Hogyan kalkuláljunk pontosan építőipari munkákat és nyerjünk el több megbízást

Valószínűleg éppen egy ajánlati tervdokumentációt (bid set) tanulmányoz, és arra a kérdésre próbál választ adni, amelynek megválaszolásáért minden költségbecslőt fizetnek: mennyiért tudjuk megépíteni ezt a projektet, és milyen árat nyújthatunk be anélkül, hogy veszteséget termelnénk?

Ez egyszerűnek hangzik, amíg a tervek hiányosak nem lesznek, a helyszínnek nincsenek olyan sajátosságai, amelyeket senki sem említett, a beszállítói árak folyamatosan változnak, és a megrendelő holnapra tiszta, végleges számot vár. Ez az a pont, ahol a költségbecslés elválasztja a fegyelmezett kivitelezőket a szerencsejátékosoktól. Egy rossz becslés nem csak egy munkát veszít el. Torzítja a rendelésállományt (backlog), felemészti a helyszíni időt, vitákat szít a munkaterjedelem (scope) körül, és a kivitelező csapatokat kárenyhítő osztaggá változtatja.

A nyereségesen működő kivitelezők nem hagyatkoznak kizárólag az ösztöneikre. Ismételhető folyamatot alkalmaznak. Áttekintik a teljes munkaterjedelmet, rendszerezik a munkát, pontosan lemérik azt, alkalmazzák az aktuális költségeket, tudatosan árazzák a kockázatot, és az eredményt olyan árajánlatba csomagolják, amelyben az ügyfél bízhat. Ha komolyan meg akarja tanulni, hogyan becsülje meg az építőipari munkák költségeit, ez a folyamat sokkal fontosabb, mint bármilyen Excel sablon.

Miért a pontos költségbecslés a legfontosabb feladata?

Az építőipari költségbecslés a projektkontroll első verziója. Mielőtt az építésvezető megépítené a munkát, mielőtt a beszerzés megvásárolná az anyagot, mielőtt a könyvelés nyomon követné a projekt költségeit, a költségbecslés határozza meg, hogy a vállalat szerint mire lesz szükség a munkához.

Ha ez a szám hibás, utána minden nehezebbé válik. Vagy túl magas árat nyújt be, és elveszít egy olyan munkát, amelyet megnyerhetett volna, vagy túl alacsonyat ad meg, és az egész projektet azzal tölti, hogy megpróbálja kompenzálni a mozgósítás előtt hozott döntéseket. A legtöbb költségbecslési hiba nem egyetlen drámai tévedésből fakad. Kisebb, egymásra rakódó mulasztásokból adódnak. Egy elszalasztott részlet a specifikációban. Egy rossz munkaerő-feltételezés. Egy elfelejtett kizárás (exclusion). Egy ártáblázat, amely aktuálisnak tűnt, de nem volt az.

A költségbecslés többről dönt, mint az ajánlattétel napjáról

A megrendelők árat látnak. A kivitelezőknek üzleti döntést kell látniuk.

Egy komoly költségbecslés legalább négy dolgot elárul Önnek:

• Hogy érti-e a munkaterjedelmet (scope): Ha nem tudja leírni a bevonásokat, kizárásokat, feltételezéseket és a szakágak közötti átadási pontokat, a szám még nem áll készen.
• Hogy a projekt megfelel-e a csapatának: Egyes munkák vonzónak tűnnek a bruttó bevétel alapján, mégsem felelnek meg a munkaerő-kapacitásának, a kivitelezési stílusának vagy a koordinációs kockázattűrésének.
• Hogy védve van-e az árrése (margin): A versenyképes ajánlatok munkát nyernek. A védett ajánlatok egészségesen tartják a vállalatot.
• Hogy az ajánlat túléli-e a tüzetes vizsgálatot: Az ügyfelek és a generálkivitelezők (GC) kérdéseket tesznek fel. Ha a becslést nem lehet sorról sorra megvédeni, a bizalom gyorsan elillan.

A szakági kivitelezők esetében még nagyobb a nyomás. A gépész, csatornázási, villamossági, gipszkarton- és szerkezetépítő költségbecslők mind sűrű tervekkel, ismétlődő részletekkel és drága mulasztásokkal küzdenek. Ezért sok csapat ma már digitális munkafolyamatokra és olyan eszközökre támaszkodik, mint a víz- és csatornaszerelési költségbecslő szoftverek, hogy pontosítsák a mennyiségi kimutatásokat, és csökkentsék az elkerülhető takeoff hibákat még az árazás megkezdése előtt.

Gyakorlati szabály: Ha a költségbecslése nem tudja megmagyarázni a számot, nem fogja megvédeni a projektet.

A versenyképes és nyereséges ár a valódi cél

Néhány költségbecslő még mindig úgy viselkedik, mintha az lenne a feladata, hogy a lehető legalacsonyabb elfogadható számot hozza ki. Nem ez a feladat. A feladat a legpontosabb szám előállítása, majd annak eldöntése, hogy milyen agresszíven pozicionálja azt.

Ez a különbségtétel kulcsfontosságú. A pontos költségbecslés lehetőségeket ad Önnek. Módosíthatja a díjakat, felülvizsgálhatja a feltételezéseket, javíthatja a termelékenységet, jobb beszállítói ajánlatokat kereshet, vagy szándékosan nagyobb tartalékkeretet (contingency) kalkulálhat, mert a helyszín bonyolult és a dokumentáció hiányos. Pontos bázis nélkül minden stratégiai lépés csak találgatás.

Ha tudja, hogyan kell jól megbecsülni az építőipari munkákat, az azt jelenti, hogy a költségbecslést a helyszíni tapasztalatokon, a valós költségeken és a kockázatokon alapuló tudományágként kezeli. Nem adminisztratív munkaként. Not szoftveres kimenetként. Nem az értékesítési folyamat elkapkodott meghosszabbításaként.

Egy golyóálló költségbecslés alapjainak lefektetése

Hétfő reggel, két órával az ajánlatadás határideje előtt egy módosított rajzkészlet érkezik a postaládájába. Megváltozott az alaprajz, a kiegészítés (addendum) áthelyezte az ideiglenes védelem felelősségét, és a mélyépítési lapokon elrejtett geotechnikai megjegyzés most kihat a földmunkákra és a betonozásra. Ha ezt elmulasztja, a takeoff még tisztának tűnhet, de az ár teljesen hibás lesz.

A jó költségbecslések azelőtt készülnek, hogy bárki egyetlen métert is lemérne vagy egyetlen szerelvényt is megszámolna. Az első feladat az információk ellenőrzése, a munkaterjedelem (scope) meghatározása és az olyan kockázatok azonosítása, amelyek nem látszanak tisztán a terveken.

Kezdje a teljes ajánlati csomaggal. Ez magában foglalja a rajzokat, specifikációkat, kiegészítéseket (addenda), ajánlattételi utasításokat, alternatívákat, geotechnikai jelentéseket, a megrendelői pontosításokat és a már forgalomban lévő munkaterjedelmi leveleket. Ezután ellenőrizze a csomagot a konfliktusok és hiányosságok szempontjából. Egy elavult építészeti háttérterv, egy nem egyező felületképzési ütemterv vagy egy olyan megjegyzés az egyik lapon, amely megváltoztatja a munkát egy másikon, nem papírmunka-zaj. Ez kockázati kitettség.

Kezdje a munkaterjedelemmel (scope), ne a mennyiségekkel

A takeoff előtt bontsa a munkát olyan ajánlati csomagokra, amelyeket a csapata meg tud vásárolni, építeni, felügyelni és le tud zárni. Ez a projekt lebontási szerkezet (WBS) lényege. Keretet ad a becslésnek, így a munkaerő-feltételezéseknek, a kivitelezési módszereknek, a kizárásoknak és a kockázati tényezőknek megvan a maguk helye, ahelyett, hogy elszórva jelennének meg a megjegyzésekben és keretösszegekben.

Egy praktikus felbontás általában a következőket tartalmazza:

• Helyszín és logisztika: Hozzáférés, anyaglerakó hely, anyagmozgatás, berendezések, ideiglenes védelem, takarítás, hulladékkezelés.
• Beépített munkaterjedelem (scope): Azok a szerkezetek, eszközök, felületkezelések, csővezetékek, betonelemek vagy rendszerek, amelyeket a szerződés szerint Ön szállít és épít be.
• Csatlakozó munkák: Hüvelyek, beágyazások, tartószerkezetek, javítások, tesztelés, üzembe helyezés, ellenőrzések, lezárási dokumentumok.
• Kockázati tényezők: Munkaterjedelmi hiányosságok, ütemezési korlátok, téli körülmények, lakott terek miatti korlátozások, áremelkedési kitettség, bizonytalan meglévő körülmények.
• Kizárások és feltételezések: Egyértelmű kijelentések arról, hogy mit nem tartalmaz az ár, mit kell másoknak biztosítaniuk, és mitől függ az árazás.

Ez az utolsó kategória határozza meg, hogy nyer vagy veszít pénzt. Ha a dokumentáció hiányos, a becslésnek írásos feltételezésekre van szüksége, amelyek megmagyarázzák a számot és megvédik azt a későbbiekben. A néma feltételezésekből viták lesznek. Az írásos feltételezésekből tárgyalási pontok.

A saját teljesítésű betonozási munkáknál ez az előzetes munkaterjedelmi struktúra éppolyan fontos, mint a mennyiségi takeoff. Azoknak a csapatoknak, amelyek termelésalapú munkaterjedelem-tervezésre alkalmas betonozási költségbecslő szoftvereket használnak, még mindig el kell dönteniük, hogy milyen munkaerő-megközelítés, betonozási sorrend, hozzáférési mód és kockázatvállalás tartozik az ajánlatba, mielőtt az egységárak sokat jelentenének.

Járja be a helyszínt úgy, ahogyan a kivitelezők építeni fognak

A tervek ritkán mutatják meg a költségtényezőket. Nem mutatják meg, hol válnak szűkössé a targonca fordulói, hol kell kézzel szállítani az anyagokat, hol kényszerítik éjszakai munkára a lakott területek, vagy hol blokkolja az egyik szakág a másikat. A helyszíni szemle és a helyi árak ellenőrzése a fegyelmezett költségbecslési gyakorlat alapvető része, amint azt a Procore építőipari költségbecslési útmutatója is megjegyzi.

A helyszíni bejárásnak gyakorlati kérdésekre kell választ adnia:

1. Hogyan mozog a munkaerő a projekten?
   A lerakodási hely és a beépítési pont közötti távolság, a lifthez való hozzáférés, a lépcsők, a biztonsági ellenőrzőpontok és az anyagmozgatás mind befolyásolják a csapat munkaóráit.

2. Milyen körülmények növelik a közvetett költségeket?
   A korlátozott felvonulási terület, a zajkorlátozások, a porszabályozás, az ideiglenes válaszfalak, a forgalomirányítás vagy a korlátozott daruidő mind-mind növelik az alapvető szerkezetépítésen kívüli költségeket.

3. Milyen meglévő körülmények hoznak létre rejtett munkákat?
   Az egyenetlen aljzatbetonok, a dokumentálatlan közművek, a nem függőleges falak, a részleges bontás vagy az aktív üzemi folyamatok a standard beépítést egyedi helyszíni munkává változtathatják.

4. Milyen ütemezési feltételek teremtenek árazási kockázatot?
   A szakaszos átadás, az egymásra torlódó szakágak, a leállási ablakok vagy az időjárásra érzékeny munkák nagyobb tartalékkeretet vagy konkrét kizárást igényelhetnek.

A tapasztalt költségbecslők különválasztják a közvetlen költséget és az árat. A költség a munka elvégzéséhez szükséges munkaerő-, anyag-, gép- és alvállalkozói ráfordítás. Az árnak a bizonytalanságot is fedeznie kell. Ha a hozzáférés rossz és a rajzok hiányosak, ezt a kockázatot tudatosan kalkulálja be. Ne reménykedjen abban, hogy a helyszíni termelékenység majd elnyeli azt.

Tisztázza a szürke zónákat, mielőtt a saját problémájává válnának

Az ajánlattétel előtti RFI-k (információkérések) a kockázatkezelés egyik legolcsóbb formáját jelentik az építőiparban. Használja őket a szakági határok, a megrendelő által biztosított tételek, az engedélyeztetési kötelezettségek, a tesztelés, a közműlekapcsolások, a védelmi követelmények és az ütemezési korlátok tisztázására. Minden megválaszolt kérdés pontosítja a becslést. Minden megválaszolatlan kérdésnek meg kell jelennie a feltételezésekben, a minősítésekben vagy a tartalékkeretben.

Egy alapos ajánlattétel előtti felülvizsgálat általában öt dolgot ellenőriz:

• Revíziókövetés: A legújabb kiegészítések, közlemények és hivatkozott részletek szerepelnek-e.
• Munkaterjedelem tulajdonjoga: A szürke zónás tételek esetében meg vannak-e határozva a szállítási és beépítési felelősségek.
• Kivitelezési módszer: A hozzáférés, a szakaszolás, a csapatlétszám, a gépigény és a munkaidő megegyezik-e azzal, ahogyan a projektet valójában meg fogják építeni.
• Kereskedelmi kockázat: A keretösszegek, egységárak, kizárások, áremelkedési kitettségek és a tartalékképzés logikája dokumentálva vannak.
• Az ajánlat megvédhetősége: A költségbecslés sorról sorra elmagyarázható, ha az ügyfél vagy a generálkivitelező (GC) megkérdőjelezi azt.

A lakóépület-kivitelezők ugyanezzel a problémával szembesülnek, csak más formában. A tervek egyszerűbbnek tűnhetnek, de az egyedi igények, a megrendelő késői döntései és a helyszíni változtatások sajátos munkaterjedelem-módosulásokat eredményeznek. Azok az építők, akik szabványosítják a költségbecslés, az ütemezés és a helyszíni kivitelezés közötti kommunikációt, hajlamosak korábban észrevenni ezeket a mulasztásokat, ezért sok csapat hivatkozik a Foundation lakóépület-építőknek szóló meglátásaira, amikor szorosabbá teszik a költségbecslésről a projektmenedzsmentre való átadást.

A cél ebben a szakaszon nem az öncélú papírmunka. A cél az, hogy kevesebb helyet hagyjunk a költségek elrejtőzésére. Így maradnak a becslések versenyképesek anélkül, hogy vakmerővé válnának.

Pontos anyag- és munkaerő-takeoff elvégzése

Az ajánlattétel napja gyakran a takeoff fázisban úszik el, még ha ezt a kivitelezők ritkán is ismerik el. Egy falmennyiséget átmásolnak egy régi revízióból, a lemezvastagság megváltozik egy részletrajzon, vagy a nyílászáró-konszignáció módosul, és senki sem veszi észre. A becslés papíron még mindig tisztának tűnhet, miközben az árrést felemésztő hibát hordoz.

A takeoff a terveket olyan mennyiségekké alakítja át, amelyekben bízni lehet. Ha ezek a mennyiségek pontatlanok, minden arra épülő munkadíj, anyagárajánlat, tartalékkeret-meghatározás és ajánlati döntés meggyengül. A jó költségbecslők a takeoffra ellenőrzési pontként tekintenek, nem pedig adminisztratív feladatként.

Mérjen a munkának megfelelő mértékegységben

Minden munkatételnek a megfelelő mértékegységre van szüksége, mielőtt árat kapna. A szerelvényeket darabszámra számolja. A védőcsöveket folyóméterben mérje. A padlóburkolatot és a festést területre számolja. A betont, a földmunkát és a feltöltést térfogatban mérje. A rossz mértékegység-választás hibás munkaerő-feltételezéseket, rossz veszteségi tényezőket (waste factors) és hibás beszerzési döntéseket eredményez.

A betonozás az egyik leggyakoribb terület, ahol a költségbecslők pórul járnak. A lemez területe lehet, hogy pontos, miközben a lemezszélek vastagításait, a pilléreket, a sávalapokat, a gépészeti alapokat vagy az anyagveszteségi rátát kihagyják. Ez a hiba nem áll meg az anyagoknál. Átgyűrűzik a csapat munkaóráira, a betonpumpa bérleti idejére, a mixerkocsik számára és az ütemterv kockázataira.

A léptékhibák ugyanolyan károkat okoznak. Bárminek a mérése előtt igazolja a lap léptékét, vagy kalibrálja megfelelően a digitális rajzot. Ezután ellenőrizzen néhány ismert méretet a terveken. Öt perc itt megmenthet egy elrontott ajánlatot.

Manuális vs. digitális takeoff

A manuális takeoffnak még mindig megvan a maga helye. Kisebb munkáknál vagy ismert feladatoknál a jelölt rajzok, a színes ceruzák és a fegyelmezett költségbecslő megbízható számokat produkálhatnak. A hátránya a revíziókövetés nehézsége és a fáradtság. Az újraszámolások időt emésztenek fel. A kiegészítések (addenda) zűrzavart okoznak. A hosszú tervdokumentációk növelik a kihagyott megjegyzések és a duplikált számolások esélyét.

A digitális takeoff javítja a sebességet és a nyomon követhetőséget, ha a beállítás pontos. Kalibrálhatja a rajzokat, rendszerezheti a méréseket rendszerek szerint, elmentheti a jelöléseket, és módosíthatja a mennyiségeket anélkül, hogy elölről kellene kezdenie. Az olyan eszközök, mint a betonozási költségbecslő szoftverek, szintén segítenek a lemez-, fal-, alap- és területmérések rendszerezésében oly módon, hogy azokat könnyebb legyen áttekinteni az árazás előtt.

A szoftver nem oldja meg a hanyag költségbecslést. Csak gyorsabbá teszi a fegyelmezett folyamatot.

Egy jó költségbecslő továbbra is ellenőrzi a szimbólumfelismerést, megerősíti, hogy mit tartalmaznak az egyes egységek, és elkülöníti az alternatívákat, keretösszegeket, valamint a megrendelő által biztosított tételeket, hogy azok ne vesszenek el az alapajánlatban.

A gyors takeoff csak akkor számít, ha minden egyes mennyiséget meg tud védeni egy munkaterjedelmi felülvizsgálat során.

Íme egy hasznos vizuális bemutató arról, hogyan támogathatják a digitális költségbecslési folyamatok a takeoff sebességét és ellenőrzését:

Építsen fel egy ismételhető takeoff rutint

Azok a költségbecslők, akik következetesen védik az árrést, általában ugyanazt a rutint követik minden projektnél.

• Meghatározott tervlap-sorrend szerint dolgozzon: Haladjon sorrendben, hogy a munkaterjedelem ne maradjon ki a szakágak között.
• Ajánlati csomag, rendszer vagy terület szerint végezze a takeoffot: Strukturálja a takeoffot úgy, ahogyan a munkát megvásárolják és megépítik.
• Jelölje meg a munkaterjedelmi hiányosságokat, amint megtalálja őket: Ha a részletek ütköznek vagy a specifikációk homályosak, azonnal jegyezze fel őket feltételezésekhez, RFI-khöz vagy a tartalékkeret felülvizsgálatához.
• Válassza külön az alap munkaterjedelmet a kockázati tényezőktől: Az alternatívák, az ütemezési hatások, a prémium felületek és a tisztázatlan részletek nem tűnhetnek el egyetlen egyösszegű mennyiségben.
• Végezzen független ellenőrzést: Hasonlítsa össze az összesített értékeket a főbb tervméretekkel, a főbb szerkezetekkel és a hasonló korábbi munkákkal az árazás megkezdése előtt.

Ez az utolsó lépés többet számít, mint gondolnák. A legjobb takeoffok nemcsak pontosak, hanem láthatóvá teszik a kockázatot is. Ha egy mennyiség egy bizonyos értelmezéstől függ, azt most kell megjelölni, hogy később eldönthesse, minősítést tesz-e rá, tartalékot képez-e rá, vagy tisztázza azt az árajánlatban. Így védik meg a költségbecslők a profitot anélkül, hogy vakon túláraznák az ajánlatot.

A mennyiségek átültetése valós költségekké

Miután a takeoff elkészült, elkezdődik a kritikus döntéshozatal. A mennyiségek megmutatják, mennyi munka van. Azt viszont nem mutatják meg, hogy az Ön vállalatának mibe fog kerülni a munka elvégzése ezen körülmények között.

Ez a különbségtétel kulcsfontosságú. Két kivitelező mérheti ugyanazokat a rajzokat, és teljesen eltérő árakra juthat valid okokból. Az egyiknek erős csapata van, amely gyorsan épít be. A másiknak hosszabb az utazási ideje, gyengébb a műszaki vezetése vagy nehezebb a beszerzése. A költségbecslés akkor válik megbízhatóbbá, ha nem azt kérdezi: „Mi az általános költség?”, hanem azt: „Mibe került ez nekünk a hasonló munkákon?”

A múltbeli tényleges adatok jobbak, mint az emlékezet

Az iparági útmutatások következetesen azt javasolják, hogy minden új munkát hasonlítsunk össze a befejezett projektekkel a munkaerő termelékenységének, az anyagveszteségnek és az egységárak finomításának érdekében, mivel a múltbeli tényleges adatok a legmegbízhatóbb források közé tartoznak az új költségbecslésekhez, amint azt ez az áttekintés a befejezett projektekkel való összehasonlításról is bemutatja.

Ez azt jelenti, hogy a legjobb költségadatbázisa nem egy poros Excel táblázat, amelyben senki sem bízik. Ez egy megtisztított nyilvántartás arról, amit a vállalata munkaórákra, termelési teljesítményre, megvásárolt anyagokra és projektkörülményekre fordított.

Azt a munkát árazza be, amije van, ne azt, amire vágyik

Egy szilárd árazási rutin három tényezőt ötvöz:

• Az Ön geçmişi teljesítménye: Mit értek el a hasonló csapatok a hasonló munkaterjedelmeknél.
• Aktuális beszállítói és alvállalkozói árak: Ajánlatok, amelyek a jelenlegi piacot tükrözik, nem pedig az előző negyedévi feltételezéseket.
• Projektkörülmények: Hozzáférés, ütemezés, zsúfoltság, szakaszolás, időjárási kitettség és határidő-nyomás.

Ha ezek közül egy hiányzik, a bizalom csökken. A múltbeli adatok a jelenlegi árajánlatok nélkül gyorsan elavulhatnak. A friss árajánlatok a termelési múlt nélkül precíznek tűnhetnek, miközben elfedik a munkaerő alulbecslését. A kettő együtt sokkal erősebb költségbecslést eredményez.

Az MEP (gépészeti, villamossági, csatornázási) kivitelezők számára a specializált munkafolyamatok rendkívül hasznosnak bizonyulnak. Azok a csapatok, amelyek légtechnikai költségbecslő szoftvereket (HVAC) használnak, gyakran jobb következetességet érnek el, ha a takeoff mennyiségeket a saját egységeikhez, munkaerő-feltételezéseikhez és ajánlati formátumaikhoz kapcsolják, ahelyett, hogy minden alkalommal a nulláról építenék fel a becsléseket.

A munkaerő az, ahol a becslések általában nyernek vagy veszítenek

Az anyaghibák fájnak. A munkaerő-hibák lassan és hosszan véreztetik ki a projektet.

Egy gyakorlatias árazási felülvizsgálatnak fel kell tennie a következő kérdéseket:

• A termelési ráták a csapat valós teljesítményén vagy vágyálmokon alapulnak?
• Igényel-e a helyszín extra anyagmozgatást, felvonulást, védelmet vagy javítást?
• Az ütemterv a szakágak torlódását vagy szétaprózott munkaterületeket fog eredményezni?
• A műszaki vezetés, az üzembe helyezés, a tesztelés és a lezárási feladatok be vannak építve valahova, vagy teljesen hiányoznak?

Egy használható szokás a tiszta termelési munkaerő és a helyszíni körülmények miatti munkaerő szétválasztása. A tiszta termelés az, ami a munka beépítéséhez szükséges normális körülmények között. A helyszíni körülmények miatti munkaerő az, amit a projekt környezete hozzáad. Mindkettő kiszámítása megkönnyíti a becslés későbbi megvédését.

Ha a munkadíja tökéletes helyszínt feltételez, de a projekt lakott, szakaszolt vagy korlátozott hozzáférésű, a költségbecslés már most nyomás alatt van.

Építse fel a költségeket alulról felfelé

Az alulról felfelé (bottom-up) építkező árazás tovább tart, mint a nagyvonalú keretösszegek beírása, de felszínre hozza a problémákat az ajánlattétel napja előtt. Bontsa a csomagokat munkaerőre, anyagra, gépekre, alvállalkozókra és különleges feltételekre. Ezután hasonlítsa össze ezeket a tételeket a korábbi munkákkal és a jelenlegi ajánlatokkal.

Ez a lényege annak, hogyan kell jól megbecsülni az építőipari munkákat. A mennyiségek elvezetik Önt a munkaterjedelemhez. A múltbeli adatok és a jelenlegi piaci inputok pedig elvezetik a valósághoz.

Rezsiköltségek, tartalékkeret és profit számítása

Az ajánlattétel napja jól telik. A szám elég alacsony a győzelemhez. Hat hónappal később a projekt sokkal több irodai időt, műszaki vezetést, biztosítási költséget és ütemterv-kezelést emésztett fel, mint amennyit bárki is betervezett a költségbecslésbe. A projekt nyereségesnek tűnt az ajánlattétel napján, mert a kalkuláció a munkát árazta be, de nem a munka elvégzésének kockázatát.

Ebben a résben válnak a jó munkák rosszá.

A rezsiköltséget (overhead), a tartalékkeretet (contingency) and a profitot tudatosan kell felépíteni. Ha ezeket a végén egy egyszerű átalányként kezelik, az ajánlatot még odaítélhetik, de az árrés már most veszélyben van.

A rezsiköltségnek kell egy megtérülési terv

Minden költségbecslés tartalmaz közvetlen projektköltségeket. Kevesebb költségbecslő fegyelmezett a beépítési munkán kívül eső költségekkel kapcsolatban. A költségbecslésre fordított időt, a projektmenedzsmentet, a könyvelési támogatást, a járműveket, a szoftvereket, a bérleti díjakat, a telefonokat, a kisgépeket és a vezetői felügyeletet mind-mind meg kell téríteni valahol. Ha ezek nem térülnek meg az ajánlaton keresztül, akkor később a profitból vonódnak le.

Ezért különítek el négy kategóriát, mielőtt véglegesítem az árat:

• Közvetlen költségek, amelyek a munka beépítéséhez kapcsolódnak
• Közvetett projektköltségek, mint például a műszaki vezetés, az ideiglenes létesítmények, engedélyek, mozgósítás és helyszíni logisztika
• Vállalati rezsiköltség (overhead), amely a vállalkozás működéséhez szükséges
• Profit, mint tervezett megtérülés a projekt elvállalásáért

Egyes költségbecslők a közvetett projektköltségeket beépítik a munkadíjba, vagy elosztják az anyagok között. Ez működhet egy kis, egyszerű munkánál. Problémákat okoz viszont a szakaszolt, lakott vagy szoros ütemezésű munkáknál, ahol a támogatási költség túl nagy ahhoz, hogy elrejtsük anélkül, hogy eltorzítanánk a termelési árazást.

A tartalékkeretnek a valós kockázatot kell követnie

A tartalékkeret (contingency) nem felesleges profit. Ez a bizonytalanságra félretett pénz, amely valós, de még nem mérhető annyira pontosan, hogy tiszta tételes költségként beárazzuk.

A kulcs az, hogy ne használjunk ugyanazt az átalány százalékot minden projektnél. Egy teljes tervdokumentációval rendelkező, jó hozzáférésű és stabil beszerzési feltételekkel bíró raktárcsarnok nem igényelheti ugyanazt a tartalékkeretet, mint egy kórházfelújítás egy működő emelet felett, korlátozott leállítási időablakokkal és hiányos információkkal a meglévő körülményekről.

Minden kockázatot ott árazzon be, ahová tartozik:

Ez a táblázat azért fontos, mert tisztán tartja a költségbecslést. Az ismert költség a közvetlen költségek közé tartozik. A tisztázatlan felelősség a munkaterjedelem leírásába tartozik. A beárazatlan bizonytalanság pedig a tartalékkeretbe. Ha mindent egyetlen százalékba öntünk össze, az ajánlatot nehezebb lesz megvédeni és könnyebb lesz elveszíteni.

Az infláció és az ajánlatok lejárata ugyanilyen fegyelmet igényel. Ha az anyagárazás csak rövid ideig érvényes, ezt jelezze az árajánlatban. Ha egy hosszú elbírálási szakasz megváltoztathatja a beszerzési költségeket, biztosítson védelmet a tartalékkeretben, vagy határozza meg egyértelműen az ár érvényességi idejét. Az, hogy reméljük a piac stabilitását, nem költségbecslés. Ez szerencsejáték.

A profit üzleti döntés

A profitnak tükröznie kell a kockázatot, a versenyt, a rendelésállományt és az ügyfél típusát, akivel dolgozik. Ez nem csak egy árrés, amelyet a múlt havi ajánlatból másoltak át.

A szűk árrésnek lehet értelme egy megbízható, visszatérő ügyfél esetében, ahol stabilak a rajzok, gyorsak a jóváhagyások és alacsony a kintlévőségi kockázat. Ugyanez az árrés egy olyan munkánál, ahol szigorú kötbérek vannak, hétvégi munkavégzés szükséges, több ajánlati csomag szerepel és komoly koordinációs igény áll fenn, valójában azt jelenti, hogy a vállalat finanszírozza a megrendelő bizonytalanságát.

A biztosítási követelmények szintén olyan területet jelentenek, ahol a költségbecslők gyakran elszámolják magukat. A magasabb limitek, a különleges záradékok, az OCIP vagy CCIP projektekben való részvétel, az építés-szerelés biztosítási kötelezettségek (builders risk) és az alvállalkozói biztosítások mind befolyásolják a költségeket és az adminisztrációt. A PIA építőipari biztosítási igényekről szóló anyaga hasznos hivatkozás annak áttekintésére, hogyan változtathatják meg a biztosítási kötelezettségek egy projekt fenntartásának költségeit.

Az egészséges árrés teret enged a projektnek a súrlódások elnyelésére anélkül, hogy később rossz döntésekre kényszerítené a csapatot. Az alulárazott munka általában létszámcsökkentésben, követelések (claim) benyújtásában, késedelmes beszerzésben vagy a munkaterjedelemmel kapcsolatos vitákban csapódik le.

A legjobb költségbecslések nem rejtik el a bizonytalanságot. Minden egyes kockázatot a közvetlen költséghez, a tartalékkerethez, a munkaterjedelem megfogalmazásához rendelnek hozzá, vagy meghozzák a döntést, hogy elengedik a munkát.

Ez az a rész, amelyet sok költségbecslési útmutató kihagy. A mennyiségek és az egységárak pontos meghatározása fontos. A nyereséges munkák megnyerése azonban azon múlik, hogy fegyelmezetten árazza-e be a bizonytalanságot, majd megvédi-e ezt a logikát a benyújtott számban.

A költségbecslés bemutatása nyertes árajánlatként

Az ajánlattétel napja gyakran így zajlik. Két kivitelező nagyjából ugyanazt a költséget hordozza, de az egyikük még azelőtt veszít, hogy bárki is vitatkozna az árról, mert az árajánlata túl sok teret hagy a kétségnek. Ha a megrendelő vagy a generálkivitelező (GC) nem tudja megmondani, hogy mi van benne, mi van kizárva, és hol rejlik a kockázat, akkor vagy megemelik a számot a biztonság kedvéért, vagy egy másik ajánlattevőhöz fordulnak, aki tisztább utat mutatott a szerződéskötéshez.

Egy erős árajánlat többet tesz annál, mint hogy egyszerűen leírja a végösszeget. Úgy magyarázza el az árat, hogy az megvédje az árrést és megkönnyítse a döntést. Ez a legfontosabb az olyan munkáknál, ahol munkaterjedelmi hiányosságok vannak, ingadoznak az anyagárak, szűkös az ütemterv vagy hiányos a tervezés. Ezek azok a munkák, ahol egy homályos árajánlat később ingyen munkává változik.

Helyezze a munkaterjedelem tisztaságát az árazás formátuma elé

A megrendelők ritkán emlékeznek az Ön belső költségbecslési struktúrájára. Arra emlékeznek, hogy az árajánlata megválaszolta-e azokat a kérdéseket, amelyekből általában a pótmunkák (change order) körüli viták adódnak.

Használja ugyanazt a logikát a költségbecsléséből, majd fordítsa le az ügyfél számára érthető nyelvre. Tartsa tisztán a csomagok határait. Határozza meg a rajzok dátumait, a kiegészítéseket, a specifikációs szakaszokat és az alternatívákat, amelyeket kalkulált. Ha az ideiglenes védelmet, a munkaidőn kívüli munkavégzést, a sürgősségi fuvart vagy a hosszú távú áremelkedést egy bizonyos módon kezelte a becslésben, vigye ezt át az árajánlatba is. Ne feltételezze, hogy az ügyfél ezt kiolvassa a számból.

Egy olyan árajánlat, amely megállja a helyét a felülvizsgálat során, általában a következőket tartalmazza:

• Projekt azonosítása: Projekt neve, címe, ajánlati csomag, tervdokumentáció revíziója, kiegészítések és az ajánlat dátuma
• Munkaterjedelmi bevonások (inclusions): Az Ön által árazott munka, szakági nyelven megfogalmazva, amelyet a vevő ellenőrizni tud
• Kizárások (exclusions): Konkrét tételek, amelyek hajlamosak elmosódni, mint például a mások által végzett javítások, engedélyek, veszélyes anyagok, tűzőrség, különleges ellenőrzések vagy megrendelői tesztelések
• Feltételezések (assumptions): Hozzáférés, szakaszolás, munkaidő, közműlekapcsolások, fogadószint állapotok, daruidő, emelés, felvonulási terület és megrendelő által biztosított anyagok
• Kockázatkezelési jegyzetek: Keretösszegek, egységárak, áremelkedési határidők, tartalékkeret kezelése, és hogy mi váltana ki ármódosítást
• Kereskedelmi feltételek: Ajánlati kötöttség (érvényesség), ütemterv-minősítések, fizetési feltételek, alternatívák és az elfogadás feltételei

Ez a lista nem öncélú papírmunka. Ez az árrés védelme.

Mutassa meg az ügyfélnek, hol lakik a kockázat

Sok költségbecslés veszít pénzt a szerződéskötés után, mert az árajánlat úgy kezelte a bizonytalanságot, mintha az nem is létezne. A jobb megközelítés az, ha a bizonytalanságot oda helyezi, ahová tartozik. Tegye a tervezési hiányosságokat keretösszegekbe (allowances). Tegye a mennyiségi bizonytalanságot egységárakba, ahol ennek van értelme. Tegye a beszerzési bizonytalanságot az érvényességi időbe vagy egy áremelkedési záradékba. Helyezze a megrendelői döntéseket egyértelműen megfogalmazott feltételezések közé.

Ez a vevőnek olyan számot ad, amelyben megbízhat, a csapatának pedig nyilvántartást arról, hogy mire terjed ki a megadott ár.

Ez az értékesítési tárgyalást is megváltoztatja. Ahelyett, hogy azt védené, miért magasabb az Ön ára, elmagyarázhatja, milyen kockázatot hagyott ki valószínűleg a versenytársa. Ez sokkal erősebb pozíció, mint olcsónak tűnni.

Tegye könnyen áttekinthetővé és könnyen megvásárolhatóvá

A jó árajánlat gyorsan olvasható. A vevők több ajánlatot hasonlítanak össze, gyakran időprés alatt, és azt a kivitelezőt fogják előnyben részesíteni, aki leegyszerűsíti a munkaterjedelem áttekintését.

Kezdje egy rövid kísérőlevéllel, amely bizonyítja, hogy odafigyelt a projektre. Említse meg a helyszíni korlátozást, a szakaszolási követelményt, a lakott körülményeket, a leállási időablakot vagy a beszerzési problémát, amelyet figyelembe vett. Ezután néhány sorban foglalja össze az ár alapját. Tartsa a hangnemet magabiztosnak és kontrolláltnak. A hosszú magyarázatok sorról sorra történő vitákra hívnak fel, és olyan belső becslési logikát fednek fel, amelyre az ügyfélnek nincs szüksége.

A formázás többet számít, mint azt sok költségbecslő elismeri. Használjon címsorokat, térközöket és logikus felépítést. Helyezze a munkaterjedelem összefoglalóját a jogi szövegek elé. Tegye a kizárásokat olyan helyre, ahol jól láthatóak, ne a végére elrejtve. Ha vannak alternatívák, listázza őket tisztán, egyértelmű hozzáadódó vagy levonandó értékekkel és a változások rövid leírásával.

Ha gyorsabb utat szeretne a takeofftól az ügyfélkész dokumentációig, az Exayard a feltöltött rajzok, a mért eredmények és az egyedi árazási sablonok segítségével árajánlatra kész kalkulációkká alakítja a tervmennyiségeket. Ez segíthet a kivitelezőknek abban, hogy a költségbecslés és az árajánlat közötti átmenet egyértelmű és következetes maradjon.

A legjobb árajánlatok egyszerre két feladatot látnak el. Segítenek az ügyfélnek igent mondani, és megóvják a csapatát attól, hogy beárazatlan kockázatokat örököljön a szerződéskötés után.