Ước Tính Chi Phí Nhân Công và Vật Liệu: Hướng Dẫn Báo Giá Chính Xác

Có thể hiện tại bạn đang rơi vào một trong hai trường hợp. Hoặc là bạn đang nhìn chằm chằm vào một bộ bản vẽ và cố gắng biến chúng thành một con số mà bạn có thể tự tin bảo vệ, hoặc bạn đã nộp thầu và liên tục nhận thấy rằng công việc trông rất ổn trên giấy tờ nhưng lại bị hao hụt biên lợi nhuận ngay khi các đội thi công bắt đầu triển khai.

Điều đó thường không phải vì bạn quên cách đếm ống, tấm thạch cao, thiết bị, hay bê tông. Nó xảy ra vì bản dự toán trông có vẻ hoàn chỉnh nhưng lại che giấu đi những yếu tố thực tế thúc đẩy chi phí. Trong công việc tính toán nhân công và vật tư, các sai sót thường đến từ hai nơi: Chi phí nhân công được định giá giống như mức lương cơ bản thay vì chi phí bảng lương thực tế, và rủi ro được gánh chịu như thể sự biến động của vật tư vẫn là vấn đề chính, trong khi rủi ro lớn hơn đã chuyển sang tính sẵn có của nhân công, đơn giá nhà thầu phụ, và năng suất tại công trường.

Một người lập dự toán ít kinh nghiệm có thể lập một bảng tính Excel rất sạch sẽ nhưng vẫn bị lỗ tiền. Một người lập dự toán dày dạn kinh nghiệm học cách đặt những câu hỏi khó hơn trước khi chốt con số đầu tiên. Đội thợ nào sẽ thực hiện công việc? Phụ phí nào thuộc về phần nhân công đó? Phạm vi công việc được xác định rõ ràng đến mức nào? Đội thi công sẽ mất thời gian ở đâu? Những vật tư nào dễ định lượng, và tổ hợp (assembly) nào ẩn chứa rủi ro nhân công nhiều hơn rủi ro mua sắm?

Đó là sự khác biệt giữa một hồ sơ thầu trông có vẻ ngăn nắp và một hồ sơ thầu tồn tại được khi đối mặt với thực tế công trường.

Vượt ra ngoài những điều cơ bản của Chi phí Nhân công và Vật tư

Hầu hết các bản dự toán tồi thất bại không phải vì ai đó quên mất nhân công và vật tư nghĩa là gì. Chúng thất bại vì những thuật ngữ đó bị đơn giản hóa quá mức.

Điểm mù đầu tiên là chi phí nhân công đầy đủ (fully burdened labor). Rất nhiều người lập dự toán vẫn bắt đầu với mức lương cơ bản, nhân với số giờ, và gọi đó là chi phí nhân công. Đó không phải là chi phí nhân công thực tế của bạn. Đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Thuế tiền lương, bảo hiểm tai nạn lao động, thời gian nghỉ phép có lương, phúc lợi, chế độ tăng ca, và các phụ phí đặc thù của từng ngành nghề đều nằm bên dưới đó. Một nguồn tin tập trung vào ngành xây dựng lưu ý rằng chi phí phụ phí thường chiếm tới 25 đến 40% mức lương cơ bản và cảnh báo rằng việc sử dụng một tỷ lệ trung bình chung cho toàn công ty có thể làm sai lệch giá thầu, đặc biệt là đối với các công trình có rủi ro cao hoặc có công đoàn (hướng dẫn về chi phí nhân công đầy đủ từ Miter).

Nếu bạn áp dụng một mức giá nhân công duy nhất cho mọi ngành nghề, bạn không phải đang đơn giản hóa. Bạn đang áp chi phí của ngành này sang ngành khác. Điều đó thường làm cho một hồ sơ thầu quá đắt đỏ và hồ sơ tiếp theo lại quá rẻ mạt.

Một đơn giá nhân công thực tế thực sự cần những gì

Đơn giá nhân công thực tế nên được xây dựng theo phân loại nhóm thợ, không phải theo mức trung bình của công ty. Tối thiểu, hãy phân tách theo cách này:

• Lương cơ bản theo ngành nghề. Thợ điện, thợ sửa ống nước, thợ thạch cao, thợ sơn, thợ vận hành máy và lao động phổ thông không thuộc cùng một nhóm.
• Phụ phí theo phân loại. Bảo hiểm tai nạn lao động và mức phúc lợi không tác động đến mọi ngành nghề theo cùng một cách.
• Rủi ro tăng ca. Nếu tiến độ dự án bị siết chặt, đơn giá nhân công "bình thường" của bạn sẽ không thể trụ nổi qua ca làm việc cuối tuần đầu tiên.
• Điều kiện dự án. Lối vào chật hẹp, không gian đang có người sinh hoạt, ca làm việc ngoài giờ hành chính và trình tự thi công bất hợp lý đều làm thay đổi con số nhân công thực tế.

Quy tắc thực tế: Nếu hai đội thi công có rủi ro, hồ sơ bảo hiểm và điều kiện năng suất khác nhau, họ không nên dùng chung một đơn giá nhân công.

Điểm mù thứ hai là nơi rủi ro thực sự tồn tại ngày nay. Nhiều đội ngũ vẫn giám sát vật tư chặt chẽ nhất vì đó từng là điểm đau rõ ràng. Nhưng các chu kỳ xây dựng gần đây đã đẩy nhiều áp lực định giá vào chi phí nhân công và giá của nhà thầu phụ, do nguồn cung lao động có kinh nghiệm bị hạn chế, theo cùng một báo cáo tóm tắt của Miter và các tin tức ngành liên quan đã được lưu ý ở trên.

Tại sao vật tư ổn định vẫn có thể tạo ra một hồ sơ thầu tồi

Đây là phần dễ đánh lừa mọi người nhất. Giá vật tư có vẻ ổn định, và dự án vẫn có thể đi chệch hướng. Tại sao? Bởi vì sự khan hiếm nhân công tạo ra những khoản phụ phí ẩn:

• Các đội thi công di chuyển chậm hơn khi bạn không thể bố trí nhân sự theo tỷ lệ mong muốn.
• Các nhà thầu phụ tự bảo vệ mình bằng các điều khoản loại trừ chặt chẽ hơn và báo giá cao hơn.
• Công tác giám sát bị dàn mỏng khi có quá nhiều công việc đang chạy với quá ít trưởng nhóm có kinh nghiệm.
• Chi phí sửa chữa sai sót (rework) đắt hơn vì nhân công thay thế không hề rẻ hoặc không dễ để sắp xếp vào hệ thống.

Vì vậy, khi bạn lập dự toán nhân công và vật tư, đừng gộp nhân công thành một dòng duy nhất dưới chi phí trực tiếp và giả định rằng chi phí dự phòng vật tư sẽ bù đắp phần còn lại. Hãy tách biệt các giả định của bạn. Rủi ro vật tư là một chuyện. Sự leo thang chi phí nhân công, đơn giá nhà thầu phụ và sự sụt giảm năng suất là những vấn đề khác nhau, và chúng cần những cách xử lý khác nhau trong bản dự toán.

Làm chủ công tác bóc tách khối lượng và định lượng vật tư

Bóc tách khối lượng (takeoff) vật tư là nơi tính kỷ luật bắt đầu thể hiện trên giấy tờ. Nếu khối lượng của bạn lỏng lẻo, mọi con số tiếp theo ở hạ nguồn đều là sự chính xác giả tạo.

Một quy trình bóc tách khối lượng đáng tin cậy luôn bắt đầu bằng một thói quen giống nhau. Đọc bản vẽ, đọc chỉ dẫn kỹ thuật (specs), xác nhận tỷ lệ và xác định những gì nằm trong và ngoài phạm vi công việc của bạn trước khi bạn bắt đầu đếm một hạng mục nào đó. Những người lập dự toán thường gặp rắc rối khi họ bắt đầu đo đạc trước rồi mới suy nghĩ sau.

Đây chính là loại quy trình làm việc mà các phần mềm bóc tách khối lượng hiện đại được xây dựng để tối giản hóa.

Quy trình bóc tách khối lượng chuẩn chỉnh

Khi tôi xem xét bản bóc tách khối lượng của một người lập dự toán ít kinh nghiệm, tôi ít chú ý đến tốc độ hơn là việc họ có tuân theo một trình tự giúp ngăn ngừa sai sót hay không.

1. Xác định ranh giới phạm vi công việc
   Xác nhận các phương án thay thế, gói thầu, điều khoản loại trừ, phân kỳ thi công và các phần chỉ dẫn kỹ thuật liên quan đến công việc của bạn. Nếu bản vẽ và chỉ dẫn kỹ thuật mâu thuẫn nhau, hãy làm rõ trước khi định lượng.

2. Chia dự án thành các nhóm có thể đếm được
   Đừng ước tính "vật tư điện" hoặc "vật tư nước" thành một khối chung. Hãy tách riêng thiết bị, linh kiện, kích cỡ ống, phụ kiện kết nối, giá đỡ, các hạng mục đặc thù và phụ kiện đi kèm.

3. Đo lường theo tổ hợp (assembly), không chỉ theo trang
   Diện tích phòng hay diện tích sàn ít quan trọng hơn hệ thống được lắp đặt. Hãy đếm những gì phải mua và lắp đặt, chứ không phải những gì trông có vẻ dễ đánh dấu nổi bật.

4. Xây dựng bảng tiên lượng (BOQ) mà người khác có thể kiểm toán
   Nếu một người lập dự toán khác không thể truy xuất số lượng của bạn ngược trở lại các trang bản vẽ và chi tiết tham chiếu, thì công tác bóc tách khối lượng đó vẫn chưa hoàn thành.

Nơi các phương pháp bóc tách khối lượng thủ công bị đổ bể

Phương pháp cũ vẫn hiệu quả. Bản vẽ in ra giấy, bút dạ quang nhiều màu, thước tỷ lệ, ghi chú viết tay, sau đó nhập vào bảng tính Excel. Nó hoạt động tốt nếu bộ bản vẽ nhỏ, phạm vi đơn giản và người thực hiện cực kỳ cẩn thận.

Nhưng bóc tách thủ công thường thất bại theo những cách dễ đoán:

• Số lượng bị trùng lặp khi các phiên bản sửa đổi (revisions) được gửi đến và các trang cũ vẫn nằm trong bộ bản vẽ đang làm việc.
• Bỏ sót các tổ hợp (assemblies) vì các chi tiết, bản vẽ trần phản xạ và bảng tiến độ không được đối chiếu chéo.
• Nhập liệu tạo ra cơ hội thứ hai để mắc sai lầm ngay cả sau khi việc đếm số lượng đã được thực hiện chính xác trước đó.
• Quá trình kiểm tra mất nhiều thời gian hơn vì logic chỉ nằm trong đầu của một người thay việc nằm trong một hệ thống có tính lặp lại.

Đối với các công việc đặc thù theo ngành nghề, các công cụ như phần mềm dự toán bê tông (concrete estimating software) giúp các đội ngũ chuyển từ việc đếm trực quan sang quy trình làm việc được tài liệu hóa, gắn liền với bản vẽ.

Một quy trình kỹ thuật số tốt hơn cho phép bạn tải lên bộ bản vẽ, nhận diện các ký hiệu, đếm thiết bị, đo lường diện tích và chiều dài, rồi chuyển các khối lượng đó vào cấu trúc định giá mà không cần phải gõ lại mọi thứ. Điều đó quan trọng vì mục tiêu đầu tiên của việc ước tính vật tư không phải là tốc độ. Đó là khả năng truy xuất nguồn gốc. Tốc độ chỉ có ý nghĩa nếu bạn vẫn có thể bảo vệ được con số của mình.

Dưới đây là cái nhìn thực tế về cách quy trình làm việc đó hiển thị trong phần mềm:

Thế nào là định lượng tốt

Một bản bóc tách vật tư vững chắc cần phải trả lời nhanh bốn câu hỏi:

Công tác bóc tách khối lượng không phải kết thúc khi bảng tính Excel đã đầy. Nó chỉ hoàn thành khi một người lập dự toán khác có thể phản biện từng dòng một và ra được cùng một kết quả.

Đó là nền móng của việc lập dự toán nhân công và vật tư. Nếu khối lượng sai, chi phí nhân công cũng không thể cứu được bạn.

Ước tính chính xác số giờ công nhân công và năng suất lao động

Dự toán nhân công là nơi các bảng tính Excel bắt đầu nói dối. Khối lượng vật tư vẫn tương đối cố định một khi phạm vi công việc đã rõ ràng. Nhưng giờ công nhân công thì không. Chúng thay đổi theo lối tiếp cận công trường, cơ cấu đội ngũ thợ, sự giám sát, trình tự thi công, ảnh hưởng của thời tiết, thời điểm nghiệm thu, sự chồng chéo giữa các đội và mức độ chi tiết của công việc trước khi bất kỳ ai nộp thầu.

Đó là lý do tại sao nhân công không chỉ đơn thuần là số lượng nhân với đơn giá định mức. Đó là một quyết định mang tính đánh giá được hậu thuẫn bởi logic thi công thực tế.

Nghiên cứu về các siêu dự án công nghiệp cho thấy các dự án có mức độ xác định giai đoạn chuẩn bị (front-end definition) cao nhất trước khi được phê duyệt, bao gồm cả tiến độ chi tiết và phân tích rủi ro, có chi phí trung bình thấp hơn 18% và thời gian chu kỳ nhanh hơn 8% (phát hiện về front-end definition từ PMI). Bài học dành cho những người lập dự toán là rất rõ ràng. Nếu việc xác định phạm vi công việc lỏng lẻo, số giờ công nhân công của bạn đang nằm trên một nền móng không vững chắc.

Bắt đầu với năng suất thực tế, không phải bảng lương

Những người lập dự toán ít kinh nghiệm thường hỏi: "Tôi nên sử dụng mức giá nhân công nào?" Câu hỏi tốt hơn là: "Đội thi công này có thể lắp đặt được những gì trong các điều kiện cụ thể này?"

Điều đó chuyển việc lập dự toán nhân công từ một bài tập định giá thành một bài tập triển khai thi công.

Hãy cân nhắc những yếu tố thúc đẩy năng suất trên công trường thực tế:

• Lối tiếp cận và vận chuyển. Việc thi công trên sàn bê tông thông thoáng không giống như việc cải tạo lại trong một tòa nhà đang có người hoạt động.
• Cơ cấu đội ngũ thi công. Một tổ trưởng dày dạn kinh nghiệm đi cùng các thợ phụ mới vào nghề sẽ cho ra kết quả khác với một đội ngũ thợ lành nghề đồng đều.
• Tính lặp lại của công việc. Công việc có tính lặp đi lặp lại thường có xu hướng ổn định năng suất nhanh hơn so với các điều kiện tùy chỉnh, chỉ làm một lần.
• Sự chồng chéo từ các ngành nghề khác. Trần nhà chật hẹp chứa nhiều hệ thống và công việc được sắp xếp trình tự kém sẽ làm tiêu tốn giờ công rất nhanh.
• Thời điểm nghiệm thu và các điểm dừng. Công việc phải bắt đầu và dừng lại liên tục sẽ không bao giờ đạt được mức năng suất lý tưởng như trong các bảng định mức.

Xây dựng dự toán nhân công với các điều chỉnh rõ ràng

Tôi thích các bản dự toán nhân công thể hiện rõ số giờ công đến từ đâu và tại sao chúng thay đổi. Các giả định bị che giấu chính là nơi bắt đầu của việc vượt dự toán.

Một khung làm việc khả thi sẽ trông như thế này:

• Số giờ lắp đặt cơ sở lấy từ năng suất thực tế trong lịch sử của bạn hoặc các giả định định mức được chấp nhận.
• Điều chỉnh điều kiện cho độ cao, lối tiếp cận, phân kỳ thi công, việc có người đang sinh hoạt hoặc các khoảng thời gian làm việc bị hạn chế.
• Hao phí phối hợp khi có nhiều ngành nghề cùng tập trung vào một khu vực chật hẹp.
• Thời gian không tạo ra năng suất dành cho việc di chuyển, dọn dẹp, chuẩn bị mặt bằng, thiết lập an toàn và bàn giao nội bộ.
• Rủi ro sửa chữa sai sót (rework) nếu bản vẽ sơ sài, các chi tiết mâuthuẫn hoặc có khả năng chủ đầu tư sẽ thay đổi thiết kế.

Nếu bạn không thể giải thích tại sao chi phí nhân công lại cao, có thể bạn đang tính quá dư thừa. Nếu bạn không thể giải thích tại sao chi phí nhân công lại thấp, bạn có thể đang gặp rủi ro lớn.

Đối với các phạm vi công việc chuyên biệt, các công cụ tập trung vào ngành nghề như phần mềm dự toán HVAC (HVAC estimating software) có thể giúp liên kết khối lượng đo đạc với các giả định nhân công, nhưng chúng vẫn cần đến sự đánh giá của người lập dự toán. Không phần mềm nào có thể sửa đổi được một mô hình nhân công được xây dựng trên một phạm vi công việc mơ hồ.

Sự rõ ràng về phạm vi công việc là một công cụ kiểm soát nhân công

Nhiều đội ngũ lập dự toán nghĩ rằng các yêu cầu thông tin (RFI), các điểm làm rõ và các điều khoản loại trừ chỉ là để bảo vệ hợp đồng. Đúng là như vậy. Nhưng chúng cũng là công cụ bảo vệ nhân công.

Khi phạm vi công việc chưa hoàn chỉnh, nhân công là nơi bị ảnh hưởng đầu tiên. Đội ngũ ngoài công trường sẽ mất thời gian để diễn giải ý đồ thiết kế, tìm cách xử lý các chi tiết bị thiếu, sắp xếp lại trình tự các đội thợ và sửa chữa các giả định được đưa ra quá sớm. Đó là lý do tại sao việc xác định rõ ràng ngay từ đầu (front-end definition) lại quan trọng đến vậy. Nó không chỉ cải thiện kế hoạch, mà còn bảo vệ số giờ công nhân công trước khi chúng biến thành chi phí bảng lương thực tế.

Những bản dự toán nhân công vững chắc nhất thường được trình bày giống như một phương án thi công thực tế tại hiện trường. Chúng thể hiện rõ ràng những gì đang được lắp đặt, bởi ai, dưới điều kiện nào, với năng suất dự kiến ra sao và rủi ro nằm ở đâu. Đó là điều giữ cho việc lập dự toán nhân công và vật tư bám sát vào thực tế công trường thay vì sự lạc quan nơi văn phòng.

Từ Chi phí Thô đến Cấu trúc Giá thầu Chiến thắng

Khi khối lượng và số giờ công đã đáng tin cậy, công việc chuyển từ lập dự toán sang cấu trúc giá thầu. Ở giai đoạn này, rất nhiều bản dự toán chính xác về mặt kỹ thuật vẫn thất bại. Chi phí trực tiếp có thể đúng, nhưng hồ sơ đề xuất lại thể hiện chúng một cách nghèo nàn.

Một hồ sơ thầu chiến thắng không phải là con số rẻ nhất. Đó là con số phản ánh đúng công việc, thể hiện được rủi ro và được trình bày đủ rõ ràng để người mua có thể tin tưởng.

Cấu trúc giúp bạn luôn trung thực với các con số

Tối thiểu, hãy xây dựng giá thầu theo các lớp sau:

• Chi phí trực tiếp vật tư từ khối lượng đã được xác minh và đơn giá hiện tại
• Chi phí trực tiếp nhân công sử dụng đơn giá nhân công đầy đủ (fully burdened), không phải lương cơ bản
• Chi phí thiết bị và thầu phụ nếu có áp dụng
• Chi phí gián tiếp đặc thù của dự án như giám sát, công trình tạm, huy động lực lượng, giấy phép và dọn dẹp vệ sinh
• Chi phí chung và lợi nhuận (overhead and profit)
• Chi phí dự phòng cho các rủi ro dự toán đã được xác định

Điều này không phải là làm cho hồ sơ đề xuất dài hơn. Nó giúp logic chi phí hiển thị rõ ràng để bạn biết chính xác mình đang gánh những gì.

Một ví dụ đơn giản về sơn phòng sẽ làm rõ trình tự này. Đầu tiên, định lượng sơn, sơn lót, vật liệu che chắn, vật liệu dặm vá và các vật tư phụ. Sau đó, ước tính số giờ công của đội ngũ cho việc chuẩn bị bề mặt, che chắn bảo vệ, lăn sơn, dặm vá và dọn dẹp. Điều đó mang lại cho bạn chi phí trực tiếp. Sau đó, cộng thêm phần chi phí chung cần thiết để hỗ trợ công việc, rồi cộng thêm lợi nhuận. Nếu có sự không chắc chắn đã biết, chẳng hạn như tình trạng bề mặt bị tranh chấp hoặc việc tiếp cận công trường ngoài giờ hành chính, hãy đưa khoản đó thành một hạng mục rủi ro riêng biệt thay vì chôn vùi nó vào phần nhân công nơi không ai có thể nhìn thấy.

Tại sao cấu trúc lại quan trọng về mặt tài chính

Một báo cáo tổng quan tài liệu quản lý dự án cho thấy các tổ chức áp dụng các quy trình quản lý dự án đã thiết lập đạt tỷ lệ thành công 92% trong việc đạt được các mục tiêu và lãng phí tiền bạc ít hơn 28 lần so với các tổ chức không áp dụng (đánh giá kết quả quản lý dự án trên PMC). Đối với công tác dự toán, điều đó củng cố thêm một điều mà các nhà thầu kinh nghiệm đều biết. Kiểm soát chi phí bắt đầu trước khi trúng thầu. Nếu dự toán và cấu trúc thầu cẩu thả, việc triển khai thi công đã bắt đầu ở thế bất lợi.

Một so sánh ngắn gọn sẽ làm rõ điều này:

Đối với các nhà thầu chuyên nghiệp đang làm việc với đơn giá dịch vụ và lắp đặt, các hướng dẫn về chi phí đường ống và đơn giá nhân công (plumbing costs and labour rates) có thể hữu ích để kiểm chứng thực tế khi bạn so sánh các giả định nội bộ với mức giá thị trường.

Và nếu quy trình làm việc của bạn bao gồm đo đạc khối lượng đường ống từ các bộ bản vẽ, phần mềm dự toán đường ống nước (plumbing estimating software) có thể giúp kết nối kết quả bóc tách khối lượng với giai đoạn định giá mà không cần nhập lại từng khối lượng một.

Những thói quen dẫn đến thất bại

Các thói quen thất bại rất nhất quán:

• Tự ý tăng nhẹ chi phí ở mỗi dòng (padding) thay vì xác định rủi ro thực tế
• Sử dụng một tỷ lệ markup duy nhất để giải quyết mọi vấn đề từ khoảng trống chi phí chung cho đến phạm vi công việc mập mờ
• Để các điều khoản loại trừ mơ hồ vì bạn không muốn trông có vẻ gây khó khăn cho khách hàng
• Bỏ qua phần thuyết minh thầu và giả định rằng người mua sẽ tự diễn giải con số của bạn một cách chính xác

Một giá thầu cạnh tranh không phải là một con số thấp. Đó là một con số được kiểm soát.

Khi các bản dự toán nhân công và vật tư được xây dựng theo cách này, bạn vẫn có thể tối ưu hóa giá cả nếu cần. Nhưng bạn đang cắt giảm một cách có chủ đích, chứ không phải đoán mò xem phần dư thừa nằm ở đâu.

Cách Exayard Tự động hóa Toàn bộ Quy trình Lập Dự toán của Bạn

Dự toán luôn là một bài toán về dữ liệu. Công cụ thay đổi, nhưng mục tiêu thì không. Đếm chính xác. Phân loại nhất quán. Định giá công việc mà không làm thất thoát các chi tiết giữa khâu xem xét bản vẽ và khâu phát hành hồ sơ đề xuất.

Lịch sử lâu đời đằng sau điều đó rất quan trọng. Thống kê lao động hiện đại tại Hoa Kỳ đã được thể chế hóa khi chính phủ liên bang thành lập cơ quan tiền thân của Cục Thống kê Lao động vào năm 1884, và thực hành thống kê đã được mở rộng từ trước đó rất lâu sang việc thu thập, tóm tắt và phân tích dữ liệu kinh tế một cách hệ thống (tổng quan lịch sử thống kê). Các nền tảng lập dự toán ngày nay cũng dựa trên cùng một nền móng đó. Dữ liệu đầu vào tốt hơn, phân loại tốt hơn, đo lường tốt hơn.

Quy trình thủ công so với quy trình tự động hóa

Một quy trình truyền thống thường trông như thế này. In hoặc tải bản vẽ xuống. Xem xét phạm vi. Đếm các ký hiệu thủ công. Đo chiều dài và diện tích. Nhập khối lượng vào bảng tính Excel. Áp giá. Kiểm tra lại công thức. Xây dựng hồ sơ đề xuất. Sau đó sửa đổi lại tất cả khi có các tài liệu bổ sung (addenda) được gửi tới.

Quy trình đó có thể hoạt động được. Nhưng nó tạo ra quá nhiều điểm chuyển giao nơi thông tin dễ bị thất lạc hoặc thay đổi.

Ngược lại, Exayard là một nền tảng bóc tách khối lượng (takeoff) và lập dự toán được hỗ trợ bởi AI, cho phép các nhà thầu tải lên các bản vẽ dạng PDF hoặc hình ảnh, tự động nhận diện tỷ lệ, đếm các ký hiệu và thiết bị, đo lường diện tích và chiều dài mét dài, rồi chuyển đổi các khối lượng đó thành các bản dự toán và hồ sơ đề xuất thông qua các câu lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên. Giá trị thực tế của nó không phải là phép thuật. Đó là việc giảm thiểu các bước chuyển đổi thủ công giữa các công đoạn.

Nơi tự động hóa thực sự giúp ích

Tự động hóa có ý nghĩa nhất trong các phần việc có tính lặp đi lặp lại, cần khả năng truy xuất nguồn gốc và dễ xảy ra sai sót do con người.

• Hỗ trợ đọc bản vẽ. Nhận diện kỹ thuật số giúp tiêu chuẩn hóa việc đếm số lượng trên nhiều trang bản vẽ và các phiên bản sửa đổi.
• Trích xuất khối lượng. Diện tích, chiều dài và số lượng thiết bị được chuyển trực tiếp vào quy trình lập dự toán.
• Thiết lập dự toán. Khối lượng tự động đổ vào các mẫu định giá thay vì bắt buộc phải thực hiện thêm một vòng nhập liệu thủ công nữa.
• Xuất hồ sơ đề xuất. Việc tạo hồ sơ đề xuất có thương hiệu riêng giúp giảm bớt công việc hành chính giữa khâu "hoàn thành dự toán" và khâu "nộp thầu".

Điều đó không thay thế sự đánh giá của người lập dự toán. Nó loại bỏ một số rào cản hành chính gây tốn thời gian và dẫn đến những sai sót có thể tránh được.

Một bài học tương tự cũng xuất hiện bên ngoài lĩnh vực lập dự toán. Các đội ngũ quản lý hàng tồn kho và tái cung ứng tốt thường chiến thắng bằng cách siết chặt quy trình, chứ không phải dựa vào trí nhớ. Đó là lý do tại sao các phân tích chuyên sâu về kho bãi của Material Handling USA rất đáng đọc. Nguyên lý tương tự cũng được áp dụng ở đây. Kiểm soát luồng thông tin tốt hơn thường mang lại khả năng kiểm soát chi phí tốt hơn.

Tại sao điều này đang trở thành thông lệ tiêu chuẩn

Áp lực lên các đội ngũ lập dự toán không chỉ là độ chính xác. Đó còn là năng suất xử lý. Nhiều lời mời thầu hơn. Hạn chót ngắn hơn. Nhiều bản sửa đổi hơn. Áp lực làm rõ phạm vi công việc nhiều hơn trong khi vẫn phải phản hồi giá thầu nhanh chóng.

Đó là lúc phương pháp lập dự toán thủ công bắt đầu giới hạn sự phát triển của một doanh nghiệp. Không phải vì đội ngũ của bạn thiếu kỹ năng, mà vì những người có tay nghề cao cuối cùng lại phải làm những công việc hành chính nhập liệu mà phần mềm có thể xử lý nhanh hơn và nhất quán hơn.

Người lập dự toán nên dành thời gian để đánh giá phạm vi, năng suất và rủi ro. Họ không nên lãng phí thời gian để gõ lại khối lượng từ màn hình này sang màn hình khác.

Nếu bạn đang nộp thầu đủ nhiều đến mức việc quản lý các phiên bản sửa đổi, đếm lại số lượng và định dạng hồ sơ đề xuất đang cướp đi hàng giờ đồng hồ dành cho việc đưa ra quyết định thực tế, thì việc tự động hóa không còn là một chi phí bổ sung tùy chọn nữa. Nó trở thành một phần của việc bảo vệ biên lợi nhuận. Trong việc lập dự toán nhân công và vật tư, đó là bước đi hợp lý tiếp theo. Không phải là thay thế người lập dự toán, mà là cung cấp cho họ dữ liệu đầu vào sạch hơn và ít cơ hội mắc phải các lỗi hành chính đắt giá hơn.

Câu hỏi thường gặp về Chi phí Nhân công và Vật tư

Tôi nên xử lý các dự án tăng ca hoặc dự án có yêu cầu mức lương tối thiểu (prevailing wage) như thế nào?

Đừng chỉ cộng thêm một khoản phụ phí ước chừng rồi hy vọng nó sẽ đúng. Hãy xây dựng một giả định nhân công riêng biệt cho dự án đó.

Bắt đầu bằng cách xác định phân loại thợ nào được áp dụng, quy định tiền lương nào chi phối công việc và liệu tiến độ có khả năng ép buộc phải làm thêm giờ hay không. Sau đó, cập nhật đơn giá nhân công đầy đủ (fully burdened) cho dự án đó thay vì sử dụng đơn giá tiêu chuẩn thông thường của cửa hàng/doanh nghiệp bạn. Việc tăng ca làm thay đổi chi phí bảng lương, nhưng nó cũng có thể làm thay đổi năng suất lao động. Các đội ngũ làm việc kéo dài nhiều giờ thường không đạt hiệu suất chính xác như khi họ làm việc trong một ca thông thường.

Cách xử lý chuẩn chỉnh là:

• Thiết lập lại đơn giá nhân công cho các phân loại thợ bị ảnh hưởng
• Xem xét năng suất một cách riêng biệt vì số giờ tăng ca không phải lúc nào cũng mang lại hiệu suất tương đương với giờ làm việc tiêu chuẩn
• Nêu rõ giả định trong hồ sơ thầu để người mua hiểu được con số của bạn đang phản ánh trên cơ sở tiến độ nào

Cách tốt nhất để đối phó với sự thay đổi giá vật tư sau ngày nộp thầu là gì?

Hãy tách biệt chiến lược mua sắm khỏi chiến lược lập dự toán. Về phía dự toán, hãy liệt kê rõ ràng cơ sở định giá và lưu ý bất kỳ giới hạn hiệu lực báo giá quan trọng nào từ các nhà cung cấp. Về phía hợp đồng, hãy quyết định xem dự án có cần điều khoản trượt giá, mua vật tư sớm (early buyout) hay chốt giá nhà cung cấp hay không.

Việc chôn vùi tất cả các yếu tố không chắc chắn vào một dòng dự phòng mơ hồ duy nhất sẽ không mang lại hiệu quả. Điều đó làm cho hồ sơ thầu khó bảo vệ hơn và thường không nhắm đúng vào rủi ro thực tế.

Sử dụng một danh sách kiểm tra đơn giản:

• Kiểm tra ngày hết hạn báo giá trước khi gửi hồ sơ đề xuất đi
• Đánh dấu các hạng mục cần thời gian đặt hàng lâu (long-lead items) có thể cần phải phê duyệt đặt hàng sớm
• Nêu rõ các điều khoản loại trừ hoặc làm rõ nếu việc định giá phụ thuộc vào các thương hiệu cụ thể hoặc các phương án thay thế tương đương
• Phối hợp sớm với bộ phận mua sắm đối với các dự án mà thời gian trao thầu chưa chắc chắn

Làm thế nào để tôi ước tính nhân công cho những phần việc tôi chưa từng định giá trước đây?

Hãy chia nhỏ công việc thành các tổ hợp (assemblies) mà bạn đã hiểu rõ. Công việc mới có vẻ như không thể định giá được khi bạn nhìn nó như một gói công việc xa lạ. Nhưng nó sẽ trở nên khả thi khi bạn chia nhỏ nó thành các phần có thể đo lường được, các nhiệm vụ có thể giao cho đội ngũ thi công và các rào cản có thể xảy ra.

Sau đó, hãy làm ba việc. Trao đổi với bộ phận giám sát công trường. Gọi điện cho các nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp chuyên biệt. Xem xét lại bất kỳ dự án lịch sử nào có chung một phần logic lắp đặt tương tự, ngay cả khi chúng không hoàn toàn giống nhau.

Công việc chưa biết không nên đẩy bạn vào thế đoán mò. Nó nên thúc đẩy bạn đưa ra các giả định nhỏ hơn với các ghi chú rõ ràng hơn.

Hãy chấp nhận sự không chắc chắn đó một cách cởi mở. Thêm một điểm làm rõ, xác định những gì dựa trên các chi tiết còn hạn chế và bảo vệ bản dự toán bằng chi phí dự phòng có mục tiêu cụ thể nơi rủi ro thực sự tồn tại.

Tôi có nên gộp chung một con số dự phòng cho tất cả mọi thứ không?

Thường là không. Một quỹ dự phòng chung duy nhất sẽ che giấu quá nhiều thứ.

Các rủi ro đã biết nên được đặt ở đúng nơi của chúng. Nếu lối tiếp cận bị hạn chế, đó là điều kiện nhân công. Nếu thông số kỹ thuật của thiết bị chưa rõ ràng, đó là vấn đề vật tư hoặc mua sắm. Nếu việc phân kỳ thi công chưa được giải quyết, điều đó có thể ảnh hưởng đến công tác giám sát, huy động thiết bị và hiệu quả của đội thi công. Hãy đặt rủi ro gần với chi phí mà nó ảnh hưởng để bạn có thể giải thích và thương lượng về nó.

Một khoản dự phòng chung duy nhất có giá trị của nó trong các bản dự toán khái toán ban đầu, nhưng một khi hồ sơ thầu trở nên chi tiết hơn, các khoản phụ phí có mục tiêu cụ thể sẽ dễ bảo vệ hơn và dễ loại bỏ hơn nếu phạm vi công việc được làm rõ.

Sai lầm lớn nhất trong dự toán mà các đội ngũ ít kinh nghiệm thường mắc phải là gì?

Họ giả định rằng các bảng tính Excel gọn gàng đồng nghĩa với một bản dự toán tốt.

Một bảng tính có thể được tổ chức hoàn hảo nhưng vẫn sai lệch nếu phạm vi công việc chưa đầy đủ, chi phí nhân công chưa được tính đủ phụ phí (under-burdened) hoặc giả định về năng suất được lấy từ một dự án khác có điều kiện thi công dễ dàng hơn. Lập dự toán tốt ít phụ thuộc vào định dạng trình bày hơn là việc đặt ra những câu hỏi giúp bộc lộ các chi phí ẩn.

Khi nào tôi nên chuyển từ lập dự toán thủ công sang sử dụng phần mềm?

Hãy chuyển đổi khi công việc thủ công bắt đầu lấn át thời gian dành cho các quyết định đánh giá. Nếu đội ngũ đang dành quá nhiều thời gian để đếm lại các bản vẽ sửa đổi, cập nhật bảng tính Excel một cách thủ công, xây dựng lại định dạng hồ sơ đề xuất hoặc kiểm tra lại các chuỗi công thức, phần mềm thường sẽ tự thu hồi lại chi phí chỉ bằng tính nhất quán của nó.

Yếu tố kích hoạt không phải là quy mô công ty. Đó là sự cản trở trong quy trình làm việc (workflow friction). Một khi quy trình nhân công và vật tư của bạn có quá nhiều khâu chuyển giao thủ công, rủi ro dự toán của bạn sẽ tăng lên ngay cả khi nhân sự của bạn rất giỏi.

---

Nếu bạn muốn có một cách nhanh hơn để biến bản vẽ thành các bản bóc tách khối lượng (takeoffs), dự toán và hồ sơ đề xuất sẵn sàng gửi cho khách hàng, Exayard được xây dựng cho quy trình làm việc đó. Tải bản vẽ lên, trích xuất khối lượng, áp dụng mức giá của bạn và tạo hồ sơ đề xuất mà không cần phải loay hoay với các công cụ rời rạc.