Cách Nâng Cao Hiệu Suất Đội Ngũ: Chẩn Đoán, Khắc Phục, Đo Lường

Giảm 40% số lượng cuộc họp đi liền với mức tăng 71% về năng suất đo lường được trong một nghiên cứu về các tổ chức quy mô lớn được mô tả trong bài báo nghiên cứu về thời gian tập trung do Microsoft lưu trữ này. Đây không phải là một dự báo dành riêng cho bộ phận dự toán của bạn, nhưng nó đặt ra thách thức đối với một phản xạ quản lý quen thuộc: tăng thêm các cuộc phối hợp mỗi khi sản lượng bị chậm tiến độ.

Đối với các đội ngũ xây dựng, câu hỏi thỏa đáng hơn là: công việc có thể triển khai đang bị tắc nghẽn ở đâu? Nếu bạn đang tìm cách cải thiện hiệu quả làm việc nhóm, hãy bắt đầu từ những giờ làm việc bị lãng phí giữa các khâu xác nhận phạm vi công việc, bóc tách khối lượng (takeoff), định giá, rà soát và phê duyệt ban hành. Yêu cầu mọi người làm việc nhanh hơn sẽ không giải quyết được một thắc mắc chưa có lời giải về phạm vi, cũng như không thể biến một bản vẽ đã lỗi thời thành bản vẽ an toàn để sử dụng.

Chẩn đoán điểm nghẽn và thiết lập cổng kiểm soát độ sẵn sàng

Trong Báo cáo Năng suất Xây dựng RICS năm 2024, 34% số người được khảo sát cho biết năng suất đã tăng trong mười hai tháng qua, trong khi 53% báo cáo không có sự thay đổi. Hãy xem đó là lý do để xem xét lại hệ thống quy trình làm việc, chứ không phải cái cớ để đòi hỏi thêm nỗ lực từ những nhân viên vốn đã quá bận rộn.

Hãy bắt đầu từ những triệu chứng mà bạn có thể truy ngược lại một khâu bàn giao cụ thể. Đừng vội mua một công cụ cho đến khi bạn gọi tên chính xác được sự chậm trễ mà công cụ đó cần loại bỏ.

Triệu chứng, điểm nghẽn có thể xảy ra và chỉ số cần đo lường

Theo dõi thời gian thực tế trôi qua, không chỉ thời gian nhân công

Hãy thu thập nhật ký dự thầu, tiến độ công việc, bảng chấm công của đội thi công và sổ theo dõi bản vẽ gần đây. Tôi khuyên bạn nên xem xét dữ liệu hồi cứu trong tám tuần làm khung thời gian bắt đầu thực tế, sau đó thu thập các quan sát chi tiết hơn trong khoảng thời gian chẩn đoán kéo dài hai tuần.

Đối với mỗi hồ sơ thầu hoặc gói công việc, hãy ghi lại thời điểm một người có thể bắt đầu, thời điểm họ thực sự bắt đầu, thời điểm hoàn thành và thời điểm người phụ trách tiếp theo tiếp nhận kết quả. Bổ sung lý do mỗi khi công việc bị đình trệ: thiếu phê duyệt, bản vẽ chưa hoàn thiện, chờ báo giá nhà cung cấp, không tiếp cận được mặt bằng hoặc phạm vi công việc chưa được giải quyết.

Hãy tách biệt thời gian trễ theo lịch trình với thời gian nhân công tiêu tốn. Một yêu cầu báo giá có thể chưa được phản hồi trong lúc chuyên viên dự toán đang làm một gói thầu khác, vì vậy thời gian chậm trễ đó không đồng nghĩa với việc lãng phí nhân công. Hãy ghi nhận cả hệ quả về mặt tiến độ lịch trình lẫn thời gian thực tế dành cho việc hối thúc, xử lý gián đoạn hoặc làm lại.

Đối với công tác hiện trường, hãy chia dự án thành các khu vực lặp lại và các hạng mục công việc theo chuyên môn. Theo dõi thời điểm bắt đầu và kết thúc của đội thợ, thời gian chờ thiết bị, di chuyển vị trí, tạm dừng thi công và các lượt phải quay lại xử lý. Tách biệt thời gian chờ đợi giữa các đội thi công kế tiếp nhau với sự gián đoạn trong nội bộ công việc của cùng một đội.

Một nghiên cứu về quy trình thi công được công bố qua ASCE khảo sát trên 138 địa điểm và 33 đội thi công cho thấy rằng khối lượng công việc dở dang quá mức và sự gián đoạn công việc có mối liên hệ mật thiết nhất với năng suất. Bài học thực tế là hãy kiểm tra khoảng trống giữa các hoạt động, thay vì chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào khối lượng lắp đặt trên mỗi giờ công lao động.

Nếu đội ngũ của bạn gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa một rào cản thực sự và một phiền toái lặp đi lặp lại, hướng dẫn nhận diện điểm nghẽn của Applied cung cấp một khung làm việc hữu ích để tổ chức cuộc rà soát đó. Hãy sử dụng khung này để đặt câu hỏi: công việc đang ứ đọng ở đâu và hoạt động nào bị tắc nghẽn đang cản trở các khâu tiếp theo hoàn thành.

Xếp hạng các tổn thất trước khi chọn giải pháp khắc phục

Xếp hạng các điểm nghẽn hàng đầu theo số giờ bị lãng phí, đi kèm với thời gian trễ theo lịch trình. Đừng xếp hạng dựa trên số lượng lời phàn nàn, thâm niên của người báo cáo hay mức độ dễ dàng khi giải quyết vấn đề.

Hãy viết một bản mô tả vấn đề ngắn gọn cho từng ưu tiên. Ví dụ: Việc bóc tách khối lượng vẫn chưa được giao trong khi quản lý dự án xác nhận liệu hệ thống thoát nước mặt bằng có thuộc phạm vi hạng mục cấp thoát nước hay không. Cách mô tả này mang tính thực thi cao vì nó xác định rõ kết quả bàn giao bị đình trệ, quyết định còn thiếu và bộ phận chịu trách nhiệm.

Đối với một đội ngũ thi công cấp thoát nước đang đánh giá quy trình dự toán của mình, hãy phân biệt thời gian đếm cấu kiện với thời gian làm rõ quy cách thiết bị, kiểm tra trục đứng và xác nhận các điều khoản loại trừ. Việc đếm nhanh hơn sẽ không giúp ích nhiều nếu bản dự toán vẫn phải chờ đợi những quyết định đó.

Quy tắc thực tế: Hãy cải tiến bước đang cản trở người tiếp theo hoàn thành công việc, chứ không chỉ đơn thuần là bước dễ đẩy nhanh tiến độ nhất.

Biến độ sẵn sàng thành quyết định bàn giao triển khai

Thiết lập một cổng kiểm soát độ sẵn sàng trước khi điều phối đội thi công hoặc phát hành gói hồ sơ thầu. Đối với thi công tại hiện trường, hãy xác nhận:

• Thông tin đã được phê duyệt: Đội thi công có bản vẽ hiện hành, bảng chỉ dẫn kỹ thuật và các hướng dẫn đã được giải quyết rõ ràng.
• Khu vực thi công có thể tiếp cận: Lối vào, giấy phép, khoảng cách an toàn và không gian làm việc thực tế đã sẵn sàng.
• Vật tư sẵn có: Vật tư cần thiết đã có tại công trường và phù hợp với công việc đã lên kế hoạch.
• Thiết bị hoạt động tốt: Dụng cụ và thiết bị sẵn có, hoạt động tốt và phù hợp.
• Công việc tiền đề đã hoàn thành: Các hạng mục công việc tuyến trước đã kết thúc và được nghiệm thu khi cần thiết.

Đối với việc phát hành hồ sơ thầu, hãy cụ thể hóa cổng kiểm soát này thành: bản vẽ đã được phê duyệt, phạm vi công việc đã được xác nhận, giá nhà cung cấp cập nhật và có một người phụ trách cụ thể. Ghi lại người đã kiểm tra từng điều kiện và nơi lưu trữ thông tin minh chứng.

Đừng biến cổng kiểm soát này thành một thủ tục tích chọn mang tính hình thức. Nếu một điều kiện không đạt, hãy tạm giữ hoặc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của gói công việc bị ảnh hưởng và báo cáo trở ngại đó tại cuộc họp giao ban hàng ngày. Sự đánh đổi này là có chủ đích: chấp nhận một sự điều chỉnh tiến độ rõ ràng vẫn tốt hơn là đẩy nhân sự vào tình trạng chờ đợi có thể tránh được hoặc nộp một hồ sơ đề xuất chứa các giả định ngầm.

Xác định rõ vai trò để mỗi đầu việc có một người chịu trách nhiệm chính

Chuyên viên dự toán nghĩ rằng quản lý dự án đã kiểm tra khối lượng. Quản lý dự án lại nghĩ rằng chuyên viên dự toán đã kiểm tra. Cả hai đều có thể đang làm việc rất chăm chỉ, nhưng lại không có ai thực sự chịu trách nhiệm cho bước xác minh cuối cùng.

Hãy xóa bỏ sự nhập nhằng đó ở cấp độ kết quả bàn giao. Một người chịu trách nhiệm chính không có nghĩa là một người làm tất cả mọi việc. Điều đó có nghĩa là có một người chịu trách nhiệm thu thập đầu vào, giải quyết các thắc mắc và xác nhận rằng kết quả đầu ra đã sẵn sàng cho người sử dụng tiếp theo.

Xây dựng bảng phân công vai trò thực tế và dễ sử dụng

Hãy trình bày mỗi phân công đủ ngắn gọn để có thể đặt vừa vặn bên cạnh sổ theo dõi hồ sơ thầu.

Một nhà thầu nhỏ có thể giao nhiều vai trò cho cùng một người. Tuy nhiên, vẫn nên phân định các vai trò riêng biệt, bởi vì người phụ trách bóc tách khối lượng chấp thuận số lượng là một trách nhiệm khác với người phụ trách hồ sơ đề xuất kiểm tra các điều khoản thương mại.

Hãy chỉ định người thay thế dự phòng khi người phê duyệt vắng mặt. Nếu không, bảng phân công vai trò có thể tạo ra một điểm nghẽn mới xoay quanh một người thường xuyên ở ngoài công trường hoặc không thể liên lạc khi gần đến hạn nộp hồ sơ.

Trao quyền quyết định cho người phụ trách

Hãy cho phép các chuyên viên dự toán áp dụng các cấu kiện đã được phê duyệt và các quy ước đo bóc đã thiết lập mà không cần xin phép mỗi lần thực hiện. Yêu cầu quản lý dự án phê duyệt đối với các phương án thay thế đề xuất, các điều khoản loại trừ hoặc các cách diễn giải làm thay đổi phạm vi dự kiến.

Dành riêng các rủi ro thương mại trọng yếu, các cam kết hợp đồng chưa quen thuộc và các trường hợp ngoại lệ đối với chính sách công ty cho chủ doanh nghiệp hoặc ban điều hành. Hãy văn bản hóa các ranh giới này trước khi một gói thầu rơi vào tình trạng khẩn cấp.

Khi số lượng hồ sơ thầu cạnh tranh vượt quá năng lực sẵn có, hãy sử dụng một phương pháp ưu tiên minh bạch thay vì coi mọi yêu cầu đều khẩn cấp như nhau. Bài giải thích của Fluidwave về cách ưu tiên công việc với Eisenhower và RICE có thể giúp định hình cuộc thảo luận đó, nhưng lựa chọn cuối cùng vẫn cần một người ra quyết định cụ thể, người hiểu rõ mức độ phù hợp của gói thầu và năng lực thực hiện.

Quyền làm chủ công việc cũng bao gồm quyền được chất vấn thông tin đầu vào. Một chuyên viên dự toán mới vào nghề cần có quyền báo cáo một trang bản vẽ bị thiếu hoặc một khối lượng bất thường mà không bị quy chụp là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ.

Trách nhiệm giải trình nghĩa là chịu trách nhiệm về khâu bàn giao, chứ không phải che giấu sự thiếu chắc chắn cho đến khi người khác tiếp nhận nó.

Hãy ghi nhận các sai lệch khối lượng như những tín hiệu quy trình. Trong các buổi rà soát hàng tháng, hãy phân biệt sai sót đo bóc với các ký hiệu mơ hồ, chi tiết bị thiếu và lỗi kiểm soát phiên bản để hành động khắc phục giải quyết đúng nguyên nhân thực sự.

Trước khi bàn giao công việc tiếp theo, mỗi người phụ trách cần xác nhận:

• Đầu vào đã được chấp thuận: Thông tin nguồn có thể xác định rõ ràng và phù hợp.
• Kiểm tra đã hoàn thành: Việc rà soát bắt buộc đã diễn ra, kèm theo ghi nhận các trường hợp ngoại lệ.
• Đầu ra đã được tiếp nhận: Người tiếp nhận biết rõ những gì đã sẵn sàng và những gì còn chưa được giải quyết.

Tổ chức các cuộc họp giao ban hàng ngày để giải quyết dứt điểm các rào cản còn tồn đọng

Một buổi cập nhật trạng thái chỉ cho mọi người biết điều gì đã xảy ra. Trong khi đó, một cuộc họp điều phối kiểm soát sẽ xác định điều gì có thể diễn ra tiếp theo, điều gì đang cản trở nó và ai sẽ là người loại bỏ chướng ngại vật đó.

Tôi khuyến nghị giới hạn thời gian 15 phút cho cuộc họp giao ban thường nhật. Đây là một lựa chọn về thiết kế cuộc họp, chứ không phải lý do để vội vã đưa ra một quyết định kỹ thuật phức tạp. Hãy đưa việc giải quyết vấn đề chi tiết ra ngoài cuộc họp chung và chỉ làm việc với những người thực sự cần thiết để xử lý.

Tuân theo một trình tự cố định

Hãy sử dụng nhật ký rào cản chung làm chương trình nghị sự, thay vì yêu cầu từng người kể lại ngày làm việc của họ.

1. So sánh cam kết với kết quả hoàn thành. Đối chiếu công việc đã lên kế hoạch ngày hôm qua với những gì thực tế đã kết thúc.
2. Xác định rào cản đằng sau mỗi mục tiêu chưa đạt. Thay thế những lời giải thích mơ hồ như "vấn đề phối hợp" bằng cụ thể bản vẽ, vật tư, phê duyệt hoặc điều kiện tiếp cận mặt bằng còn thiếu.
3. Xác nhận công việc có thể thực thi trong ngày hôm nay. Nêu rõ gói công việc, vị trí, đội thợ, thiết bị, vật tư và phiên bản bản vẽ sửa đổi.
4. Phân công giải quyết. Gán mỗi rào cản còn tồn đọng cho một người phụ trách cùng thời hạn hoàn thành cụ thể.
5. Ghi nhận cam kết. Lưu trữ hành động vào nhật ký chung thay vì phụ thuộc vào các ghi chú cuộc họp nằm trong hộp thư của ai đó.
6. Xác minh việc giải quyết dứt điểm. Tại cuộc họp giao ban tiếp theo, hãy kiểm tra bằng chứng hoàn thành thay vì chỉ chấp nhận thêm một lời đảm bảo bằng miệng.

Sự phân biệt này rất quan trọng vì lời hứa sẽ "hối thúc nhà cung cấp" không tương đương với việc giao hàng đã được xác nhận. Hãy ghi lại kết quả bắt buộc phải đạt được, chứ không chỉ đơn thuần là hành động.

Công tác hiện trường được mô tả trong tài liệu Triển khai và Đánh giá các Kỹ thuật Xây dựng Tinh gọn tại Công trường đã ghi nhận mức cải thiện năng suất từ 53% lên 62% mà không cần đầu tư thêm chi phí. Kết quả đó ủng hộ việc thử nghiệm các phương pháp thực thi có cấu trúc, nhưng không phải là sự cải thiện được đảm bảo chắc chắn cho mọi đội thi công hoặc đội ngũ dự toán.

Đo lường các cam kết một cách trung thực

Sử dụng độ tin cậy của cam kết: số lời hứa hoàn thành chia cho tổng số lời hứa đến hạn. Đánh dấu từng cam kết là hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, đồng thời ghi lại lý do cho mỗi lần không đạt.

Đừng tán thưởng một người vì đã đưa ra lời hứa đầy tham vọng nhưng liên tục thất bại. Tương tự, đừng khuyến khích những cam kết dễ dãi chỉ để làm đẹp điểm số trong khi công việc quan trọng vẫn bị tắc nghẽn. Hãy xem xét độ tin cậy song song với mức độ quan trọng và độ sẵn sàng của công việc.

Các nguyên nhân thất bại phổ biến khá rõ ràng:

• Thông báo dài dòng: Chuyển các cập nhật thuần thông tin vào hồ sơ chia sẻ chung.
• Cam kết vô chủ: Không kết thúc nội dung thảo luận cho đến khi có người nhận trách nhiệm.
• Nhắc nhở lặp đi lặp lại: Thay thế các yêu cầu định kỳ bằng sự thay đổi trong quy trình đặt hàng, phê duyệt, quyền truy cập hoặc kiểm soát tài liệu.

Theo nguyên tắc quản lý, nếu cùng một nguyên nhân xuất hiện trong ba lần đánh giá hàng tuần liên tiếp, hãy chỉ định biện pháp điều chỉnh quy trình thay vì đưa ra thêm một lời nhắc nhở khác. Ví dụ: việc liên tục thiếu báo giá từ nhà cung cấp có thể đòi hỏi một điểm kiểm soát phát hành giá sớm hơn, chứ không phải gửi thêm nhiều tin nhắn vào ngày nộp hồ sơ.

Giữ cho cuộc họp giao ban tập trung vào việc giảm thời gian từ rào cản đến người phụ trách. Chỉ riêng việc có mặt đầy đủ không phải là bằng chứng cho thấy sự phối hợp đã được cải thiện.

Sử dụng tự động hóa ở những khâu bóc tách khối lượng làm chậm trễ việc dự toán

Trong Khảo sát Kỳ vọng và Nỗi sợ của Lực lượng Lao động Toàn cầu năm 2025 của PwC, 54% người lao động tại 48 quốc gia và vùng lãnh thổ cho biết đã sử dụng AI cho công việc của họ trong mười hai tháng qua, và khoảng ba phần tư số người dùng đó cho biết AI đã cải thiện năng suất cũng như chất lượng công việc của họ. Đó là những lợi ích do người lao động tự báo cáo, không phải là bằng chứng cho thấy một bộ phận dự toán sẽ tự động nộp được các hồ sơ dự thầu tốt hơn.

Một cá nhân làm việc nhanh hơn vẫn có thể gửi các khối lượng thiếu nhất quán cho một người duyệt bản vẽ đang quá tải. Hãy đánh giá tính tự động hóa thông qua toàn bộ lộ trình từ bản vẽ được phê duyệt đến bản dự toán được chấp thuận, bao gồm cả khâu kiểm tra và chỉnh sửa.

Luôn hiển thị bản vẽ gốc trong quá trình xem xét, thay vì coi bảng khối lượng được tạo tự động là bản thay thế cho chúng.

Thiết lập đường cơ sở đã qua xem xét trước tiên

Chọn một nhiệm vụ có tính lặp lại với dữ liệu đầu vào rõ ràng, chẳng hạn như đếm thiết bị cố định, đo diện tích sàn hoặc đo chiều dài đường ống. Tránh bắt đầu với bộ bản vẽ mơ hồ nhất chỉ vì nó tiêu tốn nhiều thời gian nhất.

Ghi chép lại những gì nhiệm vụ bao gồm và không bao gồm. Đối với công tác bê tông, một quy trình dự toán bê tông cần phân biệt rõ hình học đo đạc được với các giả định về độ dày, lỗ mở, hao hụt và biện pháp thi công. Việc đo diện tích chính xác không đồng nghĩa với việc giả định thể tích không có căn cứ là đúng.

Áp dụng trình tự triển khai có kiểm soát:

• Phê duyệt trường hợp sử dụng: Nêu rõ công cụ có thể tạo ra những phép đo nào và ai là người xem xét chúng.
• Duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc: Đính kèm các trang nguồn, phiên bản bản vẽ, đơn vị tính và các giả định vào từng kết quả đầu ra.
• So sánh với công việc thủ công: Chạy thử nghiệm song song quy mô nhỏ trên các dự án thực tế, đối chiếu sự khác biệt và ghi lại nguyên nhân phát sinh.
• Kiểm tra khả năng tiếp nhận ở khâu sau: Xác nhận rằng những người phụ trách định giá và hồ sơ đề xuất có thể sử dụng kết quả đầu ra mà không cần phải lập lại từ đầu.
• Mở rộng có chọn lọc: Chỉ bổ sung thêm các tác vụ khi phương pháp xem xét vẫn duy trì được độ tin cậy.

Đường cơ sở thủ công không phải là chân lý tuyệt đối không thể nghi ngờ. Nếu các phương pháp không khớp nhau, hãy quay lại bản vẽ và quy tắc đo đạc thay vì mặc nhiên cho rằng khối lượng tính thủ công luôn đúng.

Kiểm thử các trường hợp phức tạp

Các bản vẽ scan có thể có tỷ lệ không nhất quán. Các ký hiệu tương tự nhau có thể đại diện cho các thiết bị cố định khác nhau, và một bản vẽ sửa đổi có thể thay đổi khối lượng mà không thay đổi tiêu đề bản vẽ. Hãy kiểm tra mã định danh bản vẽ, ký hiệu sửa đổi, bảng chú giải và các kích thước đã biết trước khi chấp nhận kết quả.

Đồng thời, hãy kiểm tra xem người duyệt có thể phát hiện các thiếu sót hay không. Việc kiểm tra các đối tượng được đánh dấu nổi bật dễ dàng hơn nhiều so với việc nhận ra những phần mà công cụ chưa từng chọn, vì vậy hãy đưa vào bước kiểm tra tính đầy đủ ở cấp độ bản vẽ.

Hãy sử dụng bản minh họa như một gợi ý cho các câu hỏi về dữ liệu đầu vào, quy trình xem xét và khâu bàn giao, chứ không phải là sự thay thế cho thử nghiệm thực tế của chính bạn.

Kiểm thử nghiệm thu: Tự động hóa phải rút ngắn thời gian để có được khối lượng đã qua xem xét, chứ không chỉ là thời gian để có được một khối lượng chưa được kiểm tra.

Hãy tính cả thời gian chỉnh sửa, công sức của người xem xét và việc dọn dẹp dữ liệu xuất ra vào phần so sánh. Nếu việc đếm trở nên nhanh hơn nhưng việc kiểm tra lại mất nhiều thời gian hơn, hãy thu hẹp trường hợp sử dụng trước khi mở rộng.

Thử nghiệm giải quyết một điểm nghẽn và theo dõi kết quả của đội ngũ

Hãy chọn điểm nghẽn có số giờ lãng phí được ghi nhận là lớn nhất và triển khai chương trình thử nghiệm 30 ngày cho điểm nghẽn đó. Giữ phạm vi can thiệp đủ hẹp để bạn có thể giải thích rõ thay đổi nào đã mang lại kết quả.

Sử dụng trình tự này để duy trì sự liên kết giữa khâu chẩn đoán, thực thi và đo lường.

Sử dụng thẻ điểm cân bằng

Các KPI về hiệu quả của đội ngũ và cách đọc hiểu

Hãy diễn giải các chỉ số này một cách tổng thể. Thời gian xử lý nhanh hơn nhưng đi kèm nhiều chỉnh sửa hơn không phải là một sự cải tiến thực chất, và tỷ lệ trúng thầu có thể thay đổi do việc lựa chọn dự án, định giá hoặc đối thủ cạnh tranh chứ không hẳn do hiệu quả dự toán.

Đối với một đợt thử nghiệm tập trung vào dự toán phần mái, hãy so sánh các công việc có chất lượng bản vẽ và độ phức tạp của phạm vi công việc tương đối tương đồng. Tách biệt các chỉnh sửa trong bản dự toán gốc với các thay đổi do khách hàng yêu cầu để chỉ số chỉnh sửa duy trì được giá trị hữu ích.

Đưa ra quyết định rõ ràng

Sử dụng tuần đầu tiên để thiết lập đường cơ sở và chỉ định người chịu trách nhiệm đo lường. Thực hiện quy trình đã thay đổi trên các công việc thực tế trong tuần tiếp theo, kiểm tra các điểm chưa đạt trong đợt đánh giá kế tiếp và kết thúc bằng việc so sánh kết quả với đường cơ sở.

Nếu giải pháp can thiệp liên quan đến bóc tách khối lượng bằng AI, hãy đưa vào bước kiểm tra thủ công song song trên các dự án được chọn trước khi chấp nhận đưa kết quả đầu ra vào quy trình sản xuất thông thường. Ghi lại sự khác biệt về khối lượng và nguyên nhân của chúng, chứ không chỉ ghi nhận mốc thời gian hoàn thành.

Công cụ tính ROI của chúng tôi ước tính lượng thời gian và chi phí mà việc dự toán bằng AI có thể tiết kiệm cho một đội ngũ. Hãy coi ước tính đó là một dữ liệu đầu vào cho việc lập kế hoạch, sau đó thay thế các giả định bằng kết quả thử nghiệm thực tế đo đạc được.

Kết thúc bằng một quyết định bằng văn bản về việc mở rộng quy mô, điều chỉnh hoặc dừng lại. Hãy bắt đầu thu thập đường cơ sở ngay trong tuần này; nếu không có nó, bạn sẽ chỉ có những ý kiến cảm tính về sự cải tiến mà có rất ít bằng chứng cho thấy thay đổi đó đã mang lại hiệu quả.

Mở rộng quy mô với các biểu mẫu và ví dụ mẫu

Một đợt thử nghiệm thành công chưa hẳn đã là một quy trình vận hành đáng tin cậy. Hãy chuyển hóa phương pháp làm việc thành các tài liệu mà một nhóm dự án khác có thể sử dụng mà không cần người thiết kế quy trình phải có mặt trong mọi cuộc họp.

Hãy giữ cho các tài liệu ngắn gọn và phân công người duy trì chúng. Một biểu mẫu chi tiết nhưng không ai cập nhật sẽ kém hữu ích hơn một danh sách kiểm tra ngắn gọn mà mọi người đều hoàn thành.

Xây dựng bộ công cụ làm việc

• Bản đồ vai trò: Nêu tên từng người phụ trách kết quả bàn giao và liệt kê các dữ liệu đầu vào cùng kết quả đầu ra bắt buộc.
• Danh sách kiểm tra phát hành hồ sơ thầu: Ghi lại các điều kiện sẵn sàng, bằng chứng, người kiểm tra và quyết định phát hành.
• Nhật ký họp giao ban: Bao gồm công việc đã lên kế hoạch, rào cản, người phụ trách, thời hạn và trạng thái.
• Thẻ điểm KPI: Xác định từng chỉ số đo lường, hồ sơ nguồn của nó và người chịu trách nhiệm cập nhật.
• Bảng phân quyền quyết định: Nêu rõ những gì người làm dự toán, quản lý dự án và chủ sở hữu có thể phê duyệt.

Sử dụng một ví dụ cụ thể trong quá trình đào tạo. Giả sử một hồ sơ thầu chung cư yêu cầu phải làm lại vì khâu bóc tách khối lượng đã sử dụng phiên bản bản vẽ cũ hơn. Hãy yêu cầu người phụ trách mới tìm sổ đăng ký bản vẽ, xác định bước kiểm tra phát hành đáng lẽ phải phát hiện ra sự không khớp này, và ghi nhận công việc phải làm lại phát sinh vào đúng nguyên nhân.

Bài tập đó sẽ kiểm tra xem các tài liệu có giúp ai đó đưa ra hành động cụ thể hay không. Nếu người phụ trách không thể xác định bản vẽ nào có hiệu lực chi phối, hãy sửa đổi biểu mẫu trước khi bổ sung thêm hướng dẫn.

Mở rộng với tốc độ có thể kiểm soát

Viết một cẩm nang hướng dẫn dài một trang từ kết quả thực tế của đợt thử nghiệm, bao gồm cả các giới hạn của nó. Chuyển đổi cổng kiểm soát, nhật ký và thẻ điểm thành công thành các biểu mẫu có thể tái sử dụng, sau đó đào tạo từng người phụ trách mới bằng một gói công việc thực tế.

Tôi khuyên bạn nên áp dụng cho từng nhóm dự án một thay vì triển khai trên toàn công ty. Điều đó giúp trưởng bộ phận vận hành có thời gian kiểm tra mức độ tiếp nhận, giải quyết các trường hợp ngoại lệ và phân biệt sự khác biệt trong quy trình làm việc cục bộ với một thất bại thực sự của phương pháp.

Đánh giá các KPI theo quý và loại bỏ các trường không sử dụng hoặc các biểu mẫu thừa thãi. Giữ lại các biện pháp kiểm soát giúp ngăn ngừa những lỗi có thể xác định được; bãi bỏ các thủ tục giấy tờ mà không ai dùng đến để đưa ra quyết định.

Tiêu chuẩn đánh giá là liệu một nhóm khác có thể tạo ra một khâu bàn giao được chấp thuận một cách nhất quán hay không, mà không cần phải liên tục đôn đốc hay kiểm tra ngầm.

---

Exayard cung cấp các công cụ bóc tách khối lượng và dự toán xây dựng ứng dụng AI giúp xử lý việc đo đạc và đếm, để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào việc xem xét phạm vi công việc và chuẩn bị hồ sơ thầu. Truy cập Exayard để đánh giá một tác vụ bóc tách khối lượng có tính lặp lại, sau đó kiểm thử đối chiếu với đường cơ sở của bạn về thời gian xử lý, công sức xem xét và tỷ lệ chỉnh sửa.