Giá Cố Định vs Thời Gian và Vật Liệu: Hướng Dẫn Cho Nhà Thầu

Bạn đang nhìn chằm chằm vào một bộ bản vẽ trông có vẻ đủ rõ ràng để báo giá trọn gói (lump sum). Các bản vẽ đã được phát hành. Khách hàng muốn sự chắc chắn về ngân sách. Tiến độ thì gấp rút. Thế rồi bạn nhận ra những dấu hiệu cảnh báo quen thuộc. Các chi tiết chưa hoàn thiện tại các vị trí xuyên tường/sàn. Sự thiếu đồng bộ giữa bản vẽ kiến trúc và bản vẽ MEP. Một điểm đấu nối cải tạo có thể diễn ra suôn sẻ hoặc có thể làm lộ ra một tuần đầy rắc rối tiềm ẩn ngay trong ngày đầu tiên.

Đó chính là quyết định giữa hợp đồng giá cố định (fixed price) và hợp đồng thời gian và vật liệu (T&M).

Hầu hết các kỹ sư dự toán (estimators) trẻ tuổi đều coi đó là một lựa chọn về mặt định giá. Thực tế không phải vậy. Đó trước hết là một lựa chọn phân bổ rủi ro, thứ hai mới là lựa chọn định giá, và ngay sau đó là lựa chọn về mối quan hệ. Tên gọi của hợp đồng ít quan trọng hơn việc liệu phạm vi công việc (scope) có ổn định hay không, bản dự toán của bạn có đáng tin cậy hay không, và chủ đầu tư có hiểu ai sẽ là người trả tiền khi thực tế không khớp với bản vẽ hay không.

Một nhà thầu có lợi nhuận tốt không hỏi: "Loại hợp đồng nào nghe có vẻ tốt hơn?" Câu hỏi hay hơn là: "Sự không chắc chắn nằm ở đâu, và ai có thể kiểm soát nó?"

Lựa Chọn Hợp Đồng: Tình Thế Tiến Thoái Lưỡng Nan Cốt Lõi Của Dự Án

Rất nhiều dự án được bán dựa trên sự tự tin giả tạo.

Bản vẽ trông có vẻ đầy đủ, chủ đầu tư muốn có một con số, và ai đó trong bộ phận tiền thi công (preconstruction) nói rằng phạm vi công việc "về cơ bản là đã có". Đó chính là lúc các nhà thầu gặp rắc rối. Nếu bạn chốt hợp đồng giá cố định (fixed price) trước khi phạm vi công việc được xác định rõ ràng, bạn không hề loại bỏ được sự không chắc chắn. Bạn chỉ đang đồng ý gánh chịu nó mà thôi.

Đó là lý do tại sao cuộc tranh luận giữa giá cố định (fixed price) và thời gian & vật liệu (T&M) thường bị đặt vấn đề sai hướng. Người ta thường bàn về sự chắc chắn của ngân sách, tính linh hoạt và cơ chế thanh toán. Những điều đó đều quan trọng. Nhưng chúng chỉ là phần nổi của vấn đề cốt lõi: sự không chắc chắn.

Phần lớn các cuộc thảo luận công khai đều tập trung vào tên gọi định giá, nhưng các hướng dẫn trong ngành xây dựng nhấn mạnh rằng loại hình hợp đồng chủ yếu chỉ dịch chuyển nơi gánh chịu rủi ro chứ không loại bỏ được nó. Hợp đồng giá cố định có thể tích hợp chi phí dự phòng (contingency) cao hơn, trong khi hợp đồng T&M có thể khiến chủ đầu tư phải đối mặt với mức chi tiêu không giới hạn trừ khi các quy tắc về nhân công, markup và phê duyệt được kiểm soát chặt chẽ. Câu hỏi hay hơn là bên nào có vị thế tốt nhất để quản lý sự không chắc chắn đó.

Đó là lăng kính thực tế mà tôi muốn bất kỳ kỹ sư dự toán nào cũng phải sử dụng.

Những nơi nhà thầu thường đánh giá sai về dự án

Sai lầm đầu tiên là giả định rằng "được thể hiện trên hồ sơ" đồng nghĩa với "được xác định rõ ràng". Một dự án có thể có đầy đủ bộ bản vẽ nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro định giá rất lớn. Các điểm đấu nối cải tạo, trình tự thi công do chủ đầu tư chỉ đạo, sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng và việc tự giả định về lối tiếp cận công trường đều có thể làm đổ vỡ một hồ sơ dự thầu (bid) mà không làm thay đổi nhiều thứ trên giấy tờ.

Sai lầm thứ hai là coi hợp đồng giá cố định (fixed price) là chuyên nghiệp hơn và T&M là ít kỷ luật hơn. Điều đó hoàn toàn ngược lại. Một nhà thầu có kỷ luật sẽ chọn mô hình phù hợp với dự án.

Dưới đây là tóm tắt nhanh:

• Chọn giá cố định (fixed price) khi phạm vi công việc đã hoàn thiện, các điều khoản loại trừ rõ ràng và quá trình thi công có thể dự đoán được một cách hợp lý.
• Chọn T&M khi việc khảo sát/phát hiện thực tế là một phần của công việc, các quyết định của chủ đầu tư vẫn tiếp tục được đưa ra trong quá trình thực hiện, hoặc các điều kiện thực tế không thể được xác minh trước khi huy động lực lượng.
• Sử dụng mô hình hỗn hợp (hybrids) một cách cẩn thận khi một phần của dự án đã rõ ràng và phần còn lại thì chưa. Hồ sơ giấy tờ phải xác định rõ nơi một biên giới rủi ro kết thúc và một biên giới khác bắt đầu.

Tại sao độ chính xác của dự toán lại quyết định sự lựa chọn

Trong một dự án giá cố định (fixed price), sai sót trong dự toán sẽ trở thành rủi ro của chính công ty. Trong một dự án T&M, sai sót dự toán lại thiên về vấn đề giao tiếp với khách hàng nhiều hơn, trừ khi các biện pháp kiểm soát thanh toán bị lỏng lẻo. Sự khác biệt đó làm thay đổi cách bạn xem xét bản vẽ, lượng chi phí dự phòng (contingency) bạn cần chuẩn bị, và mức độ quyết liệt của bạn trong việc yêu cầu làm rõ thông tin trước ngày nộp thầu.

Nếu bạn chỉ cần nhớ một điều duy nhất, hãy nhớ điều này: loại hợp đồng không tạo ra lợi nhuận. Việc phân bổ rủi ro hợp lý và dự toán chính xác mới là yếu tố quyết định.

Hiểu Rõ Hai Mô Hình Hợp Đồng Chính

Trước khi có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt, bạn cần hiểu cách mỗi mô hình vận hành trên thực địa, trong quy trình thanh toán và trong báo cáo chi phí hàng tháng.

Ngành xây dựng đã sử dụng các mô hình này từ rất lâu vì chúng giải quyết các vấn đề khác nhau. Giá cố định (fixed price) đã trở thành tiêu chuẩn trong xây dựng vì nó chuyển giao rủi ro vượt chi phí sang nhà thầu, trong khi thời gian và vật liệu (T&M) giữ rủi ro đó gần hơn với chủ đầu tư. Trên thực tế, hợp đồng giá cố định phát huy hiệu quả nhất khi phạm vi công việc rõ ràng, trong khi T&M phù hợp với những công việc có phạm vi chưa chắc chắn hoặc đang phát triển, như đã được giải thích trong phần tổng quan này về hợp đồng xây dựng giá cố định và thời gian & vật liệu (T&M).

Nếu bạn muốn có một nền tảng rộng hơn về tài liệu, phê duyệt và các điều khoản trước khi đi sâu vào cấu trúc định giá, việc xem lại các kiến thức cơ bản về hiểu các yếu tố thiết yếu của hợp đồng kinh doanh cũng sẽ rất hữu ích.

Cách hợp đồng giá cố định vận hành trên thực tế

Với một hợp đồng giá cố định (fixed price), bạn đồng ý bàn giao một phạm vi công việc đã được xác định với một con số duy nhất. Con số đó phải bao gồm nhân công, vật liệu, thiết bị, giám sát, chi phí quản lý doanh nghiệp và lợi nhuận. Nếu hiệu suất thi công của bạn bị sụt giảm hoặc việc bóc tách khối lượng (takeoff) của bạn bỏ sót thứ gì đó trong phạm vi đã thỏa thuận, thì sai sót đó hoàn toàn thuộc về bạn.

Đó là lý do tại sao hợp đồng giá cố định mang lại phần thưởng xứng đáng cho những nhà thầu làm tốt ba việc sau:

• Kiểm soát phạm vi công việc (scope): Họ làm rõ hồ sơ dự thầu một cách rõ ràng và thu hẹp các khoảng cách thiếu sót trước khi trúng thầu.
• Lập kế hoạch thi công: Họ biết rõ công trình sẽ được xây dựng như thế nào.
• Kỷ luật thay đổi: Họ lập tức tách biệt phạm vi công việc cơ sở khỏi phạm vi công việc đã thay đổi.

Một dự án giá cố định có thể mang lại biên lợi nhuận (margin) vững chắc nếu bản dự toán chuẩn xác và đội ngũ ngoài công trường thực hiện tốt. Nó cũng có thể biến thành một dự án hòa vốn hoặc thua lỗ nếu kỹ sư dự toán định giá dựa trên những giả định thay vì các dữ kiện thực tế.

Cách hợp đồng thời gian và vật liệu (T&M) vận hành trên thực tế

Với T&M, chi phí cuối cùng được xác định khi công việc được thực hiện và ghi nhận lại bằng tài liệu. Bạn lập hóa đơn cho số giờ lao động thực tế theo đơn giá đã thỏa thuận, vật liệu thực tế, thiết bị (nếu áp dụng) và các chi phí được phê duyệt theo cấu trúc hợp đồng.

Điều đó giúp đội ngũ dự án có không gian để xử lý các điều kiện phát sinh mà không cần phải mở lại toàn bộ hợp đồng mỗi khi có thay đổi. Nó cũng tạo ra một gánh nặng quản lý khác. Nếu các phiếu công tác hàng ngày (tickets), phê duyệt, biên lai, ghi chú của tổ trưởng thi công (foreman) và hoạt động giao tiếp với khách hàng không được kiểm soát chặt chẽ, T&M sẽ bắt đầu tạo cảm giác vô hạn về mặt chi phí đối với chủ đầu tư, ngay cả khi các công việc đó là hoàn toàn hợp lý.

Nguyên tắc thực địa: T&M chỉ hiệu quả khi tài liệu ghi nhận được cập nhật liên tục để chủ đầu tư không bao giờ cảm thấy bất ngờ khi nhận hóa đơn.

Sự đánh đổi thực sự của nhà thầu

Giá cố định mang lại cho khách hàng sự chắc chắn về chi phí ngay từ đầu. T&M mang lại cho đội ngũ thi công sự linh hoạt trong thực hiện. Không có mô hình nào là an toàn hơn một cách mặc nhiên cả.

Nhà thầu nên suy nghĩ về chúng theo cách này:

• Giá cố định trước hết bảo vệ ngân sách của chủ đầu tư
• T&M trước hết bảo vệ nhà thầu khỏi phạm vi công việc chưa rõ ràng
• Cả hai đều thất bại khi hồ sơ giấy tờ không khớp với công việc thực tế ngoài công trường

That's lý do tại sao các kỹ sư dự toán giỏi nhất không chỉ định giá cho các bản vẽ. Họ định giá cho mức độ chắc chắn đằng sau những bản vẽ đó.

So Sánh Trực Tiếp: Những Khác Biệt Nổi Bật Dành Cho Nhà Thầu

Cách rõ ràng nhất để đánh giá giữa hợp đồng giá cố định (fixed price) và thời gian & vật liệu (T&M) là so sánh tác động kinh doanh của chúng, chứ không chỉ là ngôn ngữ hợp đồng.

Những thay đổi đối với bộ phận dự toán của bạn

Trong một dự án theo đuổi mô hình giá cố định (fixed price), đội ngũ dự toán sẽ phải gánh chịu nhiều áp lực hơn trước khi hợp đồng được ký kết. Những sai sót của bạn xuất hiện ngay từ đầu. Sai sót về khối lượng, giả định sai lầm, bỏ qua các ghi chú và phạm vi công việc lỏng lẻo của nhà thầu phụ đều trở thành rủi ro ẩn chứa trong con số báo giá.

Trong một dự án theo đuổi mô hình T&M, áp lực được dịch chuyển. Bạn vẫn cần một khung ngân sách, nhưng vấn đề lớn hơn là liệu bộ phận vận hành ngoài công trường có thể bảo vệ từng giờ làm việc được lập hóa đơn và từng hạng mục vật tư được mua sắm hay không. Việc quản lý văn phòng cẩu thả có thể khiến một công việc T&M công bằng trông giống như một sự lạm dụng chi phí.

Đó là lý do tại sao việc bàn giao nội bộ lại quan trọng đến vậy:

• Bàn giao giá cố định (fixed price): kỹ sư dự toán (estimator) bàn giao cho PM và giám sát trưởng (superintendent) với các giả định phạm vi công việc rõ ràng như pha lê.
• Bàn giao T&M: kỹ sư dự toán bàn giao cho bộ phận vận hành với các mã nhân công, cấu trúc đơn giá, quy tắc vật liệu và quy trình phê duyệt được xác định rõ ràng.
• Bàn giao hỗn hợp (hybrid): kết hợp cả hai, với các ranh giới được viết rõ ràng để đội ngũ biết phần nào là cố định và phần nào là mở rộng.

Nơi biên lợi nhuận (margin) được tạo ra hoặc bị mất đi

Nhiều kỹ sư dự toán trẻ tuổi nghĩ rằng giá cố định là nơi mang lại biên lợi nhuận (margin) cao nhất. Đôi khi đúng là như vậy. Nhưng chỉ khi bản dự toán đủ sắc bén để hỗ trợ cho điều đó.

T&M có thể bảo vệ biên lợi nhuận tốt hơn đối với loại dự án không phù hợp vì nó tránh việc ép buộc các yếu tố chưa biết vào một khoản trọn gói (lump sum). Trong cấu trúc T&M, nhân công thường được tính phí theo mức giá theo giờ đã xác định trước và vật liệu thường đi kèm với mức markup từ 15–35%, điều này làm cho công việc nhạy cảm hơn với năng suất lao động và khối lượng thay đổi so với mô hình bàn giao giá cố định, theo phân tích này về cơ cấu thanh toán giá cố định so với thời gian & vật liệu (T&M).

Điều này rất quan trọng ngoài thực địa. Nếu tổ trưởng thi công (foreman) lãng phí nhân công vì phải chờ đợi lối vào công trường, chờ đợi quyết định, hoặc tái huy động lực lượng sau các đợt bàn giao mặt bằng từng phần, thì T&M có thể giúp thu hồi một phần chi phí đó. Giá cố định thường không thể làm được điều này trừ khi sự việc đó được phân loại rõ ràng là một thay đổi được chấp thuận.

Nguyên tắc thực tế: Nếu tiến trình thi công của đội ngũ phụ thuộc vào các dữ kiện mà bạn chưa thể kiểm soát, hãy cẩn trọng khi cam kết một con số trọn gói (lump sum).

Bảo hiểm, tranh chấp và lập trường rủi ro

Loại hợp đồng cũng làm thay đổi tính chất của các tranh chấp. Một tranh chấp trong hợp đồng giá cố định (fixed price) thường tập trung vào những gì được bao gồm, các điều khoản loại trừ, và liệu một điều kiện thực tế có đáng lẽ phải được lường trước hay không. Trong khi đó, một tranh chấp T&M thường xoay quanh chất lượng tài liệu chứng minh, việc chấp thuận đơn giá và liệu chủ đầu tư đã phê duyệt phương án thi công hay chưa.

Đó là lý do tại sao các nhà thầu nên xem xét việc lựa chọn hợp đồng cùng với toàn bộ hệ thống quản lý rủi ro của họ, bao gồm cả phạm vi bảo hiểm và lập trường giải quyết khiếu nại. Các hướng dẫn khu vực về bảo vệ nhà thầu trên khắp vùng Đông Nam sẽ rất hữu ích vì bảo hiểm, tài liệu chứng minh và cấu trúc hợp đồng luôn phối hợp chặt chẽ với nhau khi một dự án không còn diễn ra suôn sẻ.

Những gì thường mang lại hiệu quả tốt hơn

Đối với các phạm vi công việc có thể dự đoán trước, giá cố định thường tạo ra một mối quan hệ thương mại rõ ràng hơn vì mọi người đều biết rõ mục tiêu và nhà thầu có không gian để tối ưu hóa biên lợi nhuận thông qua việc thực hiện hiệu quả.

Đối với các phạm vi công việc chưa chắc chắn, T&M thường tạo ra một dự án lành mạnh hơn nếu chủ đầu tư cùng tham gia sát sao và nhà thầu thực hiện kiểm soát chi phí một cách minh bạch. Những kết quả tồi tệ thường đến từ sự không tương thích: Áp dụng giá cố định cho công việc chưa rõ ràng, hoặc áp dụng T&M mà không có kỷ luật. Cả hai đều là những sai lầm đắt giá.

Quản Lý Rủi Ro Dự Án và Lệnh Thay Đổi (Change Orders)

Sáng thứ Hai, chủ đầu tư muốn dịch chuyển một bức tường, kỹ sư thiết kế vẫn chưa trả lời RFI, và tổ trưởng thi công của bạn đang hỏi nên tiếp tục cho công nhân làm việc hay dừng lại. Khoảnh khắc đó phơi bày bản chất lựa chọn hợp đồng bên dưới. Nó không nằm ở việc trang bìa ghi là giá cố định hay T&M. Đó là việc ai sẽ gánh chịu chi phí của sự không chắc chắn, và liệu bản dự toán của bạn có đủ chính xác để hấp thụ nó hay không.

Theo tổng quan của Rhumbix về hợp đồng thời gian & vật liệu so với giá cố định, 85% dự án gặp phải tình trạng vượt chi phí, với mức vượt trung bình từ 16–28% so với dự toán ban đầu, và 98% các siêu dự án phải gánh chịu chi phí phát sinh. Những con số đó rất quan trọng vì các lệnh thay đổi (change orders) hiếm khi là vấn đề giấy tờ trước tiên. Chúng thường là vấn đề về dự toán và phân bổ rủi ro bộc lộ ra ngoài thực địa.

Giá cố định dưới áp lực thực tế

Giá cố định hoạt động tốt khi các bản vẽ đã hoàn thiện, khối lượng đáng tin cậy và kỹ sư dự toán có đủ sự tự tin vào các giả định để gánh nhận rủi ro nhằm đổi lấy một mức phí. Khi bất kỳ yếu tố nào trong số đó bị yếu, mọi sự thay đổi đều trở thành một cuộc chiến giành giật biên lợi nhuận (margin).

Kịch bản quen thuộc thường diễn ra như sau:

• Chỉ đạo không chính thức trở thành công việc không được trả lương: Ai đó yêu cầu một "điều chỉnh nhỏ", giám sát trưởng tiếp tục cho thi công để giữ tiến độ, và không ai định giá cho nó trước khi chi phí nhân công đã phát sinh.
• Tài liệu không rõ ràng biến thành các cuộc tranh cãi về phạm vi công việc (scope): Chủ đầu tư nói rằng hạng mục đó đã được bao gồm. Nhà thầu nói rằng chi tiết đó chưa hoàn thiện. Cả hai bên lúc này đang tranh luận về ý đồ thiết kế thay vì chi phí.
• Các điều kiện chưa biết làm tiêu hao nhanh chóng chi phí dự phòng (contingency): Đội ngũ phát hiện ra một yếu tố mà hồ sơ dự thầu (bid) không thể định lượng rõ ràng, nhưng công việc vẫn phải tiếp tục trôi đi trước khi các điều khoản thương mại kịp bắt kịp thực tế.

Tốc độ là yếu tố quyết định ở đây. Một nhà thầu theo hợp đồng giá cố định bảo vệ lợi nhuận bằng cách định giá cho sự thay đổi ngay khi các dữ kiện còn mới nguyên, gắn nó với sự thiếu sót của tài liệu, chỉ thị của chủ đầu tư, điều kiện thực địa hoặc ảnh hưởng tiến độ có thể đo lường được. Nếu cuộc thảo luận đó bị trì hoãn cho đến kỳ thanh toán tiếp theo, nhà thầu thường mất đi vị thế thương lượng và chỉ thu hồi được ít hơn chi phí thực tế đã bỏ ra cho công việc đó.

Trong các công việc giá cố định, việc quản lý thay đổi chậm trễ sẽ biến sai sót dự toán thành sự sụt giảm biên lợi nhuận (margin).

T&M dưới áp lực thực tế

T&M giúp dịch chuyển một phần sự không chắc chắn ra xa khỏi nhà thầu, nhưng nó không loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Nó chỉ thay đổi tính chất của rủi ro. Thay vì tranh cãi về việc hạng mục có nằm trong phạm vi công việc hay không, cuộc tranh luận thường hướng vào số giờ nhân công, hồ sơ đối chiếu vật tư và liệu chủ đầu tư có tin rằng chi phí đang được kiểm soát tốt hay không.

Đó là lý do tại sao các hồ sơ ghi chép có kỷ luật lại quan trọng hơn cả tên gọi của hợp đồng. Những dự án T&M thành công nhất thường có các phiếu công tác (tickets) hàng ngày với chi tiết thực tế về nhân sự, biên lai vật tư được đối chiếu khớp với mã chi phí và chữ ký xác nhận của khách hàng khi công việc vẫn đang diễn ra. Chủ đầu tư sẽ giữ được bình tĩnh tốt hơn khi họ có thể thấy chi phí tích lũy theo thời gian thực thay vì bị bất ngờ vào cuối tháng.

Các đơn vị vận hành tốt cũng kết nối hệ thống kiểm soát dự án với hệ thống kiểm soát kinh doanh. Những doanh nghiệp đang cố gắng thắt chặt mức độ phơi nhiễm tiền mặt và kỷ luật thanh toán có thể học hỏi từ các hướng dẫn về quản lý tín dụng cho doanh nghiệp nhỏ, bởi vì thói quen thu hồi nợ kém và thói quen xử lý lệnh thay đổi (change-order) yếu kém thường xuất hiện cùng nhau trong một công ty.

Đối với các ngành đặc thù, điều này bắt đầu trước cả khi có phiếu thực địa đầu tiên. Các nhà thầu ngành nước đấu thầu các công việc theo giai đoạn, đấu nối phá dỡ hoặc phạm vi cải tạo cần có khối lượng chính xác và các giả định rõ ràng ngay từ đầu, bởi vì tư duy bóc tách (takeoff) sai lệch thường trở thành các khoản phát sinh tranh chấp của ngày mai. Việc sử dụng phần mềm dự toán ngành nước để lập hồ sơ thầu nhanh hơn và chặt chẽ hơn giúp giảm thiểu mức độ rủi ro đó trước khi hợp đồng được ký kết.

Lệnh thay đổi (Change orders) là bài kiểm tra thực tế đầu tiên của hợp đồng

Mọi hợp đồng trông đều ổn trong giai đoạn mua sắm vật tư thầu phụ (buyout). Bất ngờ đầu tiên mới là thứ cho bạn biết liệu mô hình định giá có thực sự phù hợp với dự án hay không.

Đối với hợp đồng giá cố định (fixed price), câu hỏi đặt ra là liệu công việc đó có được bao gồm hay không. Đối với T&M, câu hỏi là liệu công việc đó đã được ghi chép và chấp thuận hay chưa. Những câu hỏi này thúc đẩy các hành vi khác nhau ngoài thực địa, gánh nặng quản lý hành chính khác nhau và các cuộc đối thoại với khách hàng cũng rất khác nhau.

Kết quả tốt nhất đến từ việc lựa chọn hợp đồng tương thích với mức độ không chắc chắn mà bản dự toán có thể đáp ứng. Nếu phạm vi công việc (scope) ổn định và hồ sơ dự thầu sắc bén, giá cố định có thể bảo vệ biên lợi nhuận (margin) rất tốt. Nếu phạm vi sẽ thay đổi và khả năng cao là có phát sinh khảo sát thực tế, T&M có thể bảo vệ mối quan hệ khách hàng và giữ cho công việc tiếp tục trôi chảy, nhưng chỉ khi đi kèm với hệ thống tài liệu chứng minh mạnh mẽ.

Cách Chọn Đúng Loại Hợp Đồng Cho Dự Án Của Bạn

Việc lựa chọn giữa giá cố định (fixed price) và T&M trở nên dễ dàng hơn khi bạn ngừng coi đó là một cuộc tranh luận mang tính triết lý và bắt đầu sàng lọc dự án cụ thể ngay trước mắt bạn.

Sự khác biệt cốt lõi trong phương thức bàn giao rất đơn giản. Giá cố định hoạt động tốt nhất khi phạm vi công việc (scope) đã hoàn thiện và ổn định, trong khi T&M phù hợp với các yêu cầu liên tục thay đổi vì nó cho phép tái sắp xếp thứ tự ưu tiên và thay đổi giữa chừng mà không cần đàm phán lại toàn bộ hợp đồng. T&M cũng mang lại sự linh hoạt hơn về mặt tiến độ và thường được ưu tiên cho các công việc phức tạp có tính chất phát hiện/khảo sát thực tế chưa rõ ràng, như được nêu rõ trong hướng dẫn này về các lựa chọn bàn giao giá cố định và thời gian & vật tư (T&M).

Hãy đặt những câu hỏi này trước khi bạn cam kết

Nếu tôi đang rà soát một cơ hội dự án với một kỹ sư dự toán trẻ tuổi, tôi sẽ hỏi năm điều sau đây trước tiên:

1. Phạm vi công việc (scope) thực sự hoàn thiện đến mức nào?
   Không phải trông nó hoàn thiện như thế nào. Mà thực tế nó hoàn thiện ra sao. Nếu câu trả lời phụ thuộc vào các giả định, việc chọn giá cố định cần phải hết sức thận trọng.

2. Nguồn gốc rắc rối dễ xảy ra nhất là gì?
   Các điều kiện bị che khuất, thay đổi từ chủ đầu tư, sự thiếu đồng bộ trong phối hợp thiết kế, lối tiếp cận công trường, mua sắm vật tư, phân kỳ thi công. Hãy gọi tên rủi ro thực tế, chứ không phải rủi ro chung chung.

3. Ai có thể kiểm soát rắc rối đó?
   Nếu nhà thầu có thể kiểm soát được tiến độ thi công nhưng không thể kiểm soát được các phát hiện thực tế tại công trường, một thỏa thuận trọn gói (lump sum) thuần túy có thể là lựa chọn không phù hợp.

4. Khách hàng cần sự chắc chắn về ngân sách ở mức nào?
   Một số chủ đầu tư cần một con số chính xác để thu xếp tài chính hoặc phê duyệt nội bộ. Những người khác nói rằng họ muốn sự chắc chắn nhưng thực tế lại cần sự linh hoạt.

5. Mối quan hệ hợp tác có hỗ trợ tính minh bạch không?
   T&M hoạt động tốt nhất khi chủ đầu tư sẵn sàng xem xét hồ sơ đối chiếu, trả lời các câu hỏi và phê duyệt công việc một cách nhanh chóng.

Khi nào giá cố định thường là lựa chọn tốt hơn

Giá cố định thường là bước đi đúng đắn khi hội tụ các điều kiện sau:

• Các kế hoạch và thông số kỹ thuật (specs) đã được xác định rõ ràng: Phạm vi công việc được lập tài liệu đủ chặt chẽ để định giá một cách tự tin.
• Quy trình thi công có tính lặp lại: Đội ngũ đã thực hiện các công việc tương tự trước đây và hiểu rõ đặc tính của nhân công cũng như vật liệu.
• Sự thay đổi từ phía chủ đầu tư bị hạn chế: Khách hàng ít có khả năng thiết kế lại công trình khi dự án đang được triển khai.
• Kiểm soát tốt giai đoạn tiền thi công (preconstruction): Các yêu cầu làm rõ, điều khoản loại trừ và phạm vi công việc của nhà thầu phụ được rà soát một cách nghiêm túc.

Đối với các phạm vi công việc cơ điện và HVAC, quyết định đó thường phụ thuộc vào việc liệu độ chính xác của khâu bóc tách (takeoff) có đủ mạnh để hỗ trợ cho cam kết trọn gói (lump-sum) hay không. Những đội ngũ muốn kiểm soát khối lượng chặt chẽ hơn trước khi chọn cấu trúc định giá thường đánh giá các công cụ như phần mềm dự toán HVAC để giảm thiểu những sai sót phạm vi công việc có thể tránh được.

Khi nào T&M thường hợp lý hơn

T&M thường là lựa chọn lành mạnh hơn khi các yếu tố chưa biết là một phần vốn có của công việc, chứ không phải là ngoại lệ đối với nó.

Hãy tìm kiếm các dấu hiệu như:

• Công việc cải tạo hoặc đấu nối nơi các điều kiện bị che khuất dễ xảy ra.
• Sự tham gia tích cực của chủ đầu tư với các quyết định thiết kế hoặc trình tự thi công đang diễn ra liên tục.
• Các gói hồ sơ phát hành theo giai đoạn nơi không phải tất cả thông tin đều có sẵn tại thời điểm trao thầu.
• Các phạm vi công việc tùy chỉnh phức tạp nơi quy trình thực hiện cuối cùng sẽ chỉ lộ diện trong quá trình thi công.

Việc chọn sai hợp đồng thường tự bộc lộ rất sớm. Công trường bắt đầu đặt ra những câu hỏi mà bản dự toán không thể trả lời.

Đó là một dấu hiệu cảnh báo, chứ không phải là do kém may mắn.

Một bộ lọc quyết định thực tế

Hãy sử dụng quy tắc đơn giản này trong các cuộc họp rà soát dự toán:

• Nếu sự không chắc chắn nằm chủ yếu ở phương tiện và biện pháp thi công, nhà thầu có thể đủ khả năng gánh chịu rủi ro của giá cố định (fixed-price).
• If sự không chắc chắn nằm chủ yếu ở khảo sát phạm vi công việc hoặc quyết định của chủ đầu tư, T&M thường là lựa chọn an toàn hơn.
• Nếu sự không chắc chắn bị chia đôi, hãy xác định rõ các ranh giới và cân nhắc một cấu trúc hỗn hợp với các điều kiện kích hoạt bằng văn bản cực kỳ rõ ràng.

Lựa chọn hợp đồng phải bảo vệ cả lợi nhuận và mối quan hệ hợp tác. Những hợp đồng tốt nhất không chỉ ấn định các điều khoản thanh toán. Chúng tương thích với cách thức mà dự án sẽ diễn ra trên thực tế.

Đấu Thầu Tự Tin: Cách Exayard Giảm Thiểu Rủi Ro Hợp Đồng

Chiều thứ Sáu, con số báo giá được gửi đi. Sáng thứ Hai, PM đã tìm thấy những khoảng cách thiếu sót giữa các bản vẽ, thư làm rõ phạm vi công việc và những gì đội ngũ ngoài công trường nghĩ là đã được bao gồm. Đó là cách các dự án giá cố định (fixed price) đi chệch hướng. Bản thân hợp đồng không tạo ra rủi ro đó. Chính bản dự toán đã mang rủi ro đó vào dự án.

Đó là lý do tại sao quyết định then chốt không phải là tên gọi ghi trên thỏa thuận. Mà là liệu việc bóc tách khối lượng (takeoff), rà soát phạm vi công việc và các giả định của bạn có đủ chính xác để hỗ trợ cho mức độ rủi ro mà bạn đang chấp nhận hay không. Nếu có, giá cố định có thể bảo vệ biên lợi nhuận (margin) và đơn giản hóa cuộc đối thoại với chủ đầu tư. Nếu không, T&M hoặc một cấu trúc hỗn hợp thường sẽ mang lại cho bạn một con đường an toàn hơn.

Tại sao độ chính xác của khâu bóc tách khối lượng (takeoff) làm thay đổi quyết định chọn hợp đồng

Các kỹ sư dự toán đôi khi coi loại hình hợp đồng như một quyết định thương mại được đưa ra sau khi định giá. Trên thực tế, độ chính xác của dự toán thúc đẩy lựa chọn đó từ sớm hơn rất nhiều.

Một khâu bóc tách khối lượng (takeoff) chuẩn xác mang lại cho nhà thầu những lựa chọn thực tế. Nó làm cho việc định giá trọn gói (lump-sum) trở nên an toàn hơn vì rủi ro khối lượng được xác định trước khi hồ sơ đề xuất rời khỏi văn phòng. Nó cũng cải thiện hiệu quả công việc T&M vì ngân sách ban đầu được liên kết chặt chẽ với phạm vi công việc đã đo lường, chứ không phải các khoản tạm tính lỏng lẻo. Điều đó rất quan trọng khi chủ đầu tư bắt đầu thắc mắc tại sao chi phí nhân công lại tăng cao hoặc tại sao ngân sách lại thay đổi.

Exayard giúp các đội ngũ xây dựng cơ sở dữ liệu đó nhanh hơn. Tốc độ là quan trọng, nhưng giá trị lớn hơn chính là những gì đội ngũ thực hiện với khoảng thời gian tiết kiệm được. Rà soát các điều khoản loại trừ. Thử nghiệm các phương án thay thế. So sánh các ghi chú bản vẽ với phạm vi công việc đã đo đếm. Quyết định xem nên thực hiện dự án theo giá cố định (fixed price), đưa ra các điều kiện làm rõ chặt chẽ, hay thúc đẩy một cấu trúc hợp đồng phù hợp hơn với các yếu tố chưa biết.

Những gì một bản dự toán tốt hơn mang lại

Việc dự toán tốt sẽ bảo vệ lợi nhuận từ trước khi các ngôn từ pháp lý của hợp đồng cần phải can thiệp.

Khi các kỹ sư dự toán dành ít thời gian hơn cho việc đếm lại các biểu tượng và dò tìm kích thước, họ có thể tập trung vào các quyết định giúp kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả:

• Kiểm soát phạm vi (scope): tìm kiếm các hạng mục bị bỏ sót, ghi nhận các xung đột và các khoảng trống thiếu sót trước khi chúng trở thành những cuộc tranh cãi ngoài công trường.
• Đánh giá rủi ro: tách biệt rủi ro của nhà thầu khỏi những sự không chắc chắn do chủ đầu tư thúc đẩy và định giá từng loại một cách thích hợp.
• Chiến lược đấu thầu (bid): chọn giá cố định (fixed price), T&M, các khoản tạm tính (allowances), hoặc bóc tách đơn giá (unit-price carveouts) dựa trên những gì đã biết.
• Đồng bộ hóa báo giá: cân đối giá của nhà cung cấp và nhà thầu phụ dựa trên cùng một khối lượng đã được đo đạc.

Các kỹ sư dự toán trẻ tuổi thường học được bài học này sau một đợt mua sắm vật tư thầu phụ (buyout) tồi tệ hoặc một đợt quyết toán đầy đau đớn. Biên lợi nhuận (margin) hiếm khi biến mất chỉ vì ai đó chọn sai tên hợp đồng. Nó biến mất vì hồ sơ dự thầu (bid) bị thực hiện một cách vội vã, các giả định chỉ nằm trong đầu của một ai đó, và đội ngũ đã cam kết gánh chịu rủi ro mà họ thậm chí chưa từng đo lường.

Việc thực hiện dự toán tốt hơn không loại bỏ sự không chắc chắn. Nó giúp cho chính hồ sơ dự thầu của bạn không làm tăng thêm sự không chắc chắn đó. Đó là một điểm khởi đầu tốt hơn cho lợi nhuận, cho các cuộc đối thoại rõ ràng hơn về lệnh thay đổi (change order), và cho các mối quan hệ khách hàng bền vững sau khi trúng thầu.