Cách Dự Toán Công Trình Xây Dựng Chính Xác & Trúng Thầu Nhiều Hơn

Có lẽ bạn đang nhìn chằm chằm vào một bộ hồ sơ thầu ngay lúc này, cố gắng tìm câu trả lời cho câu hỏi mà mọi kỹ sư dự toán đều được trả tiền để trả lời: chúng ta có thể thi công dự án này với chi phí bao nhiêu, và mức giá nào chúng ta có thể nộp mà không bị lỗ?

Nghe thì có vẻ đơn giản cho đến khi các bản vẽ thiết kế không đầy đủ, mặt bằng có những điểm kỳ lạ mà không ai đề cập đến, giá nhà cung cấp liên tục biến động, và chủ đầu tư muốn có một con số rõ ràng vào ngày mai. Đó là lúc việc lập dự toán phân biệt những nhà thầu có kỷ luật với những kẻ đánh bạc. Một bản dự toán tồi không chỉ làm mất đi một dự án. Nó làm sai lệch backlog, tiêu tốn thời gian thực địa, châm ngòi cho các tranh chấp về phạm vi công việc, và biến các đội ngũ sản xuất thành những người giải quyết hậu quả rủi ro.

Những nhà thầu duy trì được lợi nhuận không chỉ dựa vào bản năng. Họ sử dụng một quy trình có thể lặp lại. Họ xem xét toàn bộ phạm vi công việc, tổ chức công việc, đo đạc chính xác, áp dụng chi phí hiện tại, chủ động định giá rủi ro, và đóng gói kết quả thành một hồ sơ đề xuất mà khách hàng có thể tin tưởng. Nếu bạn nghiêm túc muốn học cách lập dự toán công trình xây dựng, quy trình đó quan trọng hơn bất kỳ biểu mẫu Excel nào.

Tại Sao Lập Dự Toán Chính Xác Là Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất Của Bạn

Bản dự toán xây dựng là bước kiểm soát dự án đầu tiên. Trước khi chỉ huy trưởng công trình triển khai thi công, trước khi bộ phận mua sắm mua vật tư, trước khi kế toán theo dõi chi phí dự án, bản dự toán sẽ quyết định những gì công ty tin rằng dự án sẽ yêu cầu.

Nếu con số đó sai, mọi việc tiếp theo sẽ trở nên khó khăn hơn. Bạn có thể nộp giá quá cao và mất đi dự án mà đáng lẽ bạn có thể thắng, hoặc bạn nộp giá quá thấp và dành toàn bộ thời gian dự án để cố gắng khắc phục những quyết định được đưa ra trước khi mobilization. Hầu hết các thất bại trong lập dự toán không đến từ một sai lầm nghiêm trọng duy nhất. Chúng đến từ những thiếu sót nhỏ cộng dồn lại. Một chi tiết bị bỏ lỡ trong spec. Một giả định sai về nhân công. Một điều khoản loại trừ bị lãng quên. Một bảng giá trông có vẻ mới nhưng thực tế đã cũ.

Lập dự toán quyết định nhiều hơn là chỉ ngày nộp thầu

Chủ đầu tư nhìn thấy một mức giá. Nhà thầu nên nhìn thấy một quyết định kinh doanh.

Một bản dự toán nghiêm túc sẽ cho bạn biết ít nhất bốn điều:

• Liệu phạm vi công việc đã được hiểu rõ chưa: Nếu bạn không thể mô tả các phần bao gồm, phần loại trừ, các giả định và điểm bàn giao giữa các tổ đội, con số đó vẫn chưa sẵn sàng.
• Liệu dự án có phù hợp với đội ngũ của bạn không: Một số dự án trông có vẻ hấp dẫn về doanh thu gộp nhưng vẫn không phù hợp với năng lực nhân công, phong cách sản xuất hoặc khả năng chịu đựng rủi ro điều phối của bạn.
• Liệu biên lợi nhuận của bạn có được bảo vệ không: Các hồ sơ thầu cạnh tranh giúp giành được dự án. Các hồ sơ thầu được bảo vệ giúp công ty phát triển lành mạnh.
• Liệu hồ sơ đề xuất có vượt qua được sự kiểm tra kỹ lưỡng không: Khách hàng và các Tổng thầu (GC) sẽ đặt câu hỏi. Nếu bản dự toán của bạn không thể được bảo vệ từng dòng một, sự tin tưởng sẽ giảm sút nhanh chóng.

Đối với các nhà thầu phụ chuyên ngành, áp lực thậm chí còn lớn hơn. Các kỹ sư dự toán cơ điện, plumbing, drywall và bê tông đều phải đối mặt với các bản vẽ dày đặc, các chi tiết lặp đi lặp lại và những sai sót đắt giá. Đó là lý do tại sao nhiều đội ngũ hiện nay dựa vào quy trình làm việc kỹ thuật số và các công cụ như phần mềm dự toán plumbing để siết chặt việc thu thập số lượng và giảm thiểu các lỗi bóc tách khối lượng (takeoff) có thể tránh được trước khi bắt đầu định giá.

Quy tắc thực tế: Nếu bản dự toán của bạn không thể giải thích được con số, nó sẽ không thể bảo vệ được dự án.

Cạnh tranh và có lợi nhuận mới là mục tiêu thực sự

Một số kỹ sư dự toán vẫn hành động như thể nhiệm vụ của họ là đưa ra con số thấp nhất có thể chấp nhận được. Không phải vậy. Nhiệm vụ là đưa ra con số chính xác nhất, sau đó quyết định mức độ cạnh tranh khi định vị con số đó.

Sự khác biệt đó rất quan trọng. Lập dự toán chính xác mang lại cho bạn những lựa chọn. Bạn có thể điều chỉnh phí, xem xét lại các giả định, cải thiện năng suất, tìm kiếm báo giá tốt hơn từ nhà cung cấp, hoặc chủ động đưa thêm chi pháp dự phòng vì mặt bằng phức tạp và tài liệu sơ sài. Không có một nền tảng chính xác, mọi bước đi chiến lược chỉ là phán đoán mò.

Biết cách lập dự toán công trình xây dựng tốt nghĩa là xem việc lập dự toán như một quy trình kỷ luật được thông tin bởi thực tế, chi phí và rủi ro. Không phải là công việc hành chính văn phòng. Không phải là kết quả đầu ra thuần túy của phần mềm. Không phải là một phần vội vã kéo dài của quy trình bán hàng.

Đặt Nền Móng Cho Một Bản Dự Toán Vững Chắc

Sáng thứ Hai, một bộ bản vẽ sửa đổi được gửi đến hộp thư đến của bạn hai giờ trước thời điểm nộp thầu. Mặt bằng thay đổi, phụ lục chuyển trách nhiệm bảo vệ tạm thời, và lưu ý địa kỹ thuật bị chôn vùi trong các bản vẽ hạ tầng kỹ thuật giờ đây ảnh hưởng đến việc đào đất và đổ bê tông. Nếu điều đó bị bỏ lỡ, việc bóc tách khối lượng (takeoff) trông vẫn có vẻ sạch sẽ nhưng giá cả hoàn toàn có thể sai bét.

Các bản dự toán tốt được xây dựng trước khi bất kỳ ai đo đạc một mét hay đếm một thiết bị nào. Công việc đầu tiên là kiểm soát thông tin, xác định phạm vi công việc và nhận diện các rủi ro không thể hiện rõ ràng trên bản vẽ.

Hãy bắt đầu với toàn bộ hồ sơ thầu. Điều đó có nghĩa là bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật, phụ lục, hướng dẫn đấu thầu, các phương án thay thế, báo cáo địa kỹ thuật, giải trình của chủ đầu tư và bất kỳ thư làm rõ phạm vi nào đang được lưu hành. Sau đó, kiểm tra bộ hồ sơ để tìm các xung đột và khoảng trống. Một bản vẽ kiến trúc cũ, một bảng tiến độ hoàn thiện không khớp, hoặc một lưu ý trên bản vẽ này làm thay đổi công việc trên bản vẽ khác không phải là nhiễu giấy tờ. Đó là rủi ro rình rập.

Bắt đầu với phạm vi, không phải khối lượng

Trước khi bóc tách khối lượng (takeoff), hãy sắp xếp công việc thành các gói thầu mà đội ngũ của bạn có thể mua sắm, thi công, giám sát và bàn giao. Đó là mục đích của cấu trúc phân chia công việc. Nó tạo khung cho bản dự toán, để các giả định về nhân công, phương pháp thi công, các phần loại trừ và các hạng mục rủi ro có một vị trí rõ ràng thay vì bị rải rác trong các ghi chú và khoản dự phòng chung.

Một bảng phân chia thực tế thường bao gồm:

• Mặt bằng và logistics: Lối tiếp cận, bãi tập kết vật tư, vận chuyển vật liệu, thiết bị, bảo vệ tạm thời, dọn dẹp, đổ thải.
• Phạm vi lắp đặt: Các cụm lắp ráp, thiết bị, hoàn thiện, đường ống, cấu kiện bê tông hoặc hệ thống mà hợp đồng của bạn sẽ cung cấp và lắp đặt.
• Công việc kết nối: Ống chờ, chi tiết âm, giá đỡ, dặm vá, thử nghiệm, vận hành thử, nghiệm thu, tài liệu bàn giao.
• Hạng mục rủi ro: Khoảng trống phạm vi, hạn chế về phân đoạn thi công, điều kiện mùa đông, hạn chế không gian đang hoạt động, rủi ro trượt giá, điều kiện hiện trạng không chắc chắn.
• Loại trừ và giả định: Các tuyên bố rõ ràng về những gì không bao gồm, những gì bên khác phải cung cấp, và việc định giá phụ thuộc vào điều gì.

Danh mục cuối cùng đó quyết định việc thắng hay thua tiền. Nếu tài liệu sơ sài, bản dự toán cần các giả định bằng văn bản để giải thích cho con số và bảo vệ nó sau này. Các giả định ngầm hiểu sẽ trở thành tranh chấp. Các giả định bằng văn bản sẽ trở thành các điểm thương thảo.

Đối với công việc tự thi công bê tông, cấu trúc phạm vi ban đầu này cũng quan trọng như việc bóc tách khối lượng (takeoff). Các đội ngũ sử dụng phần mềm lập dự toán bê tông để lập kế hoạch phạm vi dựa trên sản xuất vẫn cần quyết định phương án nhân công, trình tự đổ bê tông, phương pháp tiếp cận và mức chịu rủi ro nào thuộc về hồ sơ thầu trước khi đơn giá có ý nghĩa thực tế.

Khảo sát công trình theo cách mà công trường sẽ thi công

Bản vẽ hiếm khi hiển thị các yếu tố thúc đẩy chi phí. Chúng không hiển thị nơi xe nâng bị hạn chế quay đầu, nơi vật liệu phải vận chuyển bằng tay, nơi các khu vực đang hoạt động buộc phải thi công ban đêm, hoặc nơi một tổ đội này chặn đường một tổ đội khác. Việc khảo sát thực địa và kiểm tra giá cả địa phương là những phần tiêu chuẩn của quy trình lập dự toán có kỷ luật, như đã được lưu ý trong hướng dẫn lập dự toán xây dựng của Procore.

Một chuyến khảo sát thực địa nên trả lời các câu hỏi thực tế:

1. Nhân công di chuyển qua công trình như thế nào?
   Khoảng cách từ nơi hạ tải đến điểm lắp đặt, lối tiếp cận thang máy, cầu thang bộ, các chốt kiểm soát an ninh và việc vận chuyển vật liệu đều ảnh hưởng đến giờ công của tổ đội.

2. Điều kiện nào làm tăng chi phí gián tiếp?
   Khu vực tập kết hạn chế, hạn chế tiếng ồn, kiểm soát bụi, vách ngăn tạm thời, điều phối giao thông hoặc thời gian sử dụng cần trục bị hạn chế đều làm tăng chi phí ngoài cụm lắp đặt cốt lõi.

3. Điều kiện hiện trạng nào tạo ra phạm vi công việc ẩn?
   Bản sàn không bằng phẳng, các công trình ngầm không được ghi nhận trong tài liệu, tường bị lệch, phá dỡ một phần hoặc các hoạt động đang diễn ra có thể biến một lắp đặt tiêu chuẩn thành công việc thực địa đặc thù.

4. Điều kiện tiến độ nào tạo ra rủi ro định giá?
   Bàn giao theo giai đoạn, các tổ đội chồng chéo, khoảng thời gian dừng thi công, hoặc công việc nhạy cảm với thời tiết có thể yêu cầu chi phí dự phòng lớn hơn hoặc một điều khoản loại trừ cụ thể.

Các kỹ sư dự toán giàu kinh nghiệm phân biệt chi phí và giá cả. Chi phí là khoản chi cho nhân công, vật tư, thiết bị và thầu phụ cần thiết để thực hiện công việc. Giá cả còn phải bao gồm cả sự không chắc chắn. Nếu lối tiếp cận kém và bản vẽ sơ sài, hãy chủ động đưa rủi ro đó vào giá. Đừng hy vọng năng suất thực địa sẽ tự hấp thụ nó.

Làm rõ các vùng xám trước khi chúng trở thành vấn đề của bạn

RFI trước khi đấu thầu là một trong những hình thức kiểm soát rủi ro rẻ nhất trong xây dựng. Hãy sử dụng chúng để xác định ranh giới giữa các tổ đội, các hạng mục do chủ đầu tư cung cấp, trách nhiệm xin phép, thử nghiệm, cắt nguồn tiện ích, yêu cầu bảo vệ và các hạn chế về tiến độ. Mỗi câu hỏi được trả lời sẽ làm sắc bén bản dự toán. Mỗi câu hỏi chưa được trả lời nên xuất hiện trong các giả định, điều kiện đi kèm hoặc chi phí dự phòng.

Một đợt xem xét trước khi đấu thầu kỹ lưỡng thường kiểm tra năm điều:

• Kiểm soát phiên bản: Các phụ lục, bản tin mới nhất và các chi tiết được tham chiếu đều được bao gồm.
• Quyền sở hữu phạm vi: Trách nhiệm cung cấp so với lắp đặt được xác định rõ ràng cho các hạng mục thuộc vùng xám.
• Phương pháp thực hiện: Lối tiếp cận, phân đoạn thi công, quy mô tổ đội, nhu cầu thiết bị và giờ làm việc phù hợp với cách công trình thực tế sẽ được xây dựng.
• Rủi ro thương mại: Các khoản dự phòng, đơn giá, loại trừ, rủi ro trượt giá và logic tính chi phí dự phòng được lập tài liệu rõ ràng.
• Khả năng bảo vệ đề xuất: Bản dự toán có thể được giải trình từng dòng một nếu khách hàng hoặc Tổng thầu (GC) chất vấn.

Các nhà thầu nhà ở cũng gặp phải vấn đề tương tự dưới một hình thức khác. Bản vẽ có thể trông đơn giản hơn, nhưng các lựa chọn tùy chỉnh, quyết định muộn màng của chủ nhà và những thay đổi ngoài thực địa tạo ra sự sai lệch phạm vi công việc riêng. Các nhà thầu chuẩn hóa việc giao tiếp giữa bộ phận dự toán, lập tiến độ và thi công thực địa có xu hướng phát hiện ra các thiếu sót đó sớm hơn, đó là lý do tại sao nhiều đội ngũ tham khảo kinh nghiệm của Foundation dành cho nhà thầu xây dựng nhà ở khi siết chặt việc bàn giao từ dự toán sang quản lý dự án.

Mục tiêu ở giai đoạn này không phải là làm thủ tục giấy tờ cho có. Mục tiêu là để lại ít nơi ẩn nấp nhất cho chi phí. Đó là cách các bản dự toán duy trì tính cạnh tranh mà không trở nên liều lĩnh.

Thực Hiện Bóc Tách Khối Lượng Vật Tư Và Nhân Công Chính Xác

Ngày nộp thầu thường bị thất bại ngay từ khâu bóc tách khối lượng (takeoff) nhiều hơn những gì các nhà thầu thừa nhận. Một số lượng tường bị sao chép từ một phiên bản cũ, độ dày bản sàn thay đổi trong một chi tiết vẽ, hoặc bảng tiến độ cửa thay đổi mà không ai phát hiện ra. Bản dự toán trông vẫn có thể sạch sẽ trên giấy trong khi mang theo một sai số giết chết biên lợi nhuận.

Bóc tách khối lượng (takeoff) biến bản vẽ thành các số lượng mà bạn có thể tin tưởng. Nếu những số lượng đó lỏng lẻo, mọi định mức nhân công, báo giá vật tư, quyết định dự phòng và đề xuất giá xây dựng trên đó đều trở nên yếu ớt. Các kỹ sư dự toán giỏi coi bóc tách khối lượng (takeoff) là một điểm kiểm soát, không phải là một nhiệm vụ hành chính.

Đo lường theo đúng đơn vị cho từng công việc

Mỗi hạng mục công việc cần có đơn vị đo lường phù hợp trước khi cần một mức giá. Đếm các thiết bị theo cái/bộ. Đo lường ống luồn dây theo mét dài. Đo lường sàn và sơn theo diện tích. Đo lường bê tông, đào đất và đắp đất theo thể tích. Một lựa chọn đơn vị sai sẽ dẫn đến các giả định nhân công sai, tỷ lệ hao hụt sai và các quyết định mua sắm sai.

Bê tông là một hạng mục phổ biến dễ khiến các kỹ sư dự toán bị hớ. Diện tích bản sàn có thể đúng trong khi phần vát cạnh, trụ, móng cốc, bệ máy hoặc hao hụt bị bỏ lỡ. Sai lầm đó không chỉ nằm ở vật tư. Nó kéo theo cả giờ công của tổ đội, thời gian bơm, số lượng xe bồn và rủi ro về tiến độ.

Lỗi tỷ lệ gây ra những thiệt hại tương tự. Trước khi đo đạc bất cứ thứ gì, hãy xác nhận tỷ lệ bản vẽ hoặc hiệu chuẩn bản vẽ kỹ thuật số một cách chính xác. Sau đó, kiểm tra ngẫu nhiên một vài kích thước đã biết trên bản vẽ. Năm phút ở bước này có thể cứu cả một hồ sơ thầu tồi.

Bóc tách khối lượng thủ công so với bóc tách kỹ thuật số

Bóc tách thủ công vẫn có chỗ đứng riêng. Với các dự án nhỏ hơn hoặc phạm vi công việc quen thuộc, bản vẽ được đánh dấu, bút chì màu và một kỹ sư dự toán có kỷ luật có thể đưa ra những con số đáng tin cậy. Nhược điểm là việc kiểm soát phiên bản và sự mệt mỏi. Việc đếm lại tiêu tốn thời gian. Các phụ lục gây ra sự nhầm lẫn. Các bộ bản vẽ dài làm tăng tỷ lệ bỏ sót lưu ý và trùng lặp số lượng đếm.

Bóc tách kỹ thuật số cải thiện tốc độ và khả năng truy xuất nguồn gốc nếu việc thiết lập ban đầu sạch sẽ. Bạn có thể hiệu chuẩn bản vẽ, sắp xếp các phép đo theo hệ thống, lưu các đánh dấu và sửa đổi khối lượng mà không cần bắt đầu lại từ đầu. Các công cụ như phần mềm lập dự toán bê tông cũng giúp sắp xếp các phép đo bản sàn, tường, móng và diện tích theo cách dễ xem lại trước khi định giá.

Phần mềm không sửa được quy trình lập dự toán cẩu thả. Nó chỉ làm cho một quy trình có kỷ luật trở nên nhanh hơn.

Một kỹ sư dự toán giỏi vẫn kiểm tra khả năng nhận diện ký hiệu, xác nhận những gì mỗi cụm lắp ráp bao gồm, và tách biệt các phương án thay thế, khoản dự phòng và các hạng mục do chủ đầu tư cung cấp để chúng không bị chôn vùi trong hồ sơ thầu cơ sở.

Một lượt bóc tách khối lượng (takeoff) nhanh chỉ có ý nghĩa nếu bạn có thể bảo vệ mọi khối lượng trong buổi đánh giá phạm vi công việc.

Dưới đây là một video hướng dẫn trực quan hữu ích về cách quy trình lập dự toán kỹ thuật số có thể hỗ trợ tốc độ bóc tách khối lượng và rà soát:

Xây dựng một quy trình bóc tách khối lượng có thể lặp lại

Các kỹ sư dự toán liên tục bảo vệ được biên lợi nhuận thường tuân theo cùng một quy trình trên mọi dự án.

• Làm việc theo thứ tự bản vẽ được xác định rõ ràng: Bắt đầu theo trình tự và duy trì trình tự đó để không bỏ sót phạm vi giữa các bộ môn chuyên ngành.
• Bóc tách khối lượng theo gói thầu, hệ thống hoặc khu vực: Cấu trúc việc bóc tách theo cách dự án sẽ được mua sắm vật tư và thi công thực tế.
• Gắn thẻ các khoảng trống phạm vi ngay khi phát hiện ra: Nếu các chi tiết xung đột hoặc spec không rõ ràng, hãy ghi chú lại ngay lập tức để phục vụ cho các giả định, RFI hoặc xem xét chi phí dự phòng.
• Tách biệt phạm vi cơ sở với các hạng mục rủi ro: Các phương án thay thế, tác động phân đoạn thi công, hoàn thiện cao cấp và các chi tiết chưa rõ ràng không nên biến mất bên trong một khối lượng trọn gói duy nhất.
• Thực hiện kiểm tra độc lập: So sánh tổng khối lượng của bạn với các kích thước bản vẽ chính, các cụm lắp ráp lớn và các dự án tương tự trước đây trước khi bắt đầu định giá.

Bước cuối cùng đó quan trọng hơn mọi người nghĩ. Những bản bóc tách khối lượng tốt nhất không chỉ chính xác. Chúng làm cho rủi ro trở nên hữu hình. Nếu một khối lượng phụ thuộc vào một cách diễn giải, điều đó nên được gắn cờ ngay bây giờ để bạn có thể quyết định sau đó xem có nên đưa vào điều kiện đi kèm, tính chi phí dự phòng, hay làm rõ nó trong hồ sơ đề xuất hay không. Đó là cách các kỹ sư dự toán bảo vệ lợi nhuận mà không cần nhồi nhét những khoản đệm mù quáng vào hồ sơ thầu.

Biến Khối Lượng Thành Chi Phí Thực Tế

Khi việc bóc tách khối lượng (takeoff) hoàn thành, việc đánh giá mang tính quyết định sẽ bắt đầu. Khối lượng cho bạn biết có bao nhiêu công việc. Chúng không cho bạn biết công việc đó sẽ tiêu tốn của công ty bạn bao nhiêu chi phí để thực hiện dưới những điều kiện này.

Sự khác biệt đó rất quan trọng. Hai nhà thầu có thể đo đạc cùng một bản vẽ và đưa ra các mức giá rất khác nhau vì những lý do chính đáng. Một bên có một đội ngũ mạnh thi công nhanh chóng. Bên khác có quãng đường di chuyển dài hơn, sự giám sát yếu hơn hoặc việc thu mua khó khăn hơn. Việc lập dự toán trở nên đáng tin cậy hơn khi bạn ngừng hỏi "Chi phí chung là bao nhiêu?" và bắt đầu hỏi "Chi phí này đã tiêu tốn của chúng ta bao nhiêu trên các dự án tương đương?"

Thực tế lịch sử luôn đánh bại trí nhớ

Các hướng dẫn trong ngành liên tục khuyến nghị so sánh từng dự án mới với các dự án đã hoàn thành để tinh chỉnh năng suất nhân công, hao hụt vật tư và đơn giá, vì dữ liệu thực tế lịch sử là một trong những thông tin đầu vào đáng tin cậy nhất cho một bản dự toán mới, như được mô tả trong bài tổng quan về việc cải thiện dự toán xây dựng bằng cách so sánh với các dự án đã hoàn thành này.

Điều đó có nghĩa là cơ sở dữ liệu chi phí tốt nhất của bạn không phải là một bảng tính bám bụi mà không ai tin tưởng. Đó là một hồ sơ được làm sạch về những gì công ty bạn đã chi trả cho giờ công nhân công, sản lượng sản xuất, vật tư đã mua và các điều kiện dự án.

Định giá cho dự án bạn thực sự có, không phải dự án bạn mong muốn có

Một quy trình định giá vững chắc kết hợp ba thông tin đầu vào:

• Hiệu suất trong quá khứ của bạn: Những gì các đội ngũ tương tự đã đạt được trên các phạm vi công việc tương đương.
• Báo giá hiện tại từ nhà cung cấp và nhà thầu phụ: Các báo giá phản ánh thị trường hiện tại, không phải các giả định của quý trước.
• Điều kiện dự án: Lối tiếp cận, trình tự thi công, sự ùn ứ, phân đoạn thi công, tác động thời tiết và áp lực tiến độ.

Nếu thiếu một trong những yếu tố đó, độ tin cậy sẽ giảm sút. Dữ liệu lịch sử mà không có báo giá hiện tại có thể bị lạc hậu nhanh chóng. Các báo giá mới mà không có lịch sử sản xuất có thể trông chính xác nhưng lại che giấu việc đánh giá thấp nhân công. Cả hai kết hợp lại sẽ tạo ra một bản dự toán mạnh mẽ hơn nhiều.

Đối với các nhà thầu MEP, các quy trình chuyên biệt tỏ ra rất có lợi. Các đội ngũ sử dụng phần mềm lập dự toán HVAC thường đạt được sự nhất quán tốt hơn khi họ kết nối khối lượng bóc tách với các cụm lắp ráp, giả định nhân công và định dạng hồ sơ đề xuất của riêng họ, thay vì phải xây dựng lại các bản dự toán từ đầu mỗi lần.

Nhân công là nơi các bản dự toán thường thắng hoặc thua

Sai sót về vật tư gây thiệt hại. Sai sót về nhân công gây rò rỉ ngân sách một cách âm thầm và kéo dài hơn.

Một đợt xem xét định giá thực tế nên đặt câu hỏi:

• Định mức năng suất dựa trên hiệu suất thực tế của đội ngũ hay chỉ là suy nghĩ chủ quan đầy hy vọng?
• Công trường có yêu cầu thêm việc vận chuyển, thiết lập, bảo vệ hoặc sửa chữa lại không?
• Tiến độ có buộc các tổ đội phải chồng chéo hoặc các mũi thi công bị phân mảnh không?
• Chi phí giám sát, vận hành thử, thử nghiệm và bàn giao đang bị chôn vùi ở đâu đó hay hoàn toàn bị bỏ sót?

Một thói quen hữu ích là tách biệt nhân công sản xuất thuần túy khỏi nhân công theo điều kiện dự án. Nhân công sản xuất thuần túy là những gì cần thiết để lắp đặt công việc dưới các điều kiện bình thường. Nhân công theo điều kiện dự án là những gì môi trường dự án bổ sung thêm. Việc tính toán cả hai giúp bản dự toán dễ được bảo vệ hơn sau này.

Nếu mức lương nhân công của bạn giả định một công trường hoàn hảo, nhưng dự án lại đang hoạt động, phân đoạn thi công hoặc hạn chế tiếp cận, bản dự toán đã bắt đầu gặp áp lực.

Xây dựng chi phí từ dưới lên (Bottom-up)

Định giá từ dưới lên mất nhiều thời gian hơn so với việc đưa vào các khoản dự phòng chung chung, nhưng nó phơi bày các vấn đề trước ngày nộp thầu. Hãy chia các gói thầu thành nhân công, vật tư, thiết bị, thầu phụ và các điều kiện đặc biệt. Sau đó, so sánh các hạng mục đó với các dự án trước đây và báo giá hiện tại.

Đây là cốt lõi thực tế của việc học cách lập dự toán công trình xây dựng tốt. Khối lượng giúp bạn xác định phạm vi. Dữ liệu thực tế lịch sử và thông tin thị trường hiện tại giúp bạn tiếp cận thực tế.

Tính Toán Chi Phí Chung, Chi Phí Dự Phòng Và Lợi Nhuận

Ngày nộp thầu diễn ra tốt đẹp. Con số đủ thấp để thắng thầu. Sáu tháng sau, dự án đã tiêu tốn nhiều thời gian văn phòng, giám sát, chi phí bảo hiểm và quản lý tiến độ hơn nhiều so với những gì bất kỳ ai đã tính toán trong bản dự toán. Dự án trông có vẻ sinh lời vào ngày nộp thầu vì bảng tính chỉ định giá cho công việc, chứ không định giá cho rủi ro khi thực hiện công việc đó.

Khoảng trống đó là nơi những dự án tốt biến thành tồi.

Chi phí chung (overhead), chi phí dự phòng (contingency) và lợi nhuận (profit) cần được xây dựng một cách chủ động. Nếu chúng chỉ được coi là một tỷ lệ phần trăm cộng thêm phẳng ở bước cuối cùng, hồ sơ thầu vẫn có thể được trao, nhưng biên lợi nhuận đã bị đe dọa.

Chi phí chung cần một kế hoạch thu hồi

Mọi bản dự toán đều có chi phí trực tiếp của dự án. Rất ít kỹ sư dự toán có kỷ luật về các chi phí nằm ngoài chính công việc lắp đặt. Thời gian lập dự toán, quản lý dự án, hỗ trợ kế toán, phương tiện đi lại, phần mềm, tiền thuê mặt bằng, điện thoại, dụng cụ nhỏ và sự giám sát của ban điều hành đều phải được thu hồi ở đâu đó. Nếu chúng không được thu hồi thông qua hồ sơ thầu, chúng sẽ bị trừ vào lợi nhuận sau này.

Đó là lý do tại sao tôi tách biệt bốn nhóm chi phí trước khi hoàn thiện giá:

• Chi phí trực tiếp gắn liền với việc thi công công việc thực tế
• Chi phí gián tiếp dự án như giám sát, công trình tạm, giấy phép, mobilization và logistics mặt bằng
• Chi phí chung của công ty gắn liền với việc duy trì hoạt động kinh doanh
• Lợi nhuận như một khoản thu hồi theo kế hoạch khi nhận dự án

Một số kỹ sư dự toán chôn vùi chi phí gián tiếp dự án bên trong nhân công hoặc phân bổ chúng vào vật tư. Điều đó có thể hiệu quả đối với một dự án nhỏ, đơn giản. Nhưng nó gây ra vấn đề đối với công việc phân đoạn, đang hoạt động hoặc theo tiến độ gấp, nơi chi phí hỗ trợ quá lớn để có thể che giấu mà không làm biến dạng việc định giá sản xuất.

Chi phí dự phòng nên đi theo rủi ro thực tế

Chi phí dự phòng không phải là khoản lợi nhuận thừa. Đó là khoản tiền được để riêng cho sự không chắc chắn có thực nhưng chưa đủ rõ ràng để định giá thành một hạng mục sạch sẽ.

Chìa khóa là tránh sử dụng một tỷ lệ phần trăm chung cho mọi dự án. Một nhà kho tiền chế với bản vẽ đầy đủ, lối tiếp cận tốt và điều kiện mua sắm ổn định không nên áp dụng cùng một phương pháp tính chi phí dự phòng như một dự án cải tạo bệnh viện phía trên một tầng đang hoạt động với các khoảng thời gian dừng hoạt động hạn chế và thông tin hiện trạng chưa đầy đủ.

Định giá từng rủi ro vào đúng vị trí của nó:

Bảng đó quan trọng vì nó giữ cho bản dự toán trung thực. Chi phí đã biết thuộc về chi phí trực tiếp. Trách nhiệm chưa rõ ràng thuộc về ngôn ngữ phạm vi công việc. Sự không chắc chắn chưa được định giá thuộc về chi phí dự phòng. Nếu mọi thứ được đổ dồn vào một tỷ lệ phần trăm duy nhất, hồ sơ thầu sẽ trở nên khó bảo vệ hơn và dễ bị trượt hơn.

Lạm phát và thời hạn báo giá cũng cần kỷ luật tương tự. Nếu giá vật tư chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian ngắn, hãy nêu rõ điều đó trong hồ sơ đề xuất. Nếu một chu kỳ trao thầu dài có thể làm thay đổi chi phí mua sắm, hãy đưa khoản bảo vệ vào chi phí dự phòng hoặc xác định rõ ràng thời hạn hiệu lực của giá. Hy vọng thị trường đứng yên không phải là lập dự toán. Đó là đánh bạc.

Lợi nhuận là một quyết định kinh doanh

Lợi nhuận nên phản ánh rủi ro, sự cạnh tranh, backlog và loại khách hàng bạn đang làm việc cùng. Nó không chỉ là một mức tỷ lệ tăng thêm (markup) lấy từ hồ sơ thầu tháng trước.

Một biên lợi nhuận mỏng có thể hợp lý với một khách hàng cũ đáng tin cậy với bản vẽ ổn định, phê duyệt nhanh và rủi ro thu hồi nợ thấp. Nhưng cùng một biên lợi nhuận đó cho một dự án có điều khoản phạt chậm tiến độ nghiêm ngặt, thi công cuối tuần, nhiều gói thầu và yêu cầu điều phối nặng nề là đang yêu cầu công ty tài trợ cho sự không chắc chắn của chủ đầu tư.

Các yêu cầu bảo hiểm là một hạng mục phổ biến dễ khiến các kỹ sư dự toán bị thiếu hụt chi phí. Hạn mức cao hơn, các điều khoản bổ sung đặc biệt, sự tham gia OCIP hoặc CCIP, trách nhiệm bảo hiểm rủi ro xây dựng và việc tuân thủ bảo hiểm của nhà thầu phụ đều ảnh hưởng đến chi phí và quản lý hành chính. Bài viết của PIA về nhu cầu bảo hiểm xây dựng là một tài liệu tham khảo hữu ích khi xem xét cách các nghĩa vụ bảo hiểm có thể thay đổi chi phí gánh vác một dự án.

Biên lợi nhuận lành mạnh giúp dự án có không gian để hấp thụ những va chạm mà không buộc phải đưa ra các quyết định tồi sau này. Các công việc bị định giá thấp thường biểu hiện dưới dạng cắt giảm nhân sự, áp lực khiếu nại, thu mua chậm trễ hoặc tranh chấp về phạm vi công việc.

Các bản dự toán tốt nhất không che giấu sự không chắc chắn. Chúng phân bổ từng rủi ro vào chi phí, chi phí dự phòng, ngôn ngữ phạm vi, hoặc một quyết định từ chối tham gia dự án.

Đó là phần mà nhiều hướng dẫn lập dự toán bỏ qua. Việc bóc tách khối lượng và đơn giá chính xác là quan trọng. Nhưng việc giành được các dự án có lợi nhuận lại phụ thuộc vào việc định giá sự không chắc chắn một cách có kỷ luật, sau đó bảo vệ logic đó trong con số bạn nộp.

Trình Bày Bản Dự Toán Của Bạn Như Một Hồ Sơ Đề Xuất Chiến Thắng

Ngày nộp thầu luôn diễn ra như thế này. Hai nhà thầu có chi phí tương đương nhau, nhưng một bên thua cuộc trước khi bất kỳ ai tranh luận về giá cả vì hồ sơ đề xuất để lại quá nhiều chỗ cho sự nghi ngờ. Nếu chủ đầu tư hoặc Tổng thầu (GC) không thể biết những gì được bao gồm, những gì bị loại trừ và rủi ro nằm ở đâu, họ sẽ tự tăng con số của bạn lên, so sánh nó, hoặc chuyển sang nhà thầu cung cấp cho họ một lộ trình trao thầu rõ ràng hơn.

Một hồ sơ đề xuất mạnh mẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ nêu lại tổng số tiền. Nó giải thích mức giá của bạn theo cách bảo vệ biên lợi nhuận và giúp việc mua hàng trở nên dễ dàng hơn. Điều đó quan trọng nhất đối với các dự án có khoảng trống phạm vi, giá vật tư biến động, tiến độ gấp hoặc thiết kế chưa hoàn thiện. Đó là những dự án mà một đề xuất mơ hồ sẽ biến thành công việc miễn phí sau này.

Đặt sự rõ ràng về phạm vi công việc lên trước định dạng giá cả

Chủ đầu tư hiếm khi nhớ cấu trúc dự toán nội bộ của bạn. Họ nhớ liệu hồ sơ đề xuất của bạn có trả lời được các câu hỏi thường dẫn đến các cuộc tranh cãi về phát sinh (change order) hay không.

Hãy sử dụng cùng một logic từ bản dự toán của bạn, sau đó dịch nó sang ngôn ngữ khách hàng dễ hiểu. Giữ cho ranh giới các gói thầu luôn rõ ràng. Nêu rõ ngày bản vẽ, phụ lục, các mục chỉ dẫn kỹ thuật và các phương án thay thế bạn đã tính toán. Nếu bạn đã xác định việc bảo vệ tạm thời, công việc ngoài giờ hành chính, cước vận chuyển cao cấp hoặc trượt giá dài hạn theo một cách nhất định trong dự toán, hãy đưa điều đó vào hồ sơ đề xuất. Đừng giả định khách hàng sẽ tự suy luận ra từ con số.

Một hồ sơ đề xuất vững vàng khi xem xét thường bao gồm:

• Nhận diện dự án: Tên dự án, địa chỉ, gói thầu, bộ bản vẽ, phụ lục và ngày đề xuất
• Phần bao gồm trong phạm vi (Inclusions): Công việc bạn đang định giá, được nêu bằng ngôn ngữ chuyên ngành mà người mua có thể xác minh
• Phần loại trừ (Exclusions): Các hạng mục cụ thể có xu hướng bị làm mờ, chẳng hạn như dặm vá bởi bên khác, giấy phép, vật liệu nguy hại, trực phòng hỏa, kiểm tra đặc biệt hoặc thử nghiệm của chủ đầu tư
• Giả định (Assumptions): Lối tiếp cận, phân đoạn thi công, giờ làm việc, cắt nguồn tiện ích, điều kiện bề mặt nền, thời gian sử dụng cần trục, vận thăng, bãi tập kết và vật tư do chủ đầu tư cung cấp
• Lưu ý định giá rủi ro: Khoản dự phòng, đơn giá, khoảng thời gian trượt giá, cách xử lý chi phí dự phòng và những gì sẽ kích hoạt một sự điều chỉnh
• Điều khoản thương mại: Hiệu lực của đề xuất, các điều kiện tiến độ, điều khoản thanh toán, các phương án thay thế và yêu cầu chấp thuận

Danh sách đó không phải là thủ tục giấy tờ cho có. Đó là sự bảo vệ biên lợi nhuận.

Chỉ cho khách hàng thấy rủi ro nằm ở đâu

Nhiều bản dự toán mất tiền sau khi được trao thầu vì hồ sơ đề xuất xử lý sự không chắc chắn như thể nó không tồn tại. Một cách tiếp cận tốt hơn là đặt sự không chắc chắn vào đúng vị trí của nó. Đưa các khoảng trống thiết kế vào các khoản dự phòng. Đưa sự không chắc chắn về khối lượng vào đơn giá nếu điều đó hợp lý. Đưa sự biến động mua sắm vào thời hạn hiệu lực hoặc lưu ý trượt giá. Đưa các quyết định của chủ đầu tư vào các giả định được nêu rõ ràng.

Điều đó mang lại cho người mua một con số họ có thể tin tưởng và mang lại cho đội ngũ của bạn một hồ sơ ghi nhận những gì con số đó bao phủ.

Nó cũng thay đổi cuộc đối thoại bán hàng. Thay vì bào chữa tại sao giá của bạn cao hơn, bạn có thể giải thích rủi ro nào mà đối thủ cạnh tranh của bạn có thể đã bỏ qua. Đó là một vị thế mạnh hơn nhiều so với việc cố gắng tỏ ra rẻ tiền.

Làm cho việc xem xét trở nên dễ dàng và việc mua hàng trở nên thuận tiện

Một hồ sơ đề xuất tốt phải đọc nhanh. Người mua đang so sánh nhiều hồ sơ thầu, thường dưới áp lực thời gian, và họ sẽ ưu tiên nhà thầu làm cho việc xem xét phạm vi trở nên đơn giản.

Hãy bắt đầu bằng một thư ngỏ ngắn gọn chứng minh bạn đã chú ý đến dự án. Đề cập đến hạn chế mặt bằng, yêu cầu phân đoạn thi công, điều kiện đang hoạt động, khoảng thời gian dừng thi công hoặc vấn đề thu mua vật tư mà bạn đã tính đến. Sau đó, tóm tắt cơ sở định giá trong vài dòng. Giữ tông giọng tự tin và có kiểm soát. Các giải thích dài dòng sẽ dẫn đến các cuộc tranh luận từng dòng và làm lộ logic dự toán nội bộ mà khách hàng không cần biết.

Định dạng quan trọng hơn nhiều so với những gì nhiều kỹ sư dự toán thừa nhận. Sử dụng các tiêu đề, khoảng trắng và một trật tự logic. Đặt phần tóm tắt phạm vi trước ngôn ngữ pháp lý. Đặt các phần loại trừ ở nơi dễ nhìn thấy, không phải chôn vùi ở cuối trang. Nếu có các phương án thay thế, hãy liệt kê chúng một cách sạch sẽ với các giá trị cộng thêm hoặc giảm trừ rõ ràng cùng mô tả ngắn về những gì thay đổi.

Nếu bạn muốn có một lộ trình nhanh hơn từ bóc tách khối lượng (takeoff) đến kết quả đầu ra sẵn sàng gửi cho khách hàng, Exayard biến khối lượng bản vẽ thành các dự toán sẵn sàng cho hồ sơ đề xuất bằng cách sử dụng các bản vẽ được tải lên, kết quả đo đạc và các biểu mẫu định giá tùy chỉnh. Điều đó có thể giúp các nhà thầu giữ cho quá trình bàn giao từ dự toán sang đề xuất luôn rõ ràng và nhất quán.

Những hồ sơ đề xuất tốt nhất thực hiện hai nhiệm vụ cùng một lúc. Chúng giúp khách hàng dễ dàng đồng ý, và chúng giữ cho đội ngũ của bạn không phải gánh chịu rủi ro chưa được định giá sau khi trúng thầu.