslijsten worden als eerste gebruikt wanneer je posten worden geprijsd.

Een catalogus met een label Concept bevat geïmporteerde producten die op beoordeling wachten. Klik in de balk bovenaan op Goedkeuren en kies daarna Apart houden om er een actieve catalogus van te maken, of Samenvoegen met... om de producten naar een andere catalogus te verplaatsen.

Klik op een cel in de producttabel en begin te typen om de waarde te vervangen. Wil je de bestaande inhoud aanpassen, dubbelklik dan op de cel of druk op Enter. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Wil je alle velden van een product tegelijk zien, klik dan op het potlood aan het eind van de rij. Het venster Product bewerken wordt geopend. Daar kun je elk veld wijzigen en op Opslaan klikken, of op Verwijderen klikken om het product te verwijderen.

Wil je meerdere producten tegelijk verwijderen, vink dan de selectievakjes ernaast aan en klik in de werkbalk op Verwijderen.

Als je een post aan een uittrekstaatsymbool toevoegt, kun je die koppelen aan een product uit je catalogi door het product te kiezen in het veld Naam van de post. Bij het koppelen worden het artikelnummer, de kosten per eenheid, de valuta, de maateenheid en het opslagpercentage van het product naar de post gekopieerd zoals ze op dat moment zijn, en de post toont de naam van het product. Als je die waarden later in de catalogus wijzigt, veranderen posten die er al aan zijn gekoppeld niet.

Je kunt het artikelnummer, de kosten, de eenheid of de opslag op een post wijzigen zonder de koppeling te verbreken. Dat is handig als een project een eenmalige prijsaanpassing vereist. Typ je een andere naam in het veld Naam, dan wordt de koppeling met het product verbroken.

Als de ingebouwde velden niet volstaan, kan je organisatie onder Instellingen eigen eigenschappen voor producten definiëren. Eigen velden (zoals leverancier, levertijd of kleur) verschijnen naast de standaardvelden in het productformulier en als tabelkolommen. Zie Eigen eigenschappen voor het instellen.