Cách Dự Toán Thi Công Điện: Hướng Dẫn Dành Cho Nhà Thầu

Một lời mời thầu gửi đến hộp thư đến của bạn vào sáng thứ Hai. Đến trưa, GC muốn có một con số ngân sách. Đến ngày mai, nhà cung cấp muốn biết bạn thực sự muốn định giá những gì. Đến cuối tuần, bạn cần một hồ sơ thầu vừa đủ sát để chiến thắng, vừa đủ an toàn để thi công.

Đó là nơi hầu hết các sai lầm trong ước tính chi phí bắt đầu. Không phải do tính toán sai, mà là do một quy trình bị vội vã.

Nếu bạn đang tìm hiểu cách ước tính chi phí thi công cơ điện, hoặc đang cố gắng chuyển từ các ghi chép tay và bảng tính Excel rải rác sang một hệ thống gọn gàng hơn, sự thay đổi lớn nhất là: ước tính chi phí không còn đơn thuần là đếm các ký hiệu trên bản vẽ. Đó là kiểm soát tài liệu, diễn giải phạm vi công việc, đánh giá nhân công, kỷ luật định giá và quản lý rủi ro. Các phương pháp thủ công cũ vẫn có giá trị vì kiến thức thực tế ở công trường rất quan trọng. Nhưng nếu bạn giữ nguyên quy trình làm việc cũ, các lỗi sai cũng sẽ tồn tại theo.

Nền tảng của một hồ sơ thầu cơ điện chiến thắng

Một hồ sơ thầu có lãi bắt đầu trước khi bạn đếm chiếc ổ cắm đầu tiên. Quyết định đầu tiên là liệu dự án đó có đáng để theo đuổi hay không. Các nhà thầu nhỏ thường lãng phí thời gian bằng cách báo giá cho mọi yêu cầu gửi đến. Những chuyên gia ước tính giỏi sẽ sàng lọc cơ hội trước. Họ kiểm tra khách hàng là ai, các bản vẽ đầy đủ đến mức nào, tiến độ có thực tế không, và liệu phạm vi công việc có phù hợp với đội ngũ nhân sự, khối lượng công việc hiện tại và loại hình dự án của công ty hay không.

Bộ lọc ban đầu đó rất quan trọng vì ước tính chi phí cơ điện là một chuỗi liên kết. Nếu mắt xích đầu tiên yếu, mọi thứ sau đó sẽ bị bóp méo. Một lời mời thầu vội vã với các bản vẽ bị thiếu, các phương án thay thế mơ hồ và ranh giới trách nhiệm không rõ ràng vẫn có thể được định giá, nhưng nó đòi hỏi một mức độ thận trọng khác so với một bộ hồ sơ sạch sẽ với các tài liệu được phối hợp đồng bộ.

Xây dựng một quy trình đấu thầu có thể lặp lại

Một quy trình làm việc thực tế luôn tuân theo một lộ trình nhất quán. Tài liệu hướng dẫn ngành được tổng hợp bởi Housecall Pro mô tả quy trình này như sau: đánh giá hồ sơ thầu, xem xét các chỉ dẫn kỹ thuật Phần 01 (Division 01) và Phần 26 (Division 26), so sánh các bản vẽ để tìm điểm bất nhất, hoàn thành việc bóc tách khối lượng (takeoff) từng trang cho các thiết bị chiếu sáng, ổ cắm, đường ống luồn dây, tủ điện và đường dây điện, lấy giá hiện tại từ nhà cung cấp, sau đó cộng thêm chi phí nhân công, chi phí chung (overhead) và lợi nhuận. Tài liệu cũng lưu ý rằng việc định giá nhân công nên dựa trên lịch sử năng suất và kinh nghiệm thực tế, với một quy chuẩn như Cẩm nang đơn vị nhân công của NECA được sử dụng làm tài liệu tham khảo nếu bạn chưa có dữ liệu lịch sử nội bộ vững chắc, như đã được phác thảo trong hướng dẫn quy trình ước tính chi phí cơ điện này.

Trình tự đó nghe có vẻ cơ bản. Nhưng thực tế không phải vậy. Hầu hết các tổn thất trong đấu thầu đều đến từ việc bỏ qua một trong các bước đó, chứ không phải do hiểu sai chúng.

Một chuyên gia ước tính ít kinh nghiệm thường muốn nhảy ngay vào việc đếm thiết bị. Một người dày dạn kinh nghiệm sẽ đọc các tài liệu chung trước. Phần 01 (Division 01) có thể ngầm chuyển giao các trách nhiệm lớn liên quan đến nguồn điện tạm thời, đục phá và trám vá, hồ sơ trình duyệt, thử nghiệm, phân kỳ thi công, hạn chế tiếp cận và các yêu cầu bàn giao. Phần 26 (Division 26) cho bạn biết ý nghĩa của các ký hiệu trong dự án này, chứ không phải những gì chúng thể hiện ở dự án trước.

Nguyên tắc thực tế: Nếu bản vẽ và tài liệu kỹ thuật (specs) không thống nhất, đừng chọn cách diễn giải rẻ hơn rồi hy vọng mọi chuyện sẽ ổn. Hãy viết một điều khoản loại trừ, gửi RFI hoặc tính toán theo phạm vi công việc có yêu cầu cao hơn.

Ước tính chi phí là một quyết định kinh doanh

Hồ sơ thầu không chỉ là một con số tổng ở cuối trang giấy. Đó là quyết định quản lý dự án đầu tiên của bạn. Nếu ước tính thiếu chi phí nhân công, đội ngũ ngoài công trường sẽ phải dành toàn bộ thời gian dự án để bù đắp. Bỏ sót một yêu cầu kỹ thuật, và PM sẽ mất thời gian tranh cãi về phạm vi công việc. Đưa ra các giả định đúng ngay từ đầu, dự án sẽ bắt đầu với cơ hội sinh lời.

Đó là lý do tại sao quy trình ước tính tốt nhất là sự kết hợp của hai loại kiến thức:

• Kiến thức thực tế: công việc thực tế mất bao lâu trong các điều kiện thực tế.
• Kiến thức tài liệu: các tài liệu hợp đồng thực sự yêu cầu những gì.
• Đánh giá thương mại: quyết định nên theo đuổi, đưa ra điều kiện, làm rõ hay từ bỏ.

Quy trình thủ công đã dạy nhiều chuyên gia ước tính dựa vào trí nhớ và các bản in được đánh dấu bằng tay. Điều đó vẫn có giá trị. Nhưng quy trình kỹ thuật số hỗ trợ bằng cách giúp quy trình có thể truy xuất nguồn gốc. Bạn có thể thấy những gì đã được đếm, những gì đã được giả định, những gì bị loại trừ và những gì đã thay đổi giữa các phiên bản hiệu chỉnh. Điều đó không thay thế được nhận định của chuyên gia ước tính. Nó chỉ cung cấp cho nhận định đó một hồ sơ lưu trữ rõ ràng hơn.

Giải mã bản vẽ và làm chủ quy trình bóc tách khối lượng (takeoff)

Takeoff không phải là một cuộc thi đếm. Đó là quy trình chuyển đổi một bộ bản vẽ thành một phạm vi công việc có thể thi công được.

Sai lầm mà các chuyên gia ước tính mới vào nghề thường mắc phải là coi bản vẽ cơ điện chỉ như một bảng ký hiệu. Họ đếm đèn, đếm ổ cắm, đếm tủ điện và nghĩ rằng thế là xong. Thực tế không phải vậy. Công việc thiết yếu là đọc các ghi chú, kiểm tra bảng tiến độ và đối chiếu các chi tiết giữa các bản vẽ để số lượng đếm phản ánh đúng những gì công trường sẽ lắp đặt.

Quy trình kỹ thuật số hiện đại giúp ích nhiều nhất ở giai đoạn này vì việc thực hiện takeoff thủ công là nơi sự mệt mỏi dễ tạo ra những sai sót bỏ sót. Bạn bỏ lỡ một ghi chú quan trọng trên một bản vẽ. Bạn quên các đường dây chính (homeruns) trên một bản vẽ khác. Bạn đếm các thiết bị nhưng không tính đến hộp đế, mặt che, giá đỡ, dây mồi, đầu nối hoặc các phụ kiện đi kèm.

Đọc tài liệu dưới góc nhìn của một chuyên gia ước tính, không chỉ là một thợ điện

Hãy bắt đầu với toàn bộ bộ bản vẽ, chứ không chỉ các bản vẽ điện và chiếu sáng. Bản vẽ trần phản quang kiến trúc, bản vẽ mặt đứng, bảng tiến độ thiết bị và bản vẽ phá dỡ thường trả lời cho những câu hỏi mà bản vẽ cơ điện còn bỏ ngỏ.

Hãy kiểm tra các khu vực này trước:

• Ghi chú chung: Chúng thường xác định phương pháp lắp đặt, chiều cao lắp đặt, nhãn mác, thử nghiệm hoặc các yêu cầu phối hợp.
• Bảng tiến độ thiết bị: Việc đếm số lượng loại thiết bị sẽ vô ích nếu bạn bỏ lỡ việc một thiết bị chiếu sáng cần có bộ pin khẩn cấp, bộ nguồn (driver) đặc biệt hoặc bộ phụ kiện lắp đặt thay thế.
• Sơ đồ đơn tuyến và sơ đồ đứng (one-lines & risers): Những sơ đồ này thể hiện cáp nguồn, mối quan hệ phân phối và thiết bị mà mặt bằng có thể che khuất.
• Chỉ dẫn kỹ thuật (specifications): Phần 26 (Division 26) thường bổ sung các tiêu chuẩn vật liệu, phương pháp được phê duyệt và các yêu cầu phụ kiện.

Người ước tính chỉ biết đếm ký hiệu thường sẽ trúng thầu những dự án sai lầm.

Sử dụng phương pháp takeoff phù hợp cho từng dự án

Hai phương pháp phổ biến thường xuất hiện trong ước tính chi phí cơ điện. Tổng quan của Countfire mô tả phương pháp tính theo đầu điểm (per-point method) và phương pháp đơn vị nhân công (labor-unit method). Trong cùng phần thảo luận đó, Countfire đưa ra một ví dụ đơn giản trong đó 1.000 điểm với giá £100 mỗi điểm sẽ cho ra báo giá £100.000, và cũng lưu ý hướng dẫn của ABB đề xuất dự trù khoảng ba giờ cho mỗi bản vẽ như một quy tắc chung để xem xét dự án ban đầu đối với các gói thầu lớn hơn, như đã giải thích trong bản phân tích của họ về các phương pháp ước tính chi phí cơ điện.

Các phương pháp đó phục vụ các mục đích khác nhau:

Đối với công việc cải tạo văn phòng rất đơn giản, phương pháp tính theo đầu điểm có thể giúp bạn nhanh chóng có được ngân sách. Đối với bất kỳ dự án nào có nhiều loại thiết bị hỗn hợp, đường chạy dài, hệ thống đặc biệt hoặc điều kiện lắp đặt phức tạp, phương pháp đơn vị nhân công sẽ mang tính thuyết phục hơn.

Tính toán theo cụm lắp ráp (assemblies), không chỉ đếm các ký hiệu đơn lẻ

Một chiếc ổ cắm không phải là một hạng mục đơn lẻ ngoài công trường. Đó là một cụm lắp ráp. Điều tương tự cũng áp dụng cho một bộ đèn, một cụm công tắc hoặc một hộp âm sàn.

Một quy trình takeoff chuẩn xác cần tính đến:

1. Thiết bị hoặc linh kiện có thể nhìn thấy được
2. Hệ giá đỡ và các phụ kiện đi âm
3. Dây điện, ống luồn, đầu nối và các điểm đấu nối liên quan
4. Bối cảnh lắp đặt, chẳng hạn như đi nổi, đi chìm, trong sàn, trên cao hoặc cải tạo

Các công cụ kỹ thuật số vượt trội hơn hẳn so với bút màu và việc đếm thủ công. Bạn vẫn có thể xem xét mọi thứ bằng nhận định của chuyên gia ước tính, nhưng phần mềm có thể đẩy nhanh tốc độ nhận diện ký hiệu, đo khoảng cách tuyến tính và so sánh các phiên bản hiệu chỉnh. Nếu bạn đang so sánh các quy trình làm việc, sự khác biệt giữa đánh dấu thủ công và takeoff kỹ thuật số sẽ dễ dàng được nhìn thấy hơn trong bài đánh giá này về các lựa chọn takeoff cơ điện so với Bluebeam.

Sau đó trong quy trình, việc quan sát cách một quy trình takeoff kỹ thuật số vận hành từ lúc tải bản vẽ lên đến khi soát xét số lượng đếm sẽ rất hữu ích:

Mục đích không phải là ngừng tư duy. Mục đích là ngừng lãng phí thời gian của chuyên gia ước tính vào các thao tác nhấp chuột và đếm lại lặp đi lặp lại.

Từ khối lượng đến chi phí: Định giá vật tư và nhân công

Takeoff cho bạn khối lượng. Nó không cho bạn một hồ sơ thầu.

Việc định giá bắt đầu khi bạn quyết định xem những khối lượng đó thực sự tốn bao nhiêu chi phí ở thời điểm hiện tại, từ các nhà cung cấp của bạn, với đội ngũ nhân sự của bạn. Đó là lúc việc ước tính chi phí chuyển dịch từ việc vẽ thiết kế sang vận hành thực tế. Giá vật tư biến động. Hiệu suất của đội ngũ thay đổi. Các điều kiện công việc làm thay đổi chi phí nhân công nhanh hơn mức mà hầu hết các chuyên gia ước tính mới vào nghề dự đoán.

Chủ động tách biệt vật tư và nhân công

Một bảng ước tính chi phí chuẩn xác sẽ chia công việc thành takeoff khối lượng vật tư và định giá nhân công. Hướng dẫn ước tính chi phí của Procore mô tả quy trình làm việc tiêu chuẩn đó là đếm các hạng mục từ bản vẽ, định giá chúng bằng chi phí nhà cung cấp hiện tại và đơn vị nhân công, sau đó xây dựng bảng ước tính chi phí dự án từ chi phí vật tư, chi phí nhân công và các chi phí trực tiếp khác. Tài liệu cũng nêu rõ rằng nhân công phụ thuộc vào lịch sử năng suất và kinh nghiệm thực tế, và một cuốn cẩm nang đơn vị nhân công có thể hỗ trợ nếu dữ liệu lịch sử của bạn còn hạn chế, như đã giải thích trong hướng dẫn của Procore dành cho các nhà thầu cơ điện ước tính chi phí.

Điều đó quan trọng vì cùng một số lượng đếm vẫn có thể tạo ra các hồ sơ thầu rất khác nhau. Hai dự án có thể có cùng số lượng đèn và ổ cắm. Một dự án có kết cấu mở, tiếp cận dễ dàng, không bị hạn chế về thời gian thi công. Dự án còn lại nằm phía trên trần thạch cao đã hoàn thiện trong một cơ sở đang hoạt động với khung thời gian cắt điện hạn chế. Khối lượng vật tư có thể trông giống nhau. Nhưng nhân công thì không.

Định giá vật tư sát với thực tế hiện tại

Một danh mục vật tư chỉ hữu ích nếu nó phản ánh đúng những gì bạn có thể mua. Các tệp dữ liệu giá cũ tạo ra sự tự tin ảo. Chúng làm cho bảng ước tính của bạn trông có vẻ chính xác trong khi lại che giấu các giả định đã lỗi thời.

Hãy áp dụng một trình tự thực tế:

• Yêu cầu báo giá trực tiếp từ nhà cung cấp: Đặc biệt đối với tủ điện, gói thiết bị chiếu sáng, dây cáp và các hạng mục khác biến động theo điều kiện thị trường.
• Tách riêng các hạng mục lớn được báo giá: Đừng gộp chung tủ phân phối chính, tủ điện nhánh hoặc đèn chuyên dụng vào trong các cụm lắp ráp thông thường nếu nhà cung cấp sẽ báo giá riêng cho chúng.
• Tính toán phụ kiện một cách có chủ đích: Giá đỡ, phụ kiện nối, đầu nối, nhãn mác và điểm đấu nối thường là nơi việc thiếu hụt khối lượng bắt đầu.
• Xem xét các phương án thay thế và tương đương: Một bảng tiến độ thiết bị chiếu sáng có thể cho phép sử dụng các sản phẩm tương đương được duyệt, nhưng ước tính của bạn vẫn cần phải phù hợp với tài liệu mời thầu.

Đối với công việc sử dụng nhiều dây cáp, việc hiểu rõ phương pháp lắp đặt ngay từ đầu sẽ rất hữu ích vì hướng đi dây sẽ quyết định cả khối lượng và nhân công. Để có một tài liệu tham khảo thực tế bên ngoài về các cân nhắc bố trí và giá đỡ, phần tổng quan này về các giải pháp máng cáp điện sẽ hữu ích khi bạn kiểm tra xem việc phân phối dựa trên máng cáp ảnh hưởng như thế nào đến phạm vi vật tư.

Nhân công là bài toán về năng suất lao động

Nhiều nhà thầu nhỏ vẫn định giá nhân công theo bản năng. Họ biết đơn giá giờ của mình, áp dụng một con số ước chừng cảm tính rồi bỏ qua. Điều đó rất rủi ro. Định giá nhân công không chỉ đơn giản là tiền lương nhân với số giờ. Đó là sản lượng đầu ra dưới các điều kiện cụ thể.

Hãy sử dụng các đơn vị nhân công làm cơ sở khi cần thiết, sau đó điều chỉnh chúng theo lịch sử của riêng bạn. Nếu đội của một tổ trưởng lắp đặt thiết bị nhánh nhanh hơn một đội khác trong các dự án cải tạo khi công trình đang hoạt động, ước tính của bạn nên phản ánh điều đó. Nếu hồ sơ thực tế của bạn còn yếu, các tài liệu tham khảo nhân công tiêu chuẩn có thể định vị bảng ước tính cho đến khi lịch sử chi phí dự án của bạn vững vàng hơn.

Một nền tảng có cấu trúc tốt có thể giúp kết nối sản lượng khối lượng với logic định giá. Ví dụ, phần mềm ước tính chi phí cơ điện có thể liên kết các thiết bị đã đếm, các đường chạy đã đo và các cụm lắp ráp thành một quy trình ước tính nhất quán hơn, điều này rất hữu ích khi bạn đang cố gắng vượt qua các hồ sơ thầu chỉ dựa trên bảng tính Excel.

Những chuyên gia ước tính giỏi không chỉ hỏi: "Hạng mục này giá bao nhiêu?" Họ hỏi: "Đội ngũ của chúng ta sẽ mất bao nhiêu công sức để lắp đặt nó trong dự án này?"

Áp dụng các yếu tố năng suất thực tế

Một bảng ước tính đơn vị nhân công chuẩn xác vẫn có thể thất bại nếu nó giả định các điều kiện hoàn hảo.

Đó chính là cái bẫy. Nhiều hồ sơ thầu định giá theo bản vẽ, chứ không phải theo công trường thực tế. Các bản vẽ thể hiện nơi công việc được thực hiện. Chúng không thể hiện việc lắp đặt sẽ khó khăn như thế nào. Nếu bạn bỏ qua lối tiếp cận, phân kỳ thi công, sự chật chội, tình trạng đang hoạt động của công trình hoặc kinh nghiệm của đội ngũ, bảng ước tính sẽ trở thành một câu chuyện viễn tưởng có số thập phân.

Tại sao định mức nhân công tiêu chuẩn lại không hiệu quả

Các cuốn cẩm nang nhân công và mức trung bình lịch sử chỉ là điểm khởi đầu. Chúng không phải là cái cớ để tự huyễn hoặc rằng mọi dự án đều là một ca lắp đặt dễ dàng. Một dự án cải tạo bệnh viện vào ban đêm không giống như việc thi công phần thô vào ban ngày. Một trần nhà chật kín đường ống thông gió và phòng cháy chữa cháy không thể cho ra cùng một sản lượng như một không gian sàn trống trải. Một chuyên gia ước tính sử dụng cùng một mức nhân công kỳ vọng cho cả hai trường hợp thường là người đang tự cắt giảm lợi nhuận của mình.

Giải pháp không phải là đoán mò. Giải pháp là áp dụng các điều chỉnh năng suất rõ ràng dựa trên các điều kiện mà bạn có thể mô tả và bảo vệ được.

Dưới đây là một khung tham chiếu đơn giản:

Bảng này không nhằm mục đích giả vờ rằng bạn có một công thức khoa học chính xác cho mọi điều kiện. Nó giúp bạn từ chối việc để bảng ước tính ở mức "nhân công tiêu chuẩn" khi các điều kiện công trường rõ ràng là không tiêu chuẩn.

Những điều kiện cần được điều chỉnh hệ số

Một số yếu tố ảnh hưởng đến hầu hết mọi dự án, nhưng nhiều chuyên gia ước tính vẫn đánh giá thấp chúng:

• Hạn chế về tiếp cận: Quãng đường đi bộ dài, khu vực bị khóa, yêu cầu an ninh, không gian đang hoạt động, bãi tập kết vật tư hạn chế hoặc vận chuyển vật tư từ xa.
• Chiều cao làm việc: Bất kỳ công việc nào cần thang, giàn giáo hoặc xe nâng đều làm thay đổi thời gian chuẩn bị và nhịp độ làm việc của đội ngũ.
• Chồng chéo nhà thầu (Trade stacking): Khi các đội thạch cao, cơ khí, phòng cháy chữa cháy và điện cùng muốn thi công một khu vực trần, không ai có thể làm việc với tốc độ tối đa.
• Cơ cấu đội ngũ: Thời gian của học việc, thợ phụ và tổ trưởng không tạo ra cùng một sản lượng trên tất cả các tác vụ.
• Nguy cơ thay đổi thiết kế: Các dự án thiếu sự phối hợp đồng bộ thường tạo ra việc phải làm lại, thay đổi trình tự và gián đoạn nhân công.
• Cắt điện đấu nối nhạy cảm: Việc đấu nối, cắt nguồn và các khung giờ ngoài giờ hành chính thường tốn chi phí nhân công nhiều hơn những gì bản vẽ thể hiện.

Nếu một điều kiện sẽ làm chậm tiến độ của đội ngoài công trường, nó phải xuất hiện ở một vị trí nào đó trong bảng ước tính chi phí. Nếu không, bạn đang hy vọng PM sẽ tự giải quyết nó sau này.

Làm thế nào các chuyên gia ước tính thủ công có thể hiện đại hóa mà không mất đi khả năng nhận định

Ở khía cạnh này, một số nhà thầu thường từ chối phần mềm. Họ nghĩ rằng ước tính kỹ thuật số đồng nghĩa với việc thay thế kiến thức thực tế bằng tự động hóa. Điều đó là ngược lại. Một quy trình làm việc được hỗ trợ bởi công cụ mạnh mẽ nhất sẽ làm điều ngược lại. Nó giữ cho nhận định của chuyên gia ước tính tập trung vào thực tế nhân công thay vì bị chôn vùi dưới việc đếm lặp đi lặp lại.

Các phương pháp thủ công vẫn có giá trị trong việc phát hiện các vấn đề về khả năng thi công. Điều không hiệu quả là buộc các chuyên gia ước tính phải dành những giờ làm việc hiệu quả nhất của họ để đếm lại các thiết bị nhánh hoặc đo lại ống luồn dây chỉ vì một phiên bản bản vẽ hiệu chỉnh đã di chuyển một bức tường. Hãy để phần mềm xử lý các tác vụ takeoff lặp đi lặp lại. Hãy tiết kiệm thời gian của chuyên gia ước tính cho việc điều chỉnh nhân công, viết điều khoản loại trừ, đối khớp phạm vi của nhà cung cấp và soát xét rủi ro.

Đó là cầu nối giữa kỹ năng truyền thống và hiệu quả kỹ thuật số. Bạn không thay thế kinh nghiệm. Bạn đang đặt nó vào nơi nó tạo ra tiền.

Hoàn thiện hồ sơ thầu với chi phí chung (overhead), chi phí dự phòng (contingency) và lợi nhuận

Sau khi các chi phí trực tiếp được định giá, bảng ước tính vẫn chưa sẵn sàng để nộp. Một công ty chỉ đấu thầu chi phí vật tư và nhân công là đang tự bỏ tiền túi ra tài trợ cho các dự án. Mỗi dự án đều phải gánh vác phần chi phí chung tương ứng của nó, và mỗi dự án đầy rủi ro cần một cách tiếp cận chi phí dự phòng thận trọng.

Nhiều nhà thầu nhỏ hoặc là làm phức tạp hóa các phép tính hoặc bỏ qua hoàn toàn ở giai đoạn này. Cả hai cách đều không hiệu quả. Mục tiêu là thêm các lớp chi phí này theo cách phù hợp với phương thức hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Chi phí chung (overhead) không phải là tùy chọn

Chi phí chung bao gồm các chi phí mà đội ngũ ngoài công trường của bạn không trực tiếp lắp đặt nhưng công ty của bạn vẫn phải chi trả. Nhân viên văn phòng, phần mềm, phương tiện không tính phí trực tiếp, tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm, thời gian ước tính chi phí, cơ cấu giám sát, điện thoại và quản lý hành chính chung đều nằm ở đây.

Nếu các hồ sơ thầu của bạn không liên tục thu hồi được chi phí chung, bạn có thể luôn bận rộn nhưng vẫn thua lỗ.

Một cách thực tế để xử lý là sử dụng một phương pháp nội bộ nhất quán và áp dụng nó trên tất cả các hồ sơ thầu. Điều quan trọng nhất là nó phản ánh đúng công ty của bạn, chứ không phải một con số sao chép từ nhà thầu khác. Nếu mức thu hồi chi phí chung của bạn dao động tùy thuộc vào từng người ước tính, quy trình đấu thầu của bạn chưa được kiểm soát.

Chi phí dự phòng (contingency) là để bù đắp cho sự không chắc chắn, không phải cho sự cẩu thả

Chi phí dự phòng là nơi các chuyên gia ước tính có kỷ luật thể hiện sự khác biệt. Nhiều nội dung về ước tính chi phí được xuất bản thường nói về sự không chắc chắn, thay đổi, lo ngại về thời gian giao hàng kéo dài, hao hụt, phụ tùng thay thế và rủi ro mua sắm, nhưng lại đưa ra rất ít hướng dẫn dựa trên dữ liệu về cách tính toán các khoản dự phòng đó. Projul lưu ý cụ thể rằng các nội dung đã xuất bản vẫn cung cấp hướng dẫn hạn chế về các khoản dự phòng cho hao hụt đường đi dây, cơ cấu đội ngũ, biến động mua sắm hoặc các dự án có nhiều phiên bản hiệu chỉnh trong cuộc thảo luận của họ về các khoảng trống trong ước tính chi phí cơ điện.

Điều đó không có nghĩa là chi phí dự phòng là tùy tiện. Nó có nghĩa là bạn cần liên kết nó với những sự không chắc chắn đã biết.

Hãy áp dụng tư duy chi phí dự phòng như sau:

1. Kiểm tra chất lượng tài liệu
   Các bản vẽ có đầy đủ, phối hợp đồng bộ và ổn định không, hay có những khoảng trống rõ ràng về phạm vi công việc?

2. Xem xét rủi ro mua sắm
   Có các hạng mục có thời gian giao hàng dài, các phương án thay thế hoặc những điểm mơ hồ do chủ đầu tư cung cấp có thể ảnh hưởng đến giá cả hoặc tiến độ không?

3. Đánh giá sự không chắc chắn khi lắp đặt
   Hướng đi dây đã rõ ràng chưa, hay có khả năng sẽ có những thay đổi phối hợp thực tế tại công trường làm tăng hao hụt và gián đoạn nhân công?

4. Tách biệt chi phí dự phòng khỏi các sai sót
   Chi phí dự phòng là dành cho sự không chắc chắn trong công việc. Nó không phải là miếng băng cá nhân cho một quy trình takeoff cẩu thả.

Một nhà thầu đang mở rộng sang các phạm vi công việc liên quan có thể học hỏi được điều gì đó từ cách các ngành lân cận cấu trúc các khoản dự phòng này. Ví dụ, phần mềm ước tính chi phí HVAC thường phản ánh các vấn đề tương tự xung quanh chi tiết takeoff, cụm lắp ráp nhân công và kiểm soát phiên bản hiệu chỉnh, mặc dù phạm vi công việc của ngành có sự khác biệt.

Lợi nhuận phải tương xứng với rủi ro

Lợi nhuận không phải là những gì còn lại nếu dự án diễn ra suôn sẻ. Nó cần phải được đưa vào hồ sơ thầu một cách có chủ đích.

Một khách hàng quen thuộc có mức độ rủi ro thấp với một phạm vi công việc chặt chẽ, quen thuộc có thể áp dụng một cách tiếp cận. Một dự án có nhiều phiên bản hiệu chỉnh với sự phối hợp không rõ ràng và lối tiếp cận khó khăn có thể cần một cách tiếp cận khác. Việc đuổi theo công việc với mức lợi nhuận mỏng trên một phạm vi rủi ro thường tạo ra sự kết hợp tồi tệ nhất trong ngành xây dựng. Bạn trúng thầu dự án và phải hối hận về điều đó trong nhiều tháng.

Một bước kiểm tra nội bộ hữu ích rất đơn giản:

• Bạn có còn muốn nhận dự án này nếu mọi giả định khó khăn đều diễn ra theo chiều hướng bất lợi cho bạn không?
• Hồ sơ thầu có phản ánh đúng nỗ lực quản lý mà dự án này sẽ đòi hỏi không?
• Bạn đang định giá để giữ cho mình luôn bận rộn, hay định giá để giữ cho doanh nghiệp khỏe mạnh?

Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi đó một cách rõ ràng, hồ sơ thầu có lẽ cần phải được xem xét lại một lần nữa.

Các lỗi ước tính chi phí thường gặp và danh sách kiểm tra QA của bạn

Hầu hết các hồ sơ thầu tồi không thất bại vì người ước tính thiếu nỗ lực. Chúng thất bại vì không ai phản biện con số cuối cùng trước khi nó được gửi đi.

Đó là giả định nguy hiểm trong nhiều doanh nghiệp. Nếu bảng tính tổng hợp chính xác, bảng ước tính chắc chắn phải đúng. Thực tế không vận hành như vậy. Các phép toán sạch sẽ vẫn có thể che giấu phạm vi công việc bị thiếu, giá cả lỗi thời, giả định nhân công sai và các điều khoản loại trừ lỏng lẻo.

Một buổi soát xét QA thực sự nên mang lại một chút cảm giác không thoải mái. Nó phải buộc bạn phải chứng minh hồ sơ thầu, chứ không phải để chiêm ngưỡng nó.

Những sai lầm thường xuyên xuất hiện

Đây là những lỗi thường xuyên làm xói mòn lợi nhuận nhất:

• Giá vật tư cũ: Báo giá của tháng trước không phải là báo giá của ngày hôm nay.
• Xem xét bản vẽ không đầy đủ: Các thiết bị đã được đếm, nhưng sơ đồ đơn tuyến, bảng tiến độ, ghi chú thiết bị hoặc các yêu cầu kỹ thuật chưa được kiểm tra đầy đủ.
• Khoảng trống phạm vi công việc tại ranh giới các bộ môn: Ai cung cấp giá đỡ, keo chống cháy, đào rãnh cáp, ống lồng xuyên tường, dây điều khiển, hỗ trợ chạy thử hoặc nguồn điện tạm thời?
• Nhân công tiêu chuẩn áp dụng cho công việc không tiêu chuẩn: Các dự án cải tạo khi công trình đang hoạt động, tiếp cận khó khăn và sự chồng chéo nhà thầu vẫn bị áp dụng mức nhân công cơ bản.
• Các điều khoản loại trừ và làm rõ lỏng lẻo: Người ước tính thấy sự không chắc chắn nhưng không đưa nó vào hồ sơ thầu.
• Sự thiếu sót khi có phiên bản hiệu chỉnh: Các phụ lục đã thay đổi bản vẽ, nhưng bảng ước tính chỉ phản ánh một phần các thay đổi đó.

Hãy chạy danh sách kiểm tra này trước khi gửi hồ sơ

Hãy sử dụng một danh sách soát xét cuối cùng ngắn gọn mà bất kỳ ai trong công ty của bạn cũng có thể thực hiện theo:

• Sự phù hợp của phạm vi công việc: Xác nhận rằng hồ sơ đề xuất phù hợp với các bản vẽ, phụ lục mới nhất và các phương án thay thế đã nêu.
• Kiểm tra giá cả: Xác nhận lại giá của nhà cung cấp đối với các vật tư chính và thiết bị được báo giá.
• Xem xét nhân công: Kiểm tra xem các giả định nhân công có phản ánh đúng điều kiện công trường, lối tiếp cận, phân kỳ thi công và thực tế của đội ngũ hay không.
• Xem xét yêu cầu kỹ thuật: Kiểm tra lại Phần 01, Phần 26, bảng tiến độ thiết bị chiếu sáng, sơ đồ đứng và sơ đồ đơn tuyến để tìm các yêu cầu ẩn.
• Các điều khoản loại trừ và làm rõ: Ghi rõ những gì được loại trừ, được giả định hoặc đang chờ làm rõ.
• Kiểm tra hệ số điều chỉnh (markup): Xác nhận chi phí chung, chi phí dự phòng và lợi nhuận phù hợp với chính sách của công ty và rủi ro của dự án.
• Chất lượng hồ sơ nộp: Sửa các lỗi chính tả, mô tả phạm vi công việc bị lỗi và các vấn đề định dạng làm cho hồ sơ thầu trông có vẻ vội vã.

Buổi soát xét cuối cùng nên trả lời một câu hỏi: nếu bạn trúng thầu dự án này chính xác như những gì đã nộp, đội ngũ ngoài công trường của bạn có thể thi công nó mà không phát hiện ra rằng bảng ước tính đã bỏ qua những phần khó khăn nhất hay không?

Đó mới là tiêu chuẩn. Không chỉ riêng tốc độ. Không phải một trang bìa bóng bẩy. Mà là một hồ sơ thầu sống sót được khi đối mặt với thực tế công trường.

---

Nếu bạn đang cố gắng chuyển từ các quy trình takeoff thủ công và các bảng tính Excel rải rác sang một quy trình ước tính chi phí nhất quán hơn, Exayard là một công cụ được xây dựng cho quá trình chuyển đổi đó. Nó cho phép các nhà thầu tải các bản vẽ lên, đếm các ký hiệu, đo các tuyến chạy và chuyển đổi dữ liệu takeoff thành các hồ sơ đề xuất, điều này có thể giúp giải phóng thời gian của chuyên gia ước tính cho những công việc vẫn đòi hỏi nhận định của con người: xem xét phạm vi công việc, logic nhân công, phối hợp với nhà cung cấp và chiến lược đấu thầu.