Les clients peuvent accepter et signer une soumission, ou la refuser, directement sur sa page partagée, sans avoir de compte. Le résultat vous parvient sous forme de notification et de courriel, et le document exact qu'ils ont signé est conservé.

Sous le contenu de la soumission, la page partagée affiche une fiche Accepter la proposition. Le client saisit son nom, puis signe de l'une ou l'autre de deux façons à l'aide des onglets Taper et Dessiner : en tapant son nom comme signature, ou en la dessinant avec la souris ou le doigt. Les deux portent la même mention : en acceptant, il convient que la signature équivaut juridiquement à une signature manuscrite.

Un bouton Imprimer ou enregistrer en PDF en haut de la page permet au client d'en conserver une copie. Après l'acceptation, la copie enregistrée comprend le dossier d'acceptation et la signature.

Lorsque le client clique sur Accepter la proposition, une bannière verte remplace le formulaire : « Acceptée par {name} le {date} », accompagnée de sa signature. L'acceptation est définitive : la première signature fait foi, un visiteur ultérieur ne peut pas signer de nouveau ni refuser, et les contrôles de prix de la soumission (rabais, total exact, expiration) se verrouillent de votre côté.

Un lien Refuser plus discret se trouve sous la fiche d'acceptation. Le client peut ajouter un motif facultatif avant de confirmer avec Refuser la proposition.

Un refus ne verrouille jamais la soumission. La page affiche « Refusée par {name} le {date} » avec la mention « Vous avez changé d'idée? Vous pouvez encore accepter ci-dessous. » : la fiche d'acceptation demeure accessible, et une acceptation ultérieure l'emporte sur le refus. Le motif du refus n'est visible que par votre équipe, jamais par les autres visiteurs du lien.

Les deux issues vous sont signalées immédiatement, dans l'application et par courriel : Votre soumission a été acceptée ou Votre soumission a été refusée. Le message de refus comprend le motif du client, s'il en a donné un. Ces courriels sont toujours envoyés : ils ne sont pas touchés par les paramètres de notification.

Dans l'éditeur de documents, une étiquette Acceptée ou Refusée apparaît dans l'en-tête. Cliquez dessus pour voir les détails : qui a signé, quand, la signature elle-même, si elle a été tapée ou dessinée à la main, ainsi que toutes les options sélectionnées par le client (voir Options du client).

Dans l'explorateur de fichiers, le même état s'affiche sous forme de petite pastille verte ou ambre sur le document, avec le nom et l'heure dans son infobulle.

Le dossier d'acceptation conserve le nom du client, l'heure, le mode de signature et la signature elle-même. Au moment de l'acceptation, Exayard enregistre aussi une copie du document exact que le client a signé dans l'historique des versions, désignée comme l'instantané signé : les modifications ultérieures à la soumission n'y touchent jamais.

Aux fins de la piste de vérification, l'adresse IP du signataire n'est conservée que sous forme de hachage cryptographique, jamais comme adresse en clair.