Năng Lực Cạnh Tranh Về Giá: Trúng Nhiều Gói Thầu Hơn

Bạn trượt thầu chỉ trong gang tấc, nhưng bản dự toán lại không cho thấy lý do tại sao. Bản vẽ trông có vẻ đầy đủ, báo giá từ các nhà thầu phụ đã được nhập, chi phí quản lý chung đã được phân bổ, và con số cuối cùng có vẻ hoàn toàn hợp lý. Sau đó, chủ đầu tư mở bảng tổng hợp giá thầu và bạn lại nằm ngoài mức giá trúng thầu. Cắt giảm biên lợi nhuận sau sự việc dường như là giải pháp hiển nhiên, nhưng nó thường che đậy vấn đề cốt lõi: sai lệch trong lập dự toán.

Năng lực cạnh tranh về giá không đồng nghĩa với việc trở thành nhà thầu có giá rẻ nhất. Điều này có nghĩa là đưa ra mức giá đủ thấp để thắng thầu và đủ toàn diện để bảo toàn chi phí nhân công, chi phí quản lý chung cùng lợi nhuận. Điều đó đòi hỏi khối lượng đáng tin cậy, các giả định về năng suất thực tế, việc xác định phạm vi công việc chặt chẽ và cái nhìn rõ ràng về rủi ro dự án. Khi các dữ liệu đầu vào này thiếu chính xác, các nhóm thường bù đắp bằng các khoản dự phòng tạm tính bị đội lên hoặc giảm giá vào phút chót. Cả hai cách tiếp cận này đều không mang lại lợi thế bền vững.

Thực tế của việc đấu thầu xây dựng

Một hồ sơ dự thầu có thể thất bại theo hai hướng trái ngược nhau. Bạn có thể định giá cao hơn thị trường vì bóc tách khối lượng thừa thãi, tỷ lệ năng suất lỗi thời hoặc chi phí dự phòng quá mức. Hoặc bạn có thể định giá quá thấp để săn đón gói thầu, rồi sau đó phát hiện ra rằng phạm vi công việc bị thiếu, chi phí làm lại và những thay đổi trong mua sắm vật tư đã ngốn sạch biên lợi nhuận trước khi đợt thanh toán theo tiến độ đầu tiên được thực hiện.

Thất bại thứ hai thường được nội bộ ăn mừng vì công ty "đã thắng thầu". Nhưng chiến thắng đó chỉ là tạm thời nếu bản dự toán chưa bao giờ phản ánh chính xác công việc thực tế. Một đề xuất thầu cạnh tranh phải đứng vững khi bàn giao từ giai đoạn tiền thi công sang giai đoạn triển khai dự án. Nếu giám đốc dự án tiếp nhận một con số được xây dựng dựa trên các phỏng đoán, thì bộ phận dự toán đã chuyển giao rủi ro thay vì quản lý nó.

Điểm khởi đầu của sự chênh lệch

Phần lớn sự chênh lệch giá không bắt nguồn từ tỷ lệ phụ phí cuối cùng. Chúng bắt đầu từ sớm hơn, khi ai đó bóc tách từ một bộ bản vẽ chưa hoàn thiện, bỏ sót số lượng thiết bị, áp dụng một giả định nhân công cũ kỹ hoặc chấp nhận báo giá của nhà thầu phụ mà không cân đối các điều khoản loại trừ. Mỗi điểm không nhất quán nhỏ đều tạo ra sai số. Đến ngày nộp thầu, người lập dự toán có thể điều chỉnh tổng chi phí mà không biết thành phần nào thực sự cao hay thấp.

Một quy trình đánh giá thực tế cần đặt ra các câu hỏi:

• Phạm vi công việc: Việc bóc tách khối lượng có phản ánh các bản vẽ, phụ lục và chỉ dẫn kỹ thuật mới nhất không?
• Năng suất: Các giả định về nhân công có gắn liền với đội thợ và điều kiện mặt bằng sẽ thực hiện công việc không?
• Mua sắm vật tư: Dữ liệu đầu vào về vật liệu và nhà thầu phụ có bao gồm khả năng cung ứng thực tế, các điều khoản loại trừ và rủi ro về thời gian giao hàng không?
• Rủi ro: Chi phí dự phòng được phân bổ cho những rủi ro có thể xác định được, hay đang được dùng để che lấp thông tin chưa rõ ràng?

Tài liệu tham khảo chuyên ngành hữu ích cũng có thể ngăn ngừa những giả định vật liệu không đáng có. Đối với các gói hoàn thiện, hướng dẫn chi phí theo độ dày tấm thạch anh có thể giúp người lập dự toán định hình quy cách tấm đá và các cân nhắc về chi phí trước khi những chi tiết đó được đưa vào đề xuất cuối cùng.

Quy tắc thực tế: Đừng bao giờ giải quyết mức chênh lệch giá thầu chưa rõ nguyên nhân bằng cách cắt giảm tỷ lệ phụ phí đầu tiên. Hãy tìm ra giả định về khối lượng, năng suất, báo giá hoặc rủi ro đã gây ra điều đó.

Thời gian xử lý nhanh hơn khiến kỷ luật này khó thực hiện hơn, nhưng không vì thế mà giảm bớt tầm quan trọng. Chủ đầu tư và tổng thầu kỳ vọng các đề xuất phản hồi nhanh chóng, trong khi người lập dự toán thường phải xử lý cùng lúc nhiều hạng mục và phiên bản sửa đổi. Những doanh nghiệp duy trì được năng lực cạnh tranh không phải nhờ đoán nhanh hơn. Họ đạt được điều đó bằng cách giảm thiểu các yếu tố bất định trước ngày nộp thầu.

Độ chính xác của dự toán quyết định vị thế thị trường như thế nào

Độ chính xác của dự toán quyết định mức độ phòng thủ mà nhà thầu cho rằng gói thầu cần có. Ở giai đoạn khả thi, thông tin còn hạn chế, vì vậy dự toán có biên độ dao động rất lớn. Khi bản vẽ được phát triển chi tiết và phạm vi công việc có thể đo lường được, biên độ này sẽ thu hẹp lại. Do đó, một đề xuất thầu cuối cùng được lập từ hồ sơ hoàn chỉnh và khối lượng được đo bóc rõ ràng có thể cạnh tranh mà không phải chịu sự bất định lớn như một dự toán ban đầu.

Hướng dẫn về Khả năng Dự đoán Chi phí Xây dựng (Construction Cost Predictability Guide) chỉ ra rằng dự toán ở giai đoạn khả thi thường chỉ có độ chính xác trong khoảng ±20–25%, trong khi dự toán ở giai đoạn phát triển thiết kế là khoảng ±10%. Theo cùng hướng dẫn này, một hồ sơ dự thầu đáng tin cậy dựa trên các bản vẽ hoàn chỉnh và phạm vi công việc được đo bóc cụ thể có thể kỳ vọng nằm trong khoảng 5% so với mức trung vị của các hồ sơ thầu cạnh tranh.

Tiến trình đó rất quan trọng vì giá thầu không được đánh giá dựa trên một mức giá "đúng" trừu tượng nào đó. Nó được so sánh trực tiếp với các nhà thầu khác đang báo giá cho công việc tương đương. Nếu việc xác định phạm vi công việc lỏng lẻo, bạn cần một biên độ dự phòng lớn hơn để bảo vệ trước những thiếu sót về nhân công, vật liệu hoặc yêu cầu phối hợp. Lớp dự phòng đó có thể giúp dự án an toàn hơn trên giấy tờ, nhưng cũng có thể đẩy đề xuất thầu ra ngoài khoảng giá thị trường.

Từ phạm vi ngân sách đến sự tự tin khi đấu thầu

Để tiến tới một con số cạnh tranh, người ta cần làm nhiều hơn là việc thay thế bảng tính này bằng bảng tính khác. Người lập dự toán phải cải thiện luồng thông tin đi vào dự toán:

1. Khóa bộ bản vẽ. Ghi lại ngày phát hành, phụ lục và các giả định chi phối việc bóc tách khối lượng.
2. Định lượng phạm vi công việc. Đo đạc diện tích, chiều dài, số lượng, kết cấu lắp ráp và thiết bị thay vì phụ thuộc vào các khoản tạm tính khi bản vẽ đã có đủ cơ sở để tính khối lượng.
3. Chuẩn hóa báo giá. So sánh các hạng mục bao gồm, loại trừ, chi phí vận chuyển, thuế, nhân công và giả định về tiến độ trước khi chọn dữ liệu báo giá từ nhà thầu phụ.
4. Tách biệt chi phí đã biết khỏi các yếu tố rủi ro. Giữ cho chi phí trực tiếp luôn minh bạch, sau đó định giá các rủi ro cụ thể thay vì giấu chúng rải rác khắp bản dự toán.
5. So sánh với thị trường. Sử dụng bảng tổng hợp giá thầu và lịch sử các dự án đã trúng thầu để hiểu rõ sự sai lệch bắt nguồn từ phạm vi công việc hay từ vị thế thương mại của bạn.

Mối quan hệ này rất rõ ràng. Khối lượng chính xác hơn giúp giảm bớt các ẩn số. Ít ẩn số hơn giúp giảm nhu cầu về chi phí dự phòng chung chung. Phạm vi dự phòng hẹp hơn mang lại cho người lập dự toán nhiều dư địa hơn để đưa ra mức giá cạnh tranh trong khi vẫn bảo toàn được biên lợi nhuận hợp lý.

Nguyên tắc này đã tồn tại từ rất lâu trước khi có phần mềm bóc tách khối lượng kỹ thuật số. Nghiên cứu lịch sử được tóm lược trong tài liệu chiến lược định giá cạnh tranh này đã xem xét dữ liệu giá cấp sản phẩm từ năm 1850 đến 1940 và nhận thấy rằng nước Anh đã đánh mất khả năng cạnh tranh trước Đức và Thụy Điển đối với các sản phẩm được nghiên cứu. Bài học ở đây không phải là đấu thầu xây dựng vận hành như thương mại quốc tế, mà là hiệu quả định giá tương đối từ lâu đã chi phối việc ai giành được hoặc đánh mất vị thế trên thị trường.

Đối với các nhà thầu chuyên ngành, độ chính xác còn phụ thuộc vào mức độ tương thích của quy trình làm việc. Một người lập dự toán hệ thống ống nước có thể cần một hệ thống xử lý số lượng thiết bị, chiều dài đường ống và các phiên bản sửa đổi của bản vẽ mà không buộc mọi phép đo phải đi qua các tệp rời rạc. Một quy trình làm việc bằng phần mềm lập dự toán hệ thống ống nước chuyên dụng có thể hỗ trợ quy trình dựa trên khối lượng này, miễn là người lập dự toán vẫn kiểm tra kết quả đối chiếu với các chỉ dẫn kỹ thuật và điều kiện thực tế tại hiện trường.

Bốn trụ cột của một hồ sơ đề xuất cạnh tranh

Con số dự thầu cuối cùng phải được giải trình rõ ràng từ bốn thành phần liên kết chặt chẽ: chi phí trực tiếp, năng suất lao động, tỷ lệ phụ phí quản lý chung và định giá rủi ro. Khi một hồ sơ đề xuất mất đi tính cạnh tranh, một trong những trụ cột này thường đã bị biến dạng. Việc điều chỉnh không phải lúc nào cũng là hạ thấp tổng giá trị. Đôi khi, đó là việc phân bổ chi phí minh bạch hơn nhằm loại bỏ các khoản bảo vệ trùng lặp.

Chi phí trực tiếp cần có lịch sử theo dõi kiểm toán

Vật liệu, thiết bị, hạng mục thầu phụ, giấy phép, cước vận chuyển và các chi phí đầu vào đặc thù khác của dự án đều phải có thể truy nguyên về một khối lượng và nguồn gốc cụ thể. Người lập dự toán áp dụng mức dự phòng trọn gói có thể tiết kiệm thời gian ban đầu, nhưng lối tắt đó khiến việc đánh giá lại sau này trở nên khó khăn. Nếu giá đề xuất cao, không ai có thể xác định được nguyên nhân do khối lượng, đơn giá hay do thiếu sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp.

Hãy sử dụng một biểu mẫu so sánh nhất quán cho các công việc được báo giá. Ghi chú những gì mỗi báo giá bao gồm, những gì loại trừ và liệu nhà cung cấp có báo giá dựa trên cùng một phiên bản bản vẽ hay không. Báo giá thấp nhất không mặc nhiên là dữ liệu đầu vào thương mại tốt nhất nếu nó bỏ sót các phạm vi công việc lớn ra ngoài con số dự toán.

Năng suất lao động là nơi những giả định cũ kỹ thường tồn đọng

Đơn giá theo giờ dễ thu hút sự chú ý vì chúng rất dễ so sánh. Tuy nhiên, định mức năng suất thường gây ra sai lệch lớn hơn. Một đội thi công có thể lắp đặt hiệu quả trên mặt bằng thoáng, mang tính lặp lại có thể bị giảm năng suất trong một công trình cải tạo chật chội, tòa nhà cao tầng hoặc dự án có lối tiếp cận bị hạn chế. Việc áp dụng một định mức lịch sử cho mọi công việc giúp dự toán có vẻ nhất quán nhưng lại làm suy yếu giá trị dự đoán của nó.

Hãy xem xét năng suất theo từng cụm kết cấu và điều kiện thi công. Đặt câu hỏi xem cơ cấu tổ đội, lối tiếp cận, trình tự thi công, công tác giám sát và các giả định về việc luân chuyển vật tư có phù hợp với dự án hay không. Nếu dự toán cần một khoản dự phòng nhân công, hãy xác định lý do vận hành cụ thể thay vì rải một tỷ lệ phần trăm mơ hồ vào từng hạng mục.

Tỷ lệ phụ phí và rủi ro phải luôn minh bạch

Chi phí quản lý chung chi trả cho hệ thống vận hành doanh nghiệp phục vụ việc bàn giao dự án. Nó không nên trở thành một khoản dự phòng rủi ro thứ hai bị che giấu. Hãy phân bổ chi phí gián tiếp bằng phương pháp mà ban quản lý hiểu được, sau đó kiểm tra xem tỷ lệ phụ phí tạo ra có phản ánh đúng mô hình đấu thầu và triển khai thực tế hay không.

Việc định giá rủi ro cũng đòi hỏi kỷ luật tương tự. Hãy liệt kê các yếu tố rủi ro tiềm ẩn, ước tính tác động chi phí có thể xảy ra theo phương pháp định tính hoặc bằng các giả định nội bộ có tài liệu chứng minh, và quyết định xem hợp đồng có cho phép bù đắp chi phí thông qua điều khoản tạm tính, điều khoản trượt giá, làm rõ bổ sung hay loại trừ hay không. Việc đội chi phí vào từng dòng khiến giá thầu khó giải trình và thường khiến doanh nghiệp tự loại mình khỏi cuộc chơi.

Một hồ sơ thầu tối ưu không phải là một hồ sơ không có phương án phòng ngừa rủi ro. Đó là hồ sơ mà mỗi phương án bảo vệ đều có tên gọi và lý do rõ ràng.

Do đó, việc rà soát hồ sơ đề xuất có thể bám sát dòng tiền theo trình tự:

• Chi phí trực tiếp: Người lập dự toán khác có thể tái lập lại khối lượng và đơn giá đó không?
• Nhân công: Giả định về năng suất có phản ánh đúng mặt bằng, đội ngũ và trình tự thi công không?
• Chi phí quản lý chung: Chi phí gián tiếp có được phân bổ một lần và nhất quán không?
• Rủi ro: Khoản dự phòng có gắn liền với một sự bất định xác định được không?

Khung làm việc đó cung cấp cho người lập dự toán một phương thức vững chắc để hạ thấp con số dự thầu. Họ có thể loại bỏ các khoản dự phòng tạm tính trùng lặp hoặc điều chỉnh khối lượng bị đội lên mà không làm tổn hại đến biên lợi nhuận hợp lý.

Nâng cấp quy trình làm việc với các công cụ bóc tách khối lượng AI

Việc bóc tách khối lượng thủ công vẫn có chỗ đứng riêng, đặc biệt đối với các cụm kết cấu bất thường và chi tiết chưa rõ ràng. Vấn đề nảy sinh khi các nhóm áp dụng phương pháp đo thủ công cho mọi phép đếm, diện tích và chiều dài lặp đi lặp lại, sau đó nhập lại kết quả vào bảng dự toán và hồ sơ đề xuất. Mỗi lần chuyển giao dữ liệu lại tạo ra một cơ hội dẫn đến việc bỏ sót ký hiệu, lỗi sao chép hoặc dùng sai phiên bản bản vẽ cũ.

Tính năng bóc tách khối lượng hỗ trợ bởi AI thay đổi sự phân công lao động. Thay vì yêu cầu người lập dự toán thực hiện mọi thao tác lặp đi lặp lại, nền tảng có thể xử lý các bản vẽ dạng PDF hoặc hình ảnh, tự động nhận diện tỷ lệ, đếm ký hiệu cùng thiết bị, đồng thời tính toán diện tích hoặc chiều dài. Người lập dự toán vẫn chịu trách nhiệm diễn giải phạm vi công việc, kiểm tra các trường hợp ngoại lệ và áp giá. Công cụ sẽ đảm nhiệm công việc đo đạc mang tính lặp lại.

Yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên như "Đếm tất cả các ổ cắm" hoặc "Đo diện tích bãi cỏ" mang lại cho người lập dự toán điểm khởi đầu nhanh hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công trên từng trang bản vẽ. Kết quả vẫn cần được kiểm tra lại. Các ký hiệu có thể không rõ ràng, bảng chú giải có thể khác nhau và bản vẽ có thể chứa các ghi chú làm thay đổi bản chất của một chi tiết đo đạc. Tự động hóa giúp giảm bớt công sức lặp lại, nhưng không thể thay thế cho đánh giá chuyên môn của con người.

Quy trình thủ công và quy trình có sự hỗ trợ của công nghệ

Một nền tảng như Exayard cho phép các nhà thầu tải lên bản vẽ kiến trúc, san nền, MEP hoặc kết cấu, rà soát khối lượng do AI tạo ra, áp mức giá riêng của mình và xuất dự toán sang định dạng Excel hoặc PDF. Quy trình phần mềm lập dự toán bê tông của nền tảng này đặc biệt phù hợp khi người lập dự toán cần các phép đo lường có tính lặp lại gắn liền với hồ sơ đề xuất chuyên ngành cụ thể, thay vì một danh sách khối lượng rời rạc.

Hiệu quả vận hành đến từ việc loại bỏ các công việc làm lại không đáng có. Nếu người lập dự toán có thể xử lý một bộ bản vẽ sớm hơn, đội ngũ sẽ có thêm thời gian để chuẩn hóa báo giá, rà soát phạm vi công việc, thực hiện kỹ thuật giá trị và làm rõ thông tin với khách hàng. Năng lực lập dự toán dồi dào hơn có thể hỗ trợ chiến lược theo đuổi nhiều dự án hơn, nhưng việc nộp thêm nhiều hồ sơ dự thầu chỉ thực sự hữu ích khi các biện pháp kiểm soát chất lượng vẫn được duy trì nguyên vẹn.

Một bộ khối lượng chuẩn xác cần được đưa trực tiếp vào hồ sơ đề xuất mang thương hiệu riêng mà không phải lập lại thủ công. Điều này giúp bảo toàn tốc độ đạt được trong quá trình bóc tách khối lượng, đồng thời mang đến cho khách hàng một tài liệu nêu rõ các hạng mục bao gồm, hạng mục loại trừ, phương án thay thế và các giả định.

Dưới đây là phần trình diễn thực tế về quy trình lập dự toán có AI hỗ trợ:

Bain chỉ ra rằng việc thiếu dữ liệu hoặc năng lực phân tích là rào cản đối với 39% người tham gia khảo sát, và sự thiếu hụt kỹ năng định giá của đội ngũ là rào cản đối với 37%, theo báo cáo trong phân tích về định giá thông minh và sự xuất sắc trong thương mại. Phần mềm tốt hơn sẽ không thay thế kỹ năng lập dự toán, nhưng có thể cung cấp cho các đội ngũ giàu kinh nghiệm nguồn dữ liệu chi phí nội bộ chuẩn xác hơn cùng nhiều thời gian hơn để sử dụng nguồn dữ liệu đó.

Các chỉ số phản ánh sức khỏe của hoạt động đấu thầu

Tỷ lệ trúng thầu chỉ cho bạn biết kết quả đã diễn ra, chứ không cho biết lý do tại sao. Tỷ lệ thấp có thể cho thấy mức giá quá cao, nhưng cũng có thể phản ánh việc lựa chọn dự án chưa tốt, phạm vi công việc chưa đồng nhất, phản hồi chậm trễ, hoặc hồ sơ đề xuất chưa truyền tải được giá trị. Các nhà quản lý vận hành cần một nhóm nhỏ các chỉ số đo lường kết nối mức giá đã nộp với kết quả dự án cuối cùng.

Theo dõi dự toán, không chỉ riêng kết quả trúng thầu

Hãy bắt đầu bằng mối quan hệ giữa chi phí ước tính và chi phí thực tế. Đối với các công trình trúng thầu, hãy so sánh giờ công lao động, khối lượng vật tư, cam kết của nhà thầu phụ, việc sử dụng máy móc thiết bị và các rủi ro phát sinh lệnh thay đổi so với dự toán ban đầu. Ghi nhận sai lệch theo mã chi phí và cấu kiện. Một con số tổng chi phí duy nhất của dự án có thể che giấu chính xác hoạt động đang liên tục làm bào mòn biên lợi nhuận.

Theo dõi mức độ phân tán giá thầu tại những nơi có bảng tổng hợp giá thầu. Khoảng cách giữa mức giá của bạn và giá thầu trung vị giúp phân biệt vị thế thị trường với lỗi lập dự toán nội bộ. Bằng chứng được bình duyệt và tóm tắt trong nghiên cứu đấu thầu xây dựng này cho thấy các công ty có dự toán chi phí chính xác hơn thường có xu hướng hạ giá thầu và trúng nhiều gói thầu hơn, sử dụng giá thầu trung vị làm chuẩn đối sánh cho mức giá đồng thuận của thị trường đối với dự án.

Các chỉ báo mục tiêu mang tính định hướng hơn là các tiêu chuẩn chung cố định. Một nhà thầu chuyên ngành hoạt động trong một thị trường hẹp nên so sánh với lịch sử của chính mình và phân khúc kết quả theo điều kiện dự án. Con số trung bình chung của công ty có thể gây hiểu lầm nếu gộp chung việc cải tạo mặt bằng, xây mới, công trình công cộng và các gói thầu dịch vụ khẩn cấp.

Xây dựng quy trình phản hồi khép kín

Hãy tổ chức buổi đánh giá sau đấu thầu dù công ty thắng hay trượt thầu. Khi trượt thầu, hãy nghiên cứu bảng tổng hợp giá thầu và xác định xem khoảng cách chênh lệch bắt nguồn từ khối lượng, nhân công, thu mua, chi phí quản lý hay rủi ro. Khi thắng thầu, hãy so sánh dự toán với dữ liệu mua hàng và dữ liệu sản xuất thực tế trước khi dự án trở thành câu chuyện quá khứ.

Cơ sở dữ liệu dự toán giá trị nhất được xây dựng từ chính những lần điều chỉnh sai sót của bạn.

Phân công người chịu trách nhiệm cập nhật các cấu kiện, giả định về năng suất, hồ sơ nhà cung cấp và thư viện làm rõ thông tin. Nếu không có bước đó, việc báo cáo KPI sẽ chỉ là một bài tập hàng tháng mô tả lại các vấn đề mà không cải thiện được hồ sơ đề xuất tiếp theo.

Những cái bẫy thường gặp phá hủy biên lợi nhuận

"Mua việc" nghe có vẻ quyết liệt, nhưng điều đó thường đồng nghĩa với việc người lập dự toán đã chấp nhận rủi ro bất định mà doanh nghiệp không thể gánh vác. Một con số thấp có thể giúp trúng thầu nhưng lại chuyển giao phạm vi công việc chưa được giải quyết, áp lực tiến độ và rủi ro thu mua ra ngoài công trường. Một khi hoạt động thi công bắt đầu, công ty sẽ có rất ít khả năng bù đắp một sai sót vốn đã nằm sẵn trong hồ sơ đề xuất.

Giải pháp thay thế tốt hơn là xác định chính xác những gì có thể cắt giảm. Loại bỏ các khoản dự phòng tạm tính bị trùng lặp, sửa lỗi đếm thừa, đàm phán một báo giá nhà cung cấp có mức giá tương đương hoặc đề xuất phương án kỹ thuật giá trị. Đừng cắt giảm yêu cầu nhân công chính đáng chỉ vì bảng tổng hợp giá thầu trông có vẻ bất lợi.

Biến động thị trường đòi hỏi một quyết định dứt khoát, không phải việc tăng giá dàn trải

Sự gián đoạn chuỗi cung ứng và thuế quan tạo ra những rủi ro thực tế, nhưng việc tăng giá trên diện rộng có thể làm cho hồ sơ đề xuất mất đi tính cạnh tranh. Việc gánh chịu mọi cú sốc chi phí cũng có thể làm tổn hại biên lợi nhuận nhanh không kém. Người lập dự toán và đội ngũ thương mại cần quyết định chi phí nào đã rõ ràng, chi phí nào có thể cố định, chi phí nào cần đưa ra điều kiện áp dụng và chi phí nào đòi hỏi cơ chế hợp đồng.

Một phản ứng thực tế là phân loại các rủi ro phát sinh:

• Mức tăng đã biết: Cập nhật đơn giá và lưu lại bằng chứng từ nhà cung cấp.
• Trượt giá chưa chắc chắn: Nêu rõ các giả định và đề xuất một khoản dự phòng tạm tính, điều khoản trượt giá hoặc thời hạn hiệu lực của giá.
• Cơ hội thay thế vật liệu: Định giá một phương án thay thế đã được phê duyệt thay vì thay đổi cơ sở dự toán mà không công khai.
• Rủi ro tiến độ: Giải thích thời gian giao hàng ảnh hưởng như thế nào đến trình tự nhân công, lưu kho hoặc thời gian sử dụng thiết bị.
• Rủi ro không thể thu hồi: Đưa ra quyết định dứt khoát về việc tự gánh chịu, tính vào chi phí hay từ chối tham gia theo đuổi gói thầu.

Zilliant nhận thấy rằng áp lực cạnh tranh về giá là thách thức định giá hàng đầu đối với 33% doanh nghiệp Mỹ, xếp trên các chi phí liên quan đến thuế quan ở mức 23%, theo kết quả được báo cáo qua triển vọng định giá của CFO này. Cùng nguồn tin này cho biết các cuộc chiến giá cả cạnh tranh và sự bất định về thuế quan là những mối lo ngại lớn nhất trong giai đoạn 12 đến 24 tháng. Những áp lực đó khiến cho các giả định minh bạch trở nên có giá trị hơn việc cộng thêm chi phí dự phòng theo cảm tính.

Làm lại thủ công là một nguyên nhân khác gây thất thoát biên lợi nhuận. Một người lập dự toán đo cùng một diện tích qua các lần sửa đổi, sao chép khối lượng giữa các tệp và tạo lại hồ sơ đề xuất bằng tay có thể bỏ sót một cập nhật ngay cả khi phép tính ban đầu từng hoàn toàn chính xác. Một quy trình phần mềm lập dự toán HVAC đã qua rà soát có thể giảm bớt việc xử lý lặp đi lặp lại cho các phạm vi cơ điện, nhưng danh mục kiểm tra rà soát vẫn cần xác minh tỷ lệ, bảng thông số thiết bị, vật liệu cách nhiệt, hệ thống điều khiển và các điều khoản loại trừ.

Xây dựng bộ máy tiền xây dựng bền vững

Năng lực cạnh tranh về giá bền vững đến từ việc biến việc lập dự toán chính xác thành một quy trình có tính lặp lại. Điều đó có nghĩa là coi bộ phận tiền xây dựng như một hệ điều hành cho các quyết định thương mại, chứ không phải là một dịch vụ vào phút chót biến các bản vẽ thành một con số dưới áp lực thời gian.

Hãy bắt đầu với một nền tảng dữ liệu được kiểm soát. Lưu trữ chi phí của các dự án đã trúng thầu và đã hoàn thành theo cấu kiện, địa điểm, loại tổ đội và điều kiện dự án. Ghi lại lý do tại sao một dự toán thay đổi, liệu sự thay đổi đó đến từ phạm vi, năng suất, thu mua hay rủi ro. Một lịch sử dữ liệu chuẩn xác mang lại cho người lập dự toán một điểm tham chiếu ngày càng hoàn thiện sau mỗi lần quyết toán công trình.

Ứng dụng công nghệ để bổ trợ cho năng lực đánh giá chuyên môn

Các công cụ bóc tách khối lượng có AI hỗ trợ đạt hiệu quả cao nhất khi chúng loại bỏ các phép đo lặp đi lặp lại và duy trì khâu rà soát của người lập dự toán. Hãy áp dụng chúng trước tiên vào các trường hợp sử dụng cụ thể, chẳng hạn như đếm thiết bị, diện tích bê tông, chiều dài tuyến tính hoặc so sánh các bản sửa đổi. Quy định rõ ai là người kiểm tra tỷ lệ, ai xác thực các trường hợp ngoại lệ và ai phê duyệt khối lượng cuối cùng trước khi áp giá.

Sau đó kết nối kết quả đầu ra với các biện pháp kiểm soát thương mại:

• Quản trị bản vẽ: Đảm bảo các sửa đổi, phụ lục và giả định luôn rõ ràng.
• Rà soát dự toán: Yêu cầu một người thứ hai đánh giá độc lập đối với các quyết định quan trọng về phạm vi công việc và rủi ro.
• Tính nhất quán của hồ sơ đề xuất: Sử dụng các mẫu biểu nêu rõ các hạng mục bao gồm, hạng mục loại trừ, phương án thay thế và hiệu lực.
• Phản hồi từ dự án: Đưa dữ liệu thi công và mua sắm thực tế trở lại cơ sở dữ liệu dự toán.
• Lựa chọn cơ hội theo đuổi: So sánh biên lợi nhuận kỳ vọng và công sức lập dự toán trước khi cam kết nguồn lực.

Khả năng theo dõi tài chính cũng đóng vai trò rất quan trọng. Người lập dự toán cần biết chi phí quản lý chung, dòng tiền, các cam kết và hiệu quả dự án ảnh hưởng như thế nào đến vị thế giá thầu có thể chấp nhận được. Các đội ngũ đang đánh giá phần mềm kế toán xây dựng tốt nhất nên tìm kiếm các mối liên kết thực tế giữa các giả định dự toán, hồ sơ chi phí công trình, cam kết và dữ liệu quyết toán.

Sự chuyển đổi mang tính chiến lược này rất đơn giản nhưng đòi hỏi tính kỷ luật cao. Hãy ngừng đặt câu hỏi có thể cắt giảm bao nhiêu biên lợi nhuận để trúng thầu. Hãy đặt câu hỏi có thể loại bỏ yếu tố không chắc chắn nào trước khi nộp hồ sơ đề xuất, sau đó đầu tư vào con người, dữ liệu và công cụ để biến việc cắt giảm đó thành thói quen thường nhật.

---

Exayard giúp các đội ngũ xây dựng tải lên bản vẽ định dạng PDF hoặc hình ảnh, tự động hóa việc đếm và đo đạc bằng công nghệ bóc tách khối lượng có AI hỗ trợ, rà soát khối lượng, áp dụng mức giá riêng và xuất các bản dự toán chuyên nghiệp sang Excel hoặc PDF. Sử dụng Exayard để thử nghiệm quy trình bóc tách khối lượng có tính lặp lại cho gói thầu tiếp theo của bạn và thay thế sai lệch trong lập dự toán có thể phòng tránh bằng một mức giá rõ ràng, thuyết phục hơn.