Cách Trúng Thầu Xây Dựng Tổng Hợp Năm 2026

Sáng thứ Ba, phòng đấu thầu đã bắt đầu ồn ào và chẳng ai có đủ thời gian.

Một nhà thầu phụ đang hỏi liệu Phụ lục 3 (Addendum 3) có thay đổi bảng tiến độ hoàn thiện hay không. Một nhà thầu khác gửi báo giá với các điều khoản loại trừ nằm ẩn sâu trong nội dung email. Giám đốc dự án (PM) muốn biết chủ đầu tư đã có vốn chưa. Bạn vẫn chưa quyết định liệu dự án này có xứng đáng bỏ thêm ba giờ để bóc tách dự toán hay không. Đó chính là điều nhiều đội ngũ bỏ lỡ. Hầu hết các hồ sơ dự thầu xây dựng tổng hợp đều thất bại từ rất lâu trước khi mức lợi nhuận biên (markup) được đem ra thảo luận.

Nếu bạn xem việc đấu thầu như một cuộc đua về giá, bạn sẽ tiếp tục theo đuổi những dự án mà bạn khó có thể thắng thầu với mức lợi nhuận tốt. Nếu trước tiên bạn xem nó như một bài toán sàng lọc, toàn bộ quy trình làm việc sẽ thay đổi. Bạn thẩm định kỹ lưỡng hơn, đo bóc chuẩn xác hơn, phát hiện lỗ hổng phạm vi công việc sớm hơn và dành thời gian lập dự toán cho những cơ hội thực sự có khả năng chuyển đổi.

Bài toán đằng sau các hồ sơ dự thầu xây dựng tổng hợp

Vào lúc 10:30 sáng ngày nộp thầu, câu hỏi nguy hiểm thường là: “Chúng ta cần cắt giảm bao nhiêu?” Nhưng khi đó, các nhà thầu giỏi hơn đã tự hỏi một câu khó hơn từ trước: “Liệu dự án này ngay từ đầu có xứng đáng để lập một bản dự toán đầy đủ hay không?”

Đấu thầu cạnh tranh công khai là một cuộc chơi của những con số, nhưng không phải theo cách mà nhiều chuyên viên dự toán từng được dạy. Mục tiêu không phải là gọt giũa biên lợi nhuận cho đến khi bạn trở thành nhà thầu bỏ giá thấp nhất để có việc làm. Mục tiêu là chọn đủ số lượng dự án có khả năng thắng, định giá chính xác và tránh lãng phí thời gian dự toán quý báu cho những công việc vốn dĩ không phù hợp. Một báo cáo kỹ thuật về kinh tế học đấu thầu xây dựng cho thấy tỷ lệ thắng thầu thông thường là 8 đến 12% đối với đấu thầu cạnh tranh công khai trong khu vực công, 10 đến 15% trong khu vực tư nhân, khoảng 6 đến 15 nhà thầu cho mỗi dự án công và tỷ lệ thắng 25 đến 35% đối với các chiến lược đấu thầu có chọn lọc. Báo cáo này cũng lưu ý rằng các dự án thương thảo hoặc từ khách hàng thân thiết có thể đạt tỷ lệ thắng thầu từ 50 đến 80% (construction bidding win-rate economics).

Đó chính là thực tế cần nhìn nhận. Trong một danh sách dự thầu đông đúc, một bản dự toán chuẩn xác vẫn có thể trượt thầu bởi vì xét về mặt xác suất, cơ hội đã quá mong manh ngay từ trước khi có người đo khối lượng bê tông, gọi điện cho nhà thầu phụ hay tranh luận về phí.

Việc hạ mức lợi nhuận biên thường nhận được quá nhiều sự chú ý vì nó mang lại cảm giác dễ hành động. Nhưng kỷ luật sàng lọc mới thực sự là yếu tố cải thiện tỷ lệ trúng thầu rõ rệt hơn. Tương tự là việc phát hiện các lỗ hổng phạm vi công việc trước khi chúng trở thành những phép so sánh khập khiễng. Việc bóc tách khối lượng (takeoff) nhanh hơn mà vẫn đảm bảo độ chính xác cũng vậy. Các nhà thầu sử dụng tốt các công cụ bóc tách có sự hỗ trợ của AI không thắng thầu vì phần mềm định giá một cách thần kỳ thay cho họ. Họ thắng vì họ có thể sàng lọc nhiều cơ hội hơn, kiểm chứng khối lượng sớm hơn và dành năng lực phán đoán của con người vào những nơi thực sự quan trọng.

Tỷ lệ trúng thầu là chỉ số đo lường dự toán, không chỉ là chỉ số bán hàng

Một nhân viên dự toán ít kinh nghiệm nộp thầu cho mọi dự án có thể trông bận rộn cả tháng nhưng vẫn gây thiệt hại cho công ty. Cái giá phải trả không chỉ là những lần trượt thầu. Đó còn là việc bóc tách khối lượng vội vàng, so sánh đánh giá nhà thầu phụ (subcontractor leveling) sơ sài, bỏ sót các điều khoản loại trừ và áp lực biên lợi nhuận đè nặng lên những dự án vốn dĩ có cơ hội thắng.

Hướng dẫn về tỷ lệ trúng thầu của ConstructConnect cho biết các dự án tư nhân cạnh tranh thường đạt khoảng 15 đến 25%, đấu thầu công khai giá cứng (hard-bid) vào khoảng 10 đến 20%, và tỷ lệ dự thầu/trúng thầu 5:1 tương đương với tỷ lệ thắng 20%. Báo cáo này cũng khuyến nghị phân loại kết quả theo phương thức thực hiện dự án, loại khách hàng và loại phạm vi công việc, đồng thời cảnh báo rằng tỷ lệ duy trì liên tục trên mức 40% có thể là dấu hiệu của việc định giá quá thấp chứ không hẳn là do năng lực lập dự toán vượt trội (bid-hit ratio benchmarks for commercial contractors).

Quy tắc thực tế: Theo dõi tỷ lệ trúng thầu theo loại dự án, loại khách hàng và phương thức mua sắm/đấu thầu. Một chỉ số trúng thầu chung cho toàn công ty sẽ che lấp những thói quen theo đuổi dự án sai lầm.

Bài toán số liệu trong thực tế

Đây chính là sự đánh đổi. Tăng số lượng hồ sơ dự thầu có thể giúp tăng tổng số lần thắng, nhưng chỉ đến khi chất lượng bắt đầu suy giảm. Vượt qua ngưỡng đó, mỗi dự án theo đuổi thêm sẽ lấy đi thời gian của những dự án mà đáng lẽ bạn có thể thẩm định kỹ hơn, đo bóc chính xác hơn và đóng gói hồ sơ chỉn chu hơn. Đó là lý do tại sao các chuyên viên dự toán giàu kinh nghiệm luôn bảo vệ nguồn lực và công suất của mình. Họ hiểu rằng việc kỷ luật từ chối tham gia thầu (no-bid) có giá trị hơn nhiều so với việc nộp thêm một hồ sơ vội vã.

Giá cả vẫn quan trọng. Chỉ là nó xuất hiện trong quy trình muộn hơn so với những gì nhiều đội ngũ thừa nhận.

Thẩm định dự án trước khi chạm vào bản vẽ

Trước khi bất kỳ ai bắt đầu bóc tách khối lượng, hãy dừng lại và thẩm định cơ hội. Đây là thời điểm đưa ra quyết định ít tốn kém chi phí nhất trong toàn bộ chu kỳ đấu thầu.

Một dự án theo đuổi sai lầm chỉ bộc lộ sự tốn kém sau khi bạn đã đốt mất nửa ngày vào nó. Một quy trình có kỷ luật sẽ loại bỏ dự án từ sớm, trước khi có ai đó phải đo mép sàn bê tông, hối thúc báo giá của nhà thầu phụ hay soạn thảo những văn bản làm rõ vốn dĩ không thay đổi được kết quả.

Bộ lọc sơ bộ bước đầu

Hãy đánh giá dự án qua một danh sách kiểm tra nghiêm ngặt:

• Lịch sử của chủ đầu tư và tổng thầu (GC). Kiểm tra uy tín thanh toán, tiền sử tranh chấp và xem đội ngũ của họ có phản hồi các yêu cầu thông tin (RFI) rõ ràng hay không. Hồ sơ giấy tờ chậm trễ ở giai đoạn đầu thường đồng nghĩa với việc giải ngân chậm trễ sau kỳ thanh toán đầu tiên.
• Mức độ phù hợp với khối lượng công việc tồn đọng (backlog). Một dự án có lãi vẫn có thể là một lựa chọn sai lầm nếu đội ngũ hiện trường của bạn đã bị quá tải hoặc nếu dòng tiền sẽ bị thắt chặt trong giai đoạn huy động.
• Chất lượng hồ sơ tài liệu. Bản vẽ chưa hoàn thiện tạo ra sự tự tin ảo. Người làm dự toán lấp đầy các khoảng trống bằng giả định, và rồi bộ phận thi công phải gánh chịu hậu quả.
• Yêu cầu về bảo lãnh và bảo hiểm. Nếu yêu cầu bảo lãnh hoặc hạn mức bảo hiểm vượt quá năng lực hiện tại của bạn, dự án này coi như bất khả thi dù con số lợi nhuận có hấp dẫn đến đâu.
• Thời hạn nộp thầu. Một số thời hạn không cho phép lập dự toán một cách có trách nhiệm. Nếu các phụ lục bổ sung vẫn liên tục thay đổi sát giờ, bạn thường đang định giá sự hỗn loạn chứ không phải phạm vi công việc.

Khi nào nên từ bỏ

Nhiều đội ngũ nhận thấy các dấu hiệu cảnh báo nhưng vẫn nộp thầu.

Hãy từ bỏ khi bản vẽ quá thiếu sót khiến không thể phân định rõ ràng ranh giới giữa các hạng mục/nhà thầu phụ. Hãy từ bỏ khi tiến độ bị ép quá mức khiến mọi người đều phải tính thêm chi phí làm thêm giờ, rủi ro, hoặc cả hai. Hãy từ bỏ khi chủ đầu tư hối thúc báo giá gắt gao nhưng từ chối trả lời các câu hỏi cơ bản về phạm vi công việc. Hãy từ bỏ khi mức bảo lãnh yêu cầu vượt quá hạn mức bảo lãnh của bạn.

Nếu bạn phải “tính sau” đối với ba giả định dự thầu quan trọng, bạn không hề có một hồ sơ thầu. Bạn chỉ đang nắm giữ rủi ro.

Một dự án đạt chuẩn để theo đuổi trông như thế nào

Một dự án đáng để theo đuổi khi hồ sơ đủ rõ ràng để phân bổ phạm vi công việc, khách hàng có uy tín, thời gian đủ để bạn xem xét kỹ các phụ lục, và đội ngũ thi công của bạn có thể triển khai mà không làm gián đoạn các công việc hiện tại.

Tôi cũng tìm kiếm sự đồng thuận nội bộ. Nếu chỉ huy trưởng công trường, PM và chuyên viên dự toán đều không hài lòng về cùng một bộ hồ sơ vì những lý do khác nhau, đó thường không phải là do họ suy nghĩ quá nhiều. Đó chính là dấu hiệu cho thấy bản chất thực sự của dự án.

Khâu thẩm định giúp nâng cao tỷ lệ trúng thầu vì nó bảo vệ nguồn lực lập dự toán. Nó cũng bảo vệ biên lợi nhuận bởi vì những dự án bạn theo đuổi là những dự án bạn có thể định giá dựa trên tính toán thực tế thay vì suy đoán.

Thực hiện quy trình bóc tách khối lượng hiện đại và đáng tin cậy

Một bản bóc tách khối lượng đáng tin cậy không cần phải cầu kỳ. Nó cần sự kiểm soát.

Hầu hết các hồ sơ thầu kém chất lượng không sụp đổ vì ai đó tính nhầm số học. Chúng sụp đổ vì khâu bóc tách bắt đầu quá vội vàng, quy cách kỹ thuật (specs) không được đối chiếu chéo, hoặc các phụ lục làm thay đổi khối lượng sau khi chuyên viên dự toán tưởng rằng dự án đã được đo bóc xong.

Hãy bắt đầu với một bộ hồ sơ tài liệu chuẩn chỉnh và một nguồn dữ liệu duy nhất đáng tin cậy.

Thiết lập quy trình bóc tách khối lượng đúng cách

Tải lên các tệp PDF mới nhất hoặc làm việc từ bộ bản vẽ in khớp với các phụ lục cuối cùng. Xác nhận tỷ lệ trên từng bản vẽ một. Đừng mặc định rằng cùng một tỷ lệ sẽ áp dụng cho các chi tiết phóng to, bản vẽ mặt bằng trần phản xạ (reflected ceiling plan) hay các trang phương án thay thế.

Sau đó đo bóc theo một trình tự có thể lặp lại. Tôi ưu tiên đi từ phạm vi tổng thể đến chi tiết: Mặt bằng/khu đất, bê tông, kết cấu, vỏ bao che công trình, nội thất, sau đó là các hạng mục chuyên biệt. Trình tự này rất quan trọng vì các số liệu đếm sau thường phụ thuộc vào logic khối lượng trước đó.

Nếu bạn đang so sánh các tùy chọn đánh giá kỹ thuật số, việc hiểu rõ ranh giới giữa công cụ ghi chú/đo vẽ (markup tools) và quy trình lập dự toán chuyên sâu sẽ rất hữu ích. Bài so sánh với Bluebeam này sẽ làm rõ sự khác biệt đó.

Những sai lầm thường khiến người làm dự toán trả giá

Lỗi kỹ thuật lớn nhất trong các hồ sơ dự thầu xây dựng là thất thoát phạm vi công việc (scope leakage). Một báo cáo tổng hợp trong ngành về các sai sót dự toán cho biết việc bao quát thiếu phạm vi công việc là lỗi phổ biến nhất và tốn kém nhất. Báo cáo này cũng chỉ ra rằng sai sót dự toán góp phần gây ra thiệt hại khoảng 273 tỷ USD mỗi năm trong ngành xây dựng Mỹ và lên tới 52% các vụ chậm tiến độ dự án, đồng thời lưu ý rằng một số tài liệu hướng dẫn coi mức chênh lệch chi phí từ 3 đến 5% là chấp nhận được, trong khi mức từ 7 đến 8% trở lên cho thấy các vấn đề mang tính hệ thống trong khâu dự toán (common estimating mistakes and takeoff errors).

Điều đó hoàn toàn khớp với những gì diễn ra trong thực tế tại các phòng đấu thầu. Sai sót thường không phải là một hạng mục khổng lồ bị lãng quên. Đó là sự tích tụ của hàng loạt thiếu sót nhỏ: Hệ số hao hụt không được cập nhật; Biện pháp bảo vệ tạm thời không được tính đến; Các điểm chuyển tiếp vật liệu hoàn thiện hiển thị trên bản vẽ nhưng chỉ được mô tả trong cuốn quy cách kỹ thuật; Điều kiện nhân công được sao chép từ dự án trước mà không kiểm tra lại lối tiếp cận hiện trường, phân kỳ thi công hay các giới hạn về giờ làm việc.

Ứng dụng AI nhưng không phó mặc năng lực phán đoán

Bóc tách khối lượng với sự hỗ trợ của AI phát huy hiệu quả tốt nhất khi nó loại bỏ các thao tác đo đếm lặp đi lặp lại, chứ không phải khi nó thay thế sự đánh giá của chuyên viên dự toán. Tải bản vẽ lên, để hệ thống đếm thiết bị, cửa đi hoặc các cấu kiện dạng tuyến, sau đó kiểm chứng kết quả đối chiếu với bản vẽ và tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật của dự án.

Một lựa chọn trong nhóm công cụ này là Exayard, có khả năng đọc bản vẽ định dạng PDF hoặc hình ảnh, tự động nhận diện tỷ lệ, đếm ký hiệu và tính toán diện tích cũng như chiều dài tuyến từ các câu lệnh ngôn ngữ tự nhiên. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn phần mềm xử lý bước đầu tiên, còn chuyên viên dự toán sẽ đảm nhiệm việc rà soát, diễn giải phạm vi công việc và đưa ra phán đoán định giá.

Bạn vẫn cần một bước kiểm chứng. Hãy so sánh tổng khối lượng với các dự án tương tự trong quá khứ, các dấu hiệu rõ ràng trên bản vẽ và kiểm tra mật độ dựa trên thực tế thông thường. Nếu số lượng phòng, số lượng thiết bị hoặc tương quan diện tích có vẻ bất thường, hãy dừng lại và kiểm tra lại trước khi định giá.

Video hướng dẫn này minh họa tư duy rà soát quan trọng hơn nhiều so với thương hiệu phần mềm:

Bóc tách khối lượng chuẩn xác tự thân nó không giúp bạn thắng thầu. Nhưng nó giúp bạn tránh trúng nhầm dự án với một mức giá sai lầm.

Định giá nhân công, vật tư và mức lợi nhuận biên để luôn có dư địa an toàn

Khi khối lượng đã chuẩn xác, hãy xây dựng đơn giá từ dưới lên (từ chi phí gốc). Đừng bắt đầu bằng một con số mục tiêu rồi ép bản dự toán phải khớp với nó.

Điều đó nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng rất nhiều hồ sơ thầu vẫn được “hoàn thiện” bằng cách áp một tỷ lệ phần trăm chung chung lên các khoản chi phí trực tiếp thiếu cơ sở. Đó là cách các nhà thầu tạo ra vẻ ngoài có tính cạnh tranh, rồi sau đó phải vật lộn trong suốt dự án để gỡ gạc lại lợi nhuận thông qua các đề xuất phát sinh (change orders), may mắn khi mua sắm vật tư thầu phụ, hoặc những nỗ lực phi thường ngoài công trường.

Xây dựng chi phí trực tiếp trước

Bắt đầu với nhân công. Sử dụng lịch sử năng suất thực tế của đội thợ nếu bạn có. Nếu bạn không tin tưởng vào dữ liệu năng suất của mình, hãy khắc phục điều đó trước khi tin tưởng vào chiến lược mức lợi nhuận biên của mình.

Định giá nhân công phải phản ánh cách thức công việc sẽ được thi công:

• Cơ cấu tổ đội thi công. Một đội gồm tổ trưởng làm việc nhanh nhưng phụ việc yếu sẽ có mức giá khác với một đội thi công đồng đều.
• Điều kiện dự án. Hạn chế tiếp cận, thi công trong công trình đang hoạt động, vận chuyển theo phương đứng, ảnh hưởng thời tiết và bàn giao theo giai đoạn đều làm thay đổi số giờ công.
• Các chi phí nhân công phát sinh. Tiền lương không phải là toàn bộ chi phí nhân công. Thuế, bảo hiểm tai nạn lao động và các chi phí phụ cấp liên quan đều thuộc cấu thành chi phí nhân công.
• Áp lực tiến độ. Nếu tiến độ không thực tế, hãy định giá theo kế hoạch nhân công bạn thực sự cần, chứ không phải theo con số nhìn đẹp mắt trên bảng tính.

Sau đó đưa chi phí vật liệu vào dựa trên bảng giá hiện tại của nhà cung cấp. Nếu một loại vật liệu có giá biến động, là hàng đặt làm riêng hoặc có thời gian giao hàng dài (long-lead), hãy nêu rõ từ sớm. Đừng đợi đến khi ký hợp đồng mua sắm (buyout) mới phát hiện ra rằng bản dự toán đã giả định lượng hàng sẵn có mà thị trường thực tế không đáp ứng được.

Báo giá của nhà thầu phụ cần được so sánh đánh giá nhà thầu phụ trước khi đưa vào bảng tính tổng. Một báo giá hạng mục điện thấp với danh sách loại trừ rộng không phải là một mức giá điện rẻ. Đó là một gói phạm vi công việc chưa hoàn chỉnh đang chờ trở thành rắc rối của bạn.

Mức lợi nhuận biên không phải là một khoản gộp chung

Thu hồi chi phí quản lý doanh nghiệp (overhead), lợi nhuận và chi phí dự phòng không phải là một. Việc gộp chung tất cả vào một tỷ lệ phần trăm duy nhất sẽ che giấu rủi ro.

Hãy sử dụng cấu trúc thể hiện rõ ràng từng mục đích:

Nếu bạn muốn xem một ví dụ cụ thể theo ngành về cách phần mềm lập dự toán hỗ trợ quy trình này, tài nguyên phần mềm lập dự toán mái này sẽ chỉ ra cách kết nối kết quả khối lượng và cấu trúc hồ sơ đề xuất mà không cần gộp tất cả thành một mức lợi nhuận biên chung chung.

Bảo vệ biên lợi nhuận mà không ngộ nhận rủi ro là lợi nhuận

Chi phí dự phòng dùng để bù đắp các yếu tố không chắc chắn. Lợi nhuận là phần bạn giữ lại khi nhận dự án và thực hiện tốt. Đừng làm mờ ranh giới giữa chúng.

Nếu bản vẽ chưa hoàn chỉnh, hãy chủ động đưa vào chi phí dự phòng. Nếu điều kiện nhân công khắc nghiệt, hãy phản ánh điều đó vào năng suất. Nếu báo giá của nhà thầu phụ có vẻ quá hoàn hảo so với phạm vi công việc, hãy hỏi rõ những gì còn thiếu trước khi đưa vào giá của bạn.

Hạ thấp mức lợi nhuận biên hiếm khi cứu vãn được một dự án thầu tồi. Một bản dự toán tốt hơn cho một dự án được lựa chọn kỹ lưỡng hơn mới làm được điều đó.

Phát hiện các lỗ hổng phạm vi công việc và đọc độ chênh lệch giá thầu

Các lỗ hổng phạm vi công việc chính là nơi biến những hồ sơ thầu tưởng như đáng giá thành những dự án tồi tệ.

Nhiều chuyên viên dự toán có thể so sánh các con số. Rất ít người có thể so sánh phạm vi công việc. Sự khác biệt này rất quan trọng vì báo giá rẻ nhất thường không thực sự rẻ hơn. Nó chỉ đang gánh ít phần việc hơn.

Hướng dẫn xây dựng độc lập về rà soát lỗ hổng phạm vi công việc trước đấu thầu lưu ý rằng các lỗ hổng thường xảy ra khi công việc được yêu cầu xuất hiện trong hồ sơ nhưng không được phân bổ rõ ràng cho chuyên ngành nào. Hướng dẫn chỉ ra các nguyên nhân phổ biến như chỉ dẫn kỹ thuật mơ hồ, bản vẽ chưa hoàn thiện, xung đột ranh giới giữa các chuyên ngành và phụ lục sửa đổi hồ sơ thầu phát hành muộn, đồng thời lưu ý rằng việc so sánh giá thầu chỉ làm nổi bật sự khác biệt về giá, chứ không phải sự khác biệt về phạm vi công việc (hướng dẫn rà soát lỗ hổng phạm vi công việc trước đấu thầu).

Nơi các lỗ hổng thường ẩn nấp

Một số hạng mục bị bỏ sót thường xuyên đến mức chúng cần có một danh sách kiểm tra riêng:

• Điều kiện tạm phục vụ thi công. Hàng rào, bảo vệ, sưởi ấm, thiết bị nâng hạ, dọn dẹp vệ sinh và điều tiết giao thông.
• Các yêu cầu chung. Định vị công trình, giấy phép, phí đấu nối tiện ích, phối hợp thí nghiệm kiểm định và hỗ trợ hoàn công bàn giao.
• Ranh giới giữa các chuyên ngành. Chèn lót gỗ (blocking), ống xuyên sàn/tường (sleeves), dặm vá, chống cháy lan, cửa thăm trần/hộp kỹ thuật, bệ đặt thiết bị.
• Phạm vi công việc chỉ nêu trong chỉ dẫn kỹ thuật (spec-only). Những công việc hầu như không xuất hiện trên bản vẽ nhưng lại được yêu cầu rõ ràng trong các phần văn bản.

Các gói thầu MEP, vỏ bao che, bê tông và kết cấu thép cần được xem xét kỹ lưỡng hơn vì sự chồng lấn ranh giới giữa các chuyên ngành ở những hạng mục này có thể làm chi phí tăng vọt rất nhanh.

Độ chênh lệch giá thầu cho bạn biết điều gì

Phân tích độ chênh lệch giá thầu rất quan trọng sau khi mở thầu và trong quá trình đánh giá sau đấu thầu. Báo cáo hướng dẫn quản lý đấu thầu độc lập cho thấy các dự án xây dựng tổng hợp công cộng thường có độ chênh lệch giá thầu trung vị từ thấp đến cao rơi vào khoảng 10% đến 15% so với giá thầu thấp nhất, với các trường hợp ngoại lai lên tới 40 đến hơn 60%. Cùng phân tích này cũng chỉ ra một số dự án có giá trúng thầu thấp hơn khoảng 11,7% đến 32,4% so với dự toán của kỹ sư, và việc cắt giảm giá quá mức có thể làm dấy lên lo ngại về tính khả thi tài chính liên quan đến hiện tượng "đấu thầu tự sát" (phân tích độ chênh lệch giá thầu xây dựng).

Một cụm giá thầu sít sao thường có nghĩa là các nhà thầu nhìn nhận công việc tương đối giống nhau. Một cụm giá thầu phân tán rộng thường có nghĩa là họ đã hiểu khác nhau.

Ghi chú thực địa: Khi một mức giá thấp đột biến, đừng vội cho rằng nhà thầu đó tìm ra giải pháp tối ưu bí mật nào đó. Hãy mặc định là họ đã hiểu thiếu phạm vi công việc cho đến khi có bằng chứng chứng minh điều ngược lại.

Nếu bạn có thể tiếp cận giá thầu thấp nhất sơ bộ, giá thầu thứ hai và thứ ba sau khi mở thầu, hãy so sánh chúng với danh sách các hạng mục đã bao gồm và loại trừ của chính bạn. Bài học này sẽ giúp hoàn thiện các hồ sơ dự thầu xây dựng tổng hợp trong tương lai hơn nhiều so với việc chỉ đơn thuần ghi nhận bạn đã thắng hay thua.

Hoàn thiện hồ sơ đề xuất, bảo lãnh và nộp thầu

Một bản dự toán tốt vẫn có thể thất bại vì khâu đóng gói hồ sơ.

Chủ đầu tư và tổng thầu muốn một con số họ có thể đánh giá nhanh chóng, một phạm vi công việc họ có thể hiểu rõ và các tài liệu nộp thầu không tạo ra rủi ro về mặt thủ tục. Nếu hồ sơ đề xuất của bạn lộn xộn, thiếu nhất quán hoặc không đầy đủ, bạn đang khiến bên mời thầu phải vất vả hơn so với khi xem hồ sơ của nhà thầu khác.

Trình bày hồ sơ đề xuất dễ đọc

Bắt đầu với một trang bìa rõ ràng. Bao gồm tên dự án, địa điểm, ngày nộp thầu, thông tin công ty của bạn, thông tin giấy phép nếu được yêu cầu, và một đầu mối liên hệ duy nhất chịu trách nhiệm giải đáp các câu hỏi tiếp theo.

Sau đó tóm tắt phạm vi công việc bằng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu. Đặt danh sách các hạng mục bao gồm và loại trừ ở vị trí người duyệt dễ thấy mà không cần phải lục tìm qua văn bản pháp lý. Nếu có yêu cầu về các phương án thay thế (alternates) hoặc đơn giá, hãy điền cẩn thận và đúng theo định dạng được yêu cầu.

Một bộ hồ sơ đề xuất chỉn chu thường bao gồm:

• Hoàn thiện đơn dự thầu. Điền đầy đủ mọi chỗ trống, tích xác nhận từng dòng yêu cầu.
• Tóm tắt phạm vi công việc. Nêu rõ ràng các hạng mục bao gồm, loại trừ, giả định và các phương án thay thế.
• Tài liệu đính kèm chỉ gửi theo yêu cầu. Đừng làm tràn ngập bộ hồ sơ bằng các chi tiết nội bộ trừ khi hướng dẫn yêu cầu.
• Bằng chứng nộp thầu. Lưu lại dấu thời gian, xác nhận tải lên hệ thống, biên nhận chuyển phát hoặc biên bản giao nhận có chữ ký.

Chuẩn bị sẵn bảo lãnh trước ngày nộp thầu

Các vấn đề về bảo lãnh khiến nhiều hồ sơ thầu "có khả năng thắng" bị loại hơn mức mà hầu hết các chuyên viên dự toán muốn thừa nhận. Đừng đợi đến sau ngày nộp thầu mới hỏi xem đơn vị bảo lãnh có hỗ trợ quy mô dự án, mẫu thư bảo lãnh hoặc các yêu cầu của bên thụ hưởng hay không.

Nếu bạn cần ôn lại các kiến thức thực tế về các biểu mẫu, yêu cầu thẩm định bảo lãnh và cách bảo lãnh xây dựng được đưa vào bộ hồ sơ thầu, chi tiết về bảo lãnh của PTL Insurance này là tài liệu tham khảo hữu ích.

Bảo hiểm cũng cần được rà soát kỹ lưỡng tương tự. Hãy kiểm tra các điều khoản về người thụ hưởng bổ sung (additional insured), yêu cầu từ bỏ quyền truy đòi (waiver of subrogation), và bất kỳ hạn mức bảo hiểm trách nhiệm chung (umbrella limits) bất thường nào trước khi bạn cam kết đội ngũ theo đuổi dự án thầu. Hàng năm, nhiều hồ sơ dự thầu xây dựng tổng hợp bị loại vì vấn đề giấy tờ, và không có thất bại nào trong số đó liên quan đến kỹ năng lập dự toán.

Nộp thầu, theo dõi và rút ra bài học từ mọi hồ sơ thầu

Nộp hồ sơ đề xuất không phải là kết thúc quá trình đấu thầu. Đó là sự khởi đầu của vòng lặp phản hồi.

Hầu hết các nhà thầu đều đánh mất cơ hội tối ưu lợi nhuận sau ngày nộp thầu vì họ không bao giờ thu thập thông tin để giúp lần đấu thầu tiếp theo thông minh hơn. Họ hoặc ăn mừng chiến thắng rồi bỏ qua, hoặc thua cuộc và tự nhủ rằng giá của mình quá cao. Cả hai phản ứng này đều làm lãng phí dữ liệu quý giá.

Một phản hồi của chính quyền Hồng Kông cho biết trong các năm tài chính từ 2022/23 đến 2024/25, khoảng 80% các dự án công trình được trao thầu trong vòng năm tháng kể từ khi đóng thầu, trong khi 5 dự án chậm nhất mất từ 17 đến 23 tháng từ lúc đóng thầu đến khi trao thầu. Thảo luận kỹ thuật tương tự cũng lưu ý rằng phân phối giá thầu xây dựng thường được mô hình hóa theo dạng logarit chuẩn (lognormal), một cách nói khác cho thấy các mức giá thầu có xu hướng tập trung quanh kỳ vọng của thị trường nhưng vẫn có sự chênh lệch đáng kể tùy theo chiến lược và rủi ro (thảo luận về thời gian đấu thầu xây dựng và phân phối giá thầu).

Độ dàn trải về mặt thời gian này rất quan trọng. Một số dự án có kết quả nhanh chóng. Những dự án khác lại kéo dài nhiều tháng. Nếu bạn không chủ động theo dõi sát sao, bạn sẽ mất đi cái nhìn rõ ràng về cả kết quả lẫn lý do đằng sau kết quả đó.

Quy tắc làm việc sau nộp thầu thực sự mang lại hiệu quả

Ngay sau khi nộp thầu:

• Xác nhận đã nhận hồ sơ. Nhận văn bản xác nhận rằng hồ sơ thầu đã được tiếp nhận đúng quy định.
• Ghi nhật ký hồ sơ thầu. Ghi lại khách hàng, chuyên viên dự toán, loại dự án, hình thức mua sắm/đấu thầu, các loại trừ chính và quy trình ra quyết định dự kiến.
• Đặt lịch theo dõi tiến độ. Đừng thụ động chờ đợi thông báo trúng thầu.
• Yêu cầu phản hồi rút kinh nghiệm (debrief). Hỏi xem bạn xếp thứ mấy về giá, có bất kỳ lo ngại nào về phạm vi công việc hay không và bên mời thầu đánh giá bộ hồ sơ của bạn như thế nào.

Nếu đội ngũ của bạn đấu thầu các công việc nặng về chuyên môn kỹ thuật, một quy trình làm việc theo danh mục cụ thể như hướng dẫn phần mềm lập dự toán hệ thống cấp thoát nước này có thể giúp chuẩn hóa những gì cần ghi chép và đánh giá lại sau ngày nộp thầu.

Bài học rút ra từ chiến thắng và thất bại

Trúng thầu không mặc nhiên là một hồ sơ thầu tốt. Nếu bạn liên tục trúng thầu ở một phân khúc với tần suất cao bất thường, hãy xem xét lại các giả định về giá và phạm vi công việc của mình. Như đã lưu ý trước đó, tỷ lệ trúng thầu liên tục duy trì ở mức cao vượt quá ngưỡng lành mạnh có thể đồng nghĩa với việc mức giá đưa ra quá rẻ, chứ không phải đội ngũ lập dự toán bỗng nhiên trở nên bất khả chiến bại.

Một thất bại cũng không mặc nhiên là do vấn đề về giá. Đôi khi bạn nằm ngoài vùng chấp nhận an toàn của chủ đầu tư. Đôi khi hồ sơ thầu ưu ái các nhà thầu truyền thống đang hợp tác. Đôi khi một nhà thầu khác đã loại trừ những phần việc mà bạn đã tính toán đầy đủ và chính xác.

Chuyên viên dự toán học hỏi nhanh nhất không phải lúc nào cũng thắng nhiều thầu nhất trong tháng này. Họ thường là người xây dựng được khối lượng công việc tồn đọng (backlog) vững mạnh nhất theo thời gian.

Đánh giá hàng tháng hiệu quả hơn việc dựa vào trí nhớ. Hãy tìm kiếm các quy luật trong những dự án bạn theo đuổi, chứ không phải những câu chuyện riêng lẻ. Khách hàng nào trả lời câu hỏi rõ ràng. Phương thức triển khai nào mang lại tỷ lệ chuyển đổi tốt. Loại dự án nào chuyển thành các hợp đồng mua sắm trọn vẹn. Những dự án nào liên tục tiêu tốn hàng giờ làm việc mà không đi đến đâu.

Đó là cách đấu thầu có chọn lọc giúp tăng doanh thu. Không phải bằng cách làm ít việc hơn, mà bằng cách từ chối tiêu tốn thời gian lập dự toán quý báu vào những nơi mà cơ hội thắng, chất lượng hồ sơ hoặc phía bên mời thầu không xứng đáng.

---

Exayard giúp các nhà thầu đẩy nhanh tiến độ ở khâu thường tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình đấu thầu: bóc tách khối lượng, rà soát khối lượng và tạo hồ sơ đề xuất từ các tập bản vẽ. Nếu bạn muốn có một quy trình chặt chẽ hơn để chuyển đổi các bản vẽ thành những hồ sơ dự thầu xây dựng tổng hợp chỉn chu hơn, hãy truy cập Exayard và tìm hiểu xem quy trình bóc tách khối lượng và lập dự toán bằng AI của nền tảng này phù hợp như thế nào với đội ngũ tiền xây dựng của bạn.