Điều kiện chung và chi phí quản lý dự án

Mỗi hạng mục điều kiện chung đều quy về một trong ba cơ sở, và chọn đúng cơ sở là quyết định quan trọng nhất trong lĩnh vực này. Khoản phí cố định là chi phí phát sinh một lần, không phụ thuộc vào thời gian thi công kéo dài bao lâu. RICS NRM2 định nghĩa đó là công việc mà chi phí được xem là độc lập với thời lượng. Huy động công trường, thiết lập văn phòng công trường, đưa cần cẩu vào công trường, làm vệ sinh hoàn thiện cuối cùng và giải tỏa công trường đều là cố định. Đơn vị là một hạng mục (khoán gọn) hoặc một số đếm. Khoản phí theo thời gian tích lũy theo từng đơn vị thời gian trong suốt thời gian thi công. NRM2 định nghĩa đó là khoản phí mà chi phí phụ thuộc vào thời lượng. Giám sát, thuê văn phòng, điện năng tiêu thụ tạm thời, thuê hàng rào và nhà vệ sinh, và vệ sinh hàng tuần đều tích lũy theo cách này. Đơn vị là tuần ở Vương quốc Anh và Úc, và tháng hoặc ngày ở Hoa Kỳ.

Cơ sở thứ ba là một tỷ lệ phần trăm của chi phí thi công. Đối với việc lập dự toán giai đoạn đầu, toàn bộ khối chi phí chuẩn bị được tính như một tỷ lệ phần trăm duy nhất trên khối lượng đã đo thay vì liệt kê từng hạng mục. RICS NRM1 chính thức hóa phương pháp này. Phương pháp được định nghĩa rõ ràng, nhưng bản thân tỷ lệ phần trăm là thông lệ ngành chứ không phải tiêu chuẩn. Thực tiễn thương mại tại Hoa Kỳ thường tính Division 01 trong khoảng 5 đến 15 phần trăm, với các con số ở dự án lớn thường được trích dẫn quanh mức 9 đến 10 phần trăm, nhưng không có tiêu chuẩn trung lập nào ấn định con số đó.

Một bản bóc tách đúng giữ tách bạch các con số này. Con số dự thầu (chi phí cố định liệt kê chi tiết cộng chi phí theo thời gian), con số dự toán giai đoạn đầu (một tỷ lệ phần trăm), và con số yêu cầu bồi thường do chậm trễ (chỉ tính chi phí theo thời gian, không bao giờ tính chi phí huy động công trường cố định) là ba con số khác nhau từ cùng một dự án.

RICS NRM2 chia chi phí chuẩn bị của hợp đồng chính thành hai trung tâm chi phí. Thứ nhất là yêu cầu của chủ đầu tư: những điều khách hàng áp đặt, chẳng hạn các loại bảo hiểm cụ thể, nhân sự công trường được chỉ định, các công trình tạm riêng biệt, cùng các yêu cầu hoàn thành và bàn giao. Thứ hai là các hạng mục chi phí của nhà thầu chính: chi phí vận hành của chính nhà thầu. Việc tách bạch hai trung tâm này quan trọng để quy trách nhiệm chi phí và để định giá các lệnh thay đổi.

Danh sách của nhà thầu chính là bảng kiểm chuẩn mực. Nó bao gồm quản lý và nhân sự; thiết lập công trường (văn phòng, các đơn vị phúc lợi, vách quây, hàng rào, cổng, biển báo); dịch vụ tạm (điện, nước, viễn thông, chiếu sáng); an ninh; an toàn và bảo vệ môi trường; thiết bị cơ giới dùng chung như cần cẩu và vận thăng; công trình tạm dùng chung như giàn giáo và lối tiếp cận chung; hồ sơ công trường; hoàn thành và hậu hoàn thành; vệ sinh; lệ phí và các khoản thu; và bảo hiểm, bảo lãnh, bảo đảm và bảo hành. Division 01 của Hoa Kỳ, cùng với AIA A201 với vai trò là văn bản hợp đồng điều kiện chung bao trùm, bao quát cùng phạm vi đó dưới các tiêu đề như quản lý dự án, giám sát, huy động công trường, công trình và kiểm soát tạm, kiểm định, và nghiệm thu khép dự án, chỉ là không có sự phân tách hai trung tâm một cách chính thức.

Một số ít hạng mục thật sự được lấy khối lượng từ mặt bằng công trường hoặc mặt bằng tổ chức thi công. Vách quây và hàng rào tạm là thứ gần nhất với một bản bóc tách chiều dài thông thường. NRM2 đo vách quây và hàng rào quanh chu vi theo mét dọc theo ranh giới công trường tạm, còn các cổng ra vào được đếm theo số lượng. Đường đo bám theo ranh giới tạm, không phải ranh giới quyền sử dụng đất cố định, và các cổng được đếm chứ không bị trừ ra vì vẫn cần một cột hoặc khung ở mỗi bên. Chi phí lắp đặt và tháo dỡ cố định được tính cộng thêm vào chi phí thuê theo thời gian. Đường tạm, bãi tập kết và mặt nền cứng tạm được đo theo diện tích đến mép ngoài của bề mặt tạm, được định giá là chi phí cố định để thi công và tháo dỡ cộng với khoản phí bảo trì theo thời gian.

Phế thải xây dựng được suy ra từ một thể tích chứ không được vẽ. Phế thải công trình xây mới khoảng 4 đến 6 pao trên mỗi foot vuông diện tích hoàn thiện, cải tạo khoảng 2 đến 4 pao, và phá dỡ từ 50 pao trên mỗi foot vuông trở lên; phế thải xây dựng và phá dỡ hỗn hợp quy đổi vào khoảng 400 đến 500 pao trên mỗi yard khối, với các bảng tra của cơ quan nhà nước đã đo lường (FEMA 329 và các hệ số quy đổi thể tích sang khối lượng của EPA) làm cơ sở cho phương pháp. Những định mức này là thông lệ dự toán với biên độ dao động rộng tùy theo thành phần phế thải. Thể tích phế thải sau đó được chia cho dung tích thùng chứa và một hệ số đầy, làm tròn lên, rồi nhân với số lần thay thùng trong suốt dự án để ra số lượt kéo thùng rác.

Nhà vệ sinh tạm là một số đếm được quyết định bởi số lượng nhân công cao điểm và do quy chuẩn ấn định. Tại Hoa Kỳ, OSHA 29 CFR 1926.51(c) Bảng D-1 đặt mức tối thiểu: từ 20 công nhân trở xuống cần một công trình vệ sinh; trên 20, cứ 40 công nhân có một bệ và một bồn tiểu; trên 200, cứ 50 công nhân có một bộ. Vương quốc Anh và Liên minh châu Âu áp dụng những quy định phúc lợi khác nhau. CDM 2015 dựa trên hiệu năng (phù hợp và đầy đủ), còn BS 6465-1:2006 đưa ra mốc chuẩn cho công trường xây dựng là khoảng một nhà vệ sinh trên 7 công nhân khi các đơn vị di động được bảo dưỡng hàng tuần, đây là quy mô công trường xây dựng chứ không phải tỷ lệ nơi làm việc thông thường. Các biện pháp kiểm soát môi trường được lấy từ bản vẽ kiểm soát xói mòn. Tại Hoa Kỳ, kế hoạch ngăn ngừa ô nhiễm nước mưa là bắt buộc khi diện tích đất bị xáo trộn từ một mẫu Anh trở lên theo Giấy phép Chung Xây dựng EPA NPDES. Hàng rào chắn bùn được đo theo chiều dài, biện pháp bảo vệ miệng cống và lối vào được gia cố được đếm theo số lượng, còn phần đất bị xáo trộn đo theo diện tích, với phần lắp đặt là cố định và phần kiểm tra cùng bảo trì là theo thời gian.

Vì nhóm chi phí theo thời gian chiếm phần lớn trong điều kiện chung, thời lượng dự án là dữ liệu đầu vào trọng yếu nhất trong lĩnh vực này. Một thời lượng sai sẽ làm sai lệch mọi dòng chi phí theo thời gian (giám sát, văn phòng, thuê hàng rào, điện, vệ sinh) theo cùng một sai số, nên nó cần là một thiết lập rõ ràng thay vì một thứ ẩn trong đơn giá. Thông thường nó được lấy từ tiến độ thi công đường găng tính theo tuần hoặc tháng. Khi chưa có tiến độ, có thể tính ngược lại từ tổng số giờ công và quy mô tổ đội, và trong công trình công cộng và đường cao tốc, nó thường được quy định là thời hạn hợp đồng.

Việc thuê thiết bị và giám sát theo thời gian được thanh toán theo lịch dương, nhưng thời lượng năng suất lại được tính theo ngày làm việc, nên một hệ số quy đổi sẽ bù vào khoảng chênh do cuối tuần, ngày lễ và thời tiết. Một tuần 5 ngày làm việc điển hình quy đổi vào khoảng 1,15 đến 1,25 lần, còn tuần 6 ngày khoảng 1,08 đến 1,15 lần. Giới hạn trên về mặt số học cho tuần 5 ngày chỉ tính cuối tuần mà không tính dự phòng ngày lễ hay thời tiết là 7 chia cho 5, tức 1,4; không nên nhầm giới hạn đó với hệ số nhân điển hình khoảng 1,2. Những hệ số này là quy tắc kinh nghiệm lập tiến độ chứ không phải điều khoản được luật hóa. Đơn vị thời gian cũng phụ thuộc vào khu vực: NRM2 dùng tuần, thực tiễn tính chi phí quản lý ở Hoa Kỳ thường dùng tháng, còn các yêu cầu bồi thường do chậm trễ dùng ngày. Các kỳ lẻ làm tròn lên, và việc trộn đơn giá theo tuần với số lượng theo tháng là một lỗi âm thầm.

Huy động và giải tỏa công trường là những khoản phí cố định điển hình nhất. NRM2 phân loại việc đưa vào công trường và lắp đặt, cũng như tháo dỡ và đưa ra khỏi công trường, là các khoản phí cố định. Chúng không bao giờ được tính theo thời gian, vì một yêu cầu bồi thường do chậm trễ chỉ thu hồi các chi phí theo thời gian bị kéo dài chứ không bao giờ tính lại phí huy động công trường. Trong công trình đường cao tốc và hạ tầng dân dụng, huy động công trường lại là một hạng mục thanh toán được đo lường, được thanh toán dần theo lịch thanh toán từng phần gắn với tỷ lệ phần trăm khối lượng đã hoàn thành, chịu một mức trần tổng thể khoảng 10 phần trăm giá trị hợp đồng gốc. Bộ luật Hợp đồng Công California mục 10264 ấn định một cơ chế như vậy: khi đã đạt 50 phần trăm giá trị hợp đồng, có thể thanh toán giá trị thấp hơn giữa toàn bộ hạng mục huy động hoặc 10 phần trăm hợp đồng, và bất kỳ phần nào dự thầu vượt quá 10 phần trăm chỉ được thanh toán khi hoàn thành. Các mức bậc khác nhau tùy theo từng sở giao thông tiểu bang; mức trần 10 phần trăm là điểm chung bất biến.

Nhân sự công trường là chi phí theo thời gian lớn nhất. Cơ sở chặt chẽ là tính chi phí cho từng chức danh được chỉ định (chỉ huy trưởng, quản lý dự án, đốc công) theo đơn giá nhân với thời lượng dự án, mà NRM2 định giá theo tuần. Tỷ lệ giám sát viên trên tổ đội và giám sát tính theo tỷ lệ phần trăm trên nhân công bộ môn là những cách rút gọn nhanh hơn, nhưng đó là thông lệ ở cấp công ty, không có tỷ lệ công bố nào đứng sau.

Hầu hết các hạng mục thiết lập công trường kết hợp một chi phí lắp đặt hoặc tháo dỡ một lần với một chi phí vận hành theo tuần. Văn phòng công trường và nhà phúc lợi được đếm dựa trên số nhân công cao điểm bằng định mức diện tích sàn trên mỗi người, rồi gánh chi phí cố định cho việc vận chuyển đến, lắp đặt và tháo dỡ cộng với chi phí thuê theo thời gian. Thiết bị cơ giới dùng chung như cần cẩu tháp và vận thăng được đưa vào công trường, lắp dựng, kiểm định và tháo dỡ dưới dạng các khoản phí cố định, còn chi phí thuê và thời gian chờ của người vận hành tính theo thời gian. Giàn giáo và tháp tiếp cận dùng chung cũng theo cách tách như vậy, trong khi giàn giáo chỉ phục vụ một bộ môn thì thuộc về phần công việc của bộ môn đó. Điện và nước tạm cũng được tách theo cách này: chi phí lắp đặt đấu nối là cố định, còn điện năng tiêu thụ và phí thuê đường dây tính theo thời gian. Sưởi ấm tạm, che chắn thời tiết, biển báo và an ninh cũng tuân theo cùng mô hình chi phí cung cấp cố định cộng với chi phí vận hành theo thời gian.

Vương quốc Anh là nơi được luật hóa rõ ràng nhất. RICS NRM2 biến chi phí chuẩn bị thành một phần chính thức trong bảng tiên lượng khối lượng với danh sách hạng mục cố định, mỗi hạng mục được gắn nhãn cố định hoặc theo thời gian, đơn vị được nêu rõ (hạng mục, số lượng, tuần, mét, mét vuông), và một phương pháp tính theo tỷ lệ phần trăm NRM1 cho dự toán giai đoạn đầu. Kỹ thuật hạ tầng dân dụng dùng một cơ chế khác. CESMM4 sắp xếp các hạng mục chung vào Class A và định giá mỗi hạng mục là một khoản phí gắn với phương pháp thi công: một khoản khoán gọn được khai báo là cố định hoặc theo thời gian, mà điều bất thường là nhà thầu có thể thêm các hạng mục của riêng mình phản ánh phương pháp thi công họ chọn. Các khoản khoán gọn cố định được thanh toán khi hoàn thành hạng mục; các khoản khoán gọn theo thời gian được thanh toán dần theo thời lượng của nó. Các công trình tạm như hạ nước ngầm và bơm nước phù hợp với mô hình này, với phần lắp đặt là cố định và phần bơm vận hành tính theo thời gian.

Úc và New Zealand phản chiếu truyền thống chi phí chuẩn bị của RICS cho công trình nhà thông qua ANZSMM, một phần chi phí chuẩn bị theo hệ mét được định giá khoán gọn hoặc theo thời gian. Công trình hạ tầng dân dụng ở đó lại được đo theo AS 1181, nên các hạng mục chung của công trình hạ tầng được ánh xạ sang các hạng mục gắn với phương pháp thi công và khoán gọn thay vì chi phí chuẩn bị kiểu công trình nhà. Đức đo thiết lập công trường (Baustelleneinrichtung) theo VOB/C, khoán gọn phần thiết lập và tính theo thời gian cho các chi phí vận hành.

Hoa Kỳ không có tiêu chuẩn đo lường mang tính pháp lý. Division 01 là một bảng chi phí quản lý dự án được liệt kê chi tiết (hoặc một tỷ lệ phần trăm), được định giá là cố định hoặc theo thời gian theo thông lệ, dựa vào AIA A201 cho phạm vi hợp đồng và dựa vào OSHA, EPA cùng các quy chuẩn xây dựng cho vài khối lượng được luật bắt buộc. Chi phí điều kiện chung kéo dài trong các yêu cầu bồi thường do chậm trễ được tính bằng đơn giá ngày bằng tổng chi phí điều kiện chung theo thời gian chia cho số ngày hợp đồng, nhân với số ngày chậm trễ được bồi thường; phần chi phí văn phòng tổng ở trụ sở không được hấp thụ được xử lý riêng theo công thức Eichleay. Để so sánh xuyên biên giới, hệ phân loại chi phí quốc tế ICMS xếp chi phí chuẩn bị và chi phí quản lý công trường vào một nhóm chi phí cấp cao nhất, hài hòa hóa nhóm chi phí chứ không phải đơn vị tính.

Công việc không thể đo được tại thời điểm dự thầu vì chưa có thiết kế chắc chắn được tính là một khoản dự trù (provisional sum), không phải một khối lượng. NRM2 phân biệt khoản dự trù đã xác định (khi đã biết tính chất, vị trí và phạm vi, nên nhà thầu dự trù cho nó trong chi phí chuẩn bị) với khoản dự trù chưa xác định (khi không có những thông tin đó, nên không giả định một khoản dự trù chi phí chuẩn bị nào). Cả hai đều được nêu là không bao gồm chi phí quản lý chung và lợi nhuận. Thực tiễn của Hoa Kỳ có xu hướng tính một tỷ lệ phần trăm dự phòng cố định duy nhất mà không phân biệt. Bảo hiểm, bảo lãnh, bảo đảm và bảo hành cũng không đo được: chúng là các hạng mục chi phí được nêu tên trong NRM2, tính là khoản phí cố định suy ra từ một tỷ lệ phần trăm trên giá trị hợp đồng, hoặc theo báo giá thực tế của môi giới hay đơn vị bảo lãnh khi có. Kiểm định, nghiệm thu, chạy thử và nghiệm thu khép dự án (bản vẽ hoàn công, sổ tay vận hành, đào tạo, vệ sinh hoàn thiện cuối) được tính là các khoản dự phòng cố định, với phần kiểm định đếm theo số lượng khi có lịch kiểm định.

Điều kiện chung thay đổi theo mục đích sử dụng nhiều hơn bất kỳ lĩnh vực nào khác trên cùng một dự án, nên trước tiên phải xác định rõ mục đích. Một hồ sơ dự thầu liệt kê chi tiết chi phí cố định cộng chi phí theo thời gian. Một bản dự toán giai đoạn đầu tính một tỷ lệ phần trăm duy nhất trên khối lượng thi công. Một yêu cầu bồi thường do chậm trễ chỉ tính đơn giá ngày theo thời gian nhân với số ngày chậm trễ được bồi thường, loại trừ chi phí huy động công trường cố định, đó là lý do việc gắn nhãn mỗi hạng mục là cố định hay theo thời gian lại trọng yếu đến vậy. Thanh toán theo tiến độ phân bổ khối chi phí theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành, thường với chi phí huy động được dồn về đầu trong bảng giá trị thanh toán. Một lệnh thay đổi hiếm khi gánh cùng tỷ lệ phần trăm chi phí chuẩn bị như hợp đồng gốc, vì phần thiết lập cố định đã được thanh toán; thông lệ là chỉ thu hồi đơn giá ngày theo thời gian cho bất kỳ thời lượng tăng thêm nào cộng với các chi phí cố định quy trực tiếp được, chứ không phải toàn bộ tỷ lệ phần trăm của giá dự thầu gốc. Exayard đọc bản vẽ và tiến độ rồi áp dụng những quy tắc này, suy ra chiều dài hàng rào, diện tích bãi tập kết, thể tích phế thải, số lượng nhà vệ sinh và số tuần thuê, sau đó gắn nhãn từng hạng mục để cùng một dự án có thể cho ra một hồ sơ dự thầu, một bản dự toán giai đoạn đầu, một yêu cầu bồi thường do chậm trễ và một đợt thanh toán theo tiến độ, mỗi thứ đều ra đúng.