Bản kế hoạch kinh doanh xây dựng: Bản thiết kế cho sự thành công

Bạn có thể xây dựng những công trình tuyệt đẹp, giữ một công trường sạch sẽ, nhưng vẫn thua lỗ nhanh chóng nếu khía cạnh quản lý doanh nghiệp bị lỏng lẻo. Đó là nơi hầu hết các nhà thầu mới bị rơi vào thế bị động. Họ am hiểu thi công. Nhưng họ chưa có một hệ thống cho việc định giá, dòng tiền, nhân sự, tiến độ và quản lý rủi ro.

Một kế hoạch kinh doanh xây dựng vững chắc sẽ giải quyết vấn đề đó. Không phải là phiên bản hào nhoáng viết ra chỉ để trình ngân hàng rồi bị lãng quên. Mà là phiên bản thực tế, hữu ích. Phiên bản cho bạn biết bạn bán cái gì, bán cho ai, công việc vận hành trong công ty như thế nào, các hồ sơ thầu được gửi đi ra sao, khi nào dòng tiền sẽ thắt chặt và bạn sẽ làm gì trước khi nó trở thành một cuộc khủng hoảng.

Ngành này đủ lớn để mang lại phần thưởng xứng đáng cho những nhà vận hành có kỷ luật trong một thời gian dài. Thị trường xây dựng toàn cầu được dự báo sẽ đạt $20.79 trillion vào năm 2029 với tỷ lệ CAGR là 5.32%, và gần 60% doanh thu tập trung ở Trung Quốc, Mỹ và Ấn Độ, theo báo cáo triển vọng thị trường xây dựng của Research and Markets. Cơ hội không phải là vấn đề. Biến cơ hội đó thành một công ty bền vững mới là vấn đề.

Tại sao một nhà thầu giỏi cần một bản thiết kế doanh nghiệp xuất sắc

Rất nhiều nhà thầu coi kế hoạch kinh doanh như một loại giấy tờ thủ tục. Đó là sai lầm đầu tiên. Một kế hoạch kinh doanh xây dựng thực sự chính là bản thiết kế vận hành của bạn. Nó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định khi một gói thầu bị siết chặt ngân sách, một khách hàng thanh toán chậm, một tổ trưởng bỏ việc, hoặc một nhà cung cấp thay đổi thời gian giao hàng ngay giữa chừng dự án.

Lý do điều này quan trọng vô cùng đơn giản. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ được trích dẫn đã chỉ ra việc thiếu một kế hoạch kinh doanh rõ ràng là nguyên nhân chính dẫn đến doanh thu thấp và các vấn đề về dòng tiền, và 20.4% tất cả các doanh nghiệp phải đóng cửa trong năm đầu tiên, trong đó các nhà thầu phải đối mặt với rủi ro gia tăng nếu không có một kế hoạch tài chính và vận hành mạnh mẽ, như được tóm tắt bởi đánh giá của Footbridge Media về lý do các nhà thầu thất bại sớm.

Những gì một kế hoạch thực tế thực sự mang lại

Một kế hoạch tốt cần thực hiện năm nhiệm vụ:

• Xác định hướng đi: Nó định nghĩa loại công việc bạn muốn nhận và loại công việc bạn sẽ từ chối.
• Bảo vệ dòng tiền: Nó buộc bạn phải suy nghĩ thấu đáo về các điều khoản thanh toán, thời gian, chi phí gián tiếp (overhead) và bảng lương trước khi các dự án bắt đầu.
• Tạo ra tính kỷ luật: Nó cung cấp cho các nhà dự toán, quản lý dự án và chủ doanh nghiệp một cuốn cẩm nang vận hành duy nhất.
• Giảm thiểu sự tăng trưởng độc hại: Nó giữ cho bạn không lao vào đuổi theo mọi cơ hội chỉ vì điện thoại đổ chuông.
• Làm cho trách nhiệm giải trình trở nên rõ ràng: Nếu một mục tiêu bị bỏ lỡ, bạn có thể thấy rõ vấn đề nằm ở khâu định giá, thi công, thu hồi công nợ hay bán hàng.

Quy tắc thực tế: Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn không giúp bạn quyết định có nên nhận một công việc có biên lợi nhuận thấp vào tuần tới hay không, thì nó quá chung chung.

Nhiều chủ doanh nghiệp cần một mô hình thực tế gắn liền với thực tế ngành, chứ không phải ngôn ngữ học thuật của bằng MBA. Nếu bạn muốn một ví dụ về phong cách đó, bản thiết kế cho một doanh nghiệp có lợi nhuận này rất hữu ích vì nó xây dựng việc lập kế hoạch xung quanh những thực tế mà các nhà thầu phải quản lý.

Sự chuyển dịch từ người thợ xây dựng sang chủ doanh nghiệp

Phần khó nhất không phải là viết các câu chữ lên giấy. Mà là việc chấp nhận rằng điều hành công ty hiện là một phần chuyên môn của bạn.

Bạn không còn chỉ chịu trách nhiệm về chất lượng tay nghề nữa. Bạn chịu trách nhiệm về chất lượng các dự án gối đầu (backlog), dòng chảy hồ sơ thầu, thu hồi công nợ, quyết định nhân sự và các hệ thống đằng sau tất cả những việc đó. Kế hoạch kinh doanh chính là nơi sự chuyển dịch đó trở thành hiện thực.

Đặt nền móng: Tóm tắt dự án và Phân tích thị trường

Một tổ chức cho vay mở kế hoạch của bạn lúc 9:00 sáng. Đến 9:03 sáng, họ đã biết liệu bạn đang điều hành một công ty thực sự hay chỉ là một người biết cách xây dựng. Điều tương tự cũng xảy ra với một đối tác tiềm năng, một đại lý bảo lãnh, hoặc một quản lý dự án cấp cao mà bạn muốn tuyển dụng. Họ đều bắt đầu với phần tóm tắt dự án, và họ đều tìm kiếm cùng một thứ. Hướng đi rõ ràng, một thị trường được xác định, và bằng chứng cho thấy bộ máy vận hành được xây dựng cho công ty mà bạn muốn điều hành vào năm 2026, chứ không phải công ty mà các nhà thầu đã điều hành mười năm trước.

Hãy viết phần tóm tắt dự án sau cùng

Hãy viết trang này sau khi phần còn lại của kế hoạch đã hoàn thành. Điều đó giúp bạn có thông tin thực tế vững chắc để cô đọng thay vì cố gắng đoán trước câu chuyện của mình ngay từ đầu.

Hãy viết ngắn gọn, nhưng phải cụ thể.

1. Công ty của bạn làm gì
   Mô tả công việc theo cách giúp người đọc hình dung được các dự án. "Hoàn thiện nội thất cho các khách thuê văn phòng chuyên nghiệp và y tế" là một mô tả hữu ích. "Dịch vụ xây dựng trọn gói" thì quá rộng để có thể định hướng cho các quyết định.

2. Bạn phục vụ ai
   Xác định rõ người mua. Chủ nhà, người quản lý tài sản, nhà phát triển dự án, khách hàng chính phủ, hoặc các nhà thầu chính đang tìm kiếm đối tác phụ đều có cách mua hàng khác nhau và yêu cầu hồ sơ tài liệu, định giá cũng như giao tiếp khác nhau.

3. Nơi bạn làm việc
   Bán kính dịch vụ ảnh hưởng đến thời gian di chuyển, hoạt động giám sát, nhiên liệu, tốc độ phản hồi và chất lượng backlog. Một phạm vi hoạt động trải dài năm quận nghe có vẻ đầy tham vọng, nhưng nhiều nhà thầu nhỏ kiếm được nhiều tiền hơn bằng cách duy trì trong một bán kính hẹp hơn mà họ có thể kiểm soát tốt.

4. Tại sao khách hàng thuê bạn
   "Chất lượng" là điều mặc nhiên. Hãy đưa ra lý do cụ thể. Đó có thể là quá trình chuẩn bị xây dựng nhanh chóng, phạm vi công việc chính xác, khả năng phối hợp trên công trường đang hoạt động, giao tiếp dự án rõ ràng hơn hoặc bàn giao nghiệm thu đáng tin cậy.

5. Cách bạn kiếm tiền
   Nêu rõ mô hình doanh thu bằng các thuật ngữ đơn giản. Hợp đồng đơn giá cố định, công việc thương thảo, các cuộc gọi dịch vụ, thỏa thuận bảo trì hoặc chương trình khách hàng thân thiết, mỗi loại đều tạo ra các mô hình dòng tiền và nhu cầu nhân sự khác nhau.

6. Cách bạn vận hành tốt hơn nhà thầu trung bình
   Điều này hiện nay quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng bóc tách khối lượng (takeoff) hỗ trợ bởi AI, theo dõi thi công kỹ thuật số, hoặc quy trình dự toán giúp rút ngắn thời gian phản hồi báo thầu, hãy nêu rõ. Một kế hoạch kinh doanh xây dựng hiện đại nên chỉ ra cách công nghệ cải thiện việc kiểm soát biên lợi nhuận và thời gian phản hồi, chứ không chỉ đề cập đến phần mềm một cách qua loa.

Một phần tóm tắt dự án mạnh mẽ sẽ thể hiện hình ảnh một công ty hiểu rõ lĩnh vực của mình, nắm chắc các con số và biết cách vận hành công việc từ bước tiếp cận khách hàng đến hóa đơn cuối cùng.

Phân tích thị trường thực tế và có ý nghĩa

Bỏ qua những lời tuyên bố chung chung về ngành. Nhu cầu địa phương, hành vi của người mua và sự phù hợp về vận hành mới là những thứ thuộc về phần này.

Một phân tích thị trường hữu ích sẽ trả lời một câu hỏi hóc búa. Liệu có những công việc mang lại lợi nhuận ở khu vực này mà công ty của bạn có thể thắng thầu và thực hiện tốt hay không?

Điều đó đòi hỏi các minh chứng thực tế tại địa phương. Hãy kiểm tra hoạt động cấp phép xây dựng, các bảng đấu thầu công cộng, kế hoạch của các môi giới và nhà phát triển dự án, các mối quan hệ trong ngành, xu hướng tỷ lệ trống của nội thất thương mại, khối lượng phục hồi sau bảo hiểm và những loại dự án mà các đối thủ cạnh tranh lớn hơn thường né tránh vì chúng quá nhỏ, quá gấp hoặc quá phức tạp về mặt vận hành. Những chi tiết đó cho bạn biết nhiều điều hơn là một dòng tiêu đề về sự tăng trưởng xây dựng toàn cầu.

Để có dữ liệu địa phương thực tế, nhiều nhà thầu bắt đầu với hồ sơ cấp phép, báo cáo quy hoạch đô thị và các cập nhật phát triển kinh tế khu vực. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ cũng phác thảo những gì các tổ chức cho vay mong đợi được thấy trong một phân tích thị trường trong hướng dẫn của họ về nghiên cứu thị trường và phân tích cạnh tranh.

Các câu hỏi giúp tạo ra một phân tích thị trường hữu ích

Sử dụng đánh giá địa phương của bạn để trả lời các câu hỏi như:

• Những loại dự án nào đang hoạt động tích cực trong khu vực của bạn
  Phân tích cụ thể theo phạm vi công việc thực tế. Cải tạo mặt bằng khách thuê, sửa chữa bảo hiểm, nâng cấp trường học, nhà phố phân lô, bảo trì công nghiệp nhẹ hoặc cải tạo khu chung cư đều vận hành khác nhau.

• Ai là người giao việc
  Chủ đầu tư, nhà phát triển dự án, người quản lý cơ sở hạ tầng, kiến trúc sư, đội ngũ mua sắm của thành phố và các nhà thầu chính lớn hơn đều có quy trình mua hàng riêng. Kế hoạch của bạn nên chỉ ra con đường nào phù hợp với công ty của bạn.

• Đối thủ cạnh tranh đang bỏ lỡ cơ hội ở đâu
  Lập dự toán chậm, hồ sơ tài liệu yếu kém, lập tiến độ lỏng lẻo, xử lý yêu cầu thay đổi (change order) lộn xộn và giao tiếp kém sẽ tạo ra cơ hội cho các nhà thầu có kỷ luật.

• Thị trường ngách nào bạn có thể bảo vệ
  Một thị trường ngách có thể dựa trên phạm vi công việc, khách hàng, tốc độ hoặc quy trình. "Dự toán nhanh cho các dự án cải tạo mặt bằng đang hoạt động" là một vị thế thị trường thực sự. "Các dự án công ích nhỏ dưới ngưỡng mà các doanh nghiệp lớn bỏ qua" cũng vậy.

• Những hệ thống nào giúp bạn chiến thắng trong thị trường ngách đó một cách có lợi nhuận
  Nếu lợi thế của bạn là tốc độ và sự chính xác của dự toán, kế hoạch nên nêu rõ quy trình đằng sau nó. Các nhà thầu sử dụng các công cụ như phần mềm dự toán hỗ trợ AI cho cảnh quan và san lấp mặt bằng có thể đưa ra các hồ sơ thầu rõ ràng hơn và nhanh hơn, nhưng chỉ khi tốc độ đó gắn liền với việc kiểm soát phạm vi và kỷ luật tính giá thành công trình (job costing).

Bảng định vị thị trường đơn giản

Những gì các chủ doanh nghiệp thường nhầm lẫn

Khái niệm hoạt động thị trường thường bị nhầm lẫn với sự phù hợp của công ty.

Một thị trường bận rộn vẫn có thể là một thị trường sai lầm đối với doanh nghiệp của bạn. Tôi đã chứng kiến các nhà thầu đuổi theo các dự án lớn hơn vì danh sách backlog có vẻ mỏng, để rồi sau đó bị mắc kẹt bởi các hồ sơ trình duyệt (submittals), sự chậm trễ trong mua sắm, áp lực bảng lương và các thiếu sót trong giám sát mà họ không đủ nhân sự để xử lý. Doanh thu tăng lên. Biên lợi nhuận thì không.

Một công ty nhỏ với đội ngũ quản lý hiện trường mạnh mẽ và một nhà dự toán có kỷ luật có thể mang lại lợi nhuận tốt hơn trong một danh mục hẹp các công việc có tính lặp lại hơn là việc mở rộng quy mô một cách tràn lan. Đó là lý do tại sao phần này cần phải đề cập đến năng lực, chứ không chỉ là nhu cầu. Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn nói rằng bạn muốn phát triển, nó cũng phải nói rõ bạn sẽ bảo vệ những gì trong quá trình phát triển đó. Tỷ lệ trúng thầu, thời gian phản hồi dự toán, khối lượng công việc của quản lý dự án, biên lợi nhuận gộp, tốc độ thu hồi công nợ và kiểm soát việc phải làm lại (rework) đều thuộc về cuộc thảo luận đó.

Phân tích thị trường tốt nhất sẽ giữ cho bạn không đuổi theo những công việc trông có vẻ hấp dẫn trên giấy tờ nhưng lại mang lại hiệu quả kém trong thực tế.

Xác định các dịch vụ và Kế hoạch vận hành của bạn

Phần này là nơi chiến lược ngừng là lý thuyết. Đó là nơi bạn chứng minh công ty có thể bàn giao công việc một cách nhất quán, chứ không chỉ biết bán hàng.

Xác định dịch vụ với sự rõ ràng ở cấp độ công trường

Hầu hết các kế hoạch ở đây quá rộng. "Chúng tôi làm cải tạo" không giúp ai hiểu được công ty của bạn.

Một cách tiếp cận tốt hơn là xác định các dịch vụ xung quanh phạm vi công việc, loại khách hàng và phương thức bàn giao.

• Ví dụ về nhà ở: Cải tạo bếp và phòng tắm cho các ngôi nhà có chủ sở hữu đang sinh sống, bao gồm lập kế hoạch, lập tiến độ, điều phối các đội thợ phụ và lắp đặt hoàn thiện.
• Ví dụ về thương mại: Hoàn thiện nội thất cho các văn phòng nhỏ và không gian bán lẻ, tập trung vào việc điều phối trên các công trường đang hoạt động.
• Ví dụ về nhà thầu phụ chuyên ngành: Đi đường ống thô, lắp đặt thiết bị vệ sinh và nâng cấp hệ thống cho các dự án thương mại nhẹ và chung cư.

Sự cụ thể ở mức độ đó giúp ích cho việc dự toán, bố trí nhân sự, lập kế hoạch thiết bị và tiếp thị. Nó cũng giữ cho phễu bán hàng của bạn sạch sẽ hơn vì bạn không thu hút mọi loại công việc.

Xây dựng kế hoạch vận hành xung quanh quy trình công việc

Ngành xây dựng trong lịch sử luôn tụt hậu so với các ngành khác về tăng trưởng năng suất, và các kế hoạch hiện đại cần giải quyết vấn đề này thông qua các công cụ kỹ thuật số và hoạt động vận hành thông minh gắn liền với lợi nhuận, như đã được ghi nhận bởi ABC SoCal về tăng trưởng doanh nghiệp xây dựng.

Điều đó có nghĩa là kế hoạch vận hành của bạn nên chỉ ra cách công việc di chuyển từ bước tiếp cận khách hàng đến bàn giao nghiệm thu.

Một quy trình thực tế cần được lập hồ sơ tài liệu

1. Tiếp nhận và đánh giá khách hàng tiềm năng
   Quyết định ai sẽ lọc các yêu cầu mới, những công việc nào phù hợp và thông tin nào phải được thu thập trước khi khảo sát công trường.

2. Dự toán và tạo báo giá
   Xác định cách thu thập khối lượng, ai duyệt giá và cách chuẩn hóa các hồ sơ đề xuất báo giá.

3. Bàn giao trước thi công (preconstruction)
   Chốt phạm vi công việc, các giả định, các điểm loại trừ, kỳ vọng tiến độ, nhu cầu mua sắm và các bên chịu trách nhiệm trước khi đội ngũ hiện trường bắt đầu.

4. Quản lý thi công
   Thiết lập các quy tắc cho báo cáo hàng ngày, cập nhật tiến độ, các yêu cầu thay đổi, giao tiếp tại công trường và kiểm tra chất lượng.

5. Nghiệm thu bàn giao và theo dõi
   Sửa lỗi danh mục hoàn thiện (punch list), hoàn thành thanh quyết toán, bàn giao hồ sơ tài liệu, xử lý bảo hành và theo dõi khách hàng đều phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Những công ty giữ được sự ngăn nắp trong văn phòng thường duy trì được lợi nhuận tốt hơn trên công trường.

Hiệu quả phải được thiết kế từ trước

Nếu bạn không xác định rõ các kênh giao tiếp, quy tắc mua sắm và báo cáo hiện trường từ sớm, mọi người sẽ lấp đầy khoảng trống đó bằng thói quen. Những thói quen đó thường tạo ra việc phải làm lại.

Kế hoạch kinh doanh xây dựng của bạn nên bao gồm:

• Ai mua vật tư: PM, giám sát công trường, chủ doanh nghiệp hoặc trợ lý văn phòng.
• Cách quản lý nhà thầu phụ: Danh sách đã phê duyệt, các điều khoản hợp đồng, cam kết tiến độ và hồ sơ tài liệu.
• Cách kiểm tra chất lượng: Các điểm dừng kiểm tra (hold points), hình ảnh, kiểm tra thực tế và quy trình xử lý lỗi thi công.
• Cách theo dõi dự án: Nhật ký hàng ngày, mã chi phí (cost codes), theo dõi nhân công và nhật ký yêu cầu thay đổi.

Một nhà thầu trong lĩnh vực san lấp mặt bằng hoặc thi công ngoài trời cũng có thể cần các quy trình dự toán và khối lượng liên kết hoạt động thi công hiện trường với các giả định khi đấu thầu. Đối với các doanh nghiệp trong phân khúc này, các công cụ như phần mềm dự toán cảnh quan rất đáng để đánh giá khi bạn lập bản đồ vận hành, bởi vì tốc độ và tính nhất quán của dự toán ảnh hưởng đến toàn bộ phễu dự án.

Giữ cho sơ đồ tổ chức thực tế

Đừng vẽ sơ đồ tổ chức mà bạn ước mình có. Hãy vẽ sơ đồ mà bạn thực sự có thể bố trí nhân sự.

Nếu bạn vừa là chủ doanh nghiệp, nhà dự toán, nhân viên bán hàng vừa là PM vào ngày đầu tiên, hãy ghi rõ như vậy. Sau đó chỉ ra khi nào và tại sao từng chức năng sẽ được phân quyền. Một kế hoạch vận hành thực tế luôn tốt hơn một kịch bản giả tưởng đầy ấn tượng.

Nắm vững các con số của bạn: Dự toán và Đấu thầu

Dự toán không phải là công việc hành chính. Đó là chiến lược. Nó quyết định công việc nào bạn sẽ đuổi theo, bạn phản hồi nhanh ra sao, bạn để lại biên lợi nhuận biên bao nhiêu cho mình, và liệu các dự án gối đầu có giúp ích cho công ty hay sẽ chôn vùi nó.

Định giá theo cảm tính sẽ đổ vỡ dưới áp lực

Rất nhiều nhà thầu nhỏ bắt đầu bằng cách định giá công việc dựa trên trí nhớ. Nó có thể hiệu quả trong một thời gian, đặc biệt là trong một phạm vi công việc hẹp mà bạn biết rất rõ. Sau đó, công ty phát triển, nhân công bị phân tán qua nhiều dự án, nhân sự giám sát thay đổi, giá cả vật tư biến động, và dự toán "gần đúng" đó bắt đầu làm rò rỉ tiền bạc.

Một kế hoạch kinh doanh xây dựng hiện đại nên giải thích phương pháp dự toán của bạn bằng ngôn ngữ đơn giản:

• Chi phí trực tiếp: Nhân công, vật tư, thiết bị, nhà thầu phụ.
• Chi phí gián tiếp của dự án: Giám sát, dọn dẹp, huy động thiết bị, giấy phép, dụng cụ nhỏ, bảo vệ tạm thời.
• Phân bổ chi phí chung (overhead): Thuê văn phòng, nhân sự hành chính, phần mềm, xe cộ, bảo hiểm, thời gian dự toán.
• Mục tiêu lợi nhuận: Mức lợi nhuận tối thiểu giúp rủi ro xứng đáng được chấp nhận.

Nếu các lớp chi phí này không được tách biệt, các chủ doanh nghiệp sẽ kết thúc bằng việc nhầm lẫn giữa tiền mặt trong ngân hàng với lợi nhuận thực tế của dự án.

Tại sao tốc độ dự toán cần có trong kế hoạch

Hầu hết các kế hoạch kinh doanh vẫn coi dự toán là một chức năng hỗ trợ hành chính (back-office). Điều đó đã bỏ lỡ điểm mấu chốt. Theo hướng dẫn kế hoạch kinh doanh xây dựng của Deltek, hầu hết các hướng dẫn không chỉ ra cách mô hình hóa tác động của việc cắt giảm 50% thời gian dự toán bằng cách sử dụng AI, điều này để lại một khoảng trống lớn trong việc giải thích tốc độ tạo doanh thu.

Điều đó quan trọng bởi vì tốc độ dự toán nhanh hơn sẽ thay đổi kết quả kinh doanh thực tế:

• Bạn có thể chọn lọc gói thầu kỹ hơn
  Tốc độ cho bạn không gian để từ chối các công việc không phù hợp thay vì phải vội vã tính toán các con số chỉ để bắt kịp tiến độ.

• Bạn có thể phản hồi sớm hơn
  Đối với các công việc được mời thầu, việc tham gia sớm thường cải thiện cơ hội của bạn vì các câu hỏi về phạm vi công việc được làm rõ trước khi giá cả được chốt cứng.

• Bạn có thể chuẩn hóa các giả định
  Khi việc bóc tách khối lượng (takeoff) và định dạng hồ sơ đề xuất rõ ràng hơn, việc rà soát sẽ dễ dàng hơn và các yếu tố bất ngờ sẽ ít đi.

Các dự toán chậm chạp không chỉ lãng phí thời gian văn phòng. Chúng làm hẹp đi các lựa chọn của bạn.

Đối với các nhà thầu chuyên ngành phải đối mặt với số lượng thiết bị dày đặc và hệ thống nhiều nhánh, việc đánh giá các quy trình công việc như phần mềm dự toán ngành nước có thể giúp xác định quy trình chuẩn bị xây dựng nhanh hơn sẽ như thế nào trong kế hoạch.

Đặt quy trình đằng sau hồ sơ thầu

Kế hoạch của bạn nên mô tả quy trình công việc dự toán, chứ không chỉ là công thức tính giá.

Quy trình công việc tối thiểu cho việc đấu thầu có kỷ luật

Nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua bước rà soát rủi ro và tự hỏi tại sao lợi nhuận dự án lại bị hao hụt sau đó.

Dưới đây là một video hướng dẫn hữu ích về cách các quy trình dự toán mới đang thay đổi giai đoạn tiền xây dựng:

Đừng hứa hẹn về khối lượng nếu quy trình của bạn không thể hỗ trợ nó

Nếu các dự báo tài chính của bạn giả định có nhiều công việc trúng thầu hơn, kế hoạch kinh doanh của bạn cần chỉ ra cách đội ngũ dự toán sẽ sản xuất và rà soát đủ số lượng hồ sơ thầu để hỗ trợ dự báo đó. Nếu không, dòng doanh thu chỉ là hư cấu.

Đó là lý do chính tại sao việc dự toán hiện đại thuộc về kế hoạch ngay từ ngày đầu tiên. Đó không phải là một cuộc thảo luận về phần mềm. Đó là một cuộc thảo luận về năng lực.

Xây dựng Bản thiết kế tài chính và Dự báo của bạn

Đây là phần mà các chủ doanh nghiệp thường né tránh. Đây cũng là phần cho bạn biết liệu công ty có thể tồn tại qua các vấn đề thông thường hay không.

Tiền mặt quan trọng hơn lợi nhuận trên giấy tờ

Ngành xây dựng có tỷ lệ sinh tồn thấp nhất trong số các ngành lớn, với chỉ 44% doanh nghiệp tồn tại được năm năm, và 82% các thất bại doanh nghiệp là do quản lý dòng tiền kém, theo phân tích dòng tiền xây dựng của ISEC.

Đó là lý do tại sao kế hoạch của bạn cần ba báo cáo tài chính, nhưng có một báo cáo xứng đáng được chú ý nhất:

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P&L)
  Cho biết các dự án có được định giá và quản lý có lãi theo thời gian hay không.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash flow)
  Cho biết khi nào tiền đi vào và đi ra khỏi doanh nghiệp.

• Bảng cân đối kế toán (Balance sheet)
  Cho biết tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể.

Nếu bạn chỉ nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bạn vẫn có thể hết tiền mặt trong khi đang "kiếm được tiền" trên giấy tờ.

Xây dựng các dự báo từ thực tế vận hành, không phải từ hy vọng

Bắt đầu với cơ cấu công việc dự kiến của bạn. Sau đó xây dựng doanh thu dựa trên khối lượng thầu thực tế, tỷ lệ trúng thầu, năng lực của các tổ đội và thời gian thực hiện dự án. Giữ cho các giả định luôn rõ ràng để bạn có thể điều chỉnh chúng mà không cần xây dựng lại toàn bộ mô hình.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp gặp rắc rối vì các dự báo của họ giả định việc thu hồi công nợ diễn ra suôn sẻ và không có khoảng cách về thời gian. Thực tế xây dựng hiếm khi diễn ra như vậy. Việc xuất hóa đơn theo tiến độ luôn có độ trễ. Tiền giữ lại (retainage) bị treo lại. Vật tư cần phải được mua trước khi khoản thanh toán được chuyển đến. Nếu bạn muốn một cách rõ ràng hơn để kiểm tra sức chịu đựng (stress-test) các con số của mình, hướng dẫn này về cách tránh các bẫy dự báo tài chính rất đáng để xem xét khi bạn xây dựng mô hình của mình.

Mẫu Dự báo dòng tiền 12 tháng đơn giản hóa

Những gì cần bao gồm trong dòng tiền ra

Các chủ doanh nghiệp thường đánh giá thấp những gì thuộc về phần này. Tiền ra nên bao gồm nhiều thứ hơn là bảng lương và vật tư.

Hãy xem xét các danh mục sau:

• Nhân công hiện trường: Tiền lương, các khoản trích theo lương, tiền làm thêm giờ và nhân công tạm thời.
• Mua sắm vật tư: Tiền đặt cọc, các khoản mua sắm theo thời gian giao hàng và các mặt hàng có thời gian chuẩn bị dài (long-lead items).
• Thanh toán cho nhà thầu phụ: Dựa trên các điều khoản hợp đồng thực tế, không phải theo thời gian mong muốn của bạn.
• Chi phí chung (overhead): Thuê văn phòng, xe cộ, lương hành chính, phần mềm, điện thoại và tiếp thị.
• Nghĩa vụ nợ và thiết bị: Các khoản thanh toán khoản vay, thuê tài chính và các công cụ được tài trợ trả góp.
• Rút vốn của chủ sở hữu: Nếu bạn cần tiền từ doanh nghiệp, hãy đưa nó vào mô hình.

Lời khuyên thực chiến: Lập bản đồ các khoản thu dự kiến và các khoản chi dự kiến theo từng tháng cho mọi dự án lớn, sau đó tổng hợp chúng thành một góc nhìn chung của toàn công ty. Đó là cách bạn phát hiện ra điểm thắt nút trước tuần thanh toán lương.

Đối với các nhà thầu cơ điện (MEP), việc dự toán và lập kế hoạch dòng tiền có mối liên kết chặt chẽ vì các giả định khi đấu thầu sẽ quyết định việc bố trí nhân công và thời gian mua sắm vật tư. Nếu bạn đang thắt chặt phần này của quy trình, việc xem xét các công cụ như phần mềm dự toán HVAC có thể giúp bạn suy nghĩ về cách các giả định tiền xây dựng được đưa vào các dự báo.

Ba sai lầm làm đổ vỡ các dự báo

1. Ghi nhận công việc trúng thầu quá sớm
   Đừng dự báo doanh thu đã ký từ những công việc mới chỉ dừng lại ở mức "trông có vẻ khả quan."

2. Bỏ qua khoảng cách về thời gian
   Ghi nhận doanh thu và thực tế nhận tiền mặt không phải là một.

3. Định giá thấp việc phân bổ chi phí chung
   Nếu dự toán không gánh đủ chi phí chung của công ty, sự tăng trưởng có thể làm cho tình hình tiền mặt trở nên tồi tệ hơn, chứ không tốt hơn.

Một mô hình tài chính không nên làm cho doanh nghiệp trông có vẻ ấn tượng. Nó nên làm cho các rủi ro trở nên rõ ràng.

Quản lý rủi ro và Lập kế hoạch cho các bước tiếp theo của bạn

Một kế hoạch kinh doanh xây dựng chỉ hữu ích nếu bạn cập nhật nó khi thực tế thay đổi. Thời gian giao hàng vật tư thay đổi. Khách hàng phê duyệt chậm. Giám sát rời đi. Đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện. Kế hoạch của bạn phải luôn kết nối với hiện trường.

Thực hiện đánh giá rủi ro đơn giản

Bạn không cần một ma trận khổng lồ. Hãy bắt đầu với một vài mối đe dọa có khả năng gây hại cho công ty nhất.

• Rủi ro thanh toán
  Khách hàng chậm thanh toán, tranh chấp một yêu cầu thay đổi, hoặc kéo dài thời gian giữ lại tiền bảo hành. Phản hồi của bạn có thể bao gồm các điều khoản hợp đồng chặt chẽ hơn, quy trình thanh toán nghiêm ngặt hơn và sàng lọc khách hàng trước khi ký hợp đồng.

• Rủi ro tiến độ
  Thiếu hụt nhân công, chậm trễ kiểm tra nghiệm thu, hoặc các vấn đề mua sắm đẩy công việc lùi lại. Giải pháp giảm thiểu của bạn có thể bao gồm các khoảng đệm tiến độ (schedule buffers), các nhà cung cấp thay thế và các cam kết chặt chẽ hơn từ nhà thầu phụ.

• Rủi ro phạm vi công việc
  Bản vẽ không đầy đủ hoặc các giả định bị mờ nhạt. Hãy bảo vệ bản thân bằng các điều khoản loại trừ rõ ràng hơn, các yêu cầu làm rõ thông tin (RFI) trước khi đấu thầu và các quy tắc bằng văn bản cho yêu cầu thay đổi.

• Rủi ro vận hành
  Một người nắm giữ quá nhiều thông tin. Cách khắc phục là lập hồ sơ tài liệu, danh sách kiểm tra (checklists) và đào tạo chéo.

Bảo hiểm cũng thuộc về cuộc thảo luận này. Nếu bạn đang xem xét phạm vi bảo hiểm như một phần của kế hoạch khởi sự của mình, việc so sánh các lựa chọn bảo hiểm tốt nhất cho nhà thầu có thể giúp bạn xác định các khoảng trống trước khi một khiếu nại phát sinh làm lộ ra chúng.

Biến kế hoạch thành một lộ trình triển khai 30 60 90 ngày

Hầu hết các kế hoạch kinh doanh thất bại vì chúng không bao giờ được đưa vào lịch làm việc cụ thể.

30 ngày đầu tiên

Tập trung vào thiết lập và sự rõ ràng.

• Đăng ký doanh nghiệp đúng quy định
• Chọn các công cụ kế toán và tính giá thành công trình (job costing)
• Xác định chính xác các dịch vụ cung cấp
• Tạo các mẫu dự toán và hồ sơ đề xuất
• Xây dựng danh sách kiểm tra để đánh giá khách hàng tiềm năng

Từ ngày 31 đến 60

Xây dựng bộ máy vận hành.

• Thiết lập quy trình mua sắm và thủ tục cho nhà thầu phụ
• Tạo quy trình bàn giao dự án
• Lập hồ sơ tài liệu cho các bước xuất hóa đơn và thu hồi công nợ
• Viết các điều khoản loại trừ tiêu chuẩn và giả định hợp đồng
• Bắt đầu tiếp cận mục tiêu đến các khách hàng lý tưởng

Từ ngày 61 đến 90

Kiểm tra sức chịu đựng của hệ thống.

• Rà soát các dự toán ban đầu so với các giả định thi công thực tế
• Theo dõi thời gian phản hồi và thời gian hoàn thành hồ sơ đề xuất
• Điều chỉnh định giá nếu việc phân bổ chi phí chung quá mỏng
• Tinh chỉnh thị trường ngách của bạn dựa trên những gì khách hàng thực tế đang yêu cầu
• Cập nhật kế hoạch dựa trên phản hồi thực tế từ hiện trường

Các kế hoạch không thất bại vì chúng được viết ra. Chúng thất bại vì không ai liên kết chúng với các quyết định hàng tuần.

Kế hoạch kinh doanh xây dựng tốt nhất không phải là kế hoạch dài nhất. Đó là kế hoạch mà công ty của bạn có thể thực thi được.

---

Nếu bạn muốn hiện đại hóa khía cạnh dự toán trong kế hoạch kinh doanh của mình, Exayard được xây dựng cho các nhà thầu cần bóc tách khối lượng (takeoff) nhanh hơn, hồ sơ đề xuất rõ ràng hơn và một quy trình tiền xây dựng hỗ trợ sự tăng trưởng thực chất thay vì tạo ra các điểm nghẽn.