Viennin avulla voit jakaa taulukkotietoja asiakkaiden, aliurakoitsijoiden tai tiimin jäsenten kanssa, jotka eivät välttämättä käytä Exayardia. Napsauta taulukon työkalupalkin Lataa-painiketta nähdäksesi kolme muotovaihtoehtoa: Excel (.xlsx), CSV (.csv) ja PDF (.pdf).
Excel
Excel säilyttää koko taulukon mukaan lukien kaikki välilehdet, solumuotoilun, kaavat, sarakeleveydet ja rivikorkeudet. Vastaanottajat voivat avata ja muokata tiedostoa Microsoft Excelissä, Google Sheetsissä tai missä tahansa yhteensopivassa sovelluksessa. Käytä tätä, kun jaat työtä, jota muiden tarvitsee muokata.
CSV
CSV vie ensimmäisen välilehden (välilehtijärjestyksen mukaan) pelkkätekstinä pilkulla erotetuilla arvoilla. Kaavat muunnetaan niiden laskennallisiksi tuloksiksi. Muotoilua ja useita välilehtiä ei säilytetä, koska CSV on pelkkätekstimuoto.
Tämä muoto toimii käytännössä minkä tahansa ohjelmiston kanssa, mikä tekee siitä ihanteellisen tuontiin kirjanpitojärjestelmiin, tietokantoihin tai muihin työkaluihin, jotka tarvitsevat raakatietoa.
PDF avaa tulostusvalintaikkunan, jossa määrität sivun asettelun, skaalauksen ja ylätunnisteet, ja napsautat sitten Lataa PDF. Samassa valintaikkunassa on Tulosta-painike, jolla voit lähettää välilehden suoraan tulostimelle. Tulos säilyttää taulukkosi täsmällisen visuaalisen ulkoasun, eivätkä vastaanottajat voi muokata sitä – oikea valinta asiakkaiden kustannusarvioihin, tarjouspaketteihin ja lopullisiin toimituksiin.
Lue Tulostusasetukset saadaksesi lisätietoja paperikoon, marginaalien, ylä- ja alatunnisteiden sekä muiden PDF-tulosteen asetusten määrittämisestä.
Muotojen vertailu
Ominaisuus | Excel | CSV | |
Kaikki välilehdet | Kyllä | Vain ensimmäinen välilehti | Määritettävissä |
Muotoilu | Kyllä | Ei | Kyllä |
Kaavat | Kyllä | Muunnettu arvoiksi | Ei sovellu |
Vastaanottaja voi muokata | Kyllä | Kyllä | Ei |
Yleinen yhteensopivuus | Vaatii taulukko-ohjelman | Mikä tahansa tekstieditori | Mikä tahansa PDF-katseluohjelma |
Miten lataukset toimivat
Excel ja CSV latautuvat heti, kun valitset muodon, tiedostonimellä, joka vastaa taulukkosi nimeä ja sopivalla tiedostopäätteellä. PDF latautuu, kun olet määrittänyt tulostusvalintaikkunan asetukset.
Vienti tiedostoselaimesta
Jos taulukko on saanut alkunsa ladatusta tiedostosta, voit viedä sen myös tiedostoselaimesta avaamatta editoria. Avaa kohteen valikko ja käytä Lataa-alivalikkoa tallentaaksesi nykyiset tiedot muodossa Excel tai CSV tai valitse Alkuperäinen tiedosto ladataksesi muokkaamattoman latauksen.
Oikean muodon valitseminen
Kun lähetät kustannusarvioita asiakkaille, PDF pitää lukusi lukittuina ja muotoilusi ennallaan. Kun teet yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa, Excel antaa heidän muokata ja lähettää tiedoston takaisin sinun tuotavaksesi uudelleen. Kun syötät tietoja muihin järjestelmiin, CSV tarjoaa siisteimmän vaihtomuodon.