Việc xuất cho phép bạn chia sẻ dữ liệu bảng tính với khách hàng, thầu phụ hoặc các thành viên trong nhóm có thể không sử dụng Exayard. Nhấp vào nút Download trên thanh công cụ bảng tính để xem ba tùy chọn định dạng: Excel (.xlsx), CSV (.csv) và PDF (.pdf).
Excel
Excel giữ nguyên toàn bộ bảng tính bao gồm tất cả các trang tính, định dạng ô, công thức, độ rộng cột và chiều cao hàng. Người nhận có thể mở và chỉnh sửa tệp trong Microsoft Excel, Google Sheets hoặc bất kỳ ứng dụng tương thích nào. Hãy dùng định dạng này khi chia sẻ công việc mà người khác cần chỉnh sửa.
CSV
CSV xuất trang tính đầu tiên (theo thứ tự tab) dưới dạng văn bản thuần với các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Các công thức được chuyển đổi thành kết quả đã tính của chúng. Định dạng và nhiều trang tính không được giữ lại vì CSV là định dạng văn bản thuần.
Định dạng này hoạt động với hầu như mọi phần mềm, khiến nó trở nên lý tưởng để nhập vào các hệ thống kế toán, cơ sở dữ liệu hoặc các công cụ khác cần dữ liệu thô.
PDF mở hộp thoại in nơi bạn cấu hình bố cục trang, tỷ lệ và đầu trang, rồi nhấp Download PDF. Cùng hộp thoại đó có một nút Print để gửi trang tính thẳng đến máy in. Kết quả giữ nguyên chính xác diện mạo trực quan của bảng tính, và người nhận không thể chỉnh sửa nó — lựa chọn phù hợp cho các bản dự toán gửi khách hàng, hồ sơ dự thầu và các sản phẩm bàn giao cuối cùng.
Xem Tùy chọn in để biết chi tiết về cách cấu hình khổ giấy, lề, đầu trang, chân trang và các thiết lập xuất PDF khác.
So sánh định dạng
Tính năng | Excel | CSV | |
Tất cả các trang tính | Có | Chỉ trang tính đầu tiên | Có thể cấu hình |
Định dạng | Có | Không | Có |
Công thức | Có | Chuyển thành giá trị | Không áp dụng |
Người nhận có thể chỉnh sửa | Có | Có | Không |
Tương thích phổ quát | Cần ứng dụng bảng tính | Bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào | Bất kỳ trình xem PDF nào |
Cách tải xuống hoạt động
Excel và CSV tải xuống ngay lập tức khi bạn chọn định dạng, với tên tệp khớp với tên bảng tính của bạn và phần mở rộng tương ứng. PDF tải xuống sau khi bạn thiết lập hộp thoại in.
Xuất từ trình quản lý tệp
Nếu một bảng tính ban đầu là một tệp đã tải lên, bạn cũng có thể xuất nó từ trình quản lý tệp mà không cần mở trình chỉnh sửa. Mở menu của mục và dùng menu con Download để lưu dữ liệu hiện tại dưới dạng Excel hoặc CSV, hoặc chọn Original file để tải xuống bản tải lên chưa được chỉnh sửa.
Chọn định dạng phù hợp
Khi gửi dự toán cho khách hàng, PDF giữ cho các con số của bạn được khóa lại và định dạng còn nguyên vẹn. Khi cộng tác với các thành viên trong nhóm, Excel cho phép họ chỉnh sửa và gửi lại tệp để bạn nhập lại. Khi đưa dữ liệu vào các hệ thống khác, CSV cung cấp định dạng trao đổi gọn gàng nhất.