Cách đấu thầu dự án cảnh quan: Chốt nhiều hợp đồng hơn

Có lẽ bạn đang ở đây vì bạn đã từng trải qua một trong hai kết quả tồi tệ mà mọi chuyên gia trong ngành ngoại thất đều biết rõ.

Bạn gửi báo giá nhanh, giành được dự án, rồi nhận ra khi đang thi công được một nửa rằng các con số quá mỏng và lợi nhuận đã biến mất. Hoặc bạn mất quá nhiều thời gian, cố gắng làm cho bản dự toán trở nên hoàn hảo, và một người khác đã giành được dự án trước khi bạn kịp nộp hồ sơ.

Đó chính là cái bẫy. Hầu hết các nhà thầu nghĩ rằng việc đấu thầu là vấn đề về giấy tờ. Không phải vậy. Đó là vấn đề vận hành. Nếu quy trình của bạn lỏng lẻo, mức giá của bạn sẽ lỏng lẻo. Nếu phạm vi công việc mơ hồ, biên lợi nhuận của bạn sẽ bị rò rỉ. Nếu việc bóc tách khối lượng (takeoff) chậm trễ, bạn sẽ phải vội vã đưa ra con số cuối cùng hoặc bỏ lỡ hoàn toàn cơ hội báo giá.

Tin tốt là việc báo giá có lãi không phải là điều gì bí ẩn. Đó là một hệ thống có thể lặp lại. Những công ty duy trì được sự phát triển bền vững theo thời gian không đoán mò khi lập dự toán. Họ khảo sát mặt bằng theo cùng một cách, đo lường theo cùng một cách, định giá theo cùng một cách, soạn thảo đề xuất theo cùng một cách và theo dõi phản hồi theo cùng một cách.

Ngừng Đoán Mò và Bắt Đầu Chiến Thắng

Một báo giá tồi thường trông không hề tệ vào ngày bạn gửi nó đi.

Nó trông rất cạnh tranh. Khách hàng thích mức giá đó. Lịch trình của bạn có thể sắp xếp được công việc. Thế rồi dự án bắt đầu, lối vào chật hẹp hơn dự kiến, việc thu dọn rác thải mất nhiều thời gian hơn, danh sách cây trồng thay đổi, đội ngũ thi công tốn thêm giờ làm việc, và những gì từng trông giống như một chiến thắng lại biến thành một dự án mà bạn ước mình chưa từng ký hợp đồng.

Điều đó xảy ra khi bản dự toán được xây dựng dựa trên các giả định thay vì một hệ thống.

Điều này hiện nay càng quan trọng hơn vì chăm sóc cảnh quan không còn là một thị trường nhỏ lẻ và ảm đạm. Ngành dịch vụ ngoài trời của Hoa Kỳ bao gồm hơn 692.777 doanh nghiệp dịch vụ ngoài trời và sử dụng hơn 1,4 triệu lao động, với số lượng doanh nghiệp báo cáo tăng 4,8% so với năm 2024 theo thống kê ngành cảnh quan từ Hiệp hội Chuyên gia Cảnh quan Quốc gia. Trong một lĩnh vực đông đúc như vậy, bạn hiếm khi đấu thầu một mình. Các nhà thầu khác cũng đang săn đón cùng một dự án lắp đặt nhà dân, tài khoản bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống tưới và các gói thương mại.

Sự cạnh tranh khốc liệt đó sẽ trừng phạt việc lập dự toán cẩu thả.

Điều gì thực sự mang lại chiến thắng

Chỉ riêng giá thấp không thể xây dựng một doanh nghiệp bền vững. Phạm vi công việc rõ ràng, khối lượng đáng tin cậy và sự tự tin vào cấu trúc chi phí của bạn mới làm được điều đó. Khách hàng có thể nhận ra khi một đề xuất được lắp ghép từ những suy đoán mơ hồ. Họ cũng có thể biết khi nào nhà thầu thực sự hiểu rõ mặt bằng, vật liệu, nhân công và các điểm có khả năng xảy ra xung đột.

Quy tắc thực tế: Nếu bạn không thể giải thích chính xác làm thế nào bạn có được con số của mình, bạn không nên gửi báo giá.

Một quy trình báo giá đáng tin cậy thường bao gồm các phần cốt lõi giống nhau trong mỗi lần thực hiện:

• Đánh giá thực tế trước khi báo giá: Điều kiện mặt bằng, lối vào, hệ thống thoát nước, tiện ích công cộng và kỳ vọng của khách hàng.
• Bóc tách khối lượng (takeoff) rõ ràng: Thảm cỏ, bồn hoa, viền, hardscape, hệ thống tưới, cây xanh, chiếu sáng, vận chuyển xà bần.
• Xây dựng cấu trúc giá: Nhân công, vật liệu, thiết bị, nhà thầu phụ, chi phí chung (overhead), lợi nhuận.
• Một đề xuất dễ đọc, mạch lạc: Phạm vi công việc, các khoản loại trừ, tiến độ, điều khoản thanh toán và các giả định.

Đối với các nhà thầu muốn thắt chặt quy trình đó, các công cụ và biểu mẫu sẽ giúp ích, nhưng chỉ khi hệ thống đằng sau chúng vững chắc. Nếu bạn cần một điểm tham khảo thực tế để xây dựng bản ước tính cảnh quan chuẩn, hãy bắt đầu từ đó và sau đó điều chỉnh cho phù hợp với cách các đội ngũ của bạn làm việc trên thực địa.

Làm Chủ Khâu Chuẩn Bị Trước Đấu Thầu và Xác Định Phạm Vi

Hầu hết các sai lầm trong báo giá xảy ra trước khi bắt đầu tính toán.

Nếu việc khảo sát mặt bằng bị vội vã hoặc cuộc trò chuyện với khách hàng vẫn mơ hồ, bản dự toán đã bị ảnh hưởng ngay từ đầu. Tại thời điểm đó, bạn không phải đang định giá cho một dự án. Bạn đang định giá cho suy đoán tốt nhất của mình về những gì dự án có thể diễn ra. Đó là hai việc hoàn toàn khác nhau.

Khảo sát mặt bằng như thể bạn sẽ thi công vào ngày mai

Một chuyến khảo sát mặt bằng đúng nghĩa không phải là một vòng đi dạo nhanh quanh khu đất. Đó là một đợt kiểm toán thực địa.

Hãy nhìn nhận dự án từ góc nhìn của đội thi công. Vật liệu sẽ được tập kết ở đâu? Xe xúc lật nhỏ (skid steer) có thể vào được không, hay mọi thứ phải vận chuyển bằng tay? Độ dốc có làm thay đổi năng suất không? Có hệ thống tưới hiện hữu nào cần bảo vệ hoặc kết nối hay không? Có vấn đề về thoát nước, vùng rễ cây, tường chắn, hoặc thay đổi cao độ mà khách hàng chưa đề cập vì họ nghĩ rằng đó là điều hiển nhiên không?

Chụp ảnh có mục đích, không chỉ để lưu trữ hồ sơ.

• Ảnh lối vào: Cổng, lối xe chạy, sân bên hông, điều kiện vỉa hè và các điểm dỡ hàng.
• Ảnh hiện trạng: Chất lượng thảm cỏ, đường viền bồn hoa, các cạnh hardscape, đường thoát nước và các điểm đánh dấu tiện ích.
• Ảnh chi tiết: Các khu vực bị hư hại, cao độ không đều, rễ cây lộ ra ngoài, nước đọng và bất kỳ điều gì có khả năng gây tranh chấp sau này.
• Ảnh tham chiếu: Các góc chụp rộng giúp đội ngũ văn phòng liên kết các ghi chú thực địa với bản vẽ.

Nếu bạn sử dụng công cụ quản lý quy trình khách hàng hoặc CRM cho đội ngũ xây dựng, công cụ đó sẽ phát huy tối đa giá trị của nó. Việc lưu trữ ảnh, ghi chú mặt bằng, lịch sử liên hệ và các phiên bản dự toán ở một nơi duy nhất giúp các chi tiết không bị thất lạc giữa người lập dự toán, nhân viên bán hàng và trưởng nhóm thi công.

Đặt những câu hỏi làm thay đổi mức giá

Khách hàng thường mô tả kết quả họ muốn, chứ không phải phạm vi công việc họ đang mua.

Điều đó có nghĩa là bạn cần phải làm rõ các phần ẩn của công việc trong quá trình trò chuyện. Hãy hỏi về những gì ảnh hưởng đến vận hành, chứ không chỉ về mặt thẩm mỹ.

Một vài câu hỏi thường xuyên ảnh hưởng đến giá cả:

• Ai là người đưa ra quyết định cuối cùng: Một chủ nhà, quản lý tài sản, ban quản trị hay tổng thầu.
• Điều gì là cố định và điều gì có thể linh hoạt: Danh mục cây trồng, loại gạch lát, phạm vi hệ thống tưới, ngân sách chiếu sáng, kỳ vọng dọn dẹp vệ sinh.
• Mốc thời gian nào là quan trọng: Ngày diễn ra sự kiện, ngày nghiệm thu, ngày bàn giao cho người thuê, khoảng thời gian thời tiết thuận lợi.
• Những gì đã được mặc định bao gồm: Vận chuyển xà bần, phá dỡ, cải tạo đất, đào gốc cây, phối hợp hạ tầng tiện ích, xử lý giấy phép.

Nếu khách hàng nói: “Tôi nghĩ phần đó đã bao gồm rồi,” thì phạm vi công việc chưa đủ rõ ràng.

Biến ghi chú thành phạm vi công việc bảo vệ biên lợi nhuận

Một phạm vi công việc (scope of work) chặt chẽ phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ cùng lúc. Nó phải giúp bán được dự án, đồng thời bảo vệ bạn khi dự án bắt đầu triển khai.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Chia nhỏ công việc thành các phần dễ nhận biết. Tránh các cam kết chung chung như “hoàn thành lắp đặt ngoài trời theo bản vẽ” trừ khi bạn đính kèm một danh sách chi tiết phía sau.

Phạm vi công việc của bạn nên nêu rõ:

1. Những gì bạn sẽ cung cấp
   Các công việc lắp đặt, vật liệu cây trồng, diện tích thảm cỏ, các thành phần hệ thống tưới, san lấp mặt bằng, mulch, chiếu sáng, dọn dẹp vệ sinh.

2. Những gì bạn không cung cấp
   Lệ phí cấp phép, nâng cấp dịch vụ điện, đào đá phát sinh ngoài dự kiến, khắc phục thoát nước ngoài công trình, công tác thiết kế lại, kiểm tra chuyên ngành.

3. Các giả định mà mức giá của bạn phụ thuộc vào
   Lối tiếp cận mặt bằng bình thường, các thay thế cây trồng được phê duyệt nếu cần, nguồn nước do khách hàng cung cấp, không có chướng ngại vật ngầm chưa được xác định.

4. Điều gì sẽ kích hoạt một yêu cầu thay đổi (change order)
   Thêm bồn hoa, thay đổi số lượng cây, vật liệu thay thế, mở rộng phạm vi phá dỡ, thay đổi lựa chọn hoàn thiện, gián đoạn tiến độ do bên khác gây ra.

Khi các nhà thầu hỏi làm thế nào để báo giá các dự án cảnh quan mà không bị cuốn vào vòng xoáy phát sinh ngoài tầm kiểm soát (scope creep), đây chính là câu trả lời. Hãy định nghĩa công việc đủ chặt chẽ để cả hai bên đều có thể nhận biết khi nào công việc đã thay đổi.

Nghệ Thuật và Khoa Học của Việc Bóc Tách Khối Lượng (Takeoff) Chính Xác

Bóc tách khối lượng (takeoff) là nơi sự tự tin bắt đầu.

Nếu khối lượng của bạn sai, mọi con số sau đó cũng sẽ sai theo. Nhân công bị bóp méo. Đơn đặt hàng vật liệu bị lệch hướng. Các giả định về thiết bị không chính xác. Khi đó, đề xuất vẫn có thể trông bóng bẩy, nhưng nền tảng bên dưới nó lại vô cùng yếu ớt.

Phương pháp bóc tách thủ công vẫn hiệu quả, nhưng chúng chậm và dễ xảy ra sai sót. Một đường viền bồn hoa bị bỏ sót, một khu vực bồn cây bị tính trùng hai lần, một lỗi tỷ lệ trên bản vẽ PDF, và bản dự toán bắt đầu mang theo những lỗi tiềm ẩn.

Những gì cần được đo lường

Các dự án cảnh quan thường kết hợp nhiều loại phép đo khác nhau trong một gói. Đó là lý do tại sao việc bóc tách vội vã rất dễ bị đổ vỡ.

Một bản takeoff hoàn chỉnh thường bao gồm:

• Đo lường diện tích: Cỏ thảm (sod), gieo hạt cỏ, hydroseed, mulch, bồn cây, cỏ nhân tạo, gạch lát, đá granite phân hủy.
• Đo lường chiều dài: Viền, bó vỉa, đào rãnh, đường ống nhỏ giọt, ống luồn, hàng rào, mặt tường chắn.
• Đếm số lượng: Cây bóng mát, cây bụi, đèn, van, đầu phun, hố ga thoát nước, bể thu nước, ghế băng, đá cảnh.
• Các nhóm tổ hợp (assemblies): Các vùng tưới, nhóm cây trồng, các phần hardscape, gói tiện ích.

Chìa khóa không chỉ là đo lường mọi thứ. Đó là phân loại mọi thứ theo cách có thể đưa thẳng vào bản dự toán của bạn mà không cần phải làm lại.

Quy trình làm việc thủ công so với kỹ thuật số

Dưới đây là sự đánh đổi mà hầu hết các chuyên gia dự toán phải đối mặt.

Phương pháp thủ công vẫn có thể chấp nhận được đối với các công việc dọn dẹp nhỏ hoặc lắp đặt nhà dân đơn giản. Chúng sẽ không còn hiệu quả khi đối mặt với các bản vẽ sửa đổi, bộ hồ sơ nhiều trang và các công trình thương mại đòi hỏi việc theo dõi khối lượng phải cực kỳ ngăn nắp.

Bản dự toán thường không bị thâm hụt ngân sách vì một sai lầm khổng lồ duy nhất. Nó thâm hụt vì một chuỗi các sai sót nhỏ tích tụ lại.

Nơi tự động hóa phát huy tác dụng

Cách sử dụng AI tốt nhất trong bóc tách khối lượng không phải là thay thế tư duy của con người. Đó là loại bỏ công việc đo lường lặp đi lặp lại để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra phạm vi, các giả định về năng suất và chiến lược định giá.

Ví dụ: nếu bạn tải lên một bản vẽ mặt bằng và yêu cầu công cụ đo diện tích thảm cỏ, đếm số lượng cây hoặc tính toán chiều dài viền, bạn đang giảm bớt số lượng các bước thao tác thủ công dễ xảy ra sai sót. Bạn vẫn xem xét kết quả đầu ra. Bạn vẫn áp dụng kiến thức thực địa của mình. Nhưng bạn không còn phải tốn hàng giờ đồng hồ để vẽ đồ lại từng hình khối bằng tay.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bản vẽ thay đổi. Các bản vẽ PDF sửa đổi là một trong những nguyên nhân nhanh nhất làm mất đi tính chính xác của dự toán, bởi vì người lập dự toán thường chỉ cập nhật một phần của bản takeoff và bỏ qua phần khác.

Các nhà thầu khi so sánh quy trình PDF truyền thống với các tùy chọn mới hơn thường bắt đầu bằng việc xem xét so sánh các công cụ bên cạnh nhau như các giải pháp thay thế Bluebeam cho việc bóc tách khối lượng (takeoffs) để xem tự động hóa phù hợp ở đâu trong quy trình của họ.

Một quy trình bóc tách khối lượng (takeoff) thực tế

Một quy trình takeoff chuẩn xác nên được thực hiện theo một trình tự cố định để bạn không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.

Hãy thử quy trình sau:

1. Xác minh tỷ lệ và phiên bản bản vẽ
   Đừng bắt đầu đo cho đến khi bạn xác nhận đúng bộ bản vẽ hiện hành.

2. Phân chia theo loại phạm vi công việc
   Softscape, hệ thống tưới, thoát nước, hardscape, chiếu sáng, chuẩn bị mặt bằng.

3. Đo lường các khu vực rộng lớn trước
   Thảm cỏ, bồn hoa, các khu vực lát đường, các phần san lấp.

4. Thêm các cấu phần dạng đường thẳng
   Đường viền, đường ống, đào rãnh, chiều dài tường chắn, ống luồn.

5. Đếm các hạng mục rời rạc
   Cây xanh, cây bụi, thiết bị chiếu sáng, van, hố ga, cọc tiêu ngăn xe.

6. Khớp nhãn hiệu takeoff với mã dự toán
   Nếu bản takeoff ghi là “Bồn cây A” nhưng dự toán của bạn gọi là “Lắp đặt bồn phủ mulch”, ai đó sẽ phải mất công đối chiếu lại sau.

Vấn đề tốc độ mà không ai muốn thừa nhận

Hầu hết các sự chậm trễ trong báo giá không đến từ việc định giá. Chúng đến từ việc đo lường và làm sạch dữ liệu.

Người lập dự toán dành quá nhiều thời gian để chuyển đổi các bản vẽ thành khối lượng có thể sử dụng, sau đó lại nhập các khối lượng đó vào một hệ thống khác. Đó là lý do tại sao nhiều đội ngũ đã chuyển sang phần mềm kết hợp cả bóc tách và lập dự toán trong một quy trình làm việc duy nhất. Một ví dụ điển hình là Exayard, công cụ giúp chuyển đổi các bản vẽ PDF hoặc hình ảnh thành khối lượng đo lường được, sau đó đưa các khối lượng này vào các bản dự toán sẵn sàng để làm đề xuất. Đối với các nhà thầu cảnh quan đang cân nhắc các lựa chọn, phần mềm dự toán cảnh quan là một giải pháp rất đáng để xem xét nếu quy trình hiện tại của bạn đòi hỏi quá nhiều bước nhập liệu trùng lặp.

Tốc độ nhanh chỉ thực sự tốt khi nó nằm trong tầm kiểm soát. Mục tiêu không phải là báo giá một cách vội vã. Mục tiêu là loại bỏ các công việc thủ công, chậm chạp để sự tập trung của bạn dành trọn cho những phần giúp bảo vệ biên lợi nhuận.

Tính Toán Chi Phí Thực Tế Của Bạn: Nhân Công, Vật Liệu và Thiết Bị

Bản takeoff cung cấp cho bạn khối lượng. Nó không cung cấp cho bạn chi phí.

Bước này chính là nơi nhiều báo giá đi chệch hướng. Các nhà thầu thường biết dự án yêu cầu những gì, nhưng họ lại không chuyển đổi những yêu cầu đó thành một bức tranh chi phí hoàn chỉnh. Họ chỉ trang trải các chi phí nhìn thấy được và quên đi những yếu tố bào mòn lợi nhuận xuất hiện sau đó như sự chậm trễ của nhân công, thay đổi từ nhà cung cấp, vận chuyển phát sinh, hoặc tính thiếu chi phí sử dụng thiết bị.

Nhân công phải phản ánh đúng năng suất thực tế của đội ngũ

Bản ước tính nhân công chính xác nhất bắt đầu từ năng suất thực tế. Không phải từ sự kỳ vọng. Không phải từ một ngày làm việc lý tưởng. Mà là năng suất thực tế.

Nếu một đội ngũ lắp đặt cỏ thảm nhanh chóng trên mặt bằng trống trải nhưng lại chậm lại ở sân bên hông, sườn dốc hoặc lối vào nhà dân chật hẹp, giả định về nhân công của bạn phải phản ánh đúng điều kiện thực tế của công trường đó. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc trồng cây, đào rãnh tưới, chuẩn bị nền lát gạch và dọn dẹp vệ sinh.

Một cấu trúc xây dựng chi phí nhân công thực tế thường bao gồm:

• Số giờ làm việc theo tác vụ: Tách riêng các công đoạn phá dỡ, chuẩn bị, lắp đặt, hoàn thiện và sửa lỗi tồn đọng (punch work).
• Cơ cấu đội ngũ: Tổ trưởng, thợ vận hành máy, lao động phổ thông, kỹ thuật viên hệ thống tưới, tài xế.
• Các yếu tố cản trở tại công trường: Khoảng cách vận chuyển thủ công, công việc làm bằng tay, tiếp xúc thời tiết, mật độ giao thông, quãng đường đổ thải.
• Thời gian không trực tiếp lắp đặt: Huy động lực lượng, định vị mặt bằng, bốc xếp vật liệu, lên xuống thiết bị, dọn dẹp hàng ngày.

Hãy xây dựng chi phí nhân công theo từng giai đoạn, sau đó xem xét những điểm mà đội thi công có thể bị trì trệ. Việc rà soát đó giúp phát hiện nhiều sai sót hơn là chỉ điều chỉnh các giả định về mức lương.

Vật liệu cần đơn giá cập nhật và tỷ lệ hao hụt thực tế

Giá cả vật liệu biến động rất nhanh.

Hãy lấy báo giá mới nhất từ các nhà cung cấp cho cây trồng, hỗn hợp đất, đá, gạch lát, linh kiện tưới, thiết bị chiếu sáng và bất kỳ hạng mục chuyên dụng nào. Nếu có thể sử dụng vật liệu thay thế, hãy ghi chú điều đó trong các giả định của bạn trước khi khách hàng coi một sản phẩm không có sẵn là một quyền lợi cố định không thể thay đổi.

Sau đó, hãy tính đến hao hụt và công tác vận chuyển, bốc xếp. Bạn hiếm khi lắp đặt đúng khối lượng lý thuyết hiển thị trên bản vẽ. Việc cắt gọt, đổ vỡ, đầm nén, lượng dư để đồng bộ màu sắc và thực tế số lượng đặt hàng tối thiểu đều ảnh hưởng đến chi phí. Hệ số hao hụt phù hợp phụ thuộc vào loại vật liệu và điều kiện công trường, vì vậy hãy sử dụng dữ liệu lịch sử thực tế của riêng bạn thay vì một quy tắc chung chung.

Cách nhanh nhất dẫn đến báo giá vật liệu quá thấp là định giá theo bản vẽ mà bỏ qua cách vật liệu thực sự được mua, vận chuyển, cắt gọt và thất thoát tại công trường.

Thiết bị không chỉ đơn thuần là chi phí thuê máy

Thiết bị sở hữu riêng không phải là miễn phí chỉ vì máy móc đó đang đỗ trong sân của bạn.

Mỗi công việc sử dụng xe xúc lật nhỏ (skid steer), máy đào mini, rơ-moóc tự đổ, máy đầm, máy đào rãnh hoặc xe xúc lật đều đang tiêu hao giá trị của máy. Nhiên liệu, vận chuyển, bảo dưỡng, hao mòn, rủi ro thời gian dừng máy, các thiết bị phụ trợ đi kèm và thời gian của người vận hành đều phải được tính vào bản dự toán, bất kể thiết bị đó là đi thuê hay thuộc sở hữu của công ty.

Một cách đơn giản để tính toán chính xác là gán một mức phí nội bộ cho các thiết bị sở hữu riêng và áp dụng mức phí đó một cách nhất quán trên các báo giá. Điều này giúp tránh việc dự án này phải bù đắp chi phí cho dự án khác.

Dưới đây là bảng phân bổ chi phí hữu ích:

Định giá nhà thầu phụ cũng cần sự kỷ luật tương tự. Đừng đưa một con số của nhà thầu phụ vào bản dự toán mà không xác nhận lại phạm vi công việc, các khoản loại trừ, giả định tiến độ và ai là người chịu rủi ro nào. Một báo giá mơ hồ từ nhà thầu phụ có thể làm cho báo giá của bạn trông có vẻ chắc chắn nhưng thực chất lại ẩn chứa một lỗ hổng lớn bên dưới.

Khi các nhà thầu thắt chặt phần này của quy trình, họ sẽ ngừng hỏi: “Tôi nên lấy giá bao nhiêu?” và bắt đầu hỏi một câu hỏi tốt hơn nhiều: “Dự án này thực sự tiêu tốn của chúng tôi bao nhiêu chi phí để thực hiện?”

Định Giá Để Đạt Lợi Nhuận: Chi Phí Chung (Overhead), Biên Lợi Nhuận và Chiến Lược

Chi phí là những gì dự án tiêu thụ. Giá cả là quyết định kinh doanh.

Sự khác biệt đó rất quan trọng bởi vì nhiều nhà thầu cộng các chi phí trực tiếp lại, thêm vào một mức phần trăm lợi nhuận định mức theo trí nhớ, và gọi đó là một báo giá. Phương pháp đó có thể giúp giành được dự án, nhưng không thể bảo vệ công ty một cách bền vững. Việc định giá phải bù đắp được chi phí chung (overhead), tạo ra lợi nhuận và phản ánh mức độ rủi ro của dự án mà bạn chuẩn bị ký kết.

Chi phí chung (overhead) phải được phân bổ có chủ đích

Chi phí chung (overhead) là phần mà nhiều nhà thầu biết là có tồn tại nhưng lại không bù đắp được một cách nhất quán. Lương nhân viên văn phòng, thời gian lập dự toán, bảo hiểm, các xe cộ không tính trực tiếp cho một dự án cụ thể, phần mềm, tiền thuê mặt bằng, điện thoại, chi phí quản lý hành chính và nỗ lực bán hàng đều phải được chi trả bởi các dự án bạn bán được.

Nếu việc bù đắp chi phí chung của bạn không nhất quán, hai thói quen xấu sẽ xuất hiện:

• Bạn định giá một số dự án quá thấp vì chi phí trực tiếp trông có vẻ chấp nhận được.
• Sau đó, bạn cố gắng bù đắp bằng cách định giá quá cao cho một dự án khác.

Cả hai cách đều không thể duy trì lâu dài.

Giải pháp thực tế rất đơn giản. Hãy quyết định cách công ty của bạn phân bổ chi phí chung và áp dụng phương pháp đó một cách nhất quán. Một số đội ngũ phân bổ theo tỷ lệ nhân công, một số theo mục tiêu doanh thu, một số theo loại hình dự án. Điều quan trọng là sự nhất quán. Nếu phương pháp thay đổi từ báo giá này sang báo giá khác, mức giá của bạn sẽ bị trôi dạt.

Chọn mô hình định giá dựa trên rủi ro

Nhiều bài viết hướng dẫn cách báo giá công việc cảnh quan thường dừng lại giữa chừng. Họ khuyên bạn nên bao gồm nhân công, vật liệu và biên lợi nhuận, nhưng lại không giúp bạn quyết định dự án nên được định giá theo mô hình nào.

Sự lựa chọn đó sẽ thay đổi mức độ chịu rủi ro của bạn.

Theo hướng dẫn của PlanHub về báo giá dự án cảnh quan, nhiều tài liệu hướng dẫn giải thích những gì cần đưa vào báo giá nhưng lại không đề cập đến cách chọn mô hình định giá như trọn gói (lump sum) so với theo thời gian và vật liệu (time-and-material), và thông lệ tốt nhất trong ngành đề xuất nên bao gồm một khoản dự phòng từ 5% đến 10% để trang trải cho các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến như lỗi san nền ẩn hoặc chậm trễ do thời tiết.

Sử dụng từng mô hình ở nơi phù hợp:

• Trọn gói (lump sum) hoạt động tốt nhất khi phạm vi công việc được xác định rõ ràng, bản vẽ ổn định và điều kiện mặt bằng tương đối rõ ràng. Phương án này rất rõ ràng cho khách hàng, nhưng rủi ro nằm ở phía bạn.
• Theo thời gian và vật liệu (time-and-material) phù hợp với các phạm vi công việc chưa chắc chắn, các dự án nhà dân đang trong quá trình điều chỉnh, các công việc có nhiều hạng mục sửa chữa và các dự án có khả năng phát sinh các điều kiện ẩn khuất. Nó giúp bảo vệ bạn trước những điều chưa biết, nhưng một số khách hàng không thích việc chi phí không có giới hạn trần.
• Đơn giá cố định (unit pricing) hoạt động tốt cho các dịch vụ bảo dưỡng bổ sung, các gói mặt bằng định kỳ hoặc công việc được chia thành các khối lượng có thể lặp lại như trồng cây, các vùng tưới hoặc các phần hoàn thiện theo mét dài.

Chi phí dự phòng không phải là khoản tăng giá vô căn cứ

Quá nhiều nhà thầu chọn cách giấu chi phí dự phòng một cách vụng về hoặc bỏ qua hoàn toàn vì họ sợ mất dự án.

Đó là một tư duy ngược. Công việc cảnh quan vốn dĩ luôn mang tính không chắc chắn. Thời tiết làm thay đổi tiến độ. Tính sẵn có của cây trồng thay đổi. Giả định về lối vào bị sai lệch. Cao độ hiện trạng không khớp với bản vẽ. Vấn đề thoát nước chỉ lộ ra sau khi bắt đầu phá dỡ. Một khoản chi phí dự phòng, dù được hiển thị rõ ràng hay được tích hợp vào cấu trúc giá, là một phần của quy trình lập dự toán có kỷ luật.

Một cách tiếp cận hữu ích là:

Nếu bạn đang xây dựng dự toán cho nhiều ngành nghề khác nhau hoặc so sánh cách các nhà thầu khác thiết lập cấu trúc rủi ro và chi phí, ngay cả một tài liệu tham khảo cụ thể theo ngành như phần mềm dự toán ngành nước cũng có thể hữu ích để xem cách các hệ thống dự toán chính quy phân tách chi phí trực tiếp, chi phí chung (overhead) và logic định giá.

Báo giá nên mang lại cảm giác được tính toán kỹ lưỡng khi bạn trình bày nó. Không chỉ đơn thuần là đắt hay rẻ. Mà là được tính toán kỹ lưỡng.

Xây Dựng Một Đề Xuất Vừa Thuyết Phục Vừa Bảo Vệ Bạn

Một đề xuất không chỉ là một con số trên tiêu đề thư.

Nó đồng thời là một tài liệu bán hàng, một tài liệu phạm vi công việc và là tài liệu kiểm soát dự án đầu tiên. Nếu nó chỉ liệt kê một mức giá, khách hàng không có lý do gì để tin tưởng và bạn cũng không có sự bảo vệ nào khi các kỳ vọng bắt đầu thay đổi.

Đề xuất nên trả lời câu hỏi thầm kín của khách hàng

Mỗi khách hàng đều đang tự hỏi một câu tương tự: “Nếu tôi thuê bạn, tôi có biết chắc mình sẽ nhận được những gì không?”

Đề xuất của bạn phải trả lời câu hỏi đó một cách rõ ràng.

Luôn bao gồm các phần cốt lõi sau mỗi lần lập đề xuất:

• Phạm vi công việc: Các tác vụ cụ thể, khu vực, khối lượng và các sản phẩm bàn giao.
• Các hạng mục bao gồm và loại trừ: Hãy nêu rõ cả hai. Nếu một hạng mục không được bao gồm, hãy viết ra một cách rõ ràng.
• Các giả định về tiến độ: Thời gian bắt đầu dự kiến, giả định về thời gian thực hiện, các ràng buộc về trình tự thi công.
• Điều khoản thanh toán: Tiền đặt cọc, thanh toán theo tiến độ, các mốc thanh toán, thời gian thanh toán cuối cùng.
• Điều khoản bảo hành: Những gì được bảo hành, điều gì làm mất hiệu lực bảo hành và những gì nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Đây cũng là nơi mà bố cục đóng vai trò quan trọng. Một đề xuất có các phần rõ ràng, định dạng gọn gàng và các hạng mục được liệt kê dễ đọc sẽ mang lại cảm giác đáng tin cậy hơn nhiều so với một khối văn bản dày đặc với duy nhất một con số tổng ở dưới cùng.

Một đề xuất chỉn chu cho khách hàng biết rằng bạn cũng sẽ điều hành dự án với mức độ kiểm soát chuyên nghiệp tương tự.

Niềm tin sẽ nhân lên sau dự án đầu tiên

Phần này quan trọng hơn nhiều so với suy nghĩ của hầu hết các nhà thầu. Theo Hiệp hội Kiến trúc sư Hoa Kỳ, 61% các công ty giành được dự án mới thông qua các khách hàng cũ, như đã được trích dẫn trong bài viết của PlanHub được đề cập ở trên. Điều đó cho bạn biết một điều quan trọng về việc đấu thầu. Đề xuất không chỉ dành riêng cho dự án hiện tại. Đó là một phần hồ sơ mà khách hàng sẽ nhớ đến khi có cơ hội tiếp theo xuất hiện.

Khách hàng sẽ quay lại với những nhà thầu mang lại cho họ cảm giác công việc luôn có thể dự đoán được.

Điều đó không có nghĩa là đề xuất của bạn phải dài dòng. Nó chỉ cần rõ ràng. Một phạm vi công việc mạch lạc, các giả định dễ đọc và các điều khoản loại trừ được văn bản hóa sẽ giảm thiểu các tranh chấp và giúp bạn dễ làm việc cùng hơn. Đó chính là chìa khóa để xây dựng tệp khách hàng trung thành.

Những sai lầm của các đề xuất yếu kém

Các đề xuất yếu kém thường thất bại theo một trong ba cách sau:

1. Quá sơ sài
   Khách hàng không thể biết được những gì được bao gồm, vì vậy thứ duy nhất còn lại để so sánh là giá cả.

2. Quá mơ hồ
   Các cụm từ chung chung như “lắp đặt ngoài trời theo bản vẽ” sẽ để lại nhiều khoảng trống cho những bất đồng sau này.

3. Quá lộn xộn
   Bản dự toán có thể chính xác, nhưng cách trình bày lại khó đọc và các giá trị thực tế bị che lấp.

Một đề xuất mạnh mẽ là sự cân bằng giữa tính chi tiết và tính dễ đọc. Nó phải đủ chi tiết để kiểm soát phạm vi công việc, đồng thời đủ đơn giản để khách hàng có thể hiểu được chỉ sau một lần đọc kỹ.

Nếu bạn muốn giành được nhiều dự án hơn, đừng chỉ cải thiện bản dự toán. Hãy cải thiện cách trình bày bản dự toán đó.

Chốt Hợp Đồng: Trình Bày và Theo Dõi Sau Báo Giá

Một báo giá chưa thực sự hoàn thành khi bạn nhấn nút gửi.

Một số nhà thầu gửi đề xuất đi và chỉ thụ động chờ đợi mà không có sự theo dõi. Sau đó, họ tự mặc định rằng khách hàng đã chọn một bên khác rẻ hơn. Trên thực tế, rất nhiều báo giá thất bại chỉ vì không có ai đồng hành và hướng dẫn khách hàng đưa ra quyết định.

Trình bày con số, nhưng hãy bán tính logic

Nếu dự án có quy mô lớn, hãy trực tiếp giải thích đề xuất cho khách hàng. Hãy thực hiện điều đó trực tiếp, qua một cuộc gọi hoặc bằng một video đánh giá ngắn được ghi lại. Đừng chỉ lặp lại tổng số tiền. Hãy giải thích các ranh giới phạm vi công việc, các giả định, tiến độ và những nơi bạn đã tính toán đến rủi ro.

Cuộc đối thoại đó sẽ ngăn chặn những hiểu lầm không đáng có. Nó cũng cho khách hàng thấy rằng con số của bạn được đưa ra từ một phương pháp khoa học, chứ không phải từ sự đoán mò.

Một quy trình trình bày đơn giản sẽ mang lại hiệu quả tốt:

• Bắt đầu với phạm vi công việc: Xác nhận rằng mọi bên đều đang định giá cho cùng một khối lượng công việc.
• Làm rõ các giả định: Lối vào, vật liệu, mốc thời gian và trách nhiệm của khách hàng.
• Giải đáp các câu hỏi thường gặp: Các giải pháp thay thế, vật liệu thay thế, sự linh hoạt của tiến độ, các yếu tố kích hoạt yêu cầu thay đổi (change order).
• Hỏi trực tiếp để nhận phản hồi: Không dùng câu hỏi chung chung kiểu “chỉ để kiểm tra lại”, mà hãy hỏi: “Anh/Chị cần được giải đáp những câu hỏi nào để chúng ta có thể tiến hành bước tiếp theo?”

Dưới đây là một tóm tắt trực quan hữu ích về quy trình đó:

Theo dõi sát sao nhưng không gây phiền hà

Hầu hết các nỗ lực theo dõi thất bại vì chúng quá thụ động hoặc quá dồn dập.

Một tần suất tốt hơn là đều đặn và mang lại giá trị hữu ích. Hãy gửi đề xuất. Theo dõi bằng một tin nhắn ngắn nêu bật bất kỳ giả định chính nào. Kiểm tra lại một lần nữa bằng một câu hỏi cụ thể. Nếu dự án vẫn chưa được quyết định, hãy đề xuất thảo luận về các phương án hoặc giải pháp thay thế thay vì chỉ hỏi xem họ đã đưa ra quyết định hay chưa.

Những báo giá thất bại vẫn mang lại giá trị nếu bạn học hỏi được lý do vì sao mình thất bại.

Khi bạn thất bại, hãy hỏi một cách chuyên nghiệp xem yếu tố nào đã dẫn đến quyết định đó. Phạm vi công việc? Thời gian? Cách trình bày? Ngân sách? Hay mối quan hệ? Không phải lúc nào bạn cũng nhận được câu trả lời đầy đủ, nhưng ngay cả những phản hồi một phần cũng có thể giúp bạn mài sắc quy trình của mình. Khi bạn chiến thắng, hãy bàn giao dự án một cách rõ ràng với cùng các tài liệu đã giúp bạn bán được nó. Việc bàn giao trơn tru từ khâu bán hàng sang sản xuất là nơi việc lập dự toán chặt chẽ bắt đầu mang lại quả ngọt cho đội ngũ thực địa.

---

Nếu quy trình hiện tại của bạn vẫn phụ thuộc vào các tệp PDF rải rác, việc đếm thủ công và phải xây dựng lại cùng một dữ liệu dự toán ở nhiều nơi khác nhau, Exayard là một giải pháp rất đáng để bạn tìm hiểu. Đây là nền tảng bóc tách khối lượng (takeoff) và lập dự toán được hỗ trợ bởi AI, giúp chuyển đổi bản vẽ thành khối lượng đo lường được và tạo ra các kết quả đầu ra sẵn sàng làm đề xuất – hoàn toàn phù hợp với khâu mà nhiều đội ngũ cảnh quan thường lãng phí nhiều thời gian nhất trong quy trình báo giá của mình.