Kako precizno proceniti građevinske poslove i osvojiti više ponuda

Verovatno upravo sada gledate u tendersku dokumentaciju, pokušavajući da odgovorite na pitanje za koje je svaki procenitelj plaćen da odgovori: za koliko možemo da izgradimo ovaj projekat i koju cenu možemo da ponudimo a da ne budemo na gubitku?

To zvuči jednostavno sve dok planovi nisu nepotpuni, lokacija nema specifičnosti koje niko nije pomenuo, cene dobavljača se stalno menjaju, a investitor želi tačan broj do sutra. Tu se procena razlikuje kod disciplinovanih izvođača u odnosu na kockare. Loša procena ne gubi samo jedan posao. Ona remeti planirane projekte (backlog), troši vreme na terenu, pokreće svađe oko obima posla i pretvara proizvodne timove u službe za kontrolu štete.

Izvođači koji ostaju profitabilni ne oslanjaju se samo na instinkt. Oni koriste ponovljiv proces. Oni pregledaju ceo obim posla, organizuju rad, pravilno ga mere, primenjuju trenutne troškove, svesno procenjuju rizik i pakuju rezultat u ponudu kojoj klijent može verovati. Ako ozbiljno želite da naučite kako da procenite građevinske poslove, taj proces je važniji od bilo kog šablona u Excel-u.

Zašto je tačna procena vaš najvažniji posao

Građevinska procena je prva verzija kontrole projekta. Pre nego što šef gradilišta započne radove, pre nego što nabavka kupi materijal, pre nego što računovodstvo počne da prati troškove posla, procena određuje šta kompanija veruje da će posao zahtevati.

Ako je taj broj pogrešan, sve što sledi postaje teže. Ili pošaljete previsoku ponudu i izgubite posao koji ste mogli dobiti, ili pošaljete prenisku ponudu i provedete ceo projekat pokušavajući da se oporavite od odluka donetih pre mobilizacije. Većina neuspeha u proceni ne dolazi od jedne dramatične greške. Oni dolaze od malih propusta koji se gomilaju. Propušten detalj u specifikaciji. Loša pretpostavka o radnoj snazi. Zaboravljeno isključenje iz ponude. Cenovnik koji je izgledao ažuran, ali to nije bio.

Procena odlučuje o mnogo više stvari od samog dana ponude

Investitori vide cenu. Izvođači treba da vide poslovnu odluku.

Ozbiljna procena vam govori najmanje četiri stvari:

• Da li je obim posla razumljen: Ako ne možete da opišete šta je uključeno, šta je isključeno, pretpostavke i tačke primopredaje između različitih radova, broj još uvek nije spreman.
• Da li projekat odgovara vašoj ekipi: Neki poslovi izgledaju privlačno na osnovu bruto prihoda, ali i dalje ne odgovaraju vašem kapacitetu radne snage, stilu proizvodnje ili toleranciji na rizik koordinacije.
• Da li je vaša marža zaštićena: Konkurentne ponude dobijaju posao. Zaštićene ponude održavaju kompaniju zdravom.
• Da li će ponuda preživeti proveru: Klijenti i GC (generalni izvođači) postavljaju pitanja. Ako vaša procena ne može da se odbrani stavku po stavku, poverenje brzo opada.

Za specijalizovane radove, pritisak je još veći. Procenitelji za mašinske, vodovodne, električne radove, suvu gradnju i betoniranje suočavaju se sa detaljnim planovima, ponovljenim detaljima i skupim propustima. Zato se mnogi timovi sada oslanjaju na digitalne tokove posla i alate kao što je softver za procenu vodovodnih radova kako bi preciznije definisali količine i smanjili greške u proračunu mera (takeoff) koje se mogu izbeći pre nego što određivanje cena uopšte počne.

Praktično pravilo: Ako vaša procena ne može da objasni broj, ona neće zaštititi projekat.

Konkurentno i profitabilno je pravi cilj

Neki procenitelji se i dalje ponašaju kao da je cilj ponuditi najnižu prihvatljivu cenu. To nije tačno. Posao je ponuditi najtačniji broj, a zatim odlučiti koliko agresivno ćete ga pozicionirati.

Ta razlika je važna. Tačna procena vam daje mogućnost izbora. Možete prilagoditi naknadu, ponovo razmotriti pretpostavke, poboljšati produktivnost, tražiti bolje ponude dobavljača ili namerno uračunati veću rezervu za nepredviđene troškove (contingency) jer je gradilište komplikovano, a dokumentacija oskudna. Bez tačne osnove, svaki strateški potez je puko nagađanje.

Znati kako dobro proceniti građevinske poslove znači tretirati procenu kao disciplinu zasnovanu na informacijama sa terena, troškovima i rizicima. To nije administrativni rad. To nije samo rezultat koji izbaci softver. To nije užurbani produžetak procesa prodaje.

Postavljanje temelja za neprobojnu procenu

Ponedeljak ujutru, set izmenjenih crteža stiže u vaše poštansko sanduče dva sata pre roka za predaju ponude. Plan osnove se promenio, aneks (addendum) je preneo odgovornost za privremenu zaštitu, a geotehnička napomena skrivena u građevinskim listovima sada utiče na iskop i ugradnju betona. Ako se to propusti, proračun mera (takeoff) i dalje može izgledati čisto, a cena i dalje može biti potpuno pogrešna.

Dobre procene se prave pre nego što iko izmeri ijedan metar ili prebroji ijedan element. Prvi zadatak je kontrola informacija, definisanje obima posla i identifikovanje rizika koji se neće jasno videti na planovima.

Počnite sa kompletnim tenderskim paketom. To znači crteži, specifikacije, aneksi, uputstva za ponude, alternative, geotehnički izveštaji, pojašnjenja investitora i bilo koja pisma o obimu posla koja su već u opticaju. Zatim proverite da li u setu ima konflikata i nedostataka. Zastarela arhitektonska osnova, neusklađena šema završnih radova ili napomena na jednom listu koja menja radove na drugom listu nisu samo administrativni šum. To je izloženost riziku.

Počnite sa obimom posla, a ne sa količinama

Pre proračuna mera (takeoff), sortirajte radove u pakete ponuda koje vaš tim može da kupi, izgradi, nadgleda i zatvori. To je poenta strukture raspodele rada (work breakdown structure). Ona daje proceni okvir, tako da pretpostavke o radnoj snazi, metode proizvodnje, isključenja i stavke rizika imaju svoje mesto umesto da budu razbacani po napomenama i rezervacijama (allowances).

Praktična podela obično uključuje:

• Gradilište i logistika: Pristup, skladištenje, rukovanje materijalom, oprema, privremena zaštita, čišćenje, odlaganje otpada.
• Instalirani obim: Sklopovi, uređaji, završni radovi, cevovodi, betonski elementi ili sistemi koje vaš ugovor obuhvata za nabavku i ugradnju.
• Povezani radovi (interface work): Prodori, ugradni elementi, nosači, krpljenje, testiranje, puštanje u rad, inspekcije, primopredajna dokumentacija.
• Stavke rizika: Nedostaci u obimu posla, ograničenja faza rada, zimski uslovi, ograničenja usled useljenog prostora, izloženost eskalaciji cena, neizvesni postojeći uslovi.
• Isključenja i pretpostavke: Jasne izjave o tome šta nije obuhvaćeno, šta drugi moraju da obezbede i od čega zavisi formiranje cena.

Ova poslednja kategorija donosi ili odnosi novac. Ako je dokumentacija oskudna, proceni su potrebne pisane pretpostavke koje objašnjavaju broj i štite ga kasnije. Prećutne pretpostavke postaju sporovi. Pisane pretpostavke postaju pregovaračke tačke.

Za sopstvene betonske radove (self-perform), ova početna struktura obima posla je podjednako važna kao i proračun količina. Timovi koji koriste softver za procenu betonskih radova za planiranje obima posla na osnovu proizvodnje i dalje moraju da odluče koji pristup radnoj snazi, redosled ugradnje, metod pristupa i prenos rizika pripadaju ponudi pre nego što jedinične cene uopšte dobiju na značaju.

Prođite kroz projekat na način na koji će se graditi na terenu

Planovi retko pokazuju faktore koji povećavaju troškove. Oni ne pokazuju gde manevrisanje viljuškarom postaje tesno, gde materijal mora da se prenosi ručno, gde useljene zone primoravaju na noćni rad ili gde jedni radovi blokiraju druge. Obilazak lokacije i lokalne provere cena su standardni delovi disciplinovane prakse procene, kao što je navedeno u Procore-ovom vodiču za građevinske procene.

Obilazak lokacije treba da odgovori na praktična pitanja:

1. Kako se radna snaga kreće kroz gradilište?
   Udaljenost od mesta istovara do mesta ugradnje, pristup liftu, stepenice, bezbednosne kontrolne tačke i rukovanje materijalom utiču na radne sate ekipe.

2. Koji uslovi povećavaju indirektne troškove?
   Ograničen prostor za skladištenje, ograničenja buke, kontrola prašine, privremene pregrade, regulacija saobraćaja ili ograničeno vreme korišćenja dizalice – sve to dodaje troškove van osnovne ugradnje.

3. Koji postojeći uslovi stvaraju skriveni obim posla?
   Neravne ploče, neevidentirane instalacije, zidovi koji nisu u vinklu, delimično rušenje ili aktivni radovi mogu pretvoriti standardnu instalaciju u prilagođeni rad na terenu.

4. Koji uslovi u rasporedu stvaraju rizik u ceni?
   Fazna primopredaja, preklapanje radova različitih izvođača, vremenski prozori za obustavu rada ili radovi osetljivi na vremenske prilike mogu zahtevati veću rezervu za nepredviđene troškove ili specifična isključenja iz ponude.

Iskusni procenitelji razlikuju trošak od cene. Trošak predstavlja izdatke za radnu snagu, materijal, opremu i podizvođače potrebne za obavljanje posla. Cena takođe mora da pokrije neizvesnost. Ako je pristup loš, a crteži oskudni, svesno ukalkulišite taj rizik. Nemojte se nadati da će ga produktivnost na terenu amortizovati.

Razjasnite sive zone pre nego što postanu vaš problem

Zahtevi za pojašnjenje pre podnošenja ponude (RFI) su jedan od najjeftinijih načina kontrole rizika u građevinarstvu. Koristite ih da definišete granice između radova, stavke koje obezbeđuje investitor, odgovornost za dozvole, testiranje, isključenja instalacija, zahteve za zaštitu i ograničenja u rasporedu. Svako odgovoreno pitanje izoštrava procenu. Svako neodgovoreno pitanje treba da se pojavi u pretpostavkama, kvalifikacijama ili rezervama za nepredviđene troškove.

Dobra provera pre ponude obično ispituje pet stvari:

• Kontrola revizija: Uključeni su najnoviji aneksi, bilteni i referentni detalji.
• Vlasništvo nad obimom posla: Definisane su odgovornosti za nabavku u odnosu na ugradnju za stavke u sivoj zoni.
• Metod izvršenja: Pristup, faze rada, veličina ekipe, potrebe za opremom i radno vreme odgovaraju načinu na koji će se posao zaista izvoditi.
• Komercijalni rizik: Dokumentovane su rezervacije (allowances), jedinične cene, isključenja, izloženost eskalaciji cena i logika rezervi za nepredviđene troškove.
• Odbranjivost ponude: Procena se može objasniti stavku po stavku ako je klijent ili GC dovede u pitanje.

Izvođači u stambenoj gradnji se susreću sa istim problemom u drugačijem obliku. Planovi mogu izgledati jednostavnije, ali prilagođeni izbori materijala, kasne odluke investitora i izmene na terenu stvaraju sopstveno odstupanje od obima posla (scope drift). Građevinci koji standardizuju komunikaciju između procene, planiranja rasporeda i izvođenja na terenu obično ranije uočavaju ove propuste, zbog čega se mnogi timovi pozivaju na Foundation-ove uvide za graditelje kuća kada unapređuju prelazak sa faze procene na upravljanje projektom.

Cilj u ovoj fazi nije administracija radi same administracije. Cilj je ostaviti što manje mesta na kojima se troškovi mogu sakriti. Na taj način procene ostaju konkurentne bez ulaženja u nepromišljene rizike.

Precizan proračun količina materijala i radne snage (Takeoff)

Dan predaje ponude se češće gubi u proračunu mera (takeoff) nego što to izvođači priznaju. Broj zidova se kopira iz stare revizije, debljina ploče se promeni u jednom detalju ili se šema vrata promeni, a da to niko ne primeti. Procena i dalje može izgledati čisto na papiru, dok u sebi nosi grešku koja uništava maržu.

Takeoff pretvara planove u količine kojima možete verovati. Ako su te količine neprecizne, svaka stopa rada, ponuda materijala, rezerva i odluka o ponudi doneta na osnovu njih postaje nestabilna. Dobri procenitelji tretiraju takeoff kao tačku kontrole, a ne samo kao administrativni zadatak.

Merite u odgovarajućoj jedinici mere za datu vrstu rada

Svakoj stavki u obimu posla potrebna je odgovarajuća jedinica mere pre nego što joj se odredi cena. Brojite elemente po komadu. Merite cevi i kablovske trase po dužnom metru. Merite podove i farbanje po površini. Merite beton, iskop i nasip po zapremini. Pogrešan izbor jedinice mere dovodi do loših pretpostavki o radnoj snazi, pogrešnih faktora rastura materijala i loših odluka u nabavci.

Beton je uobičajeno mesto gde procenitelji prave greške. Površina ploče može biti tačna, dok se zadebljanja ivica, stubovi, trakasti temelji, podložni beton ili dodatak za rastur propuste. Ta greška ne ostaje samo na materijalu. Ona se prenosi na sate ekipe, vreme rada pumpe, broj miksera i izloženost u rasporedu radova.

Greške u razmeri uzrokuju istu vrstu štete. Pre nego što bilo šta izmerite, potvrdite razmeru lista ili pravilno kalibrišite digitalni crtež. Zatim nasumično proverite nekoliko poznatih dimenzija u odnosu na planove. Pet minuta ovde može spasti lošu ponudu.

Ručni proračun mera u odnosu na digitalni proračun (Takeoff)

Ručni proračun mera i dalje ima svoje mesto. Na manjim poslovima ili poznatim obimima radova, označeni planovi, bojice i disciplinovan procenitelj mogu dati pouzdane brojeve. Loša strana su kontrola revizija i umor. Ponovno brojanje oduzima vreme. Aneksi stvaraju zabunu. Veliki setovi planova povećavaju šanse za propuštene napomene i duplirane proračune.

Digitalni proračun mera poboljšava brzinu i sledljivost ako je podešavanje čisto. Možete kalibrisati crteže, organizovati merenja po sistemima, sačuvati oznake i izmeniti količine bez potrebe da počinjete ispočetka. Alati kao što je softver za procenu betonskih radova takođe pomažu u organizovanju merenja ploča, zidova, temelja i površina na način koji je lakše pregledati pre određivanja cena.

Softver ne ispravlja neurednu procenu. On samo ubrzava disciplinovan proces.

Dobar procenitelj i dalje proverava prepoznavanje simbola, potvrđuje šta svaki sklop uključuje i izdvaja alternative, rezervacije i stavke koje obezbeđuje investitor, kako ne bi ostali zatrpani u osnovnoj ponudi.

Brz proračun mera (takeoff) je važan samo ako možete da odbranite svaku količinu tokom pregleda obima posla.

Evo korisnog vizuelnog prikaza o tome kako digitalni tokovi procene mogu podržati brzinu proračuna i pregled:

Izgradite ponovljivu rutinu proračuna količina

Procenitelji koji dosledno štite maržu obično prate istu rutinu na svakom poslu.

• Radite prema definisanom redosledu listova: Počnite po redu i držite se tog redosleda kako se obim posla ne bi propustio između različitih faza.
• Vršite proračun po paketu ponude, sistemu ili zoni: Strukturirajte proračun na način na koji će se posao ugovarati i graditi.
• Označite nedostatke u obimu posla čim ih uočite: Ako su detalji u konfliktu ili su specifikacije nejasne, odmah to zabeležite za pretpostavke, RFI-jeve ili analizu rezervi.
• Razdvojite osnovni obim posla od stavki rizika: Alternative, uticaji faza rada, premijum završni radovi i nejasni detalji ne bi trebalo da nestanu unutar jedne paušalne količine.
• Izvršite nezavisnu proveru: Uporedite svoje ukupne vrednosti sa ključnim dimenzijama na planu, glavnim sklopovima i uporedivim prošlim poslovima pre nego što počne određivanje cena.

Ovaj poslednji korak je važniji nego što ljudi misle. Najbolji proračuni nisu samo tačni. Oni čine rizik vidljivim. Ako količina zavisi od tumačenja, to treba označiti odmah, kako biste kasnije mogli da odlučite da li ćete to kvalifikovati, uračunati rezervu ili razjasniti u ponudi. Na taj način procenitelji štite profit bez veštačkog uvećavanja ponude nasumičnim rezervama.

Pretvaranje količina u stvarne troškove

Kada se završi proračun količina, počinje kritička procena. Količine vam govore koliko posla ima. One vam ne govore koliko će vašu kompaniju koštati da izvede taj rad pod ovim uslovima.

Ta razlika je važna. Dva izvođača mogu meriti iste crteže i doći do veoma različitih cena iz opravdanih razloga. Jedan ima jaku ekipu koja brzo vrši ugradnju. Drugi ima duže putovanje do gradilišta, slabiji nadzor ili težu nabavku. Procena osigurava veću pouzdanost kada prestanete da se pitate „Koliki je generički trošak?“ i počnete da se pitate „Koliko nas je ovo koštalo na sličnim poslovima?“

Istorijski stvarni podaci su bolji od sećanja

Smernice iz industrije dosledno preporučuju poređenje svakog novog posla sa završenim projektima kako bi se precizirali produktivnost radne snage, rastur materijala i jedinične cene, jer su istorijski stvarni podaci među najpouzdanijim inputima za novu procenu, kao što je opisano u ovom pregledu poboljšanja građevinskih procena kroz poređenje sa završenim poslovima.

To znači da vaša najbolja baza podataka o troškovima nije prašnjava tabela u koju niko ne veruje. To je očišćen i sređen zapis o tome koliko je vaša kompanija potrošila na radne sate, proizvodni učinak, kupljeni materijal i uslove na gradilištu.

Odredite cenu za posao koji imate, a ne za onaj koji biste želeli da imate

Pouzdana rutina određivanja cena kombinuje tri inputa:

• Vaš dosadašnji učinak: Šta su slične ekipe postigle na uporedivim obimima posla.
• Trenutne cene dobavljača i podizvođača: Ponude koje odražavaju trenutno tržište, a ne pretpostavke iz prošlog kvartala.
• Uslovi projekta: Pristup, redosled radova, preopterećenost gradilišta, faze, izloženost vremenskim prilikama i pritisak rasporeda.

Ako jedan od ovih elemenata nedostaje, poverenje opada. Istorijski podaci bez trenutnih ponuda mogu brzo zastareti. Sveže ponude bez istorije proizvodnje mogu izgledati precizno, dok istovremeno maskiraju potcenjivanje radne snage. Zajedno, oni stvaraju mnogo jaču procenu.

Za MEP (mašinske, električne i vodovodne) izvođače radova, specijalizovani tokovi posla se pokazuju kao veoma korisni. Timovi koji koriste softver za procenu HVAC radova često postižu bolju doslednost kada povežu količine iz proračuna mera sa sopstvenim sklopovima, pretpostavkama o radu i formatima ponuda, umesto da svaki put grade procene ispočetka.

Radna snaga je polje na kom se procene obično dobijaju ili gube

Greške u materijalu bole. Greške u radnoj snazi krvare polako i traju duže.

Praktična analiza cena bi trebalo da postavi sledeća pitanja:

• Da li su stope proizvodnje zasnovane na stvarnom učinku ekipe ili na nerealnim željama?
• Da li gradilište zahteva dodatno rukovanje materijalom, montažu, zaštitu ili doradu?
• Da li će raspored primorati na preklapanje različitih izvođača ili fragmentisane frontove rada?
• Da li su nadzor, puštanje u rad, testiranje i završne aktivnosti sakriveni negde ili potpuno nedostaju?

Jedna korisna navika je odvajanje čiste proizvodne radne snage od radne snage uslovljene gradilištem. Čista proizvodnja je ono što je potrebno za ugradnju u normalnim uslovima. Radna snaga uslovljena gradilištem je ono što dodaje okruženje samog projekta. Ukalkulisavanje oba elementa olakšava kasniju odbranu procene.

Praktično zapažanje: Ako vaša stopa radne snage podrazumeva savršeno gradilište, a projekat je useljen, podeljen u faze ili sa ograničenim pristupom, procena je već u problemu.

Gradite troškove od dna ka vrhu (Bottom-up)

Određivanje cena od dna ka vrhu (bottom-up) traje duže od pukog unošenja paušalnih rezervacija, ali otkriva probleme pre dana ponude. Podelite pakete na radnu snagu, materijal, opremu, podugovore i posebne uslove. Zatim uporedite te stavke sa prethodnim poslovima i trenutnim ponudama.

Ovo je praktična suština dobre procene građevinskih poslova. Količine vas dovode do obima posla. Istorijski stvarni podaci i trenutni tržišni inputi vas dovode do realnosti.

Obračun režijskih troškova, rezervi za nepredviđene troškove (Contingency) i profita

Dan predaje ponude prođe odlično. Broj je dovoljno nizak da pobedi. Šest meseci kasnije, posao je potrošio daleko više kancelarijskog vremena, nadzora, troškova osiguranja i upravljanja rasporedom nego što je iko predvideo u proceni. Projekat je izgledao profitabilno na dan ponude jer je radni list procenio cenu samog rada, ali ne i rizik obavljanja tog rada.

U tom procepu dobri poslovi postaju loši.

Režijski troškovi (overhead), rezerve za nepredviđene troškove (contingency) i profit moraju biti kreirani s namerom. Ako se na kraju tretiraju kao fiksni procentualni dodatak, ponuda i dalje može biti prihvaćena, ali je marža već ugrožena.

Režijskim troškovima je potreban plan povraćaja

Svaka procena sadrži direktne troškove posla. Manji broj procenitelja je disciplinovan u vezi sa troškovima koji se nalaze van samog instalacionog rada. Vreme procene, upravljanje projektom, računovodstvena podrška, vozila, softver, zakup, telefoni, sitni alati i menadžerski nadzor – sve to mora negde da se naplati. Ako se ne naplate kroz ponudu, kasnije će se odbiti od profita.

Zato pre nego što definišem konačnu cenu, razdvajam četiri kategorije:

• Direktni troškovi povezani sa samim izvođenjem radova
• Indirektni troškovi projekta kao što su nadzor, privremeni objekti, dozvole, mobilizacija i logistika gradilišta
• Režijski troškovi kompanije (overhead) povezani sa održavanjem poslovanja
• Profit kao planirani povraćaj za preuzimanje posla

Neki procenitelji sakrivaju indirektne troškove projekta unutar radne snage ili ih raspoređuju kroz materijal. To može funkcionisati na malom, jednostavnom poslu. Međutim, to stvara probleme na radovima koji su fazni, u useljenom prostoru ili uslovljeni tesnim rasporedom, gde su troškovi podrške preveliki da bi se sakrili bez narušavanja proizvodnih cena.

Rezerva za nepredviđene troškove treba da prati stvarni rizik

Rezerva za nepredviđene troškove (contingency) nije dodatni profit. To je novac izdvojen za neizvesnost koja je stvarna, ali još uvek nije dovoljno merljiva da bi se procenila kao jasna pojedinačna stavka.

Ključno je izbegavati korišćenje istog procenta za svaki projekat. Izgradnja hale sa kompletnim crtežima, dobrim pristupom i stabilnim uslovima nabavke ne zaslužuje isti pristup rezervama za nepredviđene troškove kao rekonstrukcija bolnice iznad useljenog sprata sa ograničenim vremenom za obustavu rada i nepotpunim informacijama o postojećem stanju.

Odredite cenu za svaki rizik tamo gde mu je mesto:

Ova tabela je važna jer održava procenu poštenom. Poznati trošak spada u direktne troškove. Nejasna odgovornost spada u definisanje obima posla. Neprocenjena neizvesnost spada u rezervu za nepredviđene troškove. Ako se sve svede na jedan procenat, ponudu postaje teže odbraniti i lakše izgubiti.

Inflacija i rok važenja ponuda zaslužuju istu disciplinu. Ako cene materijala važe samo tokom kratkog perioda, navedite to u ponudi. Ako bi dug ciklus ugovaranja mogao promeniti troškove nabavke, ili uračunajte zaštitu u rezervama za nepredviđene troškove ili jasno definišite rok važenja cene. Nadati se da će tržište ostati stabilno nije procena. To je kockanje.

Profit je poslovna odluka

Profit treba da odražava rizik, konkurenciju, obim ugovorenih poslova (backlog) i vrstu klijenta za kojeg radite. To nije samo marža prepisana iz prošlomesečne ponude.

Uska marža može imati smisla kod klijenta sa kojim stalno sarađujete, koji ima stabilne crteže, brza odobrenja i nizak rizik naplate. Istovremeno, ta ista marža na poslu sa visokim ugovornim kaznama, radom vikendom, višestrukim paketima ponuda i velikom izloženošću koordinaciji predstavlja traženje od kompanije da finansira neizvesnost investitora.

Zahtevi za osiguranje su uobičajeno mesto gde procenitelji naprave propust. Viši limiti, posebni aneksi, učešće u programima OCIP ili CCIP, odgovornosti za osiguranje tokom gradnje (builders risk) i usklađenost osiguranja podizvođača – sve to utiče na troškove i administraciju. PIA o potrebama za građevinskim osiguranjem je korisna referenca kada analizirate kako obaveze osiguranja mogu promeniti troškove vođenja projekta.

Zlatno pravilo: Najbolje procene ne kriju neizvesnost. One dodeljuju svaki rizik trošku, rezervama, definisanju obima posla ili odluci da se odustane od posla.

To je deo koji mnogi vodiči za procenu preskaču. Tačnost količina i jediničnih cena jeste važna. Međutim, dobijanje profitabilnog posla zavisi od disciplinovanog određivanja cena za neizvesnosti, a zatim od zaštite te logike u broju koji podnosite.

Predstavljanje vaše procene kao pobedničke ponude

Dan predaje ponuda često izgleda ovako. Dva izvođača imaju približno isti trošak, ali jedan gubi i pre nego što bilo ko počne da raspravlja o ceni jer ponuda ostavlja previše prostora za sumnju. Ako investitor ili GC ne mogu da razaznaju šta je uključeno, šta je isključeno i gde leži rizik, oni će ili povećati vaš broj radi poređenja, ili ga proslediti drugima, ili preći na ponuđača koji im je pružio jasniji put do ugovaranja.

Dobra ponuda radi više od pukog navođenja ukupnog iznosa. Ona objašnjava vašu cenu na način koji štiti maržu i olakšava donošenje odluke o kupovini. To je najvažnije na poslovima sa nedostacima u obimu posla, nestabilnim cenama materijala, tesnim rokovima ili nepotpunim dizajnom. To su poslovi na kojima se nejasna ponuda kasnije pretvara u besplatan rad.

Stavite jasnoću obima posla ispred formata cene

Investitori retko pamte vašu internu strukturu procene. Oni pamte da li je vaša ponuda odgovorila na pitanja koja se obično pretvaraju u rasprave oko naknadnih radova (change orders).

Koristite istu logiku iz svoje procene, a zatim je prevedite na jednostavan jezik klijenta. Držite granice paketa jasnim. Navedite datume crteža, anekse, sekcije specifikacija i alternative koje ste uračunali. Ako ste na određeni način definisali privremenu zaštitu, rad van radnog vremena, skuplji prevoz ili eskalaciju cena usled dugih rokova isporuke, prenesite to i u ponudu. Nemojte pretpostavljati da će klijent to sam zaključiti iz broja.

Ponuda koja uspešno prolazi proveru obično sadrži:

• Identifikacija projekta: Naziv posla, adresa, paket ponude, set crteža, aneksi i datum ponude
• Uključeni radovi (inclusions): Radovi za koje nudite cenu, navedeni stručnim jezikom koji kupac može da verifikuje
• Isključenja (exclusions): Specifične stavke koje se često zamagljuju, kao što su krpljenja od strane trećih lica, dozvole, opasni materijali, protivpožarna straža, posebne inspekcije ili testiranja koja vrši investitor
• Pretpostavke (assumptions): Pristup, faze, radno vreme, prekidi u snabdevanju instalacijama, uslovi podloge, vreme korišćenja dizalice, podizanje tereta, prostor za skladištenje i materijal koji obezbeđuje investitor
• Napomene o cenama rizika: Rezervacije (allowances), jedinične cene, rokovi za eskalaciju cena, tretman rezervi i šta bi moglo pokrenuti reviziju cene
• Komercijalni uslovi: Rok važenja ponude, kvalifikacije rasporeda, uslovi plaćanja, alternative i uslovi prihvatanja

Pokažite klijentu gde leži rizik

Mnoge procene gube novac nakon ugovaranja jer je ponuda tretirala neizvesnost kao da ne postoji. Bolji pristup je postaviti neizvesnost tamo gde joj je mesto. Nedostatke u dizajnu stavite u rezervacije (allowances). Neizvesnost u količinama stavite u jedinične cene gde to ima smisla. Nestabilnost nabavke stavite u rok važenja ponude ili napomenu o eskalaciji cena. Odluke investitora stavite u jasno definisane pretpostavke.

To kupcu daje broj kojem može verovati, a vašem timu zapis o tome šta taj broj pokriva.

To takođe menja prodajni razgovor. Umesto da branite zašto je vaša cena viša, možete objasniti koji je rizik vaš konkurent verovatno izostavio. To je mnogo jača pozicija nego pokušaj da zvučite jeftino.

Olakšajte pregled i olakšajte kupovinu

Dobra ponuda se čita brzo. Kupci upoređuju više ponuda, često pod vremenskim pritiskom, i radije će izabrati izvođača koji im olakšava pregled obima posla.

Počnite sa kratkim propratnim pismom koje dokazuje da ste obratili pažnju na posao. Pomenite ograničenja gradilišta, zahteve faza rada, uslove u useljenom prostoru, vremenski prozor za obustavu rada ili problem u nabavci koji ste uzeli u obzir. Zatim sumirajte osnovu cene u nekoliko redova. Držite ton sigurnim i kontrolisanim. Duga objašnjenja podstiču debatu stavku po stavku i otkrivaju internu logiku procene koja klijentu nije potrebna.

Formatiranje je važnije nego što mnogi procenitelji priznaju. Koristite naslove, prazan prostor i logičan redosled. Stavite sažetak obima posla pre pravnih formulacija. Stavite isključenja tamo gde će se videti, a ne zakopana na kraju. Ako postoje alternative, navedite ih pregledno sa jasnim vrednostima za dodavanje ili oduzimanje i kratkim opisom onoga što se menja.

Ako želite brži put od proračuna mera (takeoff) do rezultata spremnih za klijente, Exayard pretvara količine iz planova u procene spremne za ponudu koristeći otpremljene crteže, izmerene rezultate i prilagođene šablone cena. To može pomoći izvođačima da prelazak sa faze procene na ponudu ostane jasan i dosledan.

Najbolje ponude rade dva posla istovremeno. One pomažu klijentu da kaže „da“, a vašem timu omogućavaju da ne nasledi neprocenjen rizik nakon ugovaranja posla.