Lời mời vào nhóm đưa mọi người vào tổ chức của bạn để họ có thể cộng tác trên tất cả dự án của bạn. Khác với lời mời theo từng dự án, thành viên nhóm có quyền truy cập mọi dự án trong tổ chức của bạn và có thể tự tạo dự án mới.
Mời thành viên nhóm
Chỉ quản trị viên tổ chức mới có thể mời thành viên mới. Vào Cài đặt và chọn tổ chức của bạn, sau đó nhấp vào Thành viên. Trong mục Mời thành viên mới, nhập địa chỉ email của người đó và chọn vai trò của họ từ danh sách thả xuống: Thành viên cho quyền truy cập tiêu chuẩn hoặc Quản trị viên cho quyền quản lý tổ chức đầy đủ.
Nếu tổ chức của bạn đang dùng gói trả phí, bạn phải xác nhận tác động về thanh toán trước khi gửi. Hộp kiểm sẽ ghi chú rằng chỗ ngồi mới được tính theo tỷ lệ thời gian từ hôm nay và hiển thị mức phí hằng tháng cho mỗi người dùng. Nhấp vào Gửi lời mời để gửi lời mời.
Quản trị viên cũng có thể mời mọi người từ hộp thoại Chia sẻ khi chia sẻ một dự án. Nhập email của họ, chọn Thêm vào nhóm thay vì Thêm vào dự án, rồi nhấp vào Gửi lời mời. Cách này tiện lợi khi bạn nhận ra ai đó cần quyền truy cập toàn nhóm thay vì chỉ truy cập một dự án.
Vai trò trong tổ chức
Vai trò | Khả năng |
Quản trị viên | Quản lý thành viên và thanh toán, truy cập tất cả dự án, thay đổi vai trò thành viên |
Thành viên | Truy cập tất cả dự án của tổ chức, tạo dự án mới |
Quản trị viên có thể thăng cấp thành viên lên quản trị viên hoặc hạ cấp quản trị viên xuống thành viên thông qua danh sách thả xuống vai trò trong phần cài đặt Thành viên.
Quản lý thành viên nhóm
Mục Thành viên nhóm hiển thị mọi người trong tổ chức của bạn cùng hồ sơ, email và vai trò hiện tại của họ. Với tư cách quản trị viên, nhấp vào danh sách thả xuống vai trò bên cạnh bất kỳ thành viên nào để thay đổi vai trò của họ hoặc xóa họ khỏi tổ chức.
Việc xóa một thành viên sẽ thu hồi ngay quyền truy cập của họ vào tất cả dự án của tổ chức. Một hộp thoại xác nhận giúp ngăn việc xóa nhầm. Một tổ chức luôn phải có ít nhất một quản trị viên, vì vậy bạn không thể xóa hoặc hạ cấp chính mình nếu bạn là quản trị viên cuối cùng.
Lời mời đang chờ
Mục Lời mời đang chờ hiển thị các lời mời chưa được chấp nhận, bao gồm email, vai trò được gán và ngày gửi. Nhấp vào Thu hồi để hủy một lời mời. Lời mời đã thu hồi sẽ không thể được chấp nhận nữa.
Chấp nhận lời mời
Khi ai đó nhận được lời mời vào nhóm, họ sẽ nhận được một email kèm liên kết để tham gia. Người dùng Exayard hiện hữu cũng sẽ thấy một thông báo trong ứng dụng. Nhấp vào liên kết sẽ đưa họ đến Exayard, nơi họ đăng nhập hoặc tạo tài khoản. Sau khi chấp nhận, họ có quyền truy cập ngay lập tức vào tất cả dự án của tổ chức.
Lời mời sẽ hết hạn sau 7 ngày nếu không được chấp nhận. Chúng cũng có thể được thu hồi bất kỳ lúc nào từ mục Lời mời đang chờ.